54
Помимо трудовой книжки стаж подтверждается справкой о стаже работы,
которую подписывает генеральный директор ООО «Сити Сервис», а также
главный бухгалтер.
Заявление увольнении в ООО «Сити Сервис» пишется работником за две
недели до предполагаемого срока увольнения, с указанием причины и даты
увольнения. Далее его подписывает руководитель организации. На основании
данного заявления составляется приказ о прекращении трудового договора, в
котором указываются: ФИО, должность работника, дата и причина увольнения.
На основании данного приказа в личной карточке и трудовой книжке
работника делаются записи с указанием даты, номера приказа об увольнении, а
также причины увольнения работника.
В соответствии со ст. 77 ТК РФ датой увольнения работника является
последний день его работы (увольнение по соглашению сторон).
Расторжение договора по инициативе работника происходит в
соответствии со ст. 80 ТК РФ, по инициативе работодателя – в соответствии со
ст. 81 ТК РФ, по обстоятельствам, которые не зависят от воли сторон – в
соответствии со ст. 83 ТК РФ.
Далее происходит комплектование документов для передачи в архив,
после чего личная карточка перемещается в картотеку уволенных сотрудников.
Исходящие (отправляемые) документы включают в себя: ответные
письма, которые излагают согласие, отказ на соответствующую просьбу или
предложение адресатами, инициативные письма самой широкой тематики,
которые требуют ответной реакции адресата.
Прохождение исходящего документа в ООО «Сити Сервис» состоит из
следующих этапов:
составления проекта документа, его распечатки;
согласования проекта, его визирования в необходимых случаях;
подписания (утверждения) документа;
регистрации и отправки документа.
55
Процесс согласования и визирования может быть ускорен в случае
направления копий проекта заинтересованным организациям и лицам. Их
обоснованные замечания учитываются, документ перепечатывается.
Подготовленный проект документа представляется специалисту отдела
кадров с целью проверки правильности оформления, наличия приложений, а
также в необходимых случаях материалов, на основании которых документ
готовился. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю.
Проект документа вместе с необходимыми материалами предоставляется
руководителю на подпись. Исправленные руководителем проекты документов,
как правило, перепечатываются.
Происходит регистрация и передача на отправку специалисту отдела
кадров подписанных документов. Осуществляется сортировка данных
документов по адресам, вкладывание в конверты, заклеивание, при
необходимости проставляется стоимость отправлений, составляется список на
заказную почту и происходит сдача в отделение связи.
Внутренние документы проходят стадии подготовки проекта документа,
перепечатки, согласования, визирования, подписания, исполнения. В связи с
этим маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления такие же,
как и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами
входящих документов.
Так или иначе некоторые виды внутренних документов могут иметь свои
маршруты. Протоколы не требуют составления проекта; докладные записки,
справки и другие документы поступают напрямую к руководителю, на имя
которого они написаны.
После рассмотрения докладных записок на имя руководителя
предприятия, справок и других внутренних документов должностным лицом
происходит их передача и подшивание в соответствующие дела
32
.
К входящим документам ООО «Сити Сервис» относятся:
32
Бобылева М. П.: На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб
документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // М.: Управление
персоналом, 2016-175 с.
56
документы вышестоящих организаций, органов власти;
документы подведомственных предприятий, которые присылают
отчетно-учетные документы и различные запросы;
документы компаний-смежников и прочих компаний, которые
обмениваются информацией для решения вопросов, требующих совместных
действий;
жалобы и заявления граждан.
В процессе движения входящих документов выполняются следующие
операции:
1. прием входящей документации;
2. первоначальная обработка;
3. предварительное рассмотрение и распределение;
4. регистрация;
5. рассмотрение документов руководством;
6. исполнение резолюций;
7. отправка ответных документов.
Прием входящей корреспонденции ООО «Сити Сервис» осуществляется
офис-менеджером.
Первоначальная обработка входящей документации включается в себя
проверку правильности доставки и целостности вложений, учет поступивших
документов и подготовку их к передаче по назначению
33
. Осуществляется
проверка целостности конвертов следующим образом: происходит вскрытие
всех конвертов, не включая личную корреспонденцию и корреспонденцию в
адрес, извлечение документов из конвертов, а также сверка наличия
приложений. В случае, если обнаруживается повреждение, отсутствие
документа или приложений к нему, об этом сообщается отправителю.
На всех документах (как регистрируемых, так и нерегистрируемых) для
фиксации факта и времени их поступления в организацию проставляется отметка
33
Куприянова З. К.: Как меняется отношение к труду // М.: «Человек и труд» №2, 2015-124 с.
57
в виде регистрационного штампа. Штамп и дата в нем проставляется в день
получения документа.
Отметка при поступлении документа проставляется только на
регистрируемых документах в момент регистрации.
В настоящее время организация получает документы не только по почте
России, но и принятые по электронной почте, доставленные курьером или
посетителем. Служба по делопроизводству должна вести учет и контролировать
движение таких документов.
Руководству организации направляют документы по принципиальным
вопросам деятельности организации, исполнение которых требует решения
руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства
информацию. Они составляют примерно 20% всех документов.
Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их
получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую
очередь.
К сожалению, руководство ООО «Сити Сервис» не проставляет
резолюций на входящих документах. Документы, не имеющие особой важности,
передаются руководителем офис-менеджеру для помещения в папку-
скоросшиватель для входящей корреспонденции. В связи с тем, что доступ к
документам и архиву имеет каждый сотрудник, иногда происходит их утеря.
Дело - это совокупность документов (или документ), относящихся к
одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку
34
.
Формирование дел - это группирование исполненных документов в дело
в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
В начале календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре
дел, заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).
Далее работа по формированию дел складывается из следующих операций:
распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам);
расположение документов внутри дел в определенной последовательности. Дело
34
. Мескон М. Х.: Основы менеджмента // М.: «Дело ЛТД», 2016-702 с.
58
считается заведенным с момента появления в папке первого исполненного
документа.
В ООО «Сити Сервис» дела формируются и хранятся в отдельном
кабинете - архиве. Формирование дел и передача в архив осуществляется
сотрудником каждого отдела. Например, бухгалтерские документы формирует в
дела бухгалтер первичной документации, кадровые – специалист отдела кадров
и т.д.
При формировании дел, куда входят различные документы, должны
соблюдаться общие требования, сформулированные в Основных правилах
работы архива организации
35
:
- в дело помещаются документы, которые по своему содержанию
соответствуют заголовку дела;
- документы постоянного и временного хранения группируются в
отдельные дела;
- в дело включается по одному экземпляру каждого документа. При этом
запрещается группировать в дела черновики и дублетные экземпляры
документов (за исключением особо ценных), а также документы, которые
подлежат возврату;
- приложения и дополнительные материалы, независимо от даты их
утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они
относятся. Однако приложения, имеющие большой объем, группируются в
самостоятельное дело, о чем в документе делается отметка;
- в дело группируются документы одного календарного года.
Исключение составляют:
- переходящие дела (содержат документы по вопросам, решение которых
переносится на следующий календарный год);
- дела с документами выборных органов и их постоянных комиссий
(формируются за период их созыва);
35
Стенюков М. В.: Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. – М.: Изд-во
«ПРИОР», 2016-224 с.
59
- в дела должны помещаться только исполненные документы,
неисполненные подшивать запрещается.
Распорядительные документы (приказы, распоряжения и т.п.) формируют
в дела по видам и по хронологии с относящимися к ним приложениями. Так,
уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными
документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с
указанными документами. Если они утверждаются в качестве самостоятельных
документов, то их помещают в отдельные дела.
Группируют отдельно приказы по основной деятельности и по личному
составу.
Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с
установленными сроками хранения. При больших объемах документов приказы
по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности (прием на
работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), рекомендуется
группировать в отдельные дела.
Протоколы подшивают в дела в хронологическом порядке и по номерам.
Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в
отдельные дела и располагаются по алфавиту фамилий.
В личных делах документы располагаются в хронологическом порядке по
мере их поступления.
Независимо от того, какой основной признак лежит в основе
формирования дела, документы в пределах всех групп документов располагают
по хронологии.
При заведении дела в отделе кадров, обязательно оформляют его
обложку. Это оформление носит частичный характер. Полному оформлению
подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу при подготовке их к передаче на хранение в архив организации.
При частичном оформлении дела на его обложку выносятся сведения,
которые дают возможность быстро определить состав документации,
находящейся в папке, и найти нужный документ:
60
полное название организации, если оно официально признано, т.е.
зарегистрировано государственными органами;
название структурного подразделения;
индекс структурного подразделения, порядковый номер дела в
номенклатуре;
заголовок дела, т.е. краткие сведения о составе и содержании
документов, помещенных в дело, так же переносится на обложку из
номенклатуры без изменений.
срок хранения дела, например, 3 года, 5 лет, хранить постоянно и др.
(в соответствии с номенклатурой дел).
Соблюдение правил формирования и оформления дел в отделе кадров
позволяет осуществлять оперативный поиск документов, облегчает экспертизу
их ценности и подготовку к последующему архивному хранению
36
.
Дела отдела кадров ООО «Сити Сервис» подлежат оформлению при их
заведении, при отсутствии надобности в них и по завершении календарного года.
Оформление дел представляет собой комплекс работ по их технической
обработке и проводится специалистом отдела кадров предприятия.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное
оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше
10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела
предусматривает:
подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление
заверительной надписи дела;
составление в необходимых случаях внутренней описи документов
дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат
частичному оформлению: допускается хранить их в скоросшивателях, не
36
Щур Д. Л.: Кадры предприятия 300 образцов должностных инструкций // М.: Изд-во «Дело и Сервис», 2015-
880 с.
61
проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать,
заверительные надписи не составлять.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения
документов, включенных в дело, все его листы, кроме листов заверительной
надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами сплошной
нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым
графическим карандашом или нумератором.
Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
оформляется по установленной форме.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения, проверяется соответствие
заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых
случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения.
На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения
и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в
соответствии с предъявляемыми требованиями, ежегодно составляются описи.
На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела
временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой
систематизации на основе номенклатуры дел. Каждое дело вносится в опись под
самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов
или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным
номером). Порядок нумерации в описи сплошной, графы описи заполняют в
точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела,
при внесении в опись нескольких дел подряд с одинаковыми заголовками
пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела
обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в
опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится
62
полностью), графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел,
особенностях их физического состояния.
Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.
С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их
формирования.
Часть документов, образовавшихся и образующихся в деятельности
предприятия, подлежат передаче в ведомственный архив.
Для временного (свыше 10 лет) хранения документов, имеющих
практическое значение, а также документов по личному составу, их учета,
использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение,
ведомства образуют центральный архив.
Центральный архив ведомства хранит документы центрального аппарата,
организаций – предшественников ведомства и при необходимости других
организаций в соответствии со списком организаций – источников
комплектования архива, утвержденным руководителем ведомства.
В центральный архив передаются дела постоянного, временного (свыше
10 лет) хранения по личному составу. Их передача производится только по
описям.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в
центральный архив не подлежат, они хранятся в структурном подразделении и
по истечении сроков хранения и подлежат уничтожению в установленном
порядке.
Организация ООО «Сити Сервис» может сократить срок хранения
документов в своем ведомственном архиве до передачи их на государственное
хранение в случаях:
– прекращения деятельности;
– нестабильности деятельности;
– отсутствия условий для хранения документов;
– желания самого предприятия.
Соблюдение правил ведения и хранения кадровой документации, а также
63
своевременная сдача этой документации в архив - профессиональный долг
работника кадровой службы. Постоянный контроль за деятельностью кадровой
службы, оперативное устранение недостатков – одна из важнейших задач
организации.
Архив ООО «Сити Сервис» находится в отдельном, изолированном
помещении. Документы размещаются на стеллажах в коробках или связках.
Помещение архива содержится в чистоте, систематически там проводится
влажная уборка. Для хранения научно-справочного аппарата и учетных
документов в организации установлен сейф.
В соответствии со ст.15 Федерального закона от 22.10.04 №125-ФЗ «Об
архивном деле в Российской Федерации» государственные органы, органы
местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся
предпринимательской деятельностью без образования юридического лица,
обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия,
необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных
документов, предоставлять для создаваемых ими архивов здания и (или)
помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных
документов и условиям труда работников архивов.
Практика проверок постановки архивного дела в организациях
показывает, что лишь немногие организации имеют социально выделенные
изолированные помещения для хранения архивных документов, оборудованные
надлежащим образом. Как правило, документы, законченные
делопроизводством, годами хранятся в структурных подразделениях
организации в необработанном виде, что затрудняет их использование, в т. ч. для
исполнения запросов граждан о подтверждении трудового стажа и размера
заработной платы за отработанный в данной организации период.
Несвоевременное упорядочение документов нередко ведет к
невосполнимой утрате сведений, затрагивающих социально-трудовые интересы
граждан.
Кроме того, помещения, выделенные доля хранения архивных