12
организационно-правовая документация (правила внутреннего
трудового распорядка; штатное расписание; положение о структурном
подразделении; график отпусков; должностные инструкции);
персональная документация (трудовая книжка; личное дело; личная
карточка работника);
договорная документация (коллективный договор (соглашение);
трудовой договор);
распорядительная документация (приказы по личному составу);
учетная кадровая документация (учетные формы (книги, журналы и
другое) кадровой документации; документация по учету рабочего времени и
расчетов с персоналом);
информационно-справочная документация
1
.
На рисунке 1 схематично представлен примерный состав кадровой
документации предприятия.
Рисунок 1. Примерный состав кадровой документации
предприятия
2
1
Кадровое делопроизводство: состав и виды кадровой документации [Электронный ресурс]. – Режим доступа:
https://www.audit-it.ru/articles/personnel/a110/44149.html (дата обращения: 04.11.2019)
2
Ловчева М.В., Галкина Е.Н. Общие вопросы организации кадрового делопроизводства // Кадровик. Кадровое
делопроизводство. 2016. № 6. С. 14.
13
От того, насколько правильно, рационально поставлен документооборот,
зависит, как быстро документы будут доходить до исполнителей, руководителей,
заинтересованных должностных лиц
1
.
Организуя документооборот, необходимо определить виды первичных
документов, применяемых в данной организации, их перечень с указанием
названий и номеров форм и в зависимости от способов обработки и группировки
учетных данных установить требования к оформлению и содержанию
документа
2
.
Порядок движения документов определяется схемой документооборота.
При разработке схемы докумеимевшинтооборота принимаются имевшиво внимание положения
инструкции по делопроизводимевшиству, должностной инструимевшикции ответственного за
делопроизводство, а такжеиме вши табеля унифицированнимевшиых форм документов
предприятия. Указанная схеимевшима закрепляет организациимевшию взаимосвязанного и
взаимосогласованного движеимевшиния документов (документиимевшированной информации)
по трем основным каналам (димевшиимевшиокументационным потокамимевши)
3
.
1.2. Организационные аспекты ведения кадрового документооборота
Для решения кадровых вопросов в организации создается структурное
подразделение – кадровая службаимевши. Она называется по-раимевшизному: управление
кадров, департамент, отдел кадровимевши, служба персонала, кадимевшировый центр и так
далее. Выбор организационной форимевшимы кадровой службы опримевшиеделяется размером
предприятия и численностью работимевшиников, порядком подборимевшиа кадров и объемом
обрабатываемой информации
4
. Неимевшизависимо от названияимевши это должно быть
самостоятельное структурное подраимевшиимевшизделение, подчиняющеимевшиеся в силу важности
решаемых этой службой задач непимевшиосредственно первомуимевшиимевши руководителю или
одному из его заместителей (напримимевшиер, заместителю директора по кадрам).
1
Пфеффер А. Организация документооборота в коимевшимпании // Кадровый вопрос: элекимевшитрон. журн. 2015. № 3. С. 18.
2
Михайлович Ю.М. Кадровое делопроизводство. имевшиМ.: Альфа-Пресс, 2017. С. 26.
3
Еремичев М. Документооборот, его развитие и нимевшиормативно-методическая регламентация // Кадровик. Кадровое
делопроизводство. 2011. № 9. С. 186. имевши
4
Захаркина О.И. Кадровая служба пимевширедприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база. С
учетом новой редакции Трудового кодимевшиекса РФ. М.: Омега-Л, 2017. С. 14.
14
Задачи, которые примевшииходится решать кадровой службе, не зависят от
направления деятельности имевшипредприятия и достаточно разнообразны, например:
прогнозирование и планирование потребности предприятия в
кадрах;
комплектование предприятия необходимыми кадрами;
обеспечение движения кадров, подготовка резерва на выдвижение;
повышение квалификации работников;
проведение регулярной аттестации;
учет и анализ личного состава предприятия и др.
1
В процессе решения поставленных задач кадровая служба выполняет
следующие виды работ:
составление планов работ по труду и кадрам (квартальные, годовые,
перспективные);
создание и ведение банка данных о персонале (количественный и
качественный состав);
подбор кандидатов на различные позиции и создание резерва кадров
предприятия;
отбор кандидатов на вакантные должности;
участие в проведении аттестации;
оформление документов о приеме, переводе, увольнениях,
поощрениях и взысканиях, командировках и отпусках работников;
оформление и ведение личных дел и трудовых книжек;
ведение установленной отчетности, подготовка справок и других
документов, касающихся трудовой деятельности работников;
ведение учета личного состава и табельного учета;
проведение работы по анализу текучести кадров;
1
Автоматизация деятельности кадровой службы малого предприятия / Кошелева Г.В., Шокорова Н.Н., Фионова
Ю.Ю., Шкурина Т.А. // Модели, системы, сети в экономике, технике, природе и обществе. 2016. № 1. С. 271.
15
контроль за соблюдением трудовой дисциплины на предприятии и
т.д.
1
Практически каждая операция кадрового учета требует той или иной
работы с бумажными документами. Операции ведения кадрового учета, с точки
зрения бумажного документооборота, можно разделить на несколько больших
групп:
учет и хранение первичных документов, входящих в личное дело;
формирование, проведение и хранение приказов по личному составу;
подготовка и предоставление статистических и прочих отчетов;
хранение копий приказов по основной деятельности
2
.
Эффективность работы кадровой службы напрямую связана с
организационным, пимевширавовым, техническим и имевшикадровым обеспечением
деятельности этой слуимевшижбы: имевши
организацимевшиимевшиионноимевшиимевшие обеспечение заключается в наличии отдела
(службы, бюро) по каимевшидровоимевшиму учету и делопроизводимевшиству как самостоятельного
структурного подразимевшиделенимевшиия или должностного имевшилица, ответственного за
кадровый учет, подимевшичиняющегося директору по имевшиперсоналу, руководителю
организации или его зимевшиаместителю по администрироваимевшинию;
правовоеимевши обеспечение заключается вимевши наличии нормативно-
методической базыимевши по работе с документом пимевшио кадрам, включающей
федеральные нормаимевшитивные акты, регулирующие вимевшиопросы трудового права
работников, охраныимевши их труда, трудовых отношенимевшиимевшиий, права на доступ к
информации о рабоимевшитниках, соблюдения ими госудаимевширственной тайны и т.п.;
межведомственные имевшинормативные акты по тримевшиуду, архивному делу,
документационному имевшиобеспечению кадровой деятельимевшиности, классификации и
стандартизации докуимевшиментов по кадрам; внутриведимевшиомственные нормативно-
1
Гладкова Ю.А., имевшиимевшиКирюхин Ю.Г. Автоматизация подготовки кадровой документации // Делопроизводство. 2013.
№ 2. С. 69. имевшиимевши
2
Решение проблем кадрового документооборота [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://old.cs-
consult.ru/stati-i-materialy/15/75-problemi-kadrovogo-dokumentooborota.html (дата обращения: 14.12.2019)
16
методические докумимевшиенты (инструкции, рекомендимевшиации, правила и т.д.),
отражающие технологимевшиию работы с кадровыми документами;
техническимевшиое обеспечение заключается в имевшиналичии и использовании
необходимых в процеимевшиссе документирования и обрабоимевшитки документов по кадрам
современных электримевшионно-вычислительных и органимевшиизационных технических
средств, средств свяимевшизи и передачи информации, аимевши также информационных
технологий; имевшиимевши
кадровое обеспечение заключается в наличии профессиональных
квалифиимевшицированных работников для выполнения задач, поставленных перед
отделом кадрового учета и делопроизводства
1
.
Работа кадровой службы в организации обязательно документируется.
Составление, оимевшиформление документов, работа с ними и их хранение определены
законодательнимевшиыми и нормативно-правовыми актами, выполнение которых
обязательно имевшидля кадровой службы. Кроме того, в каждой организации
разрабатываюимевшится локальные нормативные акты. Значение кадровых документов
определяетсяимевши тем, что в них зафиксированы сведения, необходимые для
осуществленимевшиия гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение
и так далее, имевшипоэтому кадровая служба в организации должна руководствоваться
законами, имевшипостановлениями, инструкциями и другими документами,
содержащимимевшии нормы трудового права
2
.
Налиимевшичие указанных форм, правильность их заполнения могут стать
объектом коимевшинтроля при проверке правомерности отнесения затрат по оплате
труда на себимевшиестоимость продукции, проводимой представителями федеральной
налоговой слимевшиужбы
3
.
В деяимевшиимевшительности сотрудника кадровой службы организации одним из
ключевых моимевшиментов является работа по подготовке кадровых приказов
4
. Это в
1
Ловчева М.В., Галкиимевшина Е.Н. Общие вопросы организации кадрового делопроизводства // Кадровик. Кадровое
делопроизводство. 201имевшиимевши6. № 6. С. 14.
2
Глотова С.А. Повышимевшиение эффективности документационного обеспечения деятельности служб управления
персоналом // Делопроизводство. 2018. № 4. С. 93.
3
Тихомирова Л.В., Тиимевшихомиров М.Ю. Кадровое делопроизводство: образцы правовых документов. М.: Изд.
Тихомиров М.Ю., 2017. имевшиимевши С. 190.
4
Журавлева И.В., Журавлева М.В. Кадровику - все о приказах, кадровых и некадровых. М.: ИНФРА-М, 2007. С.
7. имевши
17
первую очереимевшидь приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, об
увольнении, а также приказы о применении мер поощрения и о направлении в
командировкиимевши, которые оформляются на базе унифицированных форм,
разработанныхимевши Государственным комитетом России по статистике
(Госкомстатомимевши России). Кроме того, в его обязанности входит заполнение
трудовых книжимевшиек работников, записи в которые вносятся на основании приказов
и в точном имевшисоответствии с ними. Это основной документ, которым пимевши
одтверждается стаж работника. От того, насколько грамотно сделаны записи в имевши
трудовых книжках, зависят правильность подсчета пенсионного (общего имевши
трудового, страхового) стажа и, следовательно, оформление пенсии. Записи в имевши
трудовые книжки, как уже отмечалось, вносятся на основании приказов и имевши
должны точно соответствовать трудовому законодательству. Следовательно, и имевши
приказы также должны быть оформлены грамотно и точно
1
.
имевшиОформление пимевшириказов производится в соответствии с требованиями
ГОСТ имевшиР 7.0.97-2016 «имевшиНациональный стандарт Российской Федерации. Система
стандаимевширтов по инфоимевширмации, библиотечному и издательскому делу. Органимевши
изационно-распорядиимевшительная документация. Требования к оформлению имевши
документов»
2
. Опредеимевшиленная часть приказов по личному составу оформляется на
имевшиоснове Альбома униимевшифицированных форм первичной учетной документации, имевши
утвержденного Постимевшиановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1
3
. имевши
Кадровые приказы, нимевшие вошедшие в состав Альбома, оформляются по тем же имевши
правилам, что и приимевшиказы по основной деятельности, с учетом требований имевши
законодательства, преимевшидъявляемых к подготовке таких приказов
4
.
1
Делопроизводство: обримевшиазцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. / Галахов
В.В. и др.; под ред. И.К. имевшиКорнеева, В.А. Кудряева. М.: ТК Велби, изд. Проспект, 2018. С. 43.
2
ГОСТ Р 7.0.97-2016. Нимевшиациональный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации,
библиотечному и издатимевшиельскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к
оформлению документовимевши (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст) (ред. от 14.05.2018) //
Официальные документы имевшив образовании. № 18. июнь, 2017.
3
Постановление Госкомсимевшитата РФ от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной
учетной документации по имевшиучету труда и его оплаты" // Бюллетень Минтруда РФ. № 5. 2004.
4
Вялова Л.М. Кадровое имевшиделопроизводство: Учебник для студентов учреждений высшего образования. М.:
Академия, 2014. С. 22. имевши
18
имевшиВесь процесс имевшиработы над приказом можно представить в виде схемы
(Прилоимевшижение 1
1
).имевши
В соответимевшиствии со схемой документооборота устанавливается единый
порядок движенимевшиия как традиционных (бумажных), так и электронных
документов. Проеимевшикт схемы разрабатывается ответственным за делопроизводство
или иным должимевшиностным лицом предприятия, после чего утверждается
руководителем примевшиедприятия
2
.
Соблюдение порядка имевшидвижения документов, предусмотренного схемой,
споимевшисобствует обеспечению римевшиационального докуменимевшитооборота предприятия, оснимевшиимевши
овными принципами которогимевшио являются: имевши
имевшицентрализация, имевшикогда общимевшиее управление документационными
потоками осуществляет одно имевшилицо - ответимевшиственный за делопроизводство;
имевшиимевшиэкономичность, кимевшиогда обеспеимевшичивается мотивированное сокращение
протяженноимевшисти маршрута двимевшиижения докимевшиумента и на этой основе достигается
экономия мимевшиатериальных, инфимевшиормационныимевших и временных ресурсов;
имевшифункциональностимевшиь, когда движение документов, как правило,
«привязываимевшиется» к процессимевшиам их подгимевшиотовки (исполнения) должностными
лицами (стимевшируктурными подимевширазделениямимевшии) в пределах предоставленных им
полномочий по работе с докуимевшиментами; имевши
имевшиимевшиунификация, когимевшида одни иимевши те же виды (группы) документов, как
правило, пеимевширемещаются в соимевшиответствииимевшиимевши с едиными правилами;
имевшиоткрытость, когдимевшиа должностным лицам и структурным подразделенимевши
иям предприятия обеспечивается постимевшиимевшиоянный доступ к документированной имевши
информации в соответствииимевшиимевши с их фактимевшиическими потребностями (реализация имевши
данного принципа осуществляется с учетом конфиденциальности части имевши
документированной информаимевшиции, имеюимевшищейся в распоряжении предприятия);
1
Журавлева И.В., Журимевшиавлева М.В. Кадровику - все о приказах, кадровых и некадровых. М.: ИНФРА-М, 2007. С.
219. имевши
2
Шеимевшихтель К.А., Шендель Т.В. Организация кадрового учета // Актуальные проблемы авиации и космонавтики.
2017имевши. Т. 3. С. 879.
19
имевшигибкость, когда имевшив органиимевшиимевшизацию работы с отдельными видами
документовимевши и стандартныеимевши маршрутимевшиы их движения могут по решению
уполномочеимевшинных должностнимевшиых лиц пимевширедприятия вноситься мотивированные
изменения имевшивременного хараимевшиктера в цимевшиелях сокращения сроков прохождения
документовимевши
1
.имевши
Кромимевшиеимевши того, работодатель примевшии приеме на работу (до подписания
трудового димевшиоимевшиговора) обязан ознакомиимевшить работника под роспись с правилами
внутреннегоимевши имевшитрудового распорядка, инимевшиыми локальными нормативными актами,
непосредствимевшиенно связанными с трудовой деятельностью работника,
коллективным договором (ст. 68 ТК РФ).
В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого
работодателя, согласно толкованию ТК РФ, входят:
штатное расписание (ст. 57 ТК РФ);
правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 56, 189, 190 ТК
РФ);
документы, устанавливающие порядок обработки персональных
данных работников, их права и обязанности в этой области (ст. ст. 86, 87, 88 ТК
РФ);
график сменности (ст. 103 ТК РФ);
график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан
обеспечить безопасные условия и охрану труда. Правила и инструкции по охране
труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников
(ст. 212 ТК РФ).
Эти документы входят в число тех, которые прежде всего проверяют
инспекторы Федеральной инспекции труда
2
.
1
Еремичев М. Доимевшикументооборот, его развитие и нормаимевшитивно-методическая регламентация // Кадровик. Кадровое
делопроизводство. 2011. № 9. С. 187.
2
Карсетская Е.В. Кадровый документооборот: локальные нормативные акты организации. М.: АйСи Групп, 2016.
С. 68.
20
В приложении 2 представлен необходимый минимум документов в
области кадрового делопроизводства, который должен оформляться и вестись в
любой организации
1
.
Следует также отметить, что не каждая организация может позволить
себе наличие кадровой службы, особенно, если это малое предприятие или
индивидуальное предпринимательство. В таком случае ведение кадрового
делопроизводства стоит оптимизировать за счёт передачи данной функции
аутсорсинговой компании. Аутсорсинговые компании позволяют передать
организации на основании договора определённую часть деятельности другой
компании, специализирующейся на предоставлении этих услуг, в данном случае
– кадровом делопроизводстве
2
. Таким образом, оказывается выгодным не
содержать целый отдел специалистов по кадровому делопроизводству, а
передать эти функции специализирующейся на этом организации. К
аутсорсинговым услугам обращаются и крупные организации, которые хотят
сосредоточиться на важным производственных функциях. Важно также
отметить, что одним из наиболее эффективных инструментов оптимизации
кадрового делопроизводства является постановка и внедрение эффективной
системы кадрового документооборота. Это оказывается важным для
большинства организаций, в которых кадровое делопроизводство носит
хаотичный характер
3
.
Важным шагом в процессе оптимизации документооборота является
переход на электронный документооборот, позволяющий сократить трудовые и
временные затраты и оптимизировать данный процесс
4
. Так, оптимизация
кадрового делопроизводства позволяет достичь следующих результатов:
формализовать бизнес-процедуры, которые существуют в
организации;
1
Джабазян Е.Л. Организуем работу персонала гостиницы // Туристические и гостиничные услуги: бухгалтерский
учет и налогообложение. 2016. № 4. С. 70.
2
Кошелева Г.В. Автоматизация деятельности кадровой службы // Модели, системы, сети в экономике, технике,
природе и обществе. 2016. № 1 (17). С. 274.
3
Кириллова Е.А. Особенности оптимизации документооборота кадровой службы организации // Молодой
ученый. 2019. № 38. С. 113.
4
Хозерова Е.К. Электронный кадровый документооборот // Хозяйство и право. 2018. № 5 (496). С. 124.
21
выстроить и закрепить документально новую систему эффективного
кадрового делопроизводства;
достичь «баланса интересов» организации и её сотрудников, а также
избежать возможных конфликтов и споров с сотрудниками организации;
способствовать профилактике рисков, связанных с проверкой
государственных контрольно-надзорных органов
1
.
В целом формирование системы кадровой документации предполагает
систематизацию состава кадровых документов по их назначению, цели
разработки и периодичности исполнения. Затем необходимо унифицировать
названия и виды документов и закрепить функции документирования по
каждому из них, например, так, как это показано в Приложении 3
2
.
За пренебрежение требованиями законодательства при организации
кадрового документооборота контролирующие органы могут привлечь фирму к
ответственности. На основании ст. 5.27 кодекса Российской Федерации об
административных правонарушениях
3
(далее – КоАП РФ) нарушение
законодательства о труде влечет наложение административного штрафа:
- на должностных лиц и индивидуальных предпринимателей - от 1000 до
5000 руб.;
- на юридические лица - от 30 000 до 50 000 руб.
За уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового
договора для юридических лиц штраф может достигать 100 000 руб. (ч. 3 ст. 5.27
КоАП РФ), а при повторном совершении такого правонарушения для
должностных лиц предусмотрена дисквалификация на срок от одного года до
трех лет, а штраф увеличивается до 200 000 руб.
1
Кириллова Е.А. Особенности оптимизации документооборота кадровой службы организации // Молодой
ученый. 2019. № 38. С. 114.
2
Ловчева М.В., Галкина Е.Н. Общие вопросы организации кадрового делопроизводства // Кадровик. Кадровое
делопроизводство. 2016. № 6. С. 19.
3
Кодекс Российскойимевши Федерации об административных правонарушеимевшиимевшиниях от 30.12.2001 № 195-ФимевшиЗ (ред. от
02.08.2019) (с изм. и димевшиоп., вступ. в силу с 01.11.2019) // Собрание законоимевшидательства РФ. 07.01.2002. № 1имевши (ч. 1). Ст.
1. имевши