14
В обязательном порядке в отделе персонала ведутся следующие кадровые
документы: штатное расписание, график отпусков, личные карточки, табель
учета рабочего времени, трудовые книжки, приказы по личному составу,
трудовые договора.
Их подробное описание представлено в таблице 1.
Таблица 1
Перечень обязательных кадровых документов, которые должны
вестись специалистом по персоналу
15
Наименование
документа
Содержание
Штатное
расписание
Документ дает представление о структуре компании,
должностях и окладах сотрудников, количестве штатных
единиц, фонде оплаты труда. Утверждается каждый год 1
января
График отпусков
Указываются даты, когда уходят в отпуск сотрудники. Должен
быть утвержден руководителем компании не позднее, чем за
две недели до нового года
Личные карточки
Дублируется информация, которую инспекторы по кадрам
заносят в трудовые книжки (прием на работу, перевод на
другую должность, увольнение). Знакомят работника
Табель учета
рабочего
времени
Фиксирует отработанное и неотработанное рабочее время,
служит основанием для расчета зарплаты.
Табель сдают в бухгалтерию два раза в месяц
Трудовые книжки
Сведения о должностях, занимаемых работником, переводах
на другую постоянную работу и об увольнении, а также
основания, по которым прекращен трудовой договор. Все
записи в трудовые книжки заносятся на основании приказов
Приказы по
личному составу
Фиксируют:
- прием на работу;
- перевод на другую работу;
- предоставление отпуска;
- направление в командировку;
- поощрение;
- прекращение(расторжение)трудового договора. Обязательно
указываются основания для приказа
Трудовые
договоры
Составляются в двух экземплярах, подписываются
работодателем и работником. Один экземпляр передается
работнику, другой хранится у работодателя
15
Просвирина Н.В. Кадровая политика организации как инструмент управления
человеческими ресурсами // Московский экономический журнал. – 2019. – №12.
15
Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу
несколько задач:
документально оформить трудовые отношения, формализовать
кадровые процедуры у конкретного работодателя;
построить систему управления персоналом, отвечающую;
стратегическим задачам руководства;
регламентировать взаимоотношения работника и работодателя;
создать организационно-правовые основы трудовой деятельности
как для работников, так и для работодателя;
разрешить трудовые споры
16
.
Выделяют четыре принципа кадрового документооборота, которые
обеспечивают бесперебойную деятельность:
1. Четкость – обозначает, что бумаги и электронные файлы должны
двигаться в четко заданном направлении без различных препятствий. Для этого
на предприятии необходимо выработать конкретную схему движения.
2. Непрерывность – название принципа говорит само за себя. Здесь
важно обеспечить такие условия, чтобы документопоток постоянно двигался, а
не «стоял» на одном месте. В этом деле поможет более или менее равномерная
нагрузка на сотрудников.
3. Ритмичность – этот принцип перекликается с предыдущим. Без
определения конкретных сроков обработки документации не получится
обеспечить бесперебойную работу предприятия. Поэтому должен быть
разработан определенный регламент, который будет регулировать
документооборот.
4. Параллельность – без соблюдения этого принципа не получится
оперативная и слаженная работа. Здесь нужно обеспечить такой
16
Савоволенко Л.В. Расчет численности и основной функционал сотрудников службы
управления персоналом // Human Progress. – 2016. – №2.
16
документооборот, при котором один и тот же процесс не будет выполняться
несколькими участниками
17
.
Несмотря на то, что перечисленные принципы являются
самостоятельными, все же они взаимосвязаны между собой. Нарушение работы
одного приведет к тому, что вся система разладится.
Документооборот как технологический процесс делится на несколько
частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под
документопотоком понимается сложившееся или организованное в пределах
информационной системы движение данных в определенном направлении при
том условии, что у этих данных общий источник и общий преемник
18
.
По отношению к управленческому объекту выделяют входящий,
исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как
информация поступивших документов используется для подготовки внутренних
и исходящих ответных и т.д.
Входящий документопоток любой организации складывается из:
документов вышестоящих организаций, документов от подведомственных
организаций, документов от подчиненных организаций, обращений граждан
(предложения, заявления, жалобы)
19
.
Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной
организации и отправляемых за ее пределы.
Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и
используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. К
внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи,
функции организации в целом, а также ее структурных подразделений,
17
Шехтель К.А., Шендель Т.В. Организация кадрового учета // Актуальные проблемы авиации
и космонавтики. – 2017. – №13.
18
Чуланова О.Л. Технологии кадрового менеджмента: учебник / О.Л. Чуланова. – Москва:
ИНФРА-М, 2019. – 492 с.
19
Резник С.Д. Менеджмент. Книга пятая. Упр. человеческим потенциалом в системах высшего
обр., подготовки и аттестации научных кадров: Избр. статьи / Резник С.Д. – Москва: НИЦ
ИНФРА-М, 2017. – 335 с.
17
компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения
отдельных видов деятельности – положения, уставы, должностные инструкции,
регламенты, правила, штатные расписания и др.
Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений
выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, – приказы,
указания, распоряжения, решения
20
.
Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют
протоколы, акты, плановые и отчетные документы, документы по учету
материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д.
На практике широко распространена внутренняя переписка. Она
оформляется докладными и объяснительными записками, справками,
рапортами
21
.
Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут
движения. Различают этапы обработки каждого из указанных потоков.
Этапы обработки входящих документов:
прием и первичная обработка документов;
предварительное рассмотрение и распределение документов;
регистрация;
рассмотрение документов руководством;
передача на исполнение;
контроль исполнения.
Этапы обработки исходящих документов включают:
составление чернового документа;
подготовку проекта документа;
его согласование (визирование);
20
Управление персоналом организации: технологии управления развитием персонала:
Учебник / Минева О.К., Ахунжанова И.Н., Мордасова Т.А.; Под ред. Миневой О.К. – Москва:
НИЦ ИНФРА-М, 2016. – 160 с.
21
Управление персоналом организации: учебник / под ред. А.Я. Кибанова./ 4-е изд., перераб.
и доп. – М.: ИНФРА-М, 2017. – 695 с.
18
удостоверение документа (подписание, утверждение, регистрация);
отправку документа.
Внутренние документы на этапе их подготовки проходят стадии обработки
исходящих документов, на этапе их получения структурными подразделениями
фирмы – входящих.
Маршруты движения внутренних документов являются наиболее
нерегламентированными. Причем в этом потоке движение распорядительных
документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов
не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери
времени на прохождение документов
22
.
Таким образом, кадровое делопроизводство – это деятельность,
обеспечивающая документирование при выполнении операций с кадрами
предприятия. Кадровый документооборот предусматривает и вопросы
разработки документации, ее ведения сотрудниками отдела кадров. Это, в свою
очередь, неразрывно связано с управлением персоналом, кадровым учетом,
контролем рабочего времени, с движением кадров, с расчетами с персоналом.
1.3. Организация документооборота в кадровой службе
Главное правило организации кадрового документооборота – оперативное
движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами
времени и труда.
Особое место в системе управления персоналом организации занимают
локальные нормативные акты, позволяющие организовать систему управления
персоналом более эффективно, учитывая все нюансы отрасли
23
.
22
Мазур С.Ф. Отдельные вопросы развития документационного обеспечения управления //
Труды Академии управления МВД России. – 2018. – №3 (47).
23
Пестов В.Ю., Изотова А.Р. Организация кадрового обеспечения службы экономической
безопасности на режимном объекте // ЭКОНОМИНФО. – 2018. – №1.
19
Локальные нормативные документы – это юридические документы,
которые содержат нормы трудового права и осуществляют контроль трудовых и
иных, связанных с ними, отношений, и утверждаются руководителем
организации, а также не противоречат действующему законодательству и
нормативно-правовым актам Российской Федерации. Их разработка и создание
осуществляется самой организацией с опорой на законодательную базу
Российской Федерации
24
.
В локальных нормативных актах отражается система управления трудом
на предприятии в целом, единая для всех сотрудников предприятия, в частности
условия труда и его организация. Противовесом локальных нормативных актов
выступают документы по личному составу, которые оформляются отдельно на
каждого конкретного человека и содержат специфику его работы
25
.
Однако, специфика работы каждого работника должна быть отражена в
локальных нормативных актах, чтобы, например, при приеме на работу, у
работодателя не возникало вопросов, в какой категории работы отнести данного
работника. Все должно быть четко регламентировано, чтобы создать некую
организационно-правовую базу относительно будущих отношений между
работником и работодателем.
Правовые нормы действующего законодательства разрешают
коммерческим организациям регулировать отношения в пределах своего
предприятия, но не выходить за рамки действующих в стране законов
26
.
В отличие от российских реалий, за рубежом организация кадрового
делопроизводства построена иным образом. Большинство документов ведется в
электронном виде. Делопроизводство уже давно не делится на бумажное и
электронное, как принято в нашей стране. За рубежом документооборот
24
Рогалева И.Ю., Рогалева Г.А. Особенности оформления трудовых отношений в цифровой
экономике // Вестник РЭА им. Г.В. Плеханова. – 2018. – №4 (100).
25
Кудряев В.А. Организация работы с документами. Учебник – 2-е издание, М.: ИНФРА-М,
2017. – 254 с.
26
Акатьева М.Д. Организация делопроизводства в бухгалтерской службе: терминологическая
оценка и содержание // Бухгалтерский учет в организациях. – 2018. – №20 (452).
20
представляет собой единую систему, которая основана на использовании
современных информационных технологий
27
.
Второе отличие представляет собой то, что в соответствии со стандартом
ISO: 15489-1-2001, процесс работы с документацией начинается не с момента
регистрации документа (что для Российской системы делопроизводства является
ключевым моментом), а с его экспертизы и определения сроков хранения.
Регистрация, конечно же, ведется, но не является первостепенным действием
28
.
Еще одним отличием является то, что в одну из функций делопроизводства
представляет контроль исполнения документов. Для нашей страны эта функция
является важнейшей в делопроизводстве, в то время как за рубежом этому
действию не уделяется особого внимания
29
.
Сравнение российских и зарубежных методов ведения документооборота,
которые способствуют выявлению отличий между ними, представлено в таблице
2.
Таблица 2
Сопоставление основных характеристик российских и зарубежных
методов организации документооборота
Признак
Российские методы
организации
документооборота
Западные методы организации
документооборота
Характер
Вертикальный характер
движения документов внутри
организации(руководитель-
исполнитель).
Горизонтальный характер движения
документов внутри организации,
возможность по падания документа
сразу к непосредственному
исполнителю, минуя руководство.
27
Гелета И.В., Витохина О. И. Кадровая политика организации: критерии и
совершенствование // Актуальные вопросы экономических наук. – 2012. – №27.
28
Гумерова А.З., Губаев Р.Р., Сафина Р.А. Организация документооборота предприятия на базе
СЭД и CRM систем // Инновационная наука. – 2018. – №5.
29
Карасёва К.А. Соотношение кадровой и социальной политик организации в современных
рыночных условиях // Вестник Кемеровского государственного университета. Серия:
Политические, социологические и экономические науки. – 2019. – №1.
21
Контроль
Отслеживание полного
комплекса работ с
документами в
регистрационных журналах
или картотеках, туда
заносится вся информация о
документах, их перемещениях,
резолюции начальника
Отсутствие централизованного
контроля в рамках всей
организации.
Продолжение таблицы 2
Признак
Российские методы
организации
документооборота
Западные методы организации
документооборота
Регистрация
Трудозатратный и сложный
процесс регистрации
документов в журналах
регистрации или иных
носителях информации
Документы регистрируются
непосредственными исполнителями,
а некоторые виды документов
вообще не подлежат регистрации.
Служб, занимающихся
делопроизводством, не существует
Бумажный
носитель
Система электронного
документооборота
сопровождает бумажный,
происходит дублирование
информации в учетных
системах.
Более совершенная система
электронного документооборота,
минимальная работа с бумажной
документацией.
Как видно из таблицы 2, российские и западные методы организации
документооборота диаметрально противоположны, однако в последние годы
компании, работающие в России, все больше склоняются к западным методам,
т.к. они менее трудо- и временезатратны, что также сказывается на
экономических показателях деятельности.
Всё большее число организаций – государственных органов и
коммерческих структур – внедряют в своё управление показатели оценки по
основным направлениям деятельности и сбалансированные системы
показателей. Стремясь к оптимальному использованию ресурсов и в рамках
установленных форм отчетности, уже все научились оценивать финансовые
результаты и измерять степень достижения поставленных целей
30
.
30
Иванов П.А. Внедрение электронного документооборота в производстве // Наука, техника и
образование. – 2019. – №10 (63).
22
Назрела необходимость оценить, насколько система управления,
организационные и информационные технологии соответствуют потребностям
развития организации, выработать подход к оценке качества работы с
документами, которые в современных условиях должны рассматриваться как
ценнейший нематериальный актив
31
.
Перед службами документационного обеспечения управления ставят
задачу разработки системы показателей оценки собственной деятельности, и,
прежде всего, по важнейшей интеграционной функции «организация
документооборота», предлагая включить в неё множество показателей,
измерителей (индикаторов), установить их значения и «веса», возлагая таким
образом ответственность за организацию работы с документами в целом.
Показатели эффективности деятельности (Key Perfomance Indicators, KPI)
– это набор показателей, отражающих аспекты организационной деятельности,
которые являются (в определенный период деятельности) наиболее важными для
сегодняшней и завтрашней деятельности организации
32
.
Традиционно главные и универсальные критерии оценки деятельности
кадровой службы, впрочем, как и любого другого структурного подразделения,
формулировались следующим образом:
полнота реализации основных задач и функций, закрепленных
положением о подразделении;
полнота реализации предоставленных подразделению прав и
ответственности.
Дополнительными критериями являлись уровень квалификации
сотрудников, степень механизации (а сейчас – автоматизации) выполняемых
делопроизводственных и других операций.
31
Журавлев П.В. Управление персоналом / П.В. Журавлев, Ю.Г. Одегов. – М.:
Финстатинформ, 2017. – 877 с.
32
Асалиев А.М. Экономика труда: учеб. пособие / А.М. Асалиев, Г.Г. Вукович, Л.И.
Сланченко. – Москва: ИНФРА-М, 2018. – 171 с.
23
При оценке эффективности кадрового документооборота учитываются
количественные показатели:
объем документооборота (сумма документопотоков поступающих,
отправляемых и внутренних документов, проходящих через кадровую службу);
штатная численность кадровой службы;
нормы выработки (соблюдение нормативов времени) в процессе
выполнения делопроизводственных операций.
А также оцениваются качественные показатели:
количество (наличие или отсутствие) фактов утраты или потери
документов;
соблюдение требований, установленных нормативными и
методическими документами в сфере кадрового документооборота;
отсутствие нареканий на деятельность кадровой службы со стороны
руководства организации;
отсутствие жалоб на работу и организацию взаимодействия кадровой
службы с другими подразделениями со стороны сотрудников организации
33
.
Внутренний кадровый аудит – это комплекс мер, включающий в себя
диагностику юридической и делопроизводственной корректности оформления
локальных нормативных актов (ЛНА) и кадровых документов работодателя,
предоставление рекомендаций и, при необходимости, выполнение работ по
устранению ошибок в кадровых документах.
Цель проведения – совершенствование деятельности кадровой службы и
минимизация возможных рисков работодателя. Мониторинг рисков, которым
может подвергаться работодатель в процессе прохождения проверки со стороны
государственных органов и/или разрешения возникающих трудовых споров с
работниками, – один из важнейших аспектов внутреннего кадрового аудита
34
.
33
Базаров Т.Ю. Управление персоналом: учебник / 14-е изд., стер. – М.: Академия, 2017. – 314
с.
34
Леженкина Т. И. Научная организация труда персонала: учебник / Т. И. Леженкина. – 2-е
изд., перераб. и доп. - Москва : МФПУ Синергия, 2017. – 352 с.