62
«Сибиряк». Например, за ненадлежащее оформление трудового договора, штраф
в размере: от 10 000 до 20 000 рублей (на должностное лицо); от 5000 до 10 000
рублей (на ИП); от 50 000 до 100 000 рублей (на юридическое лицо). В
соответствии с судебной практикой, за нарушения трудового законодательства,
к административной ответственности могут привлекаться все категории
работников кадровых служб. Согласно действующему законодательству, за
нарушения трудового законодательства могут одновременно привлекаться, как
юридическое, так и должностное лицо. Также возможно наложение штрафа до
5 000 рублей на сотрудников кадровой службы по ст. 5.27 КоАП РФ «Нарушение
трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих
нормы трудового права». Также кадровые специалисты привлекаются статье
13.19 КоАП «Непредоставление первичных статистических данных», за
нарушение которой предусматривается административный штраф в размере от
10 000 до 20 000 рублей (для должностных лиц) и от 20 000 до 70 000 рублей (для
юридических лиц).
Реализация предлагаемых мероприятий может быть сведена в общий
план-график, отраженный в таблице 11.
Таблица 11
План-график мероприятий по устранению проблемных зон,
выявленных в ходе диагностики работы кадровой службы ООО
«Сибиряк»
Мероприятие
Сроки
Результат
1. Разработка недостающих
кадровых документов
(Положение о кадровой
службе, Положение о защите
персональных данных,
должностные инструкции).
До 1 декабря 2019
г.
Закрепление зон
персональной
ответственности за
сотрудниками кадровой
службы
2. Ознакомление сотрудников
с локальными нормативными
актами.
До 15 декабря
2019 г.
Закрепление зон
персональной
ответственности за
сотрудниками
3. Обучение сотрудников
кадровой службы последним
изменениям в трудовом
законодательстве и
нормативной базе,
регламентирующей кадровый
документооборот.
До 25 декабря
2019 г.,
Регулярно по мере
необходимости
Исключение ошибок в
документах и отчетности,
составляемых
сотрудниками кадровой
службы
63
Окончание таблицы 11
4. Составление графика
повышения квалификации
сотрудников кадровой службы
на 2020 г.
До 15 декабря
2019 г.
Регулярное повышение
профессионального
уровня сотрудников
кадровой службы
5. Внедрение справочной
правовой программы
«Консультант Плюс»
До 01 января 2020
г.
Регулярное повышение
профессионального
уровня сотрудников
кадровой службы
6. Дополнительное обучение
сотрудников работе с
программным обеспечением.
Организация технической
поддержки для сотрудников.
До 25 декабря
2019 г.
Сокращение времени,
затрачиваемого
сотрудниками отдела
кадров на оформление
текущей кадровой
документации
7. Формализация
взаимоотношений между
структурными
подразделениями в части
запроса/предоставления
информации, подписания и
визирования кадровой
документации.
До 01 января 2020
г.
Перевод работы
сотрудников кадровой
службы из аврального
режима в плановый.
Ускорение сроков
оформления кадровой
документации и передачи
ее в другие
подразделения.
Освобождение
сотрудников кадровой
службы от выполнения
работы, не относящейся к
ее компетенции.
Таким образом, предполагается, что реализация комплекса мероприятий
направленного на оптимизацию системы кадрового документооборота позволит
усилить контроль правильности оформления и хранения документов,
оптимизировать работу специалиста по управлению персоналом, формировать
кадровые отчеты с минимальными затратами времени и труда, обеспечить
быстрый поиск документов. Грамотно построенная система документооборота,
и кадрового в частности, не только упрощает работу финансово-экономической
службы, но и позволяет существенно повысить эффективность финансового
управления компании.
64
Заключение
В процессеимевши осуимевшиществления хозяйственной деятельности любой
работодатель сталкимевшииваетимевшися с вопимевширосами оргимевшиимевшианиимевшизации труимевшида, управления
трудовыми отношенимевшииями имевшии регламенимевшитации этих проимевшицессов и всимевшиегда существует
необходимость их симевшиимевшиистемимевшиатизации. имевшиТо же самоеимевши мимевшиожно сказатимевшиимевшиь и о кадровом
делопроизводстве, кимевшиотороимевшие является имевшиодним из осимевшиноимевшивных элементов управления
персоналом и подримевшиазумимевшиевает докуимевшиментированимевшиимевшииеимевши и организаимевшицию работы с
документами. А докуимевшиментимевшиированная имевшиинформация симевшиоставляет оснимевшиову управления,
является наглядныимевшим имевширезультатоимевшим регламеимевшинтимевшиирования уимевши конкретного
работодателя внутреимевшиннихимевши трудовыимевших и связаннимевшиыхимевши с ними инимевшиых отношений,
которые тоже долимевшижны имевшиподвергимевшиаться анализимевшиу. имевшиимевши Следоватеимевшильно, вопросы
организации кадровоимевшиго доимевшикументооимевшиимевшиборота являимевшиютсимевшия действеннимевшиым механизмом
повышения эффективимевшиностиимевши управлеимевшиния предприимевшиятиимевшием в целом. имевши
Вопросы оргаимевшинизацимевшиии трудимевшиа, его высимевшиокоимевший культурыимевши и правильной
постановки имеют осимевшиобую имевшизначимосимевшить для совримевшиемеимевшинного общесимевшитва, имевшипотому что
задачи управления внимевшиутренимевшиними проимевшицессами коимевшимпимевшиании становяимевшится имевшивсе более и
более сложными, повимевшиышаетимевшися социаимевшильная ответимевшиимевшиствимевшиенность кажимевшидогоимевши работника.
В связи с этим в оимевшибеспечимевшиении опимевшитимально неоимевшибходимого имевшиимевшиуровимевшиня научной
организации труда пимевшиовышаеимевшится знаимевшичимость такимевшиихимевши внутриличимевшиностимевшиных качеств
работника, как сознимевшиательноимевшисть, димевшиисциплинироимевшиимевшиваимевшинность и имевшиотвеимевшитственность,
связанные с его личимевшиной кулимевшиьтурой, квалификаимевшицией, четкимимевши преимевшидставлением
каждого о конвергенимевшиции своимевшией жиимевшизненной позимевшиицимевшиии и корпоратимевшиимевшиивной цели,
уверенности в пользимевшие конечимевшиного еимевшие результатимевшиа. имевшиОсознание неимевшиобходимости
интенсификации проимевшиизводитеимевшильностимевшии труда, уплоимевшиимевшитнения рабочеимевшиго времени,
соблюдения распоряимевшидка и имевширежимимевшиа работы, имевшиимевшиучета проделанимевшиной работы
стимулирует творческую активимевшиность имевшиперсонала. имевшиимевшиимевши
В рамках выпускной квимевшиалифиимевшикационной имевшиимевшиработы было уточимевшинено понятие
кадрового документооборота, имевшиимевши выявимевшилено его имевшизначение для общей системы
управления предприятиям, отражены организационные аспекты ведения
65
кадрового документооборота нимевшиа предприятии в современных экономических
условиях.
Анализ и оимевшиценка организацииимевши кадрового димевшиокументооборота в ООО
«Сибиряк» позволяимевшиетимевши сделать вывод имевшио том, что вимевши имевшиорганизации учет кадров
ведется с применениимевшием автоматизироимевшиванной прогимевширимевшиаммы, в частности «1С:
Зарплата и управлеимевшиниимевшие персоналом 8», имевши в рамках коимевшитимевшиорой поддерживаются все
основные процессыимевши упимевширавления персонаимевшилом, а такжеимевши имевшипроцессы кадрового учета.
Однако, поимевши римевшиезультатам аналиимевшиза информимевшиации, полученной в ходе
интервью с сотруднимевшиикимевшиами кадровой службы, наблюдимевшиеимевшиния за их работой и анализа
документации, реглимевшиамимевшиентирующей рабоимевшиту кадровоимевшийимевши службы, можно выделить
ряд проблем. Так, аимевшинаимевшиимевшилиз состояния рабимевшиоты с кадримевшиоимевшивой документацией в ООО
«Сибиряк» показывимевшиаеимевшит, что наиболее знимевшиачимыми нимевшиеимевшидостатками в этой области
являются: имевшиимевшиимевшиимевши
1. имевшиимевшиОтсутствие четимевшикой регламентации и системы распределения
обязанностимевшией по ведению имевшикадрового документооборота среди сотрудников
кадровой симевшилужбы, зон их перимевшисональной ответственности.
2. имевшиНедостаточное знимевшиание сотрудниками кадровой службы трудового
законодательства и законодаимевшительства в области документационного обеспечения
кадровой имевшиимевшидеятельности; незимевшинание правил придания документам юридической
силы; недостаточный уровимевшиень владения специализированным программным
обеспеченимевшиием.
3. имевшиВедение документимевшиации осуществляется с некоторыми нарушениями
(отсутствимевшиие подписей работимевшиников об ознакомлении с документом, отсутствие
унифициимевшированной формы доимевшикумента, в трудовых книжках не внесены записи о
вознаграимевшиждениях и т.д.). имевши
4. имевши Неправильимевшиное документирование управленческих ситуаций,
выражающимевшиееся в отсутстимевшивии необходимых документов или в непонимании того,
какой вид документа долимевшижен подтверждать происходящие события.
5. Неотлаженная симевшиистема внутренних коммуникаций кадровой службы и
других структурных подримевшиазделений филиала.
66
В целях оптимизимевшиаимевшиции системы кадрового документооборота в ООО
«Сибиряк» рекомендуетсимевшиимевшияимевши провести следующие мероприятия:
1. Разработать и ввимевшиеимевшисти в действие Положение о кадровой службе и новые
должностные инструкции, имевшиотражающие реальное и рациональное распределение
обязанностей между сотимевширимевшиудниками кадровой службы, а также Положение о
защите персональных данимевшиимевшинимевшиых.
2. Организовать обимевшиучение сотрудников кадровой службы последним
изменениям в трудоимевшивоимевшим законодательстве имевшии нормативной базе,
регламентирующей кадроимевшивыимевший документооборот. В далимевшиьнейшем проводить такое
обучение регулярно. имевши
3. Перераспределить должностные обязанности сотрудников кадровой
службы, добавив новые направления, ранее не учтенные при разработке
должностных инструкций. Сохранив при этом рабочие места, и не поднимая
вопрос о сокращении штата.
4. Вимевшиимевшинеимевшисти исимевшиправления ошимевшиибок и устранитимевшиь недочеты в имеющейся
документациимевшии имевшиорганимевшиизации: создатьимевши документы, недоимевшистающие в организации, но
относимевшиящимевшииеся к обязаимевшиимевшительным; испраимевшивить ошибки по симевшиодержанию документов; имевши соимевши
здать альбом унифиимевшицированных фоимевширм; установить ПО «Консультант Плюс». имевшиимевши
5. Формалиимевшизоватьимевши взаимоимевшиимевшиотношения межимевшиду кадровой службой и
основными структурныимевшиимевшиимевшими поимевшидразделениями имевшиорганизации в части
запроса/предоставлеимевшиния инимевшиимевшиформациимевшии. Составить и утвимевшиердить перечень сведений
и документов, которые подимевшиимевширазделенимевшиия имеют право заимевшипрашивать у сотрудников
кадровой службы, установиимевшиимевшить сроки для подачи запросимевшиа и ответа на запрос.
6. Формализовать имевшиимевшисроки, имевшиотведенные рукоимевшиводителям структурных
подразделений для визироваимевшиимевшиния приимевшиказов. Обязать рукимевшиоводителей структурных
подразделений осуществлятимевшиимевшиь предоимевшиимевшиставление информимевшиации, необходимой для
оформления кадровой докуимевшиимевшиментации (по отпускам, уимевшивольнениям, переводам,
работе в выходные и пимевшиимевшираздничнимевшиые дни, сверхуримевшиочной работе и т.п.)
заблаговременно. Привлекаимевшиимевшить юридимевшиическую службу имевшифилиала к разработке
проектов кадровых документимевшиимевшиов. имевши
67
7. Определить жеимевшиимевшисткое следование сотрудниками организации
установленному регламенту имевшиработы кадровой службы.
8. Задание, формируимевшиемое руководителями для работников кадровой
службы, должно по возмоимевшижности выдаваться в форме эскиза документа,
поскольку только руководимевшиитель знает, для каких целей он будет его
использовать, и какимевшиимевшиая именнимевшио информация ему для эимевшитого понадобится.
9. Снизитьимевши долю имевшисогласований. Сократимевшиить количество процедур
визирования, подпимевшиисания и утверждимевшиения, то естимевшиимевшиь необходимо каримевшиимевшидинально
пересмотреть маршруты симевшиимевшиоответствимевшиующих документов, минуя отдельные
инстанции. Или коимевшимпетенцию приняимевшития решенийимевши в определенных симевшиитуациях
перенести на болеимевшие низкиимевший уровенимевшиь управлениимевшия. Еще более радиимевшикальным
решением может бимевшиыть тотимевшиальный оимевшитказ от какиимевшиимевших-либо форм докумимевшиентов и
перенос их исключимевшиительноимевши в электримевшионный вид, а подписание и утвеимевшиимевшиимевширждение
осуществлять с пимевшиомощьюимевши ЭЦП. имевшиМассовый имевшипереход на исполимевшиьзование
электронных докумеимевшинтов, беимевшиз вывода нимевшиа бумагу далимевши бы огромный экономимевшиический
эффект, как за имевшисчет кимевшиардинальнимевшиого ускореимевшиния обмена докумимевшиентами,
межведомственного имевшии внутримевшииведомствимевшиенного докумимевшиентооборота, ускорения всех
делопроизводственнимевшиых процимевшиессов, такимевши и просто за счет сокращения расхимевшиодов на
печать и пересылку имевшидокуменимевшитов. имевши
Окупаемостьимевши затрат нимевшиа реализацию комплекса мероприятий 5,9 мес.
Повышение имевшиэффектиимевшивности работы имевшиимевшикадровоимевший службы ОООимевши «Сибиряк»
позволит получитимевшиь оргаимевшинизационные, имевшиэкономимевшиические и имевшисоцимевшииальные
преимущества, такимевшиие какимевши: повышение имевшиэффекимевшитивности упримевшиавлимевшиения и
оперативность в имевшипринятиимевшии решений; имевшивозможимевшиимевшиность планиимевшировимевшиания и
аналитической деятелимевшиьности имевшив работе с персоимевшиналом; имевшивведение допоимевшилниимевшиимевшительных
функций без увеличенимевшиия чисимевшиленности персонаимевшила кадримевшиовой службы; повимевшиышение
уровня защищенности имевшисотрудимевшиников организациимевшии, сохримевшианение кадровимевшиого имевшисостава;
оптимальное испольимевшизованиимевшие профессиональныхимевши качеств симевшиимевшиотруимевшидников;
уменьшение количествимевшиа ошиимевшибок в работе сотимевширудниимевшиков службы; операимевшитивный
контроль исполненимевшиия имевшиуправленческиимевших имевширешений; имевшиповимевшиышение
68
производительности тримевшиимевшиуда; опимевшитимизация заимевшитрат на персонал; оимевшиперимевшиативная
подготовка отчетности димевшиля госуимевшидарственных оимевширгановимевши в соответствии с нимевшиормами
российского законодателимевшиьства. имевши
69
Спимевшиисок иимевшиспользованных источников
1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ
(ред. от 02.08.2019) // Собрание законодательства РФ. 07.01.2002. № 1 (ч. 1). Ст.
3.
2. Кодекс Российской Федерации об административных
правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ (ред. от 02.08.2019) (с изм. и доп.,
вступ. в силу с 01.11.2019) // Собрание законодательства РФ. 07.01.2002. № 1 (ч.
1). Ст. 1.
3. Указ Президента РФ от 09.05.2017 № 203 «О Стратегии развития
информационного общества в Российской Федерации на 2017 - 2030 годы» //
Собрание законодательства РФ. 15.05.2017. № 20. Ст. 2901.
4. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его
оплаты» // Бюллетень Минтруда РФ. № 5. 2004.
5. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской
Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и
издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.
Требования к оформлению документов (утв. Приказом Росстандарта от
08.12.2016 № 2004-ст) (ред. от 14.05.2018) // Официальные документы в
образовании. № 18. июнь, 2017.
6. ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой
документации (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299)
(ред. от 17.07.2019) // М.: ИПК Издательство стандартов, 1995.
7. Автоматизация деятельности кадровой службы малого предприятия
/ Кошелева Г.В., Шокорова Н.Н., Фионова Ю.Ю., Шкурина Т.А. // Модели,
системы, сети в экономике, технике, природе и обществе. 2016. № 1. С. 271 – 280.
8. Александрова В. Электронный кадровый документооборот:
настоящее и будущее // Трудовое право. 2018. № 7. С. 79 - 90.
70
9. Аралбаева Ф.З., Нигматуллина Т.Х., Нигматуллин Р.Ф. Повышение
эффективности документационного обеспечения управления кадрами
предприятия посредством аудита // Вестник Оренбургского государственного
университета. 2012. № 13. С. 21 – 26.
10. Берг О. Документооборот и его организация на предприятии //
Кадровый вопрос: электрон. журн. 2012. № 5. С. 74 - 85.
11. Ведение кадровой документации // Новая бухгалтерия. 2008. № 5. С.
14 - 18.
12. Вялова Л.М. Кадровое делопроизводство: Учебник для студентов
учреждений высшего образования. М.: Академия, 2014. 222 с.
13. Гладкова Ю.А., Кирюхин Ю.Г. Автоматизация подготовки кадровой
документации // Делопроизводство. 2013. № 2. С. 68 - 73.
14. Глотова С.А. Актуальные проблемы внедрения кадрового
документооборота // Отечественные архивы. 2019. № 2. С. 35-40.
15. Глотова С.А. Повышение эффективности документационного
обеспечения деятельности служб управления персоналом // Делопроизводство.
2018. № 4. С. 93 - 96.
16. Гутгарц Р. Реинжиниринг кадрового делопроизводства: миф или
реальность? // Кадровик. Кадровое делопроизводство. 2017. № 6. С. 23 – 28.
17. Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология
работы. Более 120 документов. / Галахов В.В. и др.; под ред. И.К. Корнеева, В.А.
Кудряева. М.: ТК Велби, изд. Проспект, 2018. 1406 с.
18. Демушина О.Н. Кадровое делопроизводство: учебное пособие.
Волгоград: Изд-во Волгоградского филиала ФГБОУ ВПО РАНХиГС, 2014. 127
с.
19. Джабазян Е.Л. Организуем работу персонала гостиницы //
Туристические и гостиничные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение.
2016. № 4. С. 61 - 73.
71
20. Еремичев М. Документооборот, его развитие и нормативно-
методическая регламентация // Кадровик. Кадровое делопроизводство. 2011. №
9. С. 183 - 189.
21. Журавлева И.В., Журавлева М.В. Кадровику - все о приказах,
кадровых и некадровых. М.: ИНФРА-М, 2007. 517 с.
22. Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство,
документооборот и нормативная база. С учетом новой редакции Трудового
кодекса РФ. М.: Омега-Л, 2017. 241 с.
23. Иванова З.И., Власенко Л.В., Воробьева В.Л. Кадровое обеспечение
строительной отрасли России. М.: МСГУ, 2014. 72 с.
24. Ипатов В.А. От делопроизводства к документированному
электронному взаимодействию // Делопроизводство. 2017. № 2. С. 55 - 62.
25. Карсетская Е.В. Кадровый документооборот: локальные
нормативные акты организации. М.: АйСи Групп, 2016. 168 с.
26. Кириллова Е.А. Особенности оптимизации документооборота
кадровой службы организации // Молодой ученый. 2019. № 38. С. 112-114.
27. Кириллова Л.С. Традиции и новации в системе документирования
отношений в сфере труда. Кадровое делопроизводство // Налоги. 2011. № 12. С.
17 - 19.
28. Кошелева Г.В. Автоматизация деятельности кадровой службы //
Модели, системы, сети в экономике, технике, природе и обществе. 2016. № 1
(17). С. 271-280.
29. Лобова С.В. «Аут» в современных технологиях управления
персоналом // Вестник Алтайского государственного аграрного университета.
2011. № 8. С. 111 – 114.
30. Ловчева М.В., Галкина Е.Н. Общие вопросы организации кадрового
делопроизводства // Кадровик. Кадровое делопроизводство. 2016. № 6. С. 12 - 19.
31. Ловчева М.В., Галкина Е.Н., Гурова Е.В. Управление персоналом:
теория и практика. Делопроизводство в кадровой службе: учебно-практическое
пособие / под ред. А.Я. Кибанова. М.: Проспект, 2016. 80 с.