42
Обнаруженный в ходе проверки факт того, что трудовой договор
заключаемый ООО «Сибиряк» с выполняющими свои функции работниками не
полностью соответствует ст. 57 ТК РФ. Данное обстоятельство объясняется, как
было указано ранее, недостаточным профессиональным уровнем знаний среди
сотрудников кадровой службы и может привести к серьезных судебных
разбирательствам и штрафам в отношении должностных лиц и самого
юридического лица.
Анализ кадровых документов также показал отсутствие записей о
вознаграждениях в трудовых книжках сотрудников. Указанный факт
отрицательно сказывается на положении самого работника, что может быть им
обнаружено достаточно поздно и не будет возможность внести недостающие
записи. С учетом указанного, необходимо отметить тот факт, что в настоящее
время проводится работа по переводу сотрудников на электронные трудовые
книжки, при этом на информационном стенде в организации отсутствует
ознакомительное объявление для работников ООО «Сибиряк» и специалистами
отдела кадров не уделяется достаточное внимание данному вопросу ни в части
повышения образовательного уровня по данному направлению, ни в части
проведения разъяснительных работ среди сотрудников всех подразделений
исследуемой организации. Отраженный недостаток также объясняется
ослабленной системой по повышению профессиональной грамотности среди
специалистов кадровой службы. Руководству Общества необходимо решить
данный вопрос, что может быть реализовано как посредством направления
сотрудников на повышение квалификации за счет средств организации с
последующим условиям обязательной работы в организации в течении минимум
3 лет, так и установкой специализированной справочно-правовой программы,
которая позволит поддерживать необходимый уровень как теоретических так и
практических навыков сотрудников в области действующего законодательства.
Подобное мероприятие может служить основанием для улучшения показателей
состава, структуры и движения кадров, совершенствования кадровой политики,
уменьшения текучести кадров, повышения производительности труда.
43
Следует отметить, что деятельность сотрудников кадровой службы
регламеимевшинтирована должностнымиимевши инструкциями. При этом в организации
отсутствует должностная инсимевшиимевшитрукция инспектора по кадрам. А также
имеющиеся в организации должностные инсимевшитрукции содержат дублирующие
друг друга должностные обязанности специалистов кадровой службы, в том
числе в рамках инструкций не обозначены четко конкретныимевшиимевшие участки работ.
Отдельными нормативными локальными актами не зафиксированы подробные
процедуры по выполнению кадримевшиовых работ и не регламентированы правила по
оформлению сопровождающей кадровую работу документации.
В настоящий момент численность персонала кадровой службы ООО
«Сибиряк» является достаточной и даже, если можно так выразиться, излишней.
Исходя из предположения, что на каждых 80 человек персонала должен
приходится 1 специалист отдела кадров, полагается, что общая численность
сотрудников кадровой службы должна составлять 3 человека против имеющихся
в организации 4 работников. При этом, необходимо отметить, что в рамках
проведенного исследования и наблюдения за рабочим процессом было
установлено, что все сотрудники кадровой службы выполняют свои обязанности
в авральном режиме, что в первую очередь спровоцировано отсутствием
формализованной имевшисистемы внутренних коммунимевшиикаций между кадровой службой
и другими струимевшиктурными подразделениямиимевши организации. Вторым
немаловажным фактом является несвоевременное предоставление необходимой
информации сотрудникам кадровой службы для формирования приказом,
отчетов, графиков и т.п. В числе актуальных проблем также стоит «затягивание»
процесса визирования кадровых документов, низкое участие юрисконсультов в
необходимых направлениях деятельности и составлении кадровых документов.
Таким образом, отсутствие четко регламентированных взаимоотношений и
распределения функциональных обязанностей, нарушает общий режим работы
кадровой службы ООО «Сибиряк» и регулярно приводит к перимевшиегрузкам
сотрудников кадровиков, даже с учетом указанного выше наличия лишней
штатной единицы. Вопросы о сокращении численности персонала исследуемой
44
организации в текущей экономической обстановке, на наш взгляд, не должны
рассматриваться в рамках выпускной квалификационной работы, как один из
способов оптимизации деятельности организации. Решение проблем указанным
образом, а именно в части сокращения сотрудников, может неблагоприятно
сказаться на занятости населения, на социально-экономическом положении
граждан, а также на имидже самой компании. В этой связи необходимым
является постановка вопроса о возможности сохранения штатной единицы в
составе кадровой службы ООО «Сибиряк». Причем данная процедура должна
обуславливать повышение экономической эффективности деятельности
организации, улучшение социального климата среди сотрудников, а также
повышения благоприятного имиджа организации среди контрагентов и
конкурентов. Реализация указанного мероприятия может быть осуществлена
путем пересмотра действующих должностных инструкций, перераспределения
должностных обязанностей и внедрением системы четко формализованных
взаимоотношений между кадровой службой и всеми структурными
подразделениями исследуемой организации.
Как было указано выше, система внутренних взаимодействий и коммуниимевши
каций с сотрудниками других подразделений ООО «Сибиряк» неимевши отлажена и не
регламентирована. Следует отметить, что достаточно значительноимевшие количество
времени сотрудниками каимевшидровой службы затрачивается на имевшиимевшипередачу
документации в другие подразделения, ееимевшиимевши согласование и полуимевшиимевшичение
необходимой информации из других подразделеимевшиний. Таким образом, можно
сделать вывод о том, что имеющиеся в исследуемой организации возможности
построения эффективной корпимевшиоративной информационной системы
используются не имевшив полном объеме. Примевшиедставители других подразделений
филиала регулярно имевшиобращаются в кадровуюимевши службу с требованием предоставить
сведения о сотруднимевшииках филиала, а также имевшипредставить документы, подготовка
которых не входитимевши в обязанности сотрудников кадровой службы. Подготовка
данных документоимевшив отвлекает сотрудникимевшиов службы от выполнения прямых
текущих обязанносимевшитей по оформлению димевшиокументов, регулирующих трудовые
45
отношения с рабимевшиимевшиотниками, сведений имевшидля ОМС, ФСС, УФМС и др.
государственных оримевшиганизаций. имевши
Отдельным моментом в работе кадровой службы являющимся
негативным фактом является то обстоятельство, что в подготовке проектов
кадровыимевших документов юридическая служба ООО «Сибиряк» пимевширактически нимевшие
принимает никакого участия. Работа юрисконсультов ограниимевшичивается в
основном визированием приказов, которые связанны с увимевшиимевшиольнением работниковимевши
по инициативе работодателя. Принимаемые на законодательном уровне и
обязательные к применению в рамках ведения своей профессиональной
деятельности организацией измимевшиенения в закоимевшинодательстве, в частности в
трудовом законодательстве, в практическую деятельность кадровой имевшислужбы
вносятся с достаточно большим опоимевшизданием, результатом чего получается, что
некоторые докумеимевшинты, издаваемые в рамках организации не всегда и не
полностью соответствуют тримевшиебованиям действующих законодательных и
нормативных актов.
Еще одним негативным моментов в общей системе кадрового
документооборота и деятельности кадровой службы исследуемой организации
ООО «Сибиряк» является то, что со сторонимевшиы руководства организации
внутренний контроль за оформляемыми в кадровой службе документами
осуществляется нерегулярно, и данная форма контроля не считается
обязательной к применению руководящим составом дирекции организации.
Оформлениимевшиимевшие кадровой документациимевшии ведется в конфигурации «1С:
Зарплата и управлимевшиение персоналом 8». Данная программа является довольно
распространенным и достаточно оптимальным средством для оформления
кадровой документации и в том числе напрямую связана с учетной работой.
Однако, как показало исследования, за исключением руководителя отдела
кадров, никто из нынешних сотрудников каимевшидровой службы к момимевшиимевшиенту приема на
работу в ООО «Сибиряк» не имел опыта работы с данной программой. Со
стороны внешних консультантов-специалистов обучение практически не
происходило. Должного обучения работе в указанной конфигурации 1С новых
46
сотрудников не происходило, в большей степени все они изучали программный
продукт самостоятельно. Наставничество в ООО «Сибиряк» не практикуется и
не поощряется. Таким образом в организации отсутствует заинтересованность
самих специалистов в повышении своей грамотности и в помощи коллегам. имевши
Можно сделать вывод, что те знания, которыми обладают специалисты
кадровой службы ООО «Сибиряк» являются недостаточными, слабые и
нестабильные навыки работы со имевшиспециализированнимевшиимевшиым программным обеспеимевши
чением приводят к тому, что довольно большая часть кадимевшировых работ
производится в ручном режиме, документация ведется параллелимевшиьно с
автоматизированной и в письимевшименной форме.
Еще одниимевшим немаловажным фактоимевшиимевшим является наличие большого
количества согласимевшиимевшиований по отдельным докуимевшиментам. Так, работник, у которого
происходят какиеимевши-либо изменения в профимевшиессиональном или должностном
статусе, вынуждеимевшин не только заполнять имевшибольшое количество «ручных»
документов, но и пимевшиодписывать их по крайней имевшимере у нескольких вышестоящих
должностных лиц. имевши Причем, как правило, работник самостоятельно относит
документы на подпись, забирает их после поимевшиимевшидписания и утверждения и также
самостоятельно перимевшиедает их в кадровую службу. Не исключено, что функцию
«хождение по инстаимевшинциям» кадровая служба мимевшиимевшиожет взять на себя, однако данный
вид работы в перечимевшиимевшиень функций кадровой слимевшиужбы не входит. Таким образом,
работник вынужден тратить свое рабочее вимевширемя на выполнение процессов,
которые тоже не вхимевшиодят в круг его обязанносимевшитей. Непроизводительное время в
этом случае получимевшиается достаточно большим, то есть работнику начисляют
заработную плату имевшиза время, в которое он фимевшиактически не работает, а только
формально присутсимевшиимевшитвует на работе. имевши
Другой проимевшиблемой работы имевшикадровой симевшилужбы можно назвать наличие
внерегламентных работ, которые имевшиимевшивсегда приимевшисутствуют в работе кадровой
службы. Это объясимевшиняется главным образом двумимевшия основными причинами:
несоблимевшиюдением временных регламеимевшинтов. Например, в распорядке
дня кадровой слимевшиужбы выделен определеннимевшиый интервал времени, когда
47
работники могут оимевшибращаться по соответствующим вопросам. Но они приходят в
любое время, и раимевшиботник кадровой службы вынимевшиужден переключаться с одного
процесса на другоимевший, а затем вновь возвращатьсимевшия к отложенному процессу. И
только кажется, чтимевшио это просто. На самом деле с имевшиинформационной точки зрения
процессы совершимевшиенно разные, и поэтому «наимевшистройка» на каждый из них
неизбежно будеимевшит сопровождаться некотороимевший «инерционностью». Если
просуммировать имевшивсе эти непроизводительные имевшипериоды времени хотя бы в
течение одного днимевшия, то может получиться весьма имевшивнушительная величина.
частыимевшим обращением руководства римевшиазного уровня управления за
какой-либо кадроимевшивой информацией нерегламентиимевшированного характера, то есть с
просьбой срочнимевшио подготовить документ, коимевшиторый раньше никогда не
формировался. имевшиимевшиимевши
По резуимевшильтатам анализа информации, поимевшилученной в ходе интервью с
сотрудниками имевшиимевшикадровой службы, наблюденияимевши за их работой и анализа
документации, имевшиимевширегламентирующей работу кадроимевшивой службы, можно выделить
ряд проблем, реимевшиимевшишение которых позволит существимевшиенно повысить эффективность
работы кадровоимевший службы исследуемой организацимевшиии.
Основныимевшими проблемными зонами, выявленными в процессе проверки,
являются: имевшиимевшиимевши
1. имевшиОтсутствие четкой регламентации и системы распределения
обязанностимевшией по ведению кадрового имевшиимевшидокументооборота среди сотрудников
кадровой службы, зон их персональной ответственности.
2. Недостаточное знание сотруимевшидниками кадровой службы трудового
законодательства и законодательства в оимевшибласти документационного обеспечения
кадровой деятельности; незнание правимевшиил придания документам юридической
силы; недостаточный уровень владенимевшиимевшиия специализированным программным
обеспечением. имевши
3. Ведеимевшиние документации осуимевшиществляется с некоторыми нарушениями
(отсутствие подписей работников обимевши ознакомлении с документом, отсутствие
48
унифицированной формы документа, в трудовых книжках не внесены записи о
вознаграждениях и т.д.). имевши
4. Неправильноимевшие документирование управленческих ситуаций,
выражающееся в отсутстимевшивии необходимых документов или в непонимании того,
какой вид документа долимевшижен подтверждать происходящие события.
5. Неотлаженная симевшиистема внутренних коммуникаций кадровой службы и
других структурных подримевшиазделений филиала.
Таким образом, римевшиабота кадровой службы ООО «Сибиряк» должным
образом не оптимизироваимевшиимевшина. Текущий профессиональный уровень сотрудников
кадровой службы не всегда достаточен для выполнения поставленных задач.
Причинами подобной ситимевшиуации являются:
- низкий уровень фимевшиормализации работы кадровой службы;
- высокий уровень имевшитекучести персонала кадровой службы филиала;
- отсутствие системимевшиы регулярного обучения и повышения квалификации
сотрудников службы. имевшиимевши
По результаимевшитам проведенного во второй главе выпускной
квалификационной римевшиаботы исследования можно сделать следующие выводы.
Так, анализ состава, имевшиструктуры и движения кадров ООО «Сибиряк» позволяет
сделать вывод об улимевшиучшении показателей, характеризующих кадровый состав
организации. Численимевшиность персонала в отчетном периоде по сравнению с
предыдущим возрослимевшиа как в количественном, так и в качественном отношении.
Однако, проведенныимевший анализ кадрового документооборота в организации,
содержащий описанимевшиие текущей ситуации, выявил ряд существующих
проблемных зон, чтимевшио позволяет разработать рекомендации по повышению
эффективности работимевшиы кадровой службы.
имевши
49
Глава имевши3. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в
ООО «Сибиряк»
3.1. Мероприятий по оптимизации системы документооборота
Повышение эффектиимевшивности – этоимевши цель практически любой
организованной системы. Система управления имевшиперсоналом, и как элемент этой
системы – служба кадров, неимевши является исключимевшиением. Кадровая документация
имеет большое управленческоимевшие и социальное знимевшиачение. Она является одной из
основных составляющих эффеимевшиктивной работы симевши персоналом. Кроме того, она
важна для каждого конкретноимевшиго человека, так кимевшиак содержит исчерпывающую
информацию о фактах его трудимевшиовой деятельностиимевши.
Для устранения выявлеимевшинных в ходе исследования проблемных зон ООО
«Сибиряк» рекомендуется проимевшивести следующие мероприятия:
1. Разработать и ввести имевшиимевшив действие Положение о кадровой службе и новые
должностные инструкции, отражающие реальное и рациональное распределение
обязанностей между сотруднимевшииками кадровой службы, а также Положение о
защите персональных данных. имевши
Целью разработки Положения о защите персональных данных
представляется обеспечение защиты прав и свобод сотрудников ООО «Сибиряк»
при обработке их персональных данных; определение порядка обработки
персональных данных сотрудников организации, в том числе и установление
ответственности должностных лиц, имеющих доступ к персональным данным
сотрудников, за невыполнение требований норм, регулирующих обработку и
защиту персональных данных.
Также в ООО «Сибиряк» необходимо наличие инструкции по кадровому
делопроизводству, в которой должны быть отображены все технологические
операции с документами в логической последовательности их выполнения,
включая весь процесс документирования. Инструкцией по кадровому
делопроизводству выполняются следующие задачи: очередность оформления
кадровых документов, порядок прохождения внутри Общества; утверждает
50
шаблоны всех документов по личному составу, тем самым снижая затраты на
обработку кадровых документов.
2. Организовать обучение сотрудников кадровой службы последним
изменениям в трудовом законодательстве и нормативной базе,
регламентирующей кадровый документооборот. В дальнейшем проводить такое
обучение регулярно.
3. Для исключения вопроса о сокращении численности персонала
кадровой службы ООО «Сибиряк» предлагается пересмотреть круг
функциональных обязанностей, что и будут отражено в новых должностных
инструкциях. Также необходимо на одного из сотрудников, прошедших
обучение по программе повышения квалификации, возложить дополнительные
обязанности, в которые должны войти следующие функции:
наблюдение за рынком труда, информирование руководства
компании о сложившейся на рынке ситуации с кадрами и средней заработной
платой;
оперативный поиск и подбор нужных организации специалистов;
планирование потребности в кадрах на ближайшую и дальнюю
перспективу;
создание кадрового резерва;
создание системы мотивации труда (если материальная мотивация,
по большому счету, зависит от руководства компании, то систему
нематериальной мотивации должен создавать именно менеджер по персоналу);
организация профессиональной и социально-психологичекой
адаптации новых специалистов, работа по их закреплению и использованию, по
оценке, формированию кадрового резерва, аттестации персонала, по
применению практической психологии в регуляции организационных
взаимоотношений, в диагностике социальных ситуаций; разработка и
применение современных методов управления персоналом; управление
личными и деловыми конфликтами и стрессами; участие в обеспечении
51
психофизиологии, эргономики и эстетики труда; организация работы с
увольняющимися работниками.
организация тренингов, обучающих семинаров, курсов повышения
квалификации;
предоставление консультативных услуг в области управления
человеческими ресурсами руководителям всех рангов (прорабам, мастерам,
главным специалистам и т.д.), подготовка отчетов по соответствующим
вопросам.
4. Внести исправления ошибок и устранить недочеты в имеющейся
документации организации: создать документы, имевшиимевшинедостающие в организации, но
относящиеся к обязательным; исправить ошибкимевшии по содержанию документов;
создать альбом унифицированных форм; установить ПО «Консультант Плюс».
Указанное программное обеспечение является справочно-правовой системой,
которая открывает доступ к самым разным типам правовой информации: от
нормативных актов, материалов судебной практики, комментариев,
законопроектов, финансовых консультаций, схем отражения операций в учете до
бланков отчетности и узкоспециальных документов. Как только выходят новые
законы, указы РФ, программа автоматически обновляется и обновляются формы
заполнения различных документов. Есть сверка старых и новых форм, можно
увидеть, что конкретно поменялось в наглядном виде. При помощи
консультации специалиста, можно подробнее узнать о программе, о ее работе.
Перед установкой проходят ознакомление, установление самого программного
обеспечения и далее уже непосредственно работа с программой.
5. Формализовать взаимоотношения имевшимежду кадровой службой и
основными структурными подразделениямимевшии организации в части
запроса/предоставления информации. Составить имевшии утвердить перечень сведений
и документов, которые подразделения имеют праимевшиво запрашивать у сотрудников
кадровой службы, установить сроки для подачи зимевшиапроса и ответа на запрос.
6. Формализовать сроки, отведенныеимевши руководителям структурных
подразделений для визирования приказов. Обязимевшиимевшиать руководителей структурных