52
подразделений осуществлять предоставление имевшиинформации, необходимой для
оформления кадровой документации (по отпуимевшискам, увольнениям, переводам,
работе в выходные и праздничные дни, имевшисверхурочной работе и т.п.)
заблаговременно. Привлекать юридическую симевшилужбу филиала к разработке
проектов кадровых документов. имевши
7. Определить жесткимевшиое следование сотрудниками организации
установленному регламенту работы кадровой службы.
8. Задание, формируемимевшиое руководителями для работников кадровой
службы, должно по возможнимевшиости выдаваться в форме эскиза документа,
поскольку только руководитимевшиимевшиель знает, для каких целей он будет его
использовать, и какая именно иимевшинформация ему для этого понадобится.
9. Снизить долю согимевшиласований. Сократить количество процедур
визирования, подписания и утимевшиверждения, то есть необходимо кардинально
пересмотреть маршруты соответствующих документов, минуя отдельные
инстанции. Или компетенцию имевшипринятия решений в определенных ситуациях
перенести на более низкий уимевшиимевшировень управления. Еще более радикальным
решением может быть тотальнимевшиый отказ от каких-либо форм документов и
перенос их исключительно в электронный вид, а подписание и утверждение
осуществлять с помощью ЭЦП. имевши
Последние пять меропримевшииятий можно объединить в один проект по
созданию графика взаимоотноимевшишений кадровой службы ООО «Сибиряк» со
структурными подразделениямиимевши организации и ее сотрудниками.
Также хотелось бы оимевшитдельно отметить, что в настоящее время
оптимизация и автоматизация пимевшиимевшироцессов во всех отраслях экономики являются
одной из наиболее обсуждаемыимевших в экспертном сообществе тем. Не обделяет ее
вниманием и государство: в 20имевши17 году была утверждена «Стратегия развития
информационного общества в Римевшиоссийской Федерации на 2017 - 2030 годы»
51
, в
рамках которой реализуется проимевшиграмма «Цифровая экономика».
51
Указ Президентимевшиа РФ от 09.05.2017 № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской
Федерации на 201имевши7 - 2030 годы» // Собрание законодательства РФ. 15.05.2017. № 20. Ст. 2901.
53
Одним из мероприятиимевший данной программы является переход на
безбумажное взаимодействие римевшиаботников и работодателей. Это значит, что в
ближайшем будущем должна имевшипоявиться законодательная база, позволяющая
вести кадровые документы в элимевшиектронном виде.
Очевидно, что в будуимевшищем работодатель и работник должны иметь
возможность подписывать любимевшиые кадровые документы в электронном виде из
любой точки мира с любого имевшиустройства. Бумажные документы и "живые"
подписи на них должны постеимевшипенно выйти из делового оборота. При этом,
разумеется, должна обеспечимевшииваться надлежащая идентификация лиц,
подписывающих кадровые доимевшикументы, а также безопасность передачи и
хранения информации в электроимевшинном виде.
Преимущества внедрениимевшия безбумажного взаимодействия работника и
работодателя очевидны: имевши
экономия вримевшиемени сотрудников (а значит, и денег компании);
повышениеимевши мобильности сотрудников - документы можно
подписывать с ноутбукимевшиа или смартфона из любой точки мира;
ускорение имевшипроцессов согласования и подписания кадровых
документов; имевши
уимевшипрощение процесса контроля за подписанием кадровых
документов;
пимевшиимевшиовышение прозрачности кадрового документооборота;
уимевшилучшение сохранности документов по сравнению с бумажными;
эимевшикономия офисного/архивного пространства для хранения
документов; имевши
симевшинижение затрат на бумагу и забота об экологии;
симевшинижение риска подделки документов (при использовании
усиленной квимевшиалифицированной электронной подписи);
оимевшибеспечение более быстрого и простого доступа к архиву
документов;
54
гимевшиарантия более оперативного представления документов
контролируюимевшищим органам.
Однакимевшиимевшио, внедрению на практиимевшике подобного механизма мешают
различные факторы. Так, в настоящимевшиий момент существуют некоторые
законодательимевшиные пробелы, мешающие имевшикомпаниям осуществлять переход на
электронныйимевшиимевши кадровый документооборот, не опасаясь претензий со стороны
контролируюимевшищих органов. имевши
Электронный кадровый документооборот имеет неоспоримые
преимущества перед бумажным. Он ускоряет кадровое делопроизводство,
снижает риск утраты документов, усиливает защиту документов от подделки.
Однако процесс его введения вместо привычного бумажного делопроизводства
тормозится недоработанностью как правовых, так и технических решений.
В первую очередь проблемы связаны с жизненным циклом кадровых
документов. Некоторые из них должны храниться в течение 50 лет или 75 лет —
для сотрудников, оформленных до 2003 года. За это время действительность
сертификата электронной подписи, которой подписан кадровый документ,
утрачивается, а сам документ в ходе своего жизненного цикла может
переконвертироваться в новые форматы или мигрировать при смене
электронного носителя. Работнику будет затруднительно защитить свои права,
если он обратится за их защитой через 10 — 20 лет после заключения
электронного трудового договора.
В связи с этим необходимо найти механизмы, позволяющие признавать,
что сертификат на момент подписания был действителен, а также что в
электронный документ не были внесены изменения при переконвертации его
формата (в том числе когда формат, в котором изначально был создан документ,
позднее перестаёт распознаваться программным обеспечением, и прочитать его
становится невозможно) или при переносе с одного носителя на другой.
Помимимевшио законодаимевшительных препятствий, существуют и другие
ограничения, имевшимешающие имевшибизнесу внедрять новимевшиимевшиые технологии. Даже если
55
соответствующимевшиая законодатимевшиельная база будет принимевшията, останутся сдерживающие
факторы для примевшиактическогоимевши внедрения безбумажнимевшиого взаимодействия.
отсуимевшитствие готимевшиовых IT-решений для автоматизации кадрового
документообороимевшита. В настоимевшиимевшиящее время отсутствуимевшиимевшиют сформированные решения
для российского рынка, позволяющие автоматизировать кадровый
документообороимевшит и сущесимевшитвенно экономить вримевшиемя кадровых специалистов.
Разработка подимевшиимевшиобных решимевшиимевшиений требует сущестимевшивенных инвестиций, а также
занимает значительное время. Для многих комимевшипаний подобные инвестиции
будут окупатьсяимевши слишком димевшиимевшиолго или не окупятся вимевшиообще. Безусловно, на Западе
есть популярныеимевшиимевши и хорошо зимевшиарекомендовавшие себимевшия на практике IT-решения для
кадрового учетимевшиа, однакоимевши адаптация таких имевшипродуктов под российское
законодательствимевшио также тримевшиебует существенных имевшиматериальных и временных
затрат. имевшиимевши
высокая стоимость выпуска ЭЦП. Внедрение электронного кадровимевшиимевши
ого документооборота предполагает выпуск квалифицированной электронной имевши
подписи на каждого сотрудника. Стоимость выпуска квалифицированной ЭЦП имевши
сейчас колеблется в диапазоне 1 – 3 тысяч рублей на сотрудника в год. Для имевши
многих компаний (особенно в отраслях с высокой текучестью персонала)
подобные затраты нивелируют всю экономию от внедрения электронного
документооборота.
сложности «массимевшиового» получения имевшиЭЦП. К примеру, если
организации необходимо в течение короткого срока имевшивыпустить ЭЦП на каждого
из сотрудников. Для этого каимевшиимевшиждому сотруднику неимевшиобходимо лично явиться в
удостоверяющий центр либо оимевшиформить нотариальную доверенность на человека,
который будет получать подпись. Организовать этоимевшит процесс для работодателя
достаточно сложно. В качесимевшитве альтернативы коимевшиимевшимпания может сама стать
удостоверяющим центром. Оимевшиднако этот вариант тимевшиакже достаточно сложен и
требует получения лицензии оимевшит Федеральной службимевшиы безопасности.
стоимость обслуимевшиживания IT-решенияимевши для автоматизации. Для
корректной работы IT-решеимевшиния для кадрового димевшиокументооборота требуется
56
постоянная техподдержка. В имевшизависимости от размеимевшира компании для этих целей
придется нанять одного илиимевши нескольких сотруднимевшииков, затраты на которых,
вероятнее всего, превысят имевшиэкономию, которая кимевшиомпания получит за счет
сокращения трудозатрат кадримевшиимевшиовых специалистов. имевши
невозможность подписания документов задним числом. Некоторые
компании опасаются испольимевшиимевшизования ЭЦП из симевшиимевшиледующих соображений: при
использовании ЭЦП будет пимевшироставляться дата пимевшиодписания документа, что не
позволит скрыть нарушение имевшисрока подписания доимевшикументов. Законодательством
установлено, что определенные кадровые документы должны быть подписаны
до свершения какого-либо имевшисобытия: например, имевшиимевшиприказ о приеме на работу
должен быть подписан не пимевшиозднее трех дней с мимевшиомента фактического начала
работы. имевши
консервативность и низкая компьютеимевширная грамотность некоторых
работников. Не стоит забывать, что в составе рабимевшиотающего населения все еще
есть достаточная доля людей старшего поколениимевшия, не владеющих на нужном
уровне навыками работы с персональными компимевшиьютерами и смартфонами, а
также скептически настроенных по отношению имевшик новым технологиям. Более
того, для многих людей бумажные документы всегда будут выглядеть весомее
электронных в плане доверия к ним. Внедрение кадрового электронного
документооборота в компании может вызвать у таких сотрудников неприятие и
сопротивление.
Однако, полагаем, что благодаря государственной поддержке
цифровизации экономики в Российской Федерации введение повсеместного
кадрового документооборота будет осуществлено в обозримом будущем.
Внедрение будет происходить сначала в наиболее крупном бизнесе, а
постепенно и в более малочисленных компаниях.
57
3.2. Оценка предложенных рекомендаций
Реализация указанного выше комплекса мероприятий в рамках
совершенствования системы кадрового делопроизводства ООО «Сибиряк»
позволит организации достигнуть определенных экономических и социально
значимых результатов.
Для экономического обоснования необходимости внедрения указанных
рекомендаций в деятельность кадровой службы исследуемой организации
проведен технико-экономический анализ. Исходные данные, характеризующие
процесс обработки информации, представлены в таблице 9.
Таблица 9
Расчет средней трудоемкости
Тип документа
Среднее
количество
обрабатываемых
документов
(шт./ мес.)
Средняя
трудоемкость
обработки
документов
(чел. ч. / шт.)
Итого
затраты
(ч. / мес.)
Приказы по личному
составу
20
0,3
6
Штатное расписание
1
16
16
Трудовой договор
3
0,3
0,9
Акт
30
0,3
9
Справки
20
0,3
6
Отчетность по движению
кадров
8
5
40
Учетные документы
20
0,5
10
Анкета на работника в
государственное
пенсионное страхование
20
1
20
Списки сотрудников в
страховую компанию
6
2
12
Списки уволенных в
страховую компанию
1
2
2
Книга учета движения
трудовых книжек и
вкладышей к ним
4
0,7
2,8
Трудовые книжки
10
0,7
7
Итого:
143
-
131,7
Исходя из представленных в таблице 9 данных произведем расчет
значений показателей.
1. Расчет средней продолжительности рабочего времени за месяц:
58
Т
м.ср.
= (256
раб.дн.
* 8
ч.
) / 12
мес.
= 171 ч./мес.
2. Расчет доли общих затрат времени в средней продолжительности
рабочего времени за месяц:
131,7
ч./мес.
/ 171
ч./мес.
* 100% = 77,02%
В данном случае приведенная оценка свидетельствует о том, какую часть
рабочего времени занимает выполнение работ по ведению кадрового
делопроизводства.
3. Вычисление среднемесячных финансовых затрат на обработку
документов, с учетом того, что среднемесячная заработная плата одного
сотрудника отдела кадров составляет 23 750 руб. и среднее начисление на
заработную плату составляет 7 172,50 руб. (30,2%), получаем:
(23 750,00 + 7 172,50) * 77,02% = 23 816,51 руб./мес.
4. Рассчитаем среднюю стоимость часа работ:
(23 750,00 + 7 125,50) / 171 = 180,56 руб./ч.
5. Себестоимость обработки одного экземпляра документа в среднем
составляет:
23 816,51 / 143 = 166,55 руб.
6. Расчет затрат на реализацию предлагаемого комплекса мероприятий.
Сведем в таблицу планируемые расходы.
Таблица 10
Ожидаемые расходы от реализации мероприятий
Мероприятие
Затраты
Введение в действие отсутствующих
локальных нормативных актов:
разработка
утверждение
ознакомление
- рабочее время сотрудников отдела
кадров 16 часов (180,56 руб./ч.)
- рабочее время руководителя 2 часа
(286,55 руб./ч.)
- рабочее время сотрудников 0,25 часа
(204,68 руб./ч.)
Создание графика взаимоотношений
кадровой службы со структурными
подразделениями:
разработка
утверждение
ознакомление
- рабочее время сотрудников отдела
кадров 6 часов (180,56 руб./ч.)
- рабочее время руководителя 1 час
(286,55 руб./ч.)
- рабочее время сотрудников 0,10 часа
59
Окончание таблицы 10
(204,68 руб./ч.)
Привлечение к работе кадровой
службы специалистов юристов
Дополнительных затрат не потребуется
Обучение сотрудников кадровой
службы на базе ЧОУ Учебно-
информационный центр
«Академический»
курсы «Современный менеджер по
персоналу» - 2 человека – 6000 руб.
курсы «Общее делопроизводство.
Документооборот» - 1 человек – 3500
руб.
Программа профессиональной
переподготовки «Руководитель
кадровой службы» - 1 человек – 12000
руб.
Перераспределение должностных
обязанностей
Дополнительных затрат не потребуется
Установка программы «Консультант
Плюс»
8500 руб.
Внести исправления ошибок и
устранить недочеты
Дополнительных затрат не потребуется
ИТОГО
40 903,61 руб.
7. Эффект от внедрения указанного комплекса мероприятий выражается
в снижении трудоемкости обработки кадровых документов. Согласно
проведенного исследования интерпретации экспертного мнения,
предполагается, что экономия времени может составить порядка 29%. Таким
образом, получаем: 23 816,51 * 29% = 6 932,82 руб./мес.
8. Окупаемость затрат на реализацию комплекса мероприятий составит
40903,61 / 6 932,82 = 5,9 мес.
Однако, анализируя ключевые принципы оценки эффективности
инвестиций, применимые к любым типам проектов независимо от их
технических, технологических, финансовых, отраслевых или региональных
особенностей, необходимо обратить внимание на то, что при оценке
эффективности должны учитываться все существенные последствия реализации
проекта, как непосредственно количественные, так и качественные.
Следовательно, оценивая эффективность внедрения комплекса мероприятий по
оптимизации системы кадрового документооборота в ООО «Сибиряк»,
необходимо рассмотреть возможное наличие помимо прямого экономического
эффекта также и косвенного эффекта, определяющего качественную
составляющую эффективности.
60
Необходимо отметить, что установка и применение в деятельности ООО
«Сибиряк» справочно-правовой программы «Консультант Плюс» вполне
поможет работникам кадровой службы в оформлении и предоставлении
необходимых документов, требующихся в тот или иной отдел. В программе есть
все необходимое, в том числе для работников кадровой службы, что существенно
повышает эффективность рабочего процесса, появляется понимание у
сотрудников отдела: как и почему составляется тот или иной документ.
При использовании программы ООО «Сибиряк» получает:
экономию времени на поиске актуальной информации;
актуальность и надежность представленной информации;
используя материалы «Консультант+» можно узнать, в каких
случаях и как применяются требования профессиональных стандартов, новых
законопроектов по трудовому кодексу для работников кадровой службы;
исключение рисков совершения ошибок, приводящих к штрафам;
избежание конфликтов с сотрудниками по решению трудовых
споров.
Также стоит отметить, что повысится эффективность рабочего процесса
за счет того, что сократится процедура исполнения документов от 3 - 4 дней до
1 дня (или меньше) в зависимости от назначения того или иного документа.
Повышение произойдет за счет того, что:
у сотрудников кадровой службы появится интерпретация по
исполнению документа;
не будет затрачиваться дополнительное время на ожидание
методических указаний;
срок исполнения документов сократится ≈ в 3 раза;
Перераспределение должностных обязанностей между сотрудниками
кадровой службы ООО «Сибиряк» позволит не только высвободить человека-
часы, повысить производительность труда, но позволит достигнуть
значительных социально значимых результатов:
61
четкое описание и формализация выполняемых обязанностей
способствует повышению результативности и пониманию собственной
значимости каждого сотрудника в отдельности, что позволит сформировать
эффективную команду управленцев;
заинтересованность каждого сотрудника в выполняемых им
действиях, что также позволит повысить самооценку специалистов кадровой
службы;
определенная степень свободы и самостоятельности для того, чтобы
работник мог реализовать себя и свои трудовые навыки (возможность принимать
решения, определять методику выполнения заданий, график и интенсивность
работы и пр.);
обеспечение условий труда для реализации и развития
индивидуальных способностей работников;
обеспечение персоналу надлежащего жизненного уровня
(благоприятные условия труда, достойная заработная плата, необходимые
социальные услуги);
развитие мероприятий по социализации и трудовой адаптации
персонала.
Указанные социальные последствия могут формироваться (и должны
оцениваться) и за пределами организации (формирование благоприятного
имиджа организации, создание новых рабочих мест и обеспечение стабильной
занятости в регионе, обеспечение безопасности продукции для пользователей и
природы и пр.).
Как отмечалось ранее, кадровое делопроизводство – это та область,
которая в значительной степени регламентируется государством и,
следовательно, контролируется им. Несоблюдение правовых норм в сфере
кадрового делопроизводства может повлечь за собой штрафные санкции для
организаций и дисквалификацию для предпринимателей. Таким образом,
косвенными выгодами может послужить исключение из возможных негативных
последствий возложение административной ответственности на ООО