24
Методы кадрового аудита условно делятся на такие категории:
Организационно-аналитический – основанный на изучении
кадровых документов и отчетности. При использовании данного метода
ревизоры проверяют основной пакет документации за анализируемый период, а
также изучают другие финансовые показатели, которые бы свидетельствовали о
результативности деятельности персонала на предприятии.
Социально-психологический – основанный на
анкетировании/интервьюировании собеседников-работников проверяемого
предприятия. Этот метод является наиболее эффективным при оценке
мотивации персонала к труду, эффективности действия руководящего состава и
оправданности существующей системы поощрения.
Экономический – основанный на сравнении
социальных/экономических показателей предприятия с нормативными
стандартами. При этом сравниваются существующие стандарты в отрасли,
законодательно установленные нормативы с существующими значениями на
предприятии. В результате использования данного метода удастся оценить,
являются ли условия труда на предприятии конкурентоспособными и насколько
эффективно работает HR-служба
35
.
Кадровый аудит предполагает работу с документацией. При
использовании социально-психологического метода анализируются
заполненные сотрудниками анкеты. Если же используется аналитический метод,
то проверяются все имеющиеся кадровые документы на предприятии.
Среди обязательных для проверки документов следует выделить:
трудовые контракты;
трудовые книжки и журнал учета их движения;
штатное расписание;
график отпусков;
35
Мелихов Ю.Е. Управление персоналом: портфель надежных технологий: учебно-
практическое пособие / Ю.Е. Мелихов, П.А. Малуев. – М.: Дашков и К, 2018. – 344 с.
25
персональные карточки и личные дела работников;
табели нормирования и учета рабочего времени;
приказы по кадровым вопросам с подложенными основаниями для
их выдачи;
правила внутреннего распорядка;
соглашения о защите персональных данных;
инструкции по охране труда и иные локальные акты, а также
журналы с их ознакомлением
36
.
Специалисты устанавливают правильность оформления бумаг, их
соответствие актуальным требованиям российского законодательства.
Исследование содержания кадровых документов подразумевает проверку
на такие критерии как:
основанность на ТК РФ и других нормативных актах;
отсутствие признака нарушения прав работников;
объективное описание условий труда компании;
ознакомленность персонала с положениями;
правильность регистрации, учета и хранения документации;
актуальность внесенной информации;
наличие сведений о приеме и переводах работников;
указание всех необходимых кодов;
нумерование, пломбирование, прошивка, подпись, скрепление
документов печатью.
Внутренний кадровый аудит должно проводить лицо, имеющее опыт
работы в кадровой сфере и опыт прохождения проверок со стороны
контролирующих органов, желательно – с юридическим образованием
37
.
36
Одегов Ю.Г. Управление персоналом: Учебник для бакалавров / Ю.Г. Одегов, Г.Г. Руденко.
– Люберцы: Юрайт, 2016. – 513 c.
37
Масилова М.Г., Жмакина А.В. Применение методологии кадрового аудита для оценки
деятельности службы управления персоналом в условиях внедрения профессиональных
стандартов // Территория новых возможностей. – 2019. – №2.
26
Таким образом, порядок организации документооборота закрепляется на
локальном уровне. Основы документооборота на практике чаще всего
закладываются в положениях об отделах. Документооборот в кадровой службе
является, по сути, составляющей общего документооборота организации.
Выводы по главе 1
Существование любой организации невозможно без ведения
документооборота. Уже на этапе планирования какой-либо организации, человек
сталкивается с составлением и оформлением первичных документов, таких как
бизнес-план, свидетельства о государственной регистрации, документы,
оформляемые в налоговых органах и т.д.
Далее, наряду с ведением текущей документации фирмы или организации,
согласно действующему законодательству, ведется и кадровый
документооборот, обеспечивающий организацию работы по управлению
персоналом. Кадровый документооборот – совокупность всех элементов
деятельности, документирующая трудовые отношения, включая не только
документацию, но и схему движения документооборота, специалистов, а также
используемые технологии.
Основа документооборота кадровой службы определяется положением о
документообороте организации. Процесс движения документов в организации с
момента их создания или получения до полного его исполнения, помещения в
дело или отправки, называется документооборотом. В общем документообороте
организации можно выделить следующие этапы:
первичная (экспедиционная) обработка поступающей документации;
регистрация документов и предварительное их рассмотрение
соответствующей службой;
внутриорганизационное движение (исполнение) документа;
обработка отправления документов.
По аналогичной схеме обрабатывается документация в кадровой службе.
27
28
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ И ОЦЕНКА КАДРОВОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРИМЕРЕ ООО «РУТА»
2.1. Организационно-экономическая характеристика ООО «РУТА»
Общество с ограниченной ответственностью «Рута» (далее ООО «Рута»)
зарегистрировано 27.08.2014 года по адресу: г. Москва, 32 км МКАД, внешняя
сторона (боксы 13, 33).
Форма собственности – частная.
Компания является экспертом в сфере установки и обслуживания
дополнительного оборудования для автотранспорта.
Основное оборудование, предлагаемое компанией:
тахографы;
отопители;
подогреватели;
автокондиционеры;
видеонаблюдение;
GPS/Глонасс;
дополнительное оборудование;
инновационное оборудование.
Организационная структура предприятия ООО «Рута» представлена на
рисунке 4. Как видно из рисунка 4, данная структура относится к линейно-
функциональному типу, который характеризуется разделением деятельности
линейных и функциональных звеньев и усилением координации и
функционирования в процессе осуществления управленческой деятельности.
Линейное звено (директор) занимается только разработкой задач, планов и
управлением. Начальникам отделов подчиняются люди, работающие в этих
отделах. Функциональным звеном является бухгалтерия, потому что фактически
она не подчиняется даже руководителю центра, и выполняет исключительно
свои функции.
29
Рисунок 4 – Организационная структура предприятия ООО «Рута»
Преимущества данной структуры заключаются в следующем:
высвобождение линейных руководителей от решения многих
специализированных вопросов;
высокая компетентность специалистов, отвечающих за
осуществление конкретных функций;
личная ответственность руководителя за конечные результаты
работы своего подразделения;
построение связей «руководитель-подчиненный» по иерархической
лестнице, при которой каждый работник подчиняется своему
непосредственному руководителю.
К основным недостаткам можно отнести такие, как:
возможная заинтересованность каждого звена в достижении своей
«узкой» цели, а не целей организации;
чрезмерно развита система взаимодействий по вертикали;
трудности поддержания постоянных взаимосвязей между
различными функциональными службами;
удлиняется процедур принятия управленческих решений.
30
В ООО «Рута» генеральный директор является верхнем уровнем
управления. В его прямые обязанности входит:
организация, направление и контролирование работы компании;
организация взаимодействия структурных подразделений;
планирование и реализация планов развития;
участие в формировании бюджета и контроль его выполнения;
обеспечение эффективного документооборота и своевременного
движения информации в компании.
Финансовый директор эффективно использует денежные средства,
управляет финансами компании, решает задачи с текущими нуждами,
разрабатывает пути повышения эффективного использования денежных средств
компании, оптимизирует денежный оборот, обеспечивает стабильность и
максимальную прибыль, а также обеспечивает эффективное вложение.
Технико-экономические показатели работы предприятия – это система
измерителей, характеризующая материально-производственную базу
предприятия и комплексное использование ресурсов. Технико-экономические
показатели применяются для планирования и анализа организации производства
и труда, уровня техники, качества продукции, использования основных и
оборотных фондов, трудовых ресурсов и т.д.
Основные технико-экономические показатели представлены в таблице 3.
Проведенный анализ показал, что за исследуемый период времени
отмечается расширение масштабов хозяйственной деятельности ООО «Рута»,
что выражено в приросте выручки в 2018 году на 19995 тысяч рублей или
108,18%. Численность в сравнении с прошлым годом не изменилась и осталась
равна 45 человек. В это же время возросла эффективность использования
трудовых ресурсов: производительность труда работников предприятия в
отчетном году возросла на 444,3 тысяч рублей (или на 8,18%) по сравнению с
прошлым годом, а производительность основного персонала возросла на 869,3
тысяч рублей или на 8,18%.
31
Таблица 3
Основные технико-экономические показатели работы ООО «Рута»
Наименование
показателей
Ед. изм.
Прошлы
й год
Отчетны
й год
Отклонен
ие
Темп
роста,%
Выручка
тыс. руб.
244379
264374
19995
108,18
Численность
работников, всего
чел
45
45
0
100,00
в т.ч. работников
производственного
персонала
чел
23
23
0
100,00
Производительность
труда одного
работника
тыс.руб/чел
5430,6
5875,0
444,3
108,18
Производительность
труда одного
работника
производственного
персонала
тыс.руб/чел
10625,2
11494,5
869,3
108,18
Фонд заработной
платы
сумма
тыс.руб
5460
5897
437,0
108,00
уровень
%
2,23
2,23
0,00
Х
Среднемесячная
заработная плата
одного работника
тыс.руб
10,11
10,92
0,81
108,00
Средняя стоимость
основных фондов
тыс.руб
2725,0
2650,0
-75,0
97,25
Фондоотдача
тыс.руб/руб
89,68
99,76
10,08
111,24
Фондовооруженность
труда одного
работника
тыс.руб/чел
60,56
58,89
-1,67
97,25
Коэффициент
эффективности
использования
основных фондов
тыс.руб/руб
1,763
2,090
0,327
118,52
Средняя стоимость
оборотных средств
тыс.руб
29304,5
32589,0
3284,5
111,21
Время обращения
оборотных средств
дни
43,2
44,4
1,2
102,80
Скорость обращения
оборотных средств
обороты
8,34
8,11
-0,23
97,28
Коэффициент
рентабельности
оборотных средств
тыс. руб./ 1
руб. ОС
0,164
0,170
0,001
103,64
Себестоимость
проданных товаров
тыс.руб.
188853
201071
12218
106,47
Валовая прибыль
Сумма
тыс. руб.
55526
63303
7777
114,01
32
Продолжение таблицы 3
Наименование
показателей
Ед. изм.
Прошлы
й год
Отчетны
й год
Отклонен
ие
Темп
роста,%
Уровень
%
22,72
23,94
1,22
Коммерческие расходы
Сумма
тыс. руб.
49460
56264
6804,0
113,76
Уровень
%
20,24
21,28
1,04
Прибыль от продаж
Сумма
тыс. руб.
6066
7039
973,0
116,04
Рентабельность
продаж
%
2,48
2,66
0,18
Проценты к получению
тыс. руб.
Проценты к уплате
тыс. руб.
Прочие доходы
тыс. руб.
99
107
8,0
108,08
Прочие расходы
тыс. руб.
159
223
64,0
140,25
Прибыль до
налогообложения
Сумма
тыс.руб
6006
6923
917,0
115,27
Рентабельность
предприятия
%
2,46
2,62
0,03
Текущие налоговые
платежи
тыс.руб.
1201
1385
184,0
115,32
Чистая прибыль
тыс. руб.
4805
5538
733,0
115,25
Рентабельность
конечной деятельности
%
1,97
2,09
0,13
В отчетном году наблюдается общий рост фонда заработной платы на 437
тысяч рублей или на 8,00%. Данный прирост произошел за счет увеличения
средней заработной платы на 0,81 тысяч рублей.
В 2018 году снизилась средняя стоимость основных фондов на 2,75
процента и составила 2650,0 тысяч рублей. Фондоотдача, характеризующая
величину выручки, приходящуюся на 1 рубль основных фондов в отчетном году,
выросла на 11,24% и составила 99,76 тысяч рублей /1 рубль основных фондов,
что, главным образом свидетельствует о том, что выручка растет более
быстрыми темпами, чем вложения в основные фонды, и что рубль вложения в
основные фонды в отчетном периоде «оборачивает» большую товарную массу,
чем в прошлом году, что оценивается положительно.
33
Фондовооруженность, которая характеризуется стоимостью основных
фондов в расчете на одного работника, имела отрицательную динамику раз-
вития. В отчетном году этот коэффициент упал по сравнению с
предшествующим показателем на 1,67 тысяч рублей на человека. Снижение
фондовооруженности на предприятии может привести к падению
производительности труда.
Среднегодовая сумма оборотных средств в отчетном году составила 32589
тысяч рублей, что больше прошлого показателя на 11,21%. Время обращения
оборотных средств в отчетном периоде замедлилось на 1,2 дня и составило 44,4
дня. Это отрицательный момент в работе предприятия, способствующий
вовлечению оборотных средств.
В отчетном году сумма валовой прибыли составила 63303 тысяч рублей ее
увеличение составило 14,01% или 7777 тысяч рублей в денежном выражении.
Сумма коммерческих расходов в отчетном году выросла на 13,76%, или в
абсолютном выражении на 6804 тысяч рублей и составила 56264 тысяч рублей.
Уровень также вырос на 1,04% и составил 21,28%, что является негативным
моментом.
Сумма прибыли от продаж в 2018 году составила 7039,0 тысяч рублей, по
сравнению с предшествующим годом она увеличилась на 16,04%.
Рентабельность продаж также выросла на 0,18% и составил 2,66%.
На рост прибыли до налогообложения на 917,00 тысяч рублей или на
15,27% оказало влияние увеличение прочих расходов на 64 тысяч рублей.
Итогом всей деятельности стало получение чистой прибыли в 2018 году в
размере 5538 тысяч рублей, что на 733 тысяч рублей или 15,25% больше чем в
прошлом году. Рентабельность конечной деятельности так же увеличилась на
0,13% и составила 2,09%, увеличение рентабельности говорит о повышении
эффективности финансовой деятельности предприятия.
Перед системой управления персоналом ООО «Рута» стоят следующие
основные задачи: