Содержание
Введение ....................................................................................................................... 3
Глава 1. Теоретические аспекты организации кадрового документооборота ...... 7
1.1. Понятие и значение кадрового документооборота .......................................... 7
1.2. Организационные аспекты ведения кадрового документооборота .............. 13
Глава 2. Анализ и оценка организации кадрового документооборота на примере
организации ООО «Сибиряк» .................................................................................. 25
2.1. Краткая характеристика объекта исследования .............................................. 25
2.2. Анализ состава, структуры и движения кадров .............................................. 29
2.3. Анализ кадрового документооборота в организации ..................................... 37
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в
ООО «Сибиряк» ........................................................................................................ 49
3.1. Мероприятий по оптимизации системы документооборота ......................... 49
3.2. Оценка предложенных рекомендаций ............................................................. 57
Заключение ................................................................................................................ 64
Список использованных источников ...................................................................... 69
Приложения ............................................................................................................... 74
3
Введение
Деятельность компании в первую очередь должна основываться на
максимально выверенной организации труда. Достижение наилучшего
результата осуществляется путем предварительного досконального изучения
способов и приемов работы, разложения приемов на отдельные элементы и
выбора тех из них, которые наиболее соответствуют достижению поставленных
перед компанией стратегических целей. Задача предотвращения текучести
высококвалифицированного персонала, повышение всесторонней
заинтересованности в исполняемой работе связаны с решением таких кадровых
проблем, как осознание и четкое представление о том, где, когда и какой именно
работник может быть использован с наибольшей эффективностью выполняемой
им работы, с максимальным соответствием поставленным перед компанией
стратегическим целям, кто и когда должен быть зачислен в резерв для
выдвижения на новую должность, когда и как перемещен по службе.
Для принятия важнейших управленческих решений очень значима
своевременно полученная информация о состоянии кадрового ресурса
компании, о степени его управляемости. Успешная реализация планов развития
компании часто зависит от того, насколько хорошо руководитель знает персонал,
с которым работает.
С момента образования компании долгий период она может расти и
развиваться без системной работы с персоналом. Но по достижении
значительных размеров (как по численности кадров, так и по масштабам
деятельности) стихийное развитие становится дорогостоящим процессом,
поскольку цена ошибок и затраты на некоординированную работу персонала
растут вместе с компанией. Неуправляемость процессами роста для большинства
предприятий - это первое проявление кризисной тенденции, что в дальнейшем
может негативно сказаться как на динамике их развития, так и на качестве
функционирования. Чтобы этого не произошло, необходима своевременная
организация системной работы с персоналом.
4
Соблюдение трудовой дисциплины – непременное условие успешной
работы во всех организациях независимо от формы собственности и сферы
хозяйственной деятельности. Поэтому работодатель требует от кадровой
службы создания условий, обеспечивающих согласованную деятельность
работников в процессе их коллективного труда, с тем чтобы каждый из них мог
максимально использовать имеющиеся у него знания и способности.
Кадровая документация – отличительный признак трудовых
правоотношений. Обязанность ее ведения есть одна из обязанностей
работодателя независимо от масштабов и организационно-правовой формы.
Однако зачастую работодатели не придают серьезного значения кадровой
документации, в результате чего кадровый документооборот ведется с
существенными нарушениями установленных требований.
Организация кадрового делопроизводства необходима для упорядочения
работы с персоналом, обеспечения соблюдения требований трудового и
налогового законодательства. Небрежность в ведении кадрового
делопроизводства может негативно отразиться на благополучии организации в
связи с тем, что при исчислении ряда налогов затраты принимаются при условии
их документального подтверждения, при отсутствии обязательных документов
об оформлении работников на работу работодатель может быть привлечен к
административной ответственности и т.д.
На сегодняшний день ни одна организация не может обойтись без
документооборота. Документооборот организации представляет собой систему
движения документов в организации с момента их получения или создания до
завершения исполнения или отправки. Качественная организация
документооборота способствует оперативному прохождению документов в
аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц,
а также оказывает положительное влияние на управленческий процесс и
функционирование организации. Однако в современных условиях важным
оказывается оптимизация документооборота в тенденции с предъявляемыми
внешними и внутренними требованиями ведения документооборота в
5
организациях. Важным это оказывается особенно в области документооборота
кадровой службы, поскольку она ответственна за процесс оформления и ведения
документов по персоналу организации в соответствии со строгими
законодательными нормами, а описанные правила должны учитываться во всех
подразделениях организации. С помощью эффективного кадрового
делопроизводства удается оптимизировать процесс управления персоналом.
Все вышесказанное подтверждает актуальность темы выпускной
квалификационной работы, поскольку грамотно сформированная система
организации кадрового документооборота позволяет повысить эффективность
деятельности кадровой службы компании, обеспечить взаимное соответствие
этой деятельности и стратегии развития компании, минимизировать возможные
риски, возникающие в процессе проверки со стороны государственных органов
и трудовых споров с работниками.
Целью работы является разработка решений по совершенствованию
организации кадрового документооборота исследуемой организации.
Для достижения указанной цели необходимо решить следующие задачи:
рассмотреть понятие и раскрыть значение кадрового
документооборота;
описать организационные аспекты ведения кадрового
документооборота;
дать краткую характеристику объекта исследования;
проанализировать состав, структуру и движение кадров исследуемой
организации;
провести анализ кадрового документооборота в организации;
разработать мероприятия по оптимизации системы
документооборота;
отразить оценку предложенных рекомендаций.
Объектом исследования в соответствии с поставленной целью и
определенными задачами исследования является общество с ограниченной
ответственностью «Сибиряк».
6
Предметом исследования в данной работе являются подходы к
постановке системы кадрового документооборота в организации.
При выполнении работы использованы следующие методы: анализ
литературы и нормативных правовых документов, методы научной
классификации, систематизации, логического и сравнительного анализа, а также
формально-логический и конкретно-социологический методы.
Информационную базу исследования составили труды отечественных и
зарубежных авторов в исследуемой области.
Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка
использованных источников и приложений.
7
Глава 1. Теоретические аспекты организации кадрового документооборота
1.1. Понятие и значение кадрового документооборота
Нормы Трудового кодекса Российской Федерации
1
имевши (далее - ТК РФ)
предусматривают докуменимевшитальное оформление отношенийимевши в сфере труда.
Соблюдеимевшинимевшииимевшие указанных примевшиоцедур отвечает интересам как римевшиаботников, так и
работодателимевшией и обеспимевшиечивает нормальное развитиеимевши трудовых и
непосредственно связанныимевших с ними отношений. Правильимевшино оформленные
документы необходимы рабимевшиотнику для подтверждения трудовимевшиого стажа, работы
во вредных условиях, полуимевшичения льгот и преимуществ и др. имевшиимевшиРаботодателю же
правильно выстроенная имевшисистема документирования поимевшиможет избежать
привлечения к ответственнимевшиости по результатам проверок имевшиконтролирующих
органов
2
.имевши
Нимевшиеобходимость документирования трудовых правоотношений
устанавливает прежде всего ТК РФ, а именно:
трудовой договор должен быть заключен в письменной форме (ст. 67
ТК РФ);
прием на работу оформляется приказом (распоряжением)
работодателя, с которым работник знакомится под роспись (ст. 68 ТК РФ);
на всех работников ведутся трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ);
по письменному заявлению работника работодатель обязан не
позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления вимевшиыдать работнику
копии документов, связаимевшинных с работой (копии приказа о приеме на работу,
приказов о переводах нимевшиа другую работу, приказа об увольимевшинении с работы;
выписки из трудовой книмевшиимевшиижки; справки о заработной плате, имевшиимевшио начисленных и
фактически уплаченныхимевши страховых взносах на обязательимевшиное пенсионное
страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.) (симевшит. 62 ТК РФ);
1
Трудовой кодекс Российской имевшиФедерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 02имевши.08.2019) // Собрание
законодательства РФ. 07.01.2002. № 1 (ч. 1). Ст. 3. имевши
2
Кириллова Л.С. Традиции и новации в системе документирования отношений в сфере труда. Кадровое
делопроизводство // Налоги. 2011. № 12. С. 17.
8
предусмотрено обязательное издание приказа (распоряжения)
работодателя о применении к работнику дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК
РФ);
прекращение трудового договора оформляется приказом
(распоряжением) работодателя (ст. 84.1 ТК РФ).
Документирование отношений составляет сердцевину более широкого
понятия – делопроизводства, под которым понимается отрасль деятельности,
обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными
документами
1
. Применительно к отношениям в сфере труда используется
понятие «кадровое делопроизводство» - совокупность процедур по составлению,
оформлению, обработке, хранению и поиску документов по управлению
персоналом
2
.
В общем смысле, документооборот – это упорядоченное перемещение
документов с момента их создания (поступления) до завершения исполнения
(отправки, передачи на оперативное хранение). Документооборот предприятия
образуют входящие, исходящие и внутренние документы
3
.
Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми
происходит движение документов в учреждении
4
.
Таким образом, документооборот представляет собой главную
организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему
технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового
звена любой системы делопроизводства
5
.
1
Рогожин М.Ю. Делопроизводство и документооборот в бухгалтерии. М.: ГроссМедиа, РОСБУХ, 2016. С. 6.
2
Роль, значение и развитие кадрового делопроизводства в СССР и Российской Федерации документации
[Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://
www.kadrovik.ru/modules.php?op=modload&name=№ews&file=article&sid=10102 (дата обращения: 03.11.2019)
3
Берг О. Документооборот и его организация на предприятии // Кадровый вопрос: электрон. журн. 2012. № 5. С.
74.
4
Еремичев М. Документооборот, его развитие и нормативно-методическая регламентация // Кадровик. Кадровое
делопроизводство. 2011. № 9. С. 186.
5
Александрова В. Электронный кадровый документооборот: настоящее и будущее // Трудовое право. 2018. № 7.
С. 79.
9
Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению
делопроизводства, а такжимевшие лица, ответственные за имевшиведение делопроизводства в
других подразделениях оримевшиганизации, признаются слимевшиужбой делопроизводства
1
.
Учитывая изложенимевшиное, кадровое делопроизимевшиводство - это более узкое
понятие, подразумеваюимевшиимевшищее деятельность имевшипо документированию,
документообороту, оперативному хранению и исимевшипользованию документов,
которые касаются кадровыимевшиимевших вопросов
2
.имевши
По аналогии с опреимевшиделением пимевшиимевшионятия службы делопроизводства можно
предположить, что структурное подраимевшизделение, на которое возложены функции
по ведению кадрового делоимевшиимевшипроизводства, признается кадровой службой.
Кадровая документимевшиация - эимевшито часть общих понятий, таких как
делопроизводство и кадровоимевшие делопроимевшиимевшиизводство
3
.
Кадровая документацимевшиия фиксиимевширует информацию о наличии и движении
персонала, в результате все имевшикадровые процедуры приобретают документальное
оформление (например, имевши приемимевши, перевод, поощрение, применение
дисциплинарного взыскания, имевши командиимевшировка, отпуск, увольнение и другие)
4
.
Документирование пимевшироцедур имевшиуправления персоналом – это запись
информации о кадрах и кадимевшировых примевшиоцессах, проводимых в организации, на
различных носителях по устаимевшиновленныимевшиимевшим правилам
5
.
Кадровые документыимевши многооимевшибразны и фиксируют все юридически
значимые для трудовых отимевшиношенийимевши факты, которые являются основанием
совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и
работодателя. Большинство кадровыимевших документов содержит информацию,
обладающую высокой социальной зимевшиначимостью. Кадровая документация –
отличительный признак трудовых правимевшиоотношений. Обязанность ее ведения есть
1
Гутгарц Р. Реинжиниринг кадрового делопроизимевшиимевшиводства: миф или реальность? // Кадровик. Кадровое
делопроизводство. 2017. № 6. С. 23. имевши
2
Семенихин В.В. Кадровое делопроизводство. 4-е изд., перераб. и доп. М.: ГроссМедиа, РОСБУХ, 2019. С. 6.
3
Румынина В.В. Диагностика кадровой службы компании // Кадровая служба и управление персоналом
предприятия. 2018. № 1. С. 14.
4
Мясникова А. Восстановление кадрового документооборота с нуля. // Кадровик. Кадровое делопроизводство.
2018. № 3. С. 11.
5
Ловчева М.В., Галкина Е.Н., Гурова Е.В. Управление персоналом: теория и практика. Делопроизводство в
кадровой службе: учебно-практическое пособие / под ред. А.Я. Кибанова. - М.: Проспект, 2016. С. 4.
10
одна из обязанностей работодателя независимо от масштабов и организационно-
правовой формы
1
.
Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить
сразу несколько задач:
документально оформить трудовые отношения, формализовать
кадровые процедуры у конкретного работодателя;
построить стройную систему управления персоналом, отвечающую
стратегическим задачам руководства;
регламентировать взаимоотношения работника и работодателя;
создать организационно-правовые основы трудовой деятельности
как для работников, так и для работодателя;
разрешить трудовые споры
2
.
Все кадровые документы можно разделить на два вида:
обязательные кадровые документы, наличие которых прямо
предусмотрено ТК РФ для всех работодателей (юридических лиц и
индивидуальных предпринимателей). К этому виду кадровых документов
относятся локальные нормативные акты, предусмотренные ст. ст. 57, 86 - 88, 103,
123, 212, 189, 190 ТК РФ и потому обязательные для каждого работодателя, и
документы, создаваемые в процессе возникновения и документального
оформления трудовых отношений в соответствии с требованиями ст. ст. 62, 66 -
68, 84.1, 193 ТК РФ. Локальные нормативные акты связаны с организационно-
нормативным регулированием трудовых отношений и установлением режима и
условий труда у конкретного работодателя. Документы служат учету личного
состава работников;
факультативные кадровые документы, перечень и порядок ведения
которых определяет сам работодатель. Факультативные кадровые документы
носят рекомендательный характер. Они также содержат нормы трудового права
и необходимы для регламентации трудовых отношений. К факультативным
1
Ведение кадровой документации // Новая бухгалтерия. 2008. № 5. С. 14.
2
Демушина О.Н. Кадровое делопроизводство: учебное пособие. Волгоград: Изд-во Волгоградского филиала
ФГБОУ ВПО РАНХиГС, 2014. С. 6.
11
кадровым документам можно отнести, например, положения о структурных
подразделениях, положения о персонале, должностные инструкции, положение
об аттестации работников и др.
1
Основываясь на положениях трудового законодательства и
Общероссийском классификаторе управленческой документации
2
, можно дать
следующую классификацию кадровой документации по основным кадровым
процедурам:
документация по приему на работу - трудовой договор, приказ о
приеме на работу;
документация по переводу на другую работу - соглашение о
переводе на другую работу, заявление о переводе на другую работу, приказ о
переводе;
документация по увольнению с работы - заявление об увольнении,
приказ об увольнении;
документация по оформлению отпусков - заявление о
предоставлении отпуска, график отпусков, приказ о предоставлении отпуска;
документация по оформлению поощрений - представление о
поощрении, приказ о поощрении;
документация по оформлению дисциплинарных взысканий -
письменное объяснение о совершении дисциплинарного проступка, приказ
работодателя о применении дисциплинарного взыскания
3
.
Исходя из основных управленческих задач, комплекс кадровых
документов можно также представить в виде системы, включающей в себя
следующие группы (подсистемы) документов:
1
Джабазян Е.Л. Организуем работу персонала гостиницы // Туристические и гостиничные услуги: бухгалтерский
учет и налогообложение. 2016. № 4. С. 69.
2
ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации (утв. Постановлением Госстандарта
России от 30.12.1993 № 299) (ред. от 17.07.2019) // М.: ИПК Издательство стандартов, 1995.
3
Кириллова Л.С. Традиции и новации в системе документирования отношений в сфере труда. Кадровое
делопроизводство // Налоги. 2011. № 12. С. 18.