44
Рентабельность затрат на
содержание трудовых ресурсов
0,68
0,72
0,05
106,71
Рентабельность затрат на
содержание основного персонала
2,13
2,29
0,16
107,44
Емкость затрат на содержание
трудовых ресурсов предприятия
0,03
0,03
0,00
99,84
За два исследуемых года мы можем наблюдать, что произошел рост
производительности труда на 444,3 тысяч рублей на человека или на 8,18%, при
этом производительность труда основных работников выросла на 869,3 тысяч
рублей на человека или на 8,18%. Такие высокие показатели роста данных
коэффициентов говорят о рациональном расширении деятельности предприятия
ООО «Рута» за исследуемый период и характеризуют его работу с
положительной стороны.
Рост зарплатоотдачи на 0,07 или на 0,17 процента свидетельствует о
повышении эффективности использования заработной платы в 2018 году.
Повышение зарплатоотдачи произошло из-за превышения темпов роста выручки
предприятия над темпами роста фонда заработной платы.
Зарплатоемкость, наоборот, снизилась и составила на 2018 год – 0,02, что
является положительным моментом для деятельности предприятия и
показывает, что заработная плата в 2018 году в сравнении с 2017 годом стала
использоваться более эффективно.
Таким образом, ООО «Рута» – это относительно молодая компания,
деятельность которой связана с установкой и обслуживанием дополнительного
оборудования для автотранспорта. На протяжении рассмотренного периода
работа компании была прибыльной. Численность персонала на протяжении
2017-2018 гг. составила 45 человек.
Исследование системы управления персоналом показало, что на
предприятии наблюдается повышение квалификации работников, но при этом
текучесть кадров на предприятии не снизилась. Отсутствие затрат на обучение
работников за последние два года отрицательно влияют на развитие персонала.
45
2.2. Кадровый документооборот в ООО «РУТА»
Ведение документации, регламентирующей процесс управления
персоналом ООО «Рута», помогает достичь определенного равновесия во
взаимоотношениях работодателя и работников с помощью строгой
регламентации их прав и обязанностей.
В ООО «Рута» информация передается традиционным образом, с
помощью зарегистрированной информации в виде приказов, соответствующим
принятым в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его
оплаты» стандартам.
Документационным обеспечением в ООО «Рута» занимается менеджер по
персоналу. Сотрудник отдела кадров ООО «Рута» имеет дело с большим
объёмом служебной документации – приказы, акты, справки, заявления,
договора. Внутри компании существует четкий порядок, в соответствии с
которым каждый документ имеет свое строго определенное место в системе
кадрового документооборота.
В соответствии со своими функциями, отдел кадров разрабатывает и
проводит обработку соответствующей документации, которая координирует
деятельность каждого отдельного структурного подразделения.
Отдел кадров включает в себя 2 человек – начальника отдела кадров и
менеджер по персоналу, который и занимается непосредственным
документационным обеспечением: централизованно регистрируют все
входящие и исходящие документы, а также осуществляют ознакомление
сотрудников с созданными документами.
Ответственным за хранение всех видов документов является менеджер по
персоналу.
Схема кадрового документооборота в ООО «Рута» представлена на
рисунке 5.
46
Рисунок 5 - Схема кадрового документооборота между
подразделениями ООО «Рута»
Основными функциями, регулирующими процесс кадрового
документооборота в ООО «Рута» являются:
проведение обработки поступающей кадровой документации в
установленные сроки;
осуществление регистрации, учета и хранения документов по
персоналу;
процесс разработки, согласования и печати документов по кадровым
вопросам;
доведение кадровой документации до соответствующих работников
для исполнения;
организация контроля исполнения требований, изложенных в
документах;
размножение документов по кадровым вопросам и др.
Как и в подобного рода организациях, в ООО «Рута» в системе управления
персоналом в обращении находятся виды документации, представленные на
рисунке 6.
В структурных отделах ООО «Рута» также существуют документы
внутреннего характера, которые регулируют работу персонала: заявления на
47
изменения графика, заявки на сверхурочную работу/работу в выходной день и
др.
Рисунок 6 – Виды документации ООО «Рута»
В состав локальных нормативных актов, отдела кадров ООО «Рута»,
согласно толкованию норм Трудового Кодекса Российской Федерации, входят
виды документации, изображенные на рисунке 7.
Важнейшим фактором при изучении документооборота является подсчет
его объема. В ООО «Рута» объем документооборота можно представить в
таблице 13.
48
Рисунок 7 - Локальные нормативные акты ООО «Рута»
Таблица 13
Сравнительный анализ кадрового документооборота в ООО «Рута»
Вид
документации
2016 год
2017 год
2018 год
Кол-во,
шт
Уд. вес,
%
Кол-во,
шт
Уд. вес,
%
Кол-во,
шт
Уд. вес,
%
Входящая
48
23,76
64
26,23
81
26,21
Исходящая
46
22,77
59
24,18
70
22,65
Внутренняя
108
53,47
121
49,59
158
51,13
Всего
202
100
244
100
309
100
Из данных таблицы 13 заметна тенденция роста кадрового
документооборота ООО «Рута». Объем документооборота в 2017 году по
сравнению с 2016 вырос на 20,79%, а в 2018 году по сравнению с 2017 годом на
26,64%. Данные представленные в таблице 13, можно так же изобразить в виде
диаграммы (рисунок 8). На ней наглядно показано изменение удельного веса
каждого вида документации за определённый период.
Как можно заметить, больший удельный вес имеет внутренняя
документация, по сравнению с входящей и исходящей документацией.
В 2016 г. она имела наибольший удельный вес, однако в 2017 г. ее вес
снизился на 3,88%, но вместе с тем, удельный вес входящей документации
увеличился более чем на 2%. Исходящая документация в заданный период
меняла свой удельный вес незначительно, достигнув наибольшего показателя в
24,18% в 2017 г.
49
Рисунок 8 - Сравнительный анализ видов кадрового
документооборота в ООО «Рута»
В целом, больших различий между удельным весом каждого вида
документации нет, прирост удельного веса или же его снижение проходили
плавно, кардинально не меняя показатели.
Регистрация каждого документа происходит однократно, в специальных
бумажных журналах учета. Входящие документы подлежат регистрации в день
ее поступления в организацию, а внутренним и исходящим документам номера
присваиваются в день их подписания.
Каждому документу присваивается уникальный номер, по которому его
легко можно идентифицировать. Каждый номер несет в себе информацию о
структурном подразделении (2 первые буквы из названия подразделения), дату
документа, номер дела, который соответствует утвержденной номенклатуре, а
также порядковый номер, который указывается при регистрации на
определенную дату.
Если рассматривать процесс кадрового документооборота в целом по
предприятию, то он соответствует стандартам. Все документы оформляются в
должном виде и в установленный срок. Ознакомление сотрудников с
50
документами происходит оперативно. Качественную оценку кадрового
документооборота дадим в таблице 14.
Таблица 14
Качественная оценка кадрового документооборота ООО «Рута»
Показатели
2016
год
2017
год
2018
год
Количество фактов утраты или потери документов
0
1
2
Соблюдение требований, установленных
нормативными и методическими документами в
сфере кадрового документооборота
+
+
+
Количество нареканий на деятельность кадровой
службы со стороны руководства организации
3
2
4
Количество жалоб на работу и организацию
взаимодействия кадровой службы с другими
подразделениями со стороны сотрудников
организации
5
7
6
В связи с тем, что с каждым днем растет количество документов, то
зачастую документы не успевают своевременно доходить до отдела персонала
для их оформления, а менеджер по персоналу, в свою очередь, не обладает
достаточным количеством времени на обработку такого большого количества
информации.
Это с приводит увеличению количества нареканий деятельности кадровой
службы, как со стороны руководства, так и со стороны других подразделений.
Современный уровень развитию научно-технического прогресса
позволяет решить эту проблему посредством внедрения в деятельность
организации электронного документооборота. Это позволит более оперативно и
без лишних затрат обрабатывать поступающую информацию.
Таким образом, проведя анализ кадрового документооборота ООО «Рута»
нами была выявлена проблемы, которые состоят в том, что с каждым годом
количество документов все больше увеличивается, и менеджер по персоналу не
имеют достаточного резерва времени на их обработку.
2.3. Система электронного документооборота в ООО «РУТА»
51
С 2017 года в ООО «Рута» начались работы над созданием системы
электронного документооборота.
В настоящий момент на предприятии ведется смешанный
документооборот: ряд документов создаются и обрабатываются в электронном
виде, а другая часть – могут создаваться в электронном виде, но потом
распечатываться и проводиться уже в бумажном виде. Таким образом, мы видим,
что в настоящий момент нет единой формы ведения документооборота в ООО
«Рута».
Необходимо заметить, что принятый в настоящее время обмен бумажными
документами между организациями является чрезвычайно медленным и влечет
значительные затраты ресурсов на функционирование курьерских и почтовых
служб, канцелярии, вынужденной регистрировать входящие и отправлять
исходящие документы.
В случае функционирования автоматизированной системы к этому еще
прибавляется ввод информации о документе и сканирование текста для
помещения в базу документов системы. Зачастую отсутствует возможность
контроля со стороны отправителя за процессом получения и регистрации
документов принимающей стороной.
На сегодняшний день, не смотря на быстрое развитие информационных
технологий в бизнесе, все еще существуют предприятия, которые не применяют
электронный документооборот. ООО «Рута» уже на шаг впереди от этих
предприятий.
ООО «Рута» на данный момент зарегистрировано в системе СБИС
(система бухгалтерского и складского учета). Среди минусов данной системы
можно выделить: обязательное наличие стабильного подключения к Интернету
и вся отчетность хранится на сервере поставщика, которую он может
просматривать
Используя СБИС, не выходя из офиса можно:
52
сдавать отчетность и осуществлять переписку со всеми
государственными органами (ФНС, ПФР, ФСС, Росстат, ФСРАР и др.);
заключать договоры и обмениваться подписанными первичными
документами с любыми организациями и контрагентами;
принимать, увольнять и переводить сотрудников, оформлять и
согласовывать авансовые отчеты и больничные. В общем, вести весь внутренний
документооборот компании в электронном виде.
На предприятии ООО «Рута» система СБИС используется в самом
«легком» варианте, то есть доступен только сервис обмена электронными
документами. Система используется в основном для обработки входящих
документов. Используемая версия достаточно примитивна для предприятия
ООО «Рута», которая не включает в себя важные функции ЭДО, такие как:
функциональность, учет российского законодательства, проверка контрагентов
и пр.
Система находится на дистанционном обслуживании, ключ от
электронной цифровой подписи является программным и находится на сервере
поставщика, то есть компании Тензор. Обновление системы также происходит
автономно. Системный администратор ООО «Рута» не принимает участие в
поддержке СБИС, однако он принимает участие в вопросах по развитию системы
электронного документооборота или же смене платформы. Но последнее слово
по развитию существующей системы остается за руководителем предприятия.
Руководство предприятия осознает важность применения СЭД в своей
работе, поэтому на сегодняшний день предприятие уже зарегистрировано в
системе СБИС. Сотрудники организации уже достаточно на протяжении долгого
периода времени работают в системе по отлаженной схеме. Но это далеко не
значит, что стоит продолжать работать в системе в «легком» режиме.
Таким образом, проведенное исследование позволяет говорить о том, что
применяемая на данный момент СЭД не отвечает современным потребностям
53
бизнеса и потребностям ООО «Рута» в частности. Далее в работе предложены
рекомендации по устранению существующих проблем.
Выводы по главе 2
ООО «Рута» – компания, которая занимается установкой и обслуживанием
дополнительного оборудования для автомобилей. Работает организация на
рынке Москвы. На протяжении 2017-2018 гг. финансовым результатом ее работы
была прибыль. Численность персонала на протяжении рассматриваемого
периода составила 45 человек.
Документационным обеспечением кадров в ООО «Рута» занимается
менеджер по персоналу. Он имеет дело с большим объёмом служебной
документации – приказы, акты, справки, заявления, договора. Внутри компании
существует четкий порядок, в соответствии с которым каждый документ имеет
свое строго определенное место в системе кадрового документооборота.
В соответствии со своими функциями, отдел кадров разрабатывает и
проводит обработку соответствующей документации, которая координирует
деятельность каждого отдельного структурного подразделения.
В связи с тем, что с каждым днем растет количество документов, то
зачастую документы не успевают своевременно доходить до отдела персонала
для их оформления, а менеджер по персоналу, в свою очередь, не обладает
достаточным количеством времени на обработку такого большого количества
информации. Это с приводит увеличению количества нареканий деятельности
кадровой службы, как со стороны руководства, так и со стороны других
подразделений.
Современный уровень развитию научно-технического прогресса позволяет
решить эту проблему посредством внедрения в деятельность организации
электронного документооборота. Это позволит более оперативно и без лишних
затрат обрабатывать поступающую информацию.