34
что Устав дополняется пунктами, которые регулируют действия генерального
директора в конкретных сферах деятельности, например: ограничение суммы
контракта, который может заключить генеральный директор без согласования с
единственным участником общества.
Финансовым директором является один из высших руководящих лиц
организации, который несет ответственность за процесс управления
финансовыми потоками бизнеса, за финансовое планирование и отчётность.
Финансовым директором определяется финансовая политика предприятия,
разрабатываются и осуществляются меры по обеспечению его финансовой
устойчивости.
Также в его обязанности входит работа по управлению финансами,
основываясь на стратегических целях и перспективах развития предприятия, по
определению источников финансирования, учитывая рыночную конъюнктуру.
Подчиняется финансовый директор непосредственно генеральному
директору.
В ООО «Сити Сервис» финансовый директор работает по
совместительству главным бухгалтером. Основной задачей главного бухгалтера
является организация руководства процессом функционирования и развития
системы бухгалтерского дела в управленческой структуре предприятия.
Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю
организации и несет ответственность за процесс формирования учетной
политики, ведения бухгалтерского учета, своевременного представления полной
и достоверной бухгалтерской отчетности.
Отдел кадров включает в себя специалиста отдела кадров – работника
компании, в ведении которого находится кадровое делопроизводство. Его
основные обязанности: оформление нового сотрудника, составление
необходимых документов, выдача справок работникам, оформление отпуска,
заполнение трудовых книжек и тому подобное.
Бухгалтерия включает в себя заместителя главного бухгалтера и
бухгалтера первичной документации.
35
Заместитель главного бухгалтера на предприятии - один из ведущих
учетных сотрудников, который несет ответственность как за определенные
участки бухгалтерского учета, так и за исполнение надлежащим образом
обязанностей главного бухгалтера на момент его отсутствия.
Бухгалтер первичной документации – это специалист, ответственный за
обработку большого объема первичной документации.
В ООО «Сити Сервис» бухгалтерия тесно взаимодействует с отделом
кадров.
Главный инженер является главным техническим специалистом любой
организации, который отвечает за эффективную и результативную организацию
производственного процесса. Число задач, которые лежат в компетенции
главного инженера, довольно большое. Размер компании, ее структура и
специфика, оказывают влияние на сферу компетенции главного инженера.
Однако, независимо от вышеперечисленных факторов, в обязанности главного
инженера входит управление деятельностью основного производства, а также
руководство работой вспомогательных служб.
Эксплуатационная служба является специально созданной группой
специалистов, которые несут ответственность за поддержание системы в
рабочем состоянии, периодическое проведение профилактических мероприятий
и ремонтных работ, а также решение других вопросов, которые возникают при
обслуживании системы.
В ООО «Сити Сервис» в данную службу входят такие специалисты, как
электромонтер, слесарь-сантехник, инженер-электрик, инженер-теплотехник,
механик по холодильной и вентиляционной технике, инженер по эксплуатации.
Клининговая служба включает в себя специалистов, которые оказывают
профессиональные услуги по уборке помещений в жилых и нежилых зданиях.
Лифтовая аварийная служба создается для того, чтобы принимать
экстренные меры по устранению непредвиденных остановок лифтов в случае,
если это не могут выполнить сотрудники, закрепленные за этим лифтом. В
данную службу входят такие специалисты, как лифтер, оператор по
36
диспетчерскому обслуживанию лифтов, начальник участка лифтового
хозяйства.
Исполнительный директор является руководителем, подчиняющимся
только генеральному директору. Функциями исполнительного директора
является осуществление тщательного контроля за финансовыми потоками,
управления кадровыми ресурсами организации и решения всех задач
производства организации и реализации товаров или услуг. ООО «Сити Сервис»
исполнительный директор организует работу тендерного отдела, а также
принимает непосредственное участие в процессе сбора и подготовки тендерной
документации.
В тендерный отдел входят менеджер по тендерам, а также менеджер по
продажам услуг.
Менеджер по тендерам участвует в организации и проведении тендерных
торгов. В связи с небольшой численностью персонала, менеджер по тендерам
выполняет обязанности офис-менеджера по совместительству.
Менеджер по продажам услуг осуществляет поиск тендерных торгов, а
также помогает собирать тендерную документацию.
Тендерный отдел тесно связан с отделом кадров, в связи с тем, что
большая часть тендерной документации состоит из кадровых документов.
Началом кадрового делопроизводства в ООО "Сити Сервис" является
составление штатного расписания (Приложение 3). После этого, специалист по
кадрам составил должностные инструкции по всем необходимым
специальностям, а также для руководителей.
Также кадровиком было осуществлено введение форм служебных
записок, контролирующих передачу информации. Помимо этого, специалист
каждый месяц осуществляет составление итогового табеля учета рабочего
времени, на основании которого начисляется заработная плата.
Наряду с этим происходило составление стандартизированных анкет для
приема на работу новых сотрудников, создание архивов личных дел,
сотрудников и кандидатов на вакантные должности. Благодаря анкетам можно
37
быстро получить информацию о соискателях, которая необходима для того,
чтобы сформировать внешний кадровый резерв.
Персонал предприятия представлен его кадровыми ресурсами.
Происходит постоянная смена кадрового состава и структуры в связи с
техническими, технологическими, производственными и управленческими
изменениями. Кадровый состав характеризуется: образовательным уровнем,
специальностью, профессией, квалификацией, стажем работы, возрастом, а
также соотношением отдельных категорий работников.
Численность персонала ООО "Сити Сервис", согласно штатному
расписанию, составляет 87 человек. Среди них ИТР: генеральный директор,
финансовый директор/главный бухгалтер, бухгалтер первичной документации,
специалист отдела кадров, исполнительный директор, менеджер по
тендерам/офис-менеджер, менеджер по продажам, начальник участка лифтового
хозяйства, главный инженер. На текущий день в компании открыты 2 вакансии:
заместитель главного бухгалтера, инженер по эксплуатации. Общее количество
работников отдела кадров - 1 человек - специалист отдела кадров.
Текучесть кадров составляет около 4-5% в месяц. В процессе увеличения
объема работ происходит возникновение потребности в сотрудниках по
специальностям: технический директор, менеджер по персоналу, заместитель
главного бухгалтера, инженер по эксплуатации. Специалистом отдела кадров
размещается объявление на сайте Rabota.ru и HH.ru (для соискателей,
проживающих в Москве и ближнем Подмосковье). При поиске соискателя на
вахтовую работу, размещается объявление в газеты других регионов через
специальную рекламную компанию.
Деятельность всех сотрудников ООО "Сити Сервис" регламентируют
должностные инструкции, разработанные с учетом Тарифно-квалификационных
характеристик (требований) по межотраслевым должностям служащих, и
утвержденные руководителем компании
14
.
14
Текущее делопроизводство ООО «Сити Сервис» папка №9 // Должностная инструкция специалиста
отдела кадров.
38
Требования, которые включает в себя должностная инструкция являются
обязательными для работника, начиная его ознакомлением с инструкцией под
расписку и заканчивая перемещением на иную должность или увольнением, о
чем проставляется соответствующая отметка. Согласованная и утвержденная
должностная инструкция нумеруется, шнуруется, заверяется печатью
предприятия и хранится в отделе кадров предприятия с учетом установленного
делопроизводственного порядка.
В ходе выполнения функций кадровой службы ООО "Сити Сервис",
специалисту необходимо:
- изучить движение причины текучести кадровых ресурсов, разработать
мероприятия по их устранению;
- оформлять прием, перевод и увольнение работников, с учетом трудового
законодательства, положений и приказов руководителя предприятия;
- формировать и вести личные дела сотрудников, вносить в них
изменения, которые связаны с трудовой деятельностью;
- заполнять, вести учет и хранить трудовые книжки сотрудников;
- подсчитывать трудовой стаж;
- оформлять справки о прошлой и текущей трудовой деятельности
работников предприятия;
- вести учет предоставления работникам очередных отпусков;
- контролировать составление и ведение графика очередных отпусков;
- оформлять документы, которые необходимы для назначения пенсий
сотрудникам компании и их семьям;
- подготавливать документы к сдаче в архив;
- составлять установленную отчетность.
В таблице 3 представлена динамика кадров ООО «Сити Сервис» за 2016-
2018 гг.
39
Таблица 3
Динамика кадров ООО «Сити Сервис» за 2016-2018 гг.
Категория
2016
2017
2018
Общее кол-во
персонала
72
90
83
В том числе:
- рабочие
63
81
72
- специалисты
5
5
6
- руководители
4
4
5
По образованию:
- высшее
18
26
25
- среднее
профессиональное
45
53
52
- полное среднее
9
11
6
По стажу:
- до 5 лет
12
10
8
- от 5 до 10 лет
34
52
44
- 10 лет и более
26
28
31
Рассмотрим динамику кадров в виде графиков.
На рисунке 3 представлена динамика кадров по категории персонала.
Рисунок 3. Динамика кадров по категории персонала
На рисунке 4 рассмотрим динамику кадров ООО «Сити Сервис» по
уровню образования.
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
2016 2017 2018
Динамика кадров по категории персонала
рабочие специалисты руководители
40
Рисунок 4. Динамика кадров по уровню образования
Представим динамику кадров по стажу работы на рисунке 5.
Рисунок 5. Динамика кадров по уровню образования
Рассмотрев динамику кадров за последние три года, можно сделать
выводы о том, что общее количество сотрудников в 2018 году увеличилось на 11
человек по сравнению с 2016 г., однако стало меньше на 7 человек, чем в 2017 г.,
при этом замечается увеличение количества специалистов на 1 человека по
0
10
20
30
40
50
60
2016 2017 2018
Динамика кадров по уровню образования
высшее среднее профессиональное полное среднее
0
10
20
30
40
50
60
2016 2017 2018
Динамика кадров по стажу работы
до 5 лет 5-10 лет более 10 лет
41
сравнению с 2016 г., а также увеличение числа рабочих. Численность
руководящего персонала на протяжении за 3 года увеличилась на 1 человека. В
2018 году наблюдается небольшой прирост сотрудников с высшим и средним
профессиональным образованием по сравнению с 2016 годом. Если
рассматривать динамику по стажу, то в 2018 году наблюдается тенденция к
набору опытных специалистов со стажем более 5 лет. В целом, динамика кадров
за выбранный период времени не имеет значительных изменений.
Важнейшая функция отдела кадров - документирование процесса
движения кадровых ресурсов в организации. К этому относятся: повышения по
службе, понижения, переводы, прекращения трудовых договоров. Для этого
была осуществлена разработка инструкции, определяющей порядок оформления
на следующих этапах: прием на работу, перевод, увольнение и учет работников
компании, а также порядок издания, учета рассылки приказов по личному
составу.
Благодаря продвижению по службе, у компании появляется возможность
заполнять вакантные должности сотрудниками, уже проявившими свои навыки
и знания. Оно помогает и сотрудникам, в связи с тем, что позволяет
удовлетворить их стремление к успеху, достижениям и самоуважению. Перевод
используется для расширения опыта сотрудника, а также в случае, если
руководитель посчитал что работа этого сотрудника на другой должности будет
более эффективна для компании.
2.3 Аудит и оценка организации кадрового документооборота в ООО
«Сити Сервис»
Разные виды документов по функциям и задачам управления кадровыми
ресурсами содержатся в Общероссийском классификаторе управленческой
документации (документы, отвечающие за прием, перевод, увольнение
сотрудников, оформление отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и
т.д.).
42
Наиболее многочисленная по видам и разновидностям группа
документов по кадрам включает в себя организационно-распорядительную
документацию, которая охватывает вопросы по организационно-правовому
обеспечению деятельности службы управления кадрами и ее персонала,
документированию движения кадровых ресурсов, аттестации персонала, а также
соблюдению трудовой дисциплины и т.д.
В процессе оформления организационно-распорядительной
документации ООО «Сити Сервис» (приказы, протоколы, акты и т.д.)
осуществляется выполнение типовых управленческих действий, включающих в
себя согласование, подписание, утверждение данных документов с учетом
доведения из до сведения сотрудников под расписку. Наряду с этим на
документах проставляют стандартные надписи, такие как: гриф утверждения,
подпись, виза согласования и ознакомления. Другие надписи являются
реквизитами документа и оказывают влияние на его юридическую силу, что в
свою очередь требует правильного оформления с учетом действующих
нормативов. Необходимо учитывать, отдельные виды реквизитов оформляются
в соответствии с правилами, которые являются общими для различных видов
организационно-распорядительных документов (ОРД).
В ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная
документация. Требования к оформлению документов" (утв. приказом
Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8
декабря 2016 г. N 2004-ст) устанавливается состав реквизитов организационно-
распорядительных документов, требования к их оформлению, а также порядок
расположения реквизитов на стандартном листе бумаги
15
. Данный стандарт
ввели в действие 1 июля 2018 года постановлением Госстандарта Российской
Федерации. Требования этого стандарта рекомендуемые, но несмотря на это, их
необходимо учитывать в ходе оформления таких документов, как:
15
ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. приказом
Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст)
43
постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, а
также прочие ОРД, которые включены в ОК 011-93 «Общероссийский
классификатор управленческой документации» (ОКУД)
16
.
Ниже представлены организационно-распорядительные документы,
которые оформляются и используются в отделе кадров ООО «Сити Сервис».
Организационная документация состоит из: положения об отделе кадров,
должностных инструкций работников, правил внутреннего трудового
распорядка, штатного расписания, графика отпусков.
Положение об отделе кадров включает в себя следующие разделы: общие
положения, задачи, структура, функции, взаимоотношения с другими
подразделениями компании, права, ответственность.
Должностная инструкция является организационно-правовым
документом, который определяет задачи, функции, основные обязанности, а
также ответственность сотрудника компании в процессе осуществления им
трудовой деятельности с учетом занимаемой должности (Приложение № 4).
Разработка должностных инструкций основывается на
квалификационных характеристиках (требованиях) по должностям служащих,
которые утверждены Министерством труда и социального развития Российской
Федерации.
Разработка должностной инструкции осуществляется с целями:
- создать организационно-правовую основу служебной деятельности
работников предприятия;
- повысить ответственность работника за результаты его трудовой
деятельности, которая осуществляется на основании трудового договора;
- обеспечить объективность в процессе аттестации работника, его
поощрения и наложения на него дисциплинарного взыскания.
В должностную инструкцию входят следующие разделы: общие
положения, права, обязанности, ответственность, квалификационные
16
Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. Утв. Приказом
Минкультуры РФ от 08.11. 2005 г. №536 // Справочник кадровика. - №10. - 2018