64
документов, зачастую не соответствуют требованиям обеспечения их
сохранности. Некоторые организации в помещении архива складируют
отработанную оргтехнику, оборудование, чистые бланки документов и другие
посторонние предметы, не имеющие никакого отношения к архивным
документам.
В соответствии со ст.17 Закона об архивном деле организации всех форм
собственности обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т. ч.
документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных
Федеральным архивным агентством.
Ведомственный срок хранения документов по личному составу – 75 лет.
В связи с несоблюдением законодательства об архивном деле УК РФ и КоАП РФ
установлены меры ответственности за нарушение правил хранения,
комплектования, учета или использования архивных документов.
В таблице 5 представлено количество общего документооборота в ООО
«Сити Сервис».
Таблица 5
Документооборот ООО «Сити Сервис» за 2016-2018 гг.
Год
Количество
входящих
документов
Количество
исходящих
документов
Количество
внутренних
документов
Итого
2016
3245
1493
4596
9334
2017
4134
1368
5763
11265
2018
4965
1731
6247
12943
В таблице 6 представлен документооборот отдела кадров за указанный
ранее период времени.
Таблица 6
Документооборот отдела кадров за 2016-2018 гг.
Год
2016
2017
2018
Документооборот
отдела кадров
304
397
461
Данные в таблицах указывают на увеличение количества оборота
документов за последние три года.
65
Выводы по главе 2.
В ООО «Сити Сервис» отсутствует номенклатура дел.
Если в течение года появляются новые документы, их просто вкладывают
в дело с соответствующим заголовком. Быстрота поиска необходимой
документной информации зависит и от правильной систематизации документов
внутри дела.
Документы дела должны располагаться в определенном порядке так,
чтобы по своему содержанию они последовательно освещали те или иные
вопросы.
Расположение в хронологическом порядке предполагает группировку
документов за определенный период времени в хронологической
последовательности (например, входящие документы - по датам поступления,
исходящие - по датам отправления).
С хронологическим расположением документов совпадают вопросный и
нумерационный порядок (признаки). Вопросный предполагает размещение
документов в деле в логической последовательности решения вопросов,
нумерационный - группировку однородных документов, имеющих порядковую
нумерацию.
По номинальному признаку в дела группируются документы одного вида
(разновидности): протоколы, приказы, акты и т.д.
При алфавитном порядке документы систематизируют по фамилиям
авторов, названиям организаций-корреспондентов и т.д.
Нужно иметь в виду, что в основе формирования дел всегда лежит
сочетание нескольких признаков.
Различные группы документов имеют свою специфику систематизации.
Таким образом, рационализация документационного обеспечения
управления в ООО «Сити Сервис» требует большого внимания по причине того,
что ошибки в постановке данной работы влекут за собой серьезные трудности в
работе руководства, а также организации в целом.
66
ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ООО «СИТИ
СЕРВИС»
3.1 Разработка рекомендаций, направленных на совершенствование
электронного документооборота в ООО «Сити Сервис»
В отличие от ручного оформления документов, для большей мобильности
и точности весь документооборот на предприятии ООО «Сити Сервис»
необходимо производить на автоматизированном рабочем месте. Системы
обработки данных на базе концепции АРМ получили широкое развитие в
последние годы. Автоматизированное рабочее место – это система обработки
данных, оборудованная средствами, которые обеспечивают участие человека в
реализации автоматического заполнения и обработки документов. Время
заполнения документов на АРМ в отличие от ручного заполнения, уменьшается
в несколько раз. Ошибки при работе на АРМ так же сокращаются в несколько
раз, а производительность увеличивается.
В ООО «Сити Сервис» автоматизированное рабочее место оснащено
программами с набором различных инструментов. Так, к примеру, это 1С:
Предприятие, 1С: ЗУП.
С целью совершенствования электронного документооборота в ООО
«Сити Сервис» предлагается внедрить программу «СБиС++», представляющую
собой уникальную систему, которая объединила в себе самые популярные
направления электронного документооборота
37
.
СБиС++ позволит проверять, анализировать и сдавать следующие виды
отчетности: бухгалтерская отчетность и налоговые декларации в ФНС; сведения
персонифицированного учета, расчеты страховых взносов и прочую отчетность
в ПФР; отчетность в Росстат; отчетность в ФСС; отчетность в Росприроднадзор
и прочие инспекции.
37
https://sbis.ru/
67
Предлагается приобрести следующие тарифы: «Обмен с контрагентами»,
«Внутренний документооборот», «Отчетность, Базовый».
Тариф «Обмен с контрагентами» включает в себя следующие функции:
Тарификация: входящие — бесплатно, исходящие — пакетами (в
тариф включены 300 исходящих пакетов документов в квартал);
Электронная подпись (на Token);
Средства интеграции с внешними системами, в т.ч API;
Распределение документов по сотрудникам и подразделениям;
Роуминг со всеми операторами, технология SignedOnPage;
Уведомления о новых документах и мобильное приложение;
Переписка/видеозвонки по документам;
Простое согласование документов (без настройки маршрутов).
Тариф «Внутренний документооборот» включает в себя следующие
функции:
Поручения, приказы, письма, заявки, договоры и т.д.;
Согласование документов – простое или с подписью;
Графический редактор маршрутов документов;
«Автоветвление» по сумме, ответственному, подразделению и т.д.;
Конструктор шаблонов документов и привязка их к этапам процесса;
Организация совещаний и планирование загрузки переговорных;
Контроль исполнительской дисциплины, уведомления о задачах.
Тариф «Отчетность, Базовый» включает в себя:
Отчетность в 1 ФНС, 1 ПФ, ФСС, Росстат (только бухгалтерская
отчетность);
Электронные больничные и реестры прямых выплат;
Электронная подпись (на носителе клиента);
Персональный календарь бухгалтера;
Помощник по заполнению отчетов;
68
Уведомления о требованиях, письмах от госорганов, результатах
сдачи отчетности;
Сверка расчетов с бюджетом (ФНС, ПФ);
Камеральная проверка отчета перед отправкой;
Сверка НДС (книги покупок/продаж) с контрагентами;
Выписки из ЕГРЮЛ и ЕГРИП (не ограничено);
Электронная подпись (на Token).
Внедрение электронного документооборота позволит некоторым
сотрудникам работать удаленно (из дома), и тем самым уменьшить затраты на
приобретение персонального компьютера, аренду офисных помещений
38
.
Отделу кадров ООО «Сити Сервис» необходимо разработать критерии
оценки его эффективности:
- формирование корпоративной культуры организации;
- улучшение психологического климата в организации;
- увеличение числа сотрудников, удовлетворенных работой в
организации и не планирующих переход в другие компании;
- своевременность и качество замещения вакантных должностей в
организации.
К дополнительным критериям можно отнести:
- положительные отзывы руководителя и сотрудников о деятельности
отдела кадров;
- снижение числа увольнений по собственному желанию и изменение
формулировок оснований для ухода сотрудников.
Деятельность отдела кадров ООО «Сити Сервис» станет более
эффективной, если будет построена с учетом четко разработанных критериев
оценки.
Решение задач по совершенствованию управления кадровыми ресурсами
в ООО «Сити Сервис» невозможно без формирования системы управления
38
https://ip-on-line.ru/servisy/sistema-elektronnogo-dokumentooborot.html
69
персоналом (СУП), которая позволяет обеспечивать предприятие кадровым
составом с необходимым для эффективной производственной деятельности
качественным и количественным уровнем. При этом само понятие «управление
персоналом» подразумевает широкий спектр функциональных обязанностей,
которые накладываются на отдел кадров.
Основная задача отдела кадров ООО «Сити Сервис» - создать систему
управления персоналом, которая ориентирована на выполнение всех основных
функций, присущих управлению кадровыми ресурсами
39
. Перечислим эти
функции:
• сформировать СУП, которая учитывает кадровые особенности
компании;
• спланировать кадровую деятельность;
• осуществить оценку кадрового потенциала;
• определить потребность в кадровых ресурсах;
• содействовать адаптации работников;
• способствовать профессиональному обучению, переподготовке и
повышению квалификации работников;
• осуществлять набор и отбор кадров и т.п.
Отсутствие системы управления персоналом в организации возникает в
случаях:
- низкой производительности труда (так как не выполняются в полном
объеме функции обучения, переподготовки, повышения квалификации) и
соответственно неэффективного использования рабочего времени (т. к. плохо
поставлена функция планирования и оптимизации использования рабочего
времени);
- большой текучести кадров (вследствие отсутствия должного
материального стимулирования);
- низкой инициативности персонала (т. к. не ведется моральное
стимулирование сотрудников).
39
Текущее делопроизводство ООО «Сити Сервис» папка №5 // Положение об отделе кадров.
70
Руководителю ООО «Сити Сервис» необходимо оценить сложность
решения проблемы совершенствования отдела кадров, учитывая существующие
материальные и организационные возможности. Для выполнения данной задачи
необходимо:
- разработать рекомендации по подбору и оценке менеджеров для работы
в отделе кадров;
- разработать проекты организационно-распорядительных документов по
вводу в действие системы управления персоналом;
- проанализировать функциональную структуру СУП и внести в нее
изменения и дополнения.
Для усовершенствования работы отдела кадров ООО «Сити Сервис»,
автор предложил:
1. Установить программное обеспечение «Консультант плюс»
40
;
2. Выписывать за счет предприятия журнал «Справочник кадровика»,
чтобы быть в курсе последних изменений в законодательстве.
В настоящее время в организацию часто поступает документация в
электронном виде. Хранить такие документы в компьютере очень рискованно,
ведь можно ее потерять.
Кадровая документация, всегда играет существенную роль в жизни
каждого трудоспособного человека, так как служит документальным
подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и
инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в
государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных
целях при обращении граждан в архивные учреждения.
3.2 Оценка эффективности предложенных рекомендаций
Внедрение электронного документооборота (ЭДО) путем приобретения
продукта «СБиС++» позволяет сократить затраты на бумагу, почтовую отправку
40
https://sovets.net/15082-kadrovoe-deloproizvodstvo.html
71
и хранение документов, а также сэкономить время сотрудников. Помимо этого,
офисное пространство освобождается от «гор» бумаги. В Таблице 7
представлены затраты времени на один комплект документов.
Таблица 7
Затраты времени на один комплект документов
Процесс
В бумажном
виде
(секундах)
В электронном
виде
(секундах)
Распечатка
15
0
Подписание
27
0
Отправка через провайдера
0
0
Занесение в реестр
17
5
Отправка конвертов
12
0
Получение документов и
внесение в реестр
15
5
Итого
86
10
Из таблицы следует, что отправка документов контрагентам с помощью
электронного документооборота значительно сокращает рабочее время
сотрудников.
Рассчитаем выгоду от внедрения программы «СБиС++». Стоимость
тарифа «Обмен с контрагентами» составляет 6000 руб./год, «Внутренний
документооборот» - 4000 руб./год, «Отчетность, Базовый» при общей системе
налогообложения – 12500 руб./год. Для подключения тарифов необходимо
изначально приобрести Аккаунт СБИС стоимостью 500 рублей. Таким образом,
затраты на внедрение электронного документооборота составят 23000 руб./год.
Далее рассмотрим, на каких затратах получится сэкономить благодаря
внедрению ЭДО. На текущий момент в ООО «Сити Сервис» осуществляется
поиск сотрудника на должность заместителя главного бухгалтера. Обширный
функционал программы электронной отчетности «СБиС++» позволит принять
работника данной должности на удаленную работу. Таким образом, сократятся
затраты на организацию рабочего места, а именно:
Приобретение комплекта персонального компьютера - 36770 руб.;
Покупка стола – 3000 руб.;
Покупка кресла – 1000 руб.;
72
Приобретение канцелярских товаров – 800 руб.
Итого, общие затраты на оформление рабочего места составили бы 41 570
руб.
Также появится возможность сократить затраты на аренду офисного
помещения для нового сотрудника. Например, у арендодателя есть в наличии
свободное офисное помещение общей площадью 11,02 кв. м. Цена тарифа за 1
кв. м. составляет 1287,98 руб./мес. Таким образом, стоимость аренды
дополнительного помещения могла бы составить 14 193,53 руб. в месяц
(170 322,36 руб. в год).
Исходя из этого, затраты на введение нового сотрудника по основному
месту работы составили бы 211 892,36 руб. в год.
Таким образом, внедрение ЭДО позволит сэкономить 175 122,36 руб. в
год, приняв на удаленную работу заместителя главного бухгалтера, что в свою
очередь способствует увеличению чистой прибыли компании
41
.
Что касается отдела кадров ООО «Сити Сервис», то разработка критериев
оценки его эффективности положительно повлияла на деятельности компании.
Происходит формирование более эффективной корпоративной культуры
компании, что проявляется в следующем:
- более слаженная работа коллектива, его взаимодействие (командный
дух);
- сотрудники компании удовлетворены работой и гордятся за ее
результаты;
- сотрудники преданы компании и готовы соответствовать ее высоким
стандартам;
- высокая требовательность к качеству труда;
- коллектив готов к переменам, которые вызваны требованиями прогресса
и конкурентной борьбой, несмотря на все трудности.
Безусловно, такая корпоративная культура оказывает большое влияние на
поведение сотрудников компании.
41
https://assistentus.ru/buhuchet/valovaya-pribyl/
73
Одним из заметных результатов сильной корпоративной культуры
является низкая текучесть кадровых ресурсов. Заметно улучшился
психологический климат в компании. Персонал предприятия стал положительно
отзываться об отделе кадров, что в свою очередь еще больше стимулирует работу
специалиста отдела кадров.
В ООО «Сити Сервис» создана система управления персоналом, в
результате чего:
Спланирована кадровая деятельность компании. Рабочие места
предоставляются в нужный момент времени и в необходимом количестве, с
учетом способностей, склонностей работников и предъявляемых требований.
Проведена оценка кадровой эффективности организации, в
результате чего определена потребность в кадровых ресурсах. Выяснилось, что
компании требуется наличие таких сотрудников как заместитель главного
бухгалтера (в связи с увольнением предыдущего сотрудника данной должности),
инженер по эксплуатации на объекте (главный инженер не успевает посещать во-
время все объекты, обслуживаемые компанией, в связи с чем не успевает решать
важные вопросы, касающиеся исполнения обязательств по договору, что в свою
очередь ведет к конфликтам с заказчиками и плохой репутации компании), а
также менеджер по персоналу, в связи с загруженностью специалиста отдела
кадров.
Специалист отдела кадров содействует адаптации сотрудников.
Руководство компании стало применять материальный метод стимулирования
сотрудников, метод неформализованного сопровождения, проводить
инструктажи, а также метод наставничества, что значительно увеличило желание
сотрудников работать в данной компании и поспособствовало уменьшению
текучести кадров.
Руководством компании принято решение способствовать
профессиональному росту работников, выделять денежные средства на
повышение квалификации работников, что ведет к удовлетворенности
руководства работой персонала, повышению трудовой эффективности, а также