4
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ ……………………………………………………………………..
5
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ
КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА …………………………………...
8
1.1. Понятие и значение документооборота …………………………………...
8
1.2. Информационная характеристика и классификация кадровой
документации ……………………………………………………………………
14
1.3. Организация кадровой деятельности ……………………………………...
20
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ И ОЦЕНКА КАДРОВОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА ООО «СКАЗКА» ……………………………….
26
2.1. Анализ деятельности предприятия ………………………………………..
26
2.2. Кадровый документооборот в организации ………………………………
33
2.3. Система электронного документооборота ………………………………..
45
ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ
КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИХ ОЦЕНКА В ООО
«СКАЗКА» ………………………………………………………………………
50
3.1. Пути совершенствования кадрового документооборота ………………...
50
3.2. Оценка экономической эффективности предложенных мероприятий …
61
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………
69
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ…………………………
73
ПРИЛОЖЕНИЯ…………………………………………………………….......
76
5
ВВЕДЕНИЕ
Движение документов в организации с момента их создания или
получения до завершения исполнения или отправления называется
документооборотом. Документооборот является составляющей частью
организации работы с документами. Он должен осуществляться таким образом,
чтобы путь движения каждого документа был наиболее коротким, маршрут -
прямым, время прохождения - минимальным.
Эффективность деятельности предприятий, по большей части, зависит
от его персонала. Наличие ответственных, исполнительных и
квалифицированных сотрудников определяет успех фирмы вне зависимости от
вида ее деятельности. Данный факт свидетельствует о необходимости знания
основ кадрового документационного обеспечения любым директором
предприятия. Кадровый документооборот, являясь зафиксированной на
материальном носителе информацией (которая имеет юридическую силу),
зачастую служит базовым доказательством факта деятельности предприятия.
Реалии функционирования современных организаций требуют
обязательного документного подтверждения свершившихся фактов и событий.
Поэтому перед каждой организацией неизменно встает проблема эффективного
управления, рациональной организации и оптимизации документопотоков
предприятия. Эффективное решение обозначенных задач позволяет вывести на
качественно новый уровень не только реализацию протекающих в рамках
любого предприятия бизнес-процессов, но и функционирование организации в
целом. Оптимизация и постоянное совершенствование документооборота
повышает управляемость отдельных бизнес-процессов, улучшает качество их
реализации, снижает текущие расходы, улучшает управляемость всей
организации за счет своевременного получения необходимой и актуальной
информации, что в конечном итоге приводит к повышению
конкурентоспособности.
Задача анализа состава создаваемых документов и особенностей их
6
движения становится особенно важной, если в организации принимается
решение о переходе к электронному документообороту.
Таким образом, для результативной работы организации необходимо
периодически проводить анализ текущих показателей состояния
документооборота и иметь возможность прогнозировать появление «узких»
мест в реализации бизнес-процессов. Задача анализа и оценки состояния
документооборота заслуживает серьезного научного исследования и развития и
заставляет обратиться к изучению накопленного теоретического материала.
Актуальность данной работы заключается в том, что в современном
обществе организация кадрового документооборота является довольно
ответственным моментом деятельности любой организации. Документооборот
является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость
этого движения.
Целью данной работы является проведение анализа состояния кадрового
документооборота на примере ООО «Сказка» и разработка предложений по
совершенствованию кадрового документооборота организации.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие
задачи:
– раскрыть теоретические основы делопроизводства кадрового
делопроизводства;
– дать организационно-экономическую характеристику организации;
– провести анализ состояния кадрового документооборота ООО
«Сказка»;
– разработать рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота ООО «Сказка».
Объект исследования – ООО «Сказка».
Предмет исследования – кадровый документооборот ООО «Сказка».
В процессе написания данной работы были использованы следующие
методы: анализ, синтез, индукция, сравнение, наблюдение.
7
Структура работы состоит из ведения, трех глав, списка использованной
литературы, заключения и приложений.
Во введении работы обосновывается актуальность исследования,
формулируются цели и задачи исследования, предмет и объект исследования,
методы исследования.
В первой главе раскрываются теоретические основы делопроизводства
кадрового делопроизводства, а именно сущность, принципы и основные
требования к кадровому документообороту в кадровой работе организации,
основные виды документов, использующиеся в кадровом документообороте
службы организации, современные методики анализа качественного состояния
кадрового документооборота.
Во второй главе приводится характеристика ООО «Сказка», проводится
анализ состояния кадрового документооборота исследуемой организации.
В третьей главе предлагаются практические предложения по
совершенствованию работы кадровой службы ООО «Сказка».
В заключении представить выводы проделанной работы.
Теоретической основой исследования явились труды отечественных и
зарубежных авторов в области управления персоналом на предприятии. Среди
трудов, посвященных кадровому документообороту за последнее время, можно
выделить труды таких, как: Вармунд В.В., Глотова С.А., Гусятникова Д.Е.,
Колышкина Т.Б., Кузнецов И.Н.
Практическая значимость работы состоит в том, что разработанные на
основе проведенного анализа мероприятия позволят совершенствовать работу
кадровой службы ООО «Сказка», что будет способствовать повышению
кадрового документооборота.
8
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКАЯ
ОРГАНИЗАЦИЯ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1. Понятие и значение документооборота
Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве
в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда
и делопроизводства, таких как Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др. были,
сформулировали основные положения организации документооборота, даны
теоретические обоснования главных положений рациональной организации
движения документов – распределение документов по исполнителям,
сокращение инстанций их прохождения, направление документов
непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе
того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения
документов, разработана технология их доставки.
Первая попытка нормативной регламентации единых принципов
организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники
управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В
проекте были изложены правила организации работы с документацией и
документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения,
контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов.
1
Значение кадровых документов определяется тем, что в них
зафиксированы сведения, необходимые для осуществления гражданами права
на труд, образование, пенсионное обеспечение и т. д. Поэтому кадровая служба
предприятия должна руководствоваться законами, постановлениями,
инструкциями и другими документами, содержащими нормы трудового права.
За нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны трудовых
отношений могут быть привлечены к различным видам юридической
ответственности.
Организация движения документов – важная часть
1
Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: учебник и
практикум. – 2-е изд. – М.: Юрайт, 2016. – С. 89.
9
делопроизводственного процесса. Надо знать, как правильно его наладить,
какие условия создать для обеспечения четкого, последовательного,
бесперебойного движения документов, так как заключенная в них информация
необходима для принятия управленческого решения и доведения его до
исполнителя.
Движение документов в организации с момента их создания или
получения до завершения исполнения или отправления называется
документооборотом. Документооборот является составляющей частью
организации работы с документами. Он должен осуществляться таким образом,
чтобы путь движения каждого документа был наиболее коротким, маршрут –
прямым, время прохождения – минимальным.
2
Выполнение этих условий требует:
1) Сократить инстанции прохождения документа, заранее продумав и
определив путь документа. Только деловая необходимость должна влиять на
его движение.
2) Установить максимальное единообразие в последовательности
прохождения и обработки конкретных видов документов. Оно достигается с
помощью разработки типовых схем прохождения этих видов документов.
3) Исключить по возможности возвратное движение документов.
Выполнение этого условия зависит от количества инстанций согласования,
регистрации и отправки документов.
4) Активно применять средства оргтехники и новейшие
информационные технологии при передаче документов. Использование этих
средств должно быть продуманным, а не стихийным. Поэтому, приобретая
технику, необходимо знать ее технические характеристики, советоваться со
специалистами.
Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной
организационный принцип службы делопроизводства – специализацию,
2
Колышкина Т.Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство: учебное пособие / Т. Б.
Колышкина, И. В. Шустина. – 2-е изд. – М.: Юрайт, 2016. – С. 61.
10
возможность
ʹ
централизованного
ʹ
выполнения
ʹ
однородных
ʹ
технологических
ʹ
операций,
ʹ
эффективного
ʹ
использования
ʹ
средств
ʹ
оргтехники
ʹ
и
ʹ
персонала.
Кроме
ʹ
того,
ʹ
соблюдение
ʹ
этих
ʹ
правил
ʹ
позволяет
ʹ
улучшить
ʹ
документационное
ʹ
обеспечение
ʹ
аппарата
ʹ
управления
ʹ
за
ʹ
счет:
1)
ʹ
прямоточности
ʹ
направления
ʹ
документопотоков,
ʹ
исключения
ʹ
дублирующих
ʹ
и
ʹ
повторных
ʹ
операций
ʹ
по
ʹ
подготовке
ʹ
и
ʹ
обработке
ʹ
документов;
2)
ʹ
ритмичности
ʹ
движения
ʹ
документов,
ʹ
которая
ʹ
обеспечивает
ʹ
их
ʹ
равномерное
ʹ
поступление
ʹ
и
ʹ
способствует
ʹ
пропорциональной
ʹ
загрузке,
ʹ
как
ʹ
специалистов
ʹ
аппарата
ʹ
управления,
ʹ
так
ʹ
и
ʹ
службы
ʹ
делопроизводства.
Документооборот
ʹ
–
ʹ
это
ʹ
движение
ʹ
документов
ʹ
с
ʹ
момента
ʹ
их
ʹ
получения
ʹ
или
ʹ
создания
ʹ
до
ʹ
завершения
ʹ
исполнения,
ʹ
отправки
ʹ
или
ʹ
сдачи
ʹ
в
ʹ
дело.
ʹ
Схема
ʹ
документооборота
ʹ
представлена
ʹ
на
ʹ
рис.
ʹ
1.
3
Рисунок
ʹ
1.
ʹ
Примерный
ʹ
документооборот
ʹ
организации
Объективные
ʹ
данные
ʹ
о
ʹ
состоянии
ʹ
документооборота
ʹ
можно
ʹ
получить
ʹ
из
3
Уфимцева Е.И. Делопроизводство и документооборот на предприятии // Молодежь и наука. – 2017. – № 4-1. –
С. 83.
Прием
входящих
документов
Предварительное
рассмотрение (разметка)
секретарем
Регистрация
документов
Доклад руководителю
и рассмотрение
документов
руководством
Принятие решения
руководителем и
направление документов
на исполнение
Контроль
исполнения
документов
Формирование
документов в дела
Использование документов в справочно-
информационной работе
Определение сроков
хранения
документов
Передача в архив
Дальнейшее использование
Уничтожение документов
11
ʹ
качественных
ʹ
и
ʹ
количественных
ʹ
характеристик
ʹ
его
ʹ
параметров.
К
ʹ
качественным
ʹ
характеристикам
ʹ
документооборота
ʹ
относятся:
1)
ʹ
характеристики
ʹ
документопотоков
ʹ
(состав
ʹ
документов,
ʹ
их
ʹ
содержание);
2)
ʹ
маршруты
ʹ
движения
ʹ
документов
ʹ
(направление
ʹ
движения,
ʹ
этапы
ʹ
и
ʹ
инстанции
ʹ
маршрута
ʹ
движения
ʹ
документов);
3)
ʹ
периодичность
ʹ
(стадии
ʹ
документооборота);
4)
ʹ
направленность
ʹ
движения.
4
В
ʹ
управлении
ʹ
широко
ʹ
используются
ʹ
электронные
ʹ
средства
ʹ
создания
ʹ
и
ʹ
обработки
ʹ
документов,
ʹ
поэтому
ʹ
документооборот
ʹ
рассматривается
ʹ
как
ʹ
составная
ʹ
часть
ʹ
информационного
ʹ
обеспечения
ʹ
управления
ʹ
и
ʹ
включает
ʹ
в
ʹ
себя
ʹ
движение
ʹ
информационных
ʹ
потоков
ʹ
организации
ʹ
–
ʹ
их
ʹ
получение,
ʹ
обработку,
ʹ
переработку,
ʹ
использование.
ʹ
Какая
ʹ
бы
ʹ
технология
ʹ
обработки
ʹ
документов
ʹ
ни
ʹ
использовалась,
ʹ
организация
ʹ
документооборота
ʹ
должна
ʹ
основываться
ʹ
на
ʹ
определенных
ʹ
принципах,
ʹ
или
ʹ
правилах,
ʹ
обеспечивающих
ʹ
оперативное
ʹ
прохождение
ʹ
документов
ʹ
по
ʹ
наиболее
ʹ
короткому
ʹ
пути
ʹ
с
ʹ
минимальными
ʹ
затратами
ʹ
времени.
ʹ
К
ʹ
таким
ʹ
принципам
ʹ
организации
ʹ
документооборота
ʹ
относятся
ʹ
следующие:
–
ʹ
централизация
ʹ
операций
ʹ
по
ʹ
приему,
ʹ
первичной
ʹ
обработке
ʹ
и
ʹ
отправке
ʹ
документов
ʹ
(это
ʹ
означает,
ʹ
что
ʹ
все
ʹ
документы,
ʹ
поступающие
ʹ
в
ʹ
организацию
ʹ
всеми
ʹ
способами
ʹ
доставки
ʹ
(по
ʹ
почте,
ʹ
факсу,
ʹ
электронной
ʹ
почте
ʹ
и
ʹ
др.)
ʹ
и
ʹ
отправляемые
ʹ
из
ʹ
организации,
ʹ
обрабатываются
ʹ
в
ʹ
службе
ʹ
документационного
ʹ
обеспечения
ʹ
управления
ʹ
(ДОУ))
[
;
–
ʹ
максимальное
ʹ
сокращение
ʹ
числа
ʹ
инстанций
ʹ
прохождения
ʹ
и
ʹ
исключение
ʹ
возвратных
ʹ
движений
ʹ
документа,
ʹ
не
ʹ
обусловленных
ʹ
деловой
ʹ
необходимостью
ʹ
(возвратным
ʹ
считается
ʹ
такое
ʹ
движение
ʹ
документа,
ʹ
при
ʹ
котором
ʹ
он
ʹ
поступает
ʹ
в
ʹ
ту
ʹ
инстанцию,
ʹ
в
ʹ
которой
ʹ
уже
ʹ
проходил
ʹ
обработку);
4
Демушкин А.С. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот: учебник
/ А.С. Демушкин, Т.В. Кондрашова, А.Г. Фабричнов. – М.: Логос, 2015. – С. 224.
12
–
ʹ
маршрутизация
ʹ
отдельных
ʹ
видов
ʹ
документов
ʹ
(разработка
ʹ
схем
ʹ
прохождения
ʹ
документов);
–
ʹ
однократность
ʹ
регистрации
ʹ
документов
ʹ
(документы,
ʹ
поступающие
ʹ
в
ʹ
организацию
ʹ
и
ʹ
создаваемые
ʹ
в
ʹ
организации,
ʹ
регистрируются
ʹ
один
ʹ
раз:
ʹ
входящие
ʹ
–
ʹ
при
ʹ
поступлении,
ʹ
внутренние
ʹ
и
ʹ
исходящие
ʹ
–
ʹ
при
ʹ
создании;
ʹ
регистрация
ʹ
документов
ʹ
может
ʹ
осуществляться
ʹ
в
ʹ
службе
ʹ
документационного
ʹ
обеспечения
ʹ
управления
ʹ
(ДОУ)
ʹ
учреждения
ʹ
или
ʹ
в
ʹ
структурном
ʹ
подразделении);
–
ʹ
организация
ʹ
предварительного
ʹ
рассмотрения
ʹ
документов
ʹ
(распределение
ʹ
документов,
ʹ
поступивших
ʹ
в
ʹ
организацию,
ʹ
на
ʹ
документы,
ʹ
направляемые
ʹ
на
ʹ
резолюцию
ʹ
руководителю,
ʹ
его
ʹ
заместителям
ʹ
и
ʹ
передаваемые
ʹ
на
ʹ
исполнение
ʹ
непосредственно
ʹ
в
ʹ
подразделения;
ʹ
предварительное
ʹ
рассмотрение
ʹ
проводит
ʹ
специалист
ʹ
службы
ʹ
ДОУ
ʹ
(секретарь-референт
ʹ
или
ʹ
помощник
ʹ
руководителя);
–
ʹ
вынесение
ʹ
конкретных
ʹ
резолюций,
ʹ
по
ʹ
возможности
ʹ
точно
ʹ
определяющих
ʹ
исполнителя,
ʹ
поручение,
ʹ
срок
ʹ
исполнения;
–
ʹ
исключение
ʹ
необоснованных
ʹ
согласований,
ʹ
организация
ʹ
параллельного
ʹ
согласования
ʹ
документов
ʹ
одновременно
ʹ
несколькими
ʹ
работниками
ʹ
(копирование
ʹ
проекта
ʹ
документа
ʹ
или
ʹ
передача
ʹ
его
ʹ
по
ʹ
электронной
ʹ
почте
ʹ
одновременно
ʹ
всем
ʹ
заинтересованным
ʹ
лицам);
–
ʹ
снижение
ʹ
уровня
ʹ
подписания
ʹ
документов.
5
Создание
ʹ
документов
ʹ
по
ʹ
кадрам,
ʹ
их
ʹ
оформление
ʹ
и
ʹ
унификация
ʹ
форм
ʹ
базируются
ʹ
на
ʹ
требованиях,
ʹ
указанных
ʹ
в
ʹ
Постановлении
ʹ
Госкомстата
ʹ
России
ʹ
№
ʹ
1.
ʹ
Документы,
ʹ
для
ʹ
которых
ʹ
нет
ʹ
унифицированных
ʹ
форм,
ʹ
необходимо
ʹ
оформлять
ʹ
в
ʹ
соответствии
ʹ
с
ʹ
ГОСТом
ʹ
Р
ʹ
6.30-2003
ʹ
«Унифицированная
ʹ
система
ʹ
документации.
ʹ
Унифицированная
ʹ
система
ʹ
организационно-распорядительной
ʹ
документации.
ʹ
Требования
ʹ
к
ʹ
оформлению
ʹ
документов».
ʹ
Унификации
ʹ
подвергаются
ʹ
форматы,
ʹ
состав
ʹ
и
ʹ
расположение
ʹ
реквизитов,
ʹ
тексты
ʹ
документов
ʹ
по
ʹ
кадрам.
ʹ
5
Одегов Ю.Г. Кадровая политика и кадровое планирование: учебник и практикум для академического
бакалавриата / Ю.Г. Одегов, М.Г. Лабаджян. – М.: Юрайт, 2015. – С. 215.
13
Унификация
ʹ
документов
ʹ
по
ʹ
кадрам
ʹ
устанавливает
ʹ
единообразие
ʹ
состава
ʹ
и
ʹ
форм
ʹ
документов
ʹ
по
ʹ
кадрам,
ʹ
фиксирующих
ʹ
однотипные
ʹ
кадровые
ʹ
функции
ʹ
и
ʹ
задачи,
ʹ
в
ʹ
целях
ʹ
сокращения
ʹ
количества
ʹ
применяемых
ʹ
кадровых
ʹ
документов,
ʹ
типизации
ʹ
их
ʹ
форм,
ʹ
снижения
ʹ
трудоемкости
ʹ
их
ʹ
обработки,
ʹ
достижения
ʹ
информационной
ʹ
совместимости
ʹ
различных
ʹ
автоматизированных
ʹ
систем
ʹ
документации,
ʹ
функционирующих
ʹ
в
ʹ
организации.
ʹ
Документы
ʹ
по
ʹ
кадрам
ʹ
должны
ʹ
оформляться,
ʹ
как
ʹ
правило,
ʹ
на
ʹ
бланке,
ʹ
соответствующем
ʹ
стандарту,
ʹ
иметь
ʹ
установленный
ʹ
комплекс
ʹ
обязательных
ʹ
реквизитов,
ʹ
которые
ʹ
располагаются
ʹ
в
ʹ
определенном
ʹ
порядке.
ʹ
В
ʹ
процессе
ʹ
подготовки
ʹ
и
ʹ
оформления
ʹ
документов
ʹ
состав
ʹ
обязательных
ʹ
реквизитов
ʹ
может
ʹ
быть
ʹ
дополнен
ʹ
другими
ʹ
реквизитами,
ʹ
если
ʹ
того
ʹ
требуют
ʹ
назначение
ʹ
документа,
ʹ
его
ʹ
обработка
ʹ
и
ʹ
т.д.
6
В
ʹ
качестве
ʹ
обязательных
ʹ
реквизитов
ʹ
документов
ʹ
по
ʹ
кадрам
ʹ
выступают
ʹ
наименование
ʹ
организации
ʹ
-
ʹ
автора
ʹ
документа;
ʹ
код
ʹ
организации
ʹ
-
ʹ
автора
ʹ
документа;
ʹ
наименование
ʹ
вида
ʹ
документа
ʹ
или
ʹ
унифицированной
ʹ
формы;
ʹ
код
ʹ
формы;
ʹ
дата;
ʹ
регистрационный
ʹ
номер;
ʹ
заголовок
ʹ
к
ʹ
тексту;
ʹ
текст;
ʹ
подпись;
ʹ
визы
ʹ
согласования;
ʹ
отметка
ʹ
об
ʹ
исполнении
ʹ
документа
ʹ
и
ʹ
направлении
ʹ
его
ʹ
в
ʹ
дело.
ʹ
Наименование
ʹ
организации,
ʹ
отраженное
ʹ
в
ʹ
кадровых
ʹ
документах,
ʹ
должно
ʹ
соответствовать
ʹ
наименованию,
ʹ
закрепленному
ʹ
в
ʹ
ее
ʹ
учредительных
ʹ
документах.
ʹ
Сокращенное
ʹ
наименование
ʹ
организации
ʹ
приводят
ʹ
в
ʹ
тех
ʹ
случаях,
ʹ
когда
ʹ
оно
ʹ
закреплено
ʹ
в
ʹ
учредительных
ʹ
документах.
ʹ
Сокращенное
ʹ
наименование
ʹ
(в
ʹ
скобках)
ʹ
помещают
ʹ
ниже
ʹ
полного.
ʹ
Наименование
ʹ
на
ʹ
иностранном
ʹ
языке
ʹ
воспроизводят
ʹ
в
ʹ
тех
ʹ
случаях,
ʹ
когда
ʹ
оно
ʹ
закреплено
ʹ
в
ʹ
уставе
ʹ
(положении)
ʹ
организации,
ʹ
причем
ʹ
располагают
ʹ
его
ʹ
ниже
ʹ
наименования
ʹ
на
ʹ
русском
ʹ
языке.
ʹ
Код
ʹ
организации
ʹ
-
ʹ
автора
ʹ
документа
ʹ
проставляют
ʹ
по
ʹ
Общероссийскому
ʹ
классификатору
ʹ
предприятий
ʹ
и
ʹ
организаций
ʹ
(ОКПО).
ʹ
Справочные
ʹ
данные
ʹ
об
ʹ
организации
ʹ
включают
ʹ
почтовый
ʹ
адрес,
ʹ
номера
ʹ
телефонов
ʹ
и
ʹ
другие
ʹ
сведения
ʹ
по
ʹ
усмотрению
ʹ
организации
ʹ
(номера
ʹ
факса,
6
Гусятникова Д.Е. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база:
учебное пособие. – М.: Инфра-М, 2014. – С. 89.