54
руководитель отдела, а все, что больше – директор, документы по компьютерам
и софту – руководитель IT-отдела, а по мебели – начальник АХО. Любой
маршрут настраивается мышкой, без сложностей и программирования.
5) Конструктор шаблонов документов и привязка их к этапам процесса –
иногда на отдельных этапах бизнес-процесса требуется создать или загрузить
дополнительные документы – например, договор или счет при работе с
реализацией. Для самых часто используемых документов добавьте в бизнес-
процесс готовую печатную форму – нарисуйте ее в word или excel, загрузите с
компьютера или создайте прямо в СБИС.
6) Организация совещаний и планирование загрузки переговорных –
нужно собрать совещание, обсудить новый проект? СБИС поможет
забронировать подходящее помещение в вашем офисе. В СБИС вы увидите,
какие переговорные заняты, а какие свободны. А чтобы все участники
совещания пришли в назначенное место и к назначенному времени, СБИС
заранее отправит всем напоминание.
7) Контроль исполнительской дисциплины, уведомления о задачах –
СБИС уведомит исполнителя, когда ему поступит новая задача. А все события
по документу СБИС собирает и показывает в ленте электронного
документооборота. Вы сразу поймете, на ком «завис» документ, что с ним
происходило до этого, и что осталось сделать. СБИС выделит этапы, на
которых чаще нарушаются сроки; покажет, кто «халтурит», а кто «пашет», и
куда уходит время.
Стоимость внутреннего документооборота в системе СБиС составляет
4 000 руб.
Необходимо выдать сотрудникам электронную подпись для
утверждения внутренних документов и навсегда сотрудники ООО «Сказка»
избавятся от беготни с оформлением этих не всегда нужных бумаг.
Электронная подпись на носителе Token на одного сотрудника составляет 900
руб.
Таким образом, система СБИС – универсальный, мультиотраслевой
55
продукт, способный удовлетворить потребности как самых скромных по
объемам бизнесов, так и крупнейших корпораций, осуществляющих любые
виды экономической деятельности.
Рассмотрим второе мероприятие. Анализ и оптимизацию
документооборота в ООО «Сказка» предлагается производить с применением
экспертной системы (ЭС), в которой используется многоуровневая модель
представления знаний.
Существующие методы анализа документооборота позволяют выявить
лишь отдельные характеристики документооборота как такового. При этом не
учитываются связи показателей состояния документооборота с параметрами
эффективности бизнес-процессов и деятельности организации.
Анализ документооборота – задача, которая носит смысловой характер,
и успех ее решения определяется, прежде всего, личными качествами
сотрудника, проводящего анализ. Привлечение сторонних организаций
увеличивает время выполнения анализа документооборота, а во многих случаях
и проблематично из-за отсутствия в таких фирмах специалистов, имеющих
опыт работы в данной предметной области.
Поэтому анализ и оптимизацию документооборота предлагается
произвести с применением автоматизированной информационной системы
(АИС), в которой используется многоуровневая модель представления знаний,
основанная на применении аппарата семантических сетей. Это позволяет
прогнозировать не только «узкие места» в движении документов, но и
показатели эффективности работы организации, зависящие от особенностей
движения документов.
В состав структуры многоуровневой модели представления знаний
входят следующие компоненты:
– ¾ семантическая сеть понятий, содержащая также сведения о
характере отношений между понятиями. Применение указанной модели создает
основу для накопления и систематизации сведений о предметной области,
обеспечивает оперативный обмен информацией между пользователем и
56
системой;
– ¾ семантические утверждения в форме предложений естественного
языка, описывающих показатели состояния документооборота, а также
эффективности бизнес-процессов и деятельности организации, например:
«Комплект документов, получаемых из предшествующих процессов, не полон»,
«Система регистрации документов не оптимальна»;
– ¾ семантическая сеть бизнес-процессов, показывающая
последовательность выполнения основных и вспомогательных
производственных процессов организации, а также взаимосвязи их
компонентов;
– ¾ семантическая сеть прогнозирования, отражающая причинно-
следственные отношения между утверждениями в форме правил (продукций)
вида: ЕСЛИ «Объем документооборота организации велик», ТО «Количество
подготавливаемых должностным лицом документов велико»; ЕСЛИ
«Количество подготавливаемых должностным лицом документов велико», ТО
«Число задержек исполнения документов велико».
Такая модель позволяет установить взаимосвязь бизнес-процессов и
операций документирования деятельности организации. Использование
методов инженерии знаний позволяет отнести разрабатываемую систему к
классу экспертных (ЭС).
Основными элементами предлагаемой АИС являются: база знаний (БЗ),
база данных (БД), подсистема логического вывода, подсистема редактирования
знаний, подсистема объяснений.
Эффективность ЭС определяется объемом и качеством БЗ, а также тем,
насколько возможна адаптация системы к особенностям функционирования
организации в рассматриваемой предметной области. Необходимость
настройки АИС на особенности делопроизводства в определенный промежуток
времени определяется динамикой, изменчивостью бизнес-процессов, а
следовательно, периодической сменой состава, количества и содержания
порождаемых бизнес-процессами документов.
57
Качество настройки ЭС на особенности предметной области и
специфику постановки делопроизводства определяется степенью корректности
и полноты содержания сведений базы знаний, апеллирование которыми
позволяет сформулировать утверждения, характеризующие состояние
документооборота «от документов» и «от процессов».
Основное назначение ЭС – анализ документооборота, поэтому
утверждения, входящие в семантическую сеть прогнозирования, должны
характеризовать особенности документационного обеспечения управления
(ДОУ) и бизнес-процессов организации.
Определение входных данных и результатов выполнения каждого
процесса необходимо для установления связи между бизнес-процессами. Все
процессы деятельности организации являются взаимосвязанными. Как правило,
они используют выходную информацию предшествующего процесса и сами
являются источниками информации для последующего процесса.
Несоответствие ожидаемым значениям реальных входных данных процесса,
являющихся, в свою очередь, результатом выполнения одного или нескольких
предшествующих процессов, может сделать невозможным осуществление
этого процесса.
Выявление смысловых зависимостей между отдельными
характеристиками процессов позволяет сформулировать причинно-
следственные связи между ними в виде правил типа «ЕСЛИ…ТО». Например:
ЕСЛИ «Выбор поставщиков продукции неэффективен» ТО «Сырье закуплено
несвоевременно»; ЕСЛИ «Сырье закуплено несвоевременно» ТО «Заказ
выполняется несвоевременно»; ЕСЛИ «Заказ выполняется несвоевременно» ТО
«Низка удовлетворенность партнеров» и т.д.
Поскольку результатом осуществления бизнес-процесса являются не
только реализованные действия, но и их документированное отражение, то
выходными данными многих процесса являются документы, создаваемые в
результате выполнения каждого действия бизнес-процесса.
Поэтому задачей специалистов службы ДОУ является определение
58
показателей качества выполнения отдельных операций с документами.
Критерием принятия решения могут служить не только правильность
оформления документа, но и порядок его прохождения. Для анализа операций с
документами и маршрута их движения документы необходимо рассматривать с
точки зрения принадлежности к одному из трех видов документопотоков –
входящих, исходящих, внутренних. Возможные нарушения показателей
качества документооборота являются основанием для формулирования
семантических утверждений вида «Маршрут прохождения документа не
закреплен», «Количество ошибок в оформлении документов велико»,
«Унифицированные формы документов отсутствуют» и т.д.
Для формирования корректного и эпистемологически полного набора
семантических утверждений предлагается использовать алгоритм, применение
которого позволит учесть в ЭС особенности предметной области.
Алгоритм содержит следующие шаги, представленные на рис. 10.
Рисунок 10. Рекомендуемый алгоритм работы экспертной системы
анализа документооборота ООО «Сказка»
Алгоритм работы экспертной системы
анализа документооборота
1. Обследование организации и выявление всех бизнес-процессов,
реализуемых в организации.
2. Формирование для каждого бизнес-процесса определенных сведений.
3. Формулирование семантических утверждений – предложений
естественного языка, в которых фиксируется некоторое нарушение какого-
либо показателя эффективности или риск выполнения процесса.
4. Выявление возможных проблем в работе с документами и
формулирование соответствующих семантических утверждений.
5. Детальный анализ деятельности каждого должностного лица
организации.
6. Экспертная оценка взаимовлияния семантических утверждений,
позволяющая оценить состояние документооборота «от документов» и «от
процессов».
59
Алгоритм содержит следующие шаги:
1) Обследование организации и выявление всех бизнес-процессов,
реализуемых в организации. Поскольку бизнес-процессы, как правило,
выполняются в несколько этапов, в рамках каждого процесса необходимо
выделить отдельные действия.
2) Формирование для каждого бизнес-процесса следующих сведений:
входные и выходные данные; документы, создаваемые в результате
осуществления каждого действия бизнес-процесса; показатели эффективности,
позволяющие сделать вывод о рациональности и правильности выполнения
процесса.
3) Формулирование семантических утверждений – предложений
естественного языка, в которых фиксируется некоторое нарушение какого-либо
показателя эффективности или риск выполнения процесса, например:
«Своевременность закупки сырья нарушена», «Учет изготовленной продукции
произведен с ошибкой», «Последовательность действий процесса нарушена»,
«Низка удовлетворенность потребителя» и т.д.
4) Выявление возможных проблем в работе с документами и
формулирование соответствующих семантических утверждений.
5) Детальный анализ деятельности каждого должностного лица
организации. При этом исследованию подлежат не только бизнес-процессы, в
которых задействовано должностное лицо, но и его функции по обработке и
подготовке документов. Результатом данного этапа является выявление
семантических утверждений вида:
– «Количество согласуемых должностным лицом документов велико»;
– «Количество подписываемых должностным лицом документов
велико»;
– «Количество утверждаемых должностным лицом документов велико».
Необходимость их включения в семантическую сеть прогнозирования
объясняется тем, что в случае перегрузки должностного лица работой с
документами под угрозой оказываются бизнес-процессы, в которых
60
задействован сотрудник.
6) Экспертная оценка взаимовлияния семантических утверждений,
позволяющая оценить состояние документооборота «от документов» и «от
процессов». Например, ЕСЛИ «Маршрут прохождения документа не закреплен
в нормативных документах»», ТО «Последовательность подготовки документа
нарушена»; ЕСЛИ «Последовательность подготовки документа нарушена», ТО
«Документ подготовлен несвоевременно».
Результатом применения описанного алгоритма является формирование
сети прогнозирования, позволяющей определить реальную картину
взаимовлияния показателей состояния документооборота и эффективности
бизнес-процессов и отражающей особенности функционирования организации
и постановки ДОУ.
Рассмотренный алгоритм формирования сети прогнозирования
предметной области и процедура настройки подсистемы логического вывода
являются инвариантными к предметной области и могут быть применены для
широкого спектра задач в области разработки систем управления
документооборотом.
Система электронного документооборота (СЭД) в значительной степени
экономит время, и, несомненно, положительно скажется на работе организации
в целом. Чтобы вести электронный документооборот, нужен сертификат
электронной подписи.
Таким образом, внедрение мероприятий по внедрению экспертной
системы анализа документооборота и внутреннего и межкорпоративного
электронного документооборота в анализируемую организацию ООО «Сказка»
позволит повысить кадровый и интеллектуальный потенциал сотрудников,
следовательно, повысится эффективность организации кадрового
документооборота ООО «Сказка», улучшится качество кадрового
документооборота, увеличится производительность работы сотрудников, что
позволит обеспечить своевременность исполнения кадрового
документооборота.
61
3.2. Оценка экономической эффективности предложенных мероприятий
Экономическая эффективность внедрения мероприятий определяется
величиной снижения затрат живого и овеществленного труда и, в итоге,
повышением производительности труда. Экономическая эффективность
мероприятий рассчитывается с целью:
– обоснования наиболее эффективных форм организации труда;
– определение роста производительности труда и суммы годового
экономического эффекта от внедрения мероприятий;
– определения влияния мероприятий на основные технико-
экономические показатели предприятия и учета этого влияния при разработке
бизнес-плана.
Расчет экономической эффективности производится сопоставлением
существующих нормативов или фактических данных трудовых, материальных
и финансовых затрат на единицу продукции до и после внедрения
мероприятий.
Рассчитаем экономическую эффективность мероприятия по внедрению
внутреннего и межкорпоративного электронного документооборота в системе
СБиС.
Стоимость межкорпоративного ЭДО (обмен с контрагентами)
составляет 6000 рублей в год. Стоимость внутреннего документооборота в
системе СБиС составляет 4 000 руб. Количество исходящих документов в ООО
«Сказка» за год составляет 4582 руб. Цена 1 пакета составляет при количестве
исходящих документов до 5000 шт. составляет 4 руб. Общая стоимость
исходящих документов составит 18 328 руб. Затраты на электронную подпись
на носителе Token на одного сотрудника составляют 900 руб. Численность
сотрудников, которым необходима подпись составляет 32 человека. Общие
затраты на электронную подпись составят 2 880 руб. Общие затраты при
внедрении данного мероприятия составят 31 208 руб.
62
Исходные данные для расчета экономической эффективности
мероприятия по внедрению внутреннего и межкорпоративного электронного
документооборота в системе СБиС представлены в таблице 11.
Таблица 11
Данные для расчета экономической эффективности мероприятия
по внедрению внутреннего и межкорпоративного электронного
документооборота в системе СБиС
Показатели
Обозна
чение
Значение
показателей
Охват работников мероприятием, чел.
Эч
32
Экономия времени на один час работы, мин
t
15
Годовой фонд рабочего времени на одного работника,
дни
Фг.вр.
247
Годовой фонд рабочего времени на одного работника,
час
1971
Годовой фонд зарплаты одного работника, тыс. руб.
ФОТ
540
Отчисления во внебюджетные фонды, %
Освнб
30
Нормативный коэффициент сравнительной
экономической эффективности организационных
мероприятий
Ен
0,15
Расходы по мероприятию, тыс. руб.
Зд
31
Расчет экономической эффективности производится по следующим
формулам:
1) Экономия времени рассчитывается по формуле:
Эвр = (t * Чохв * Фг.вр.) / 60 (2)
где t – сокращение времени после внедрения мероприятия, мин;
Чохв – численность работников, охваченных мероприятием, чел;
Фг.вр – годовой фонд времени одного работника, дни.
Эвр = 15 * 32 * 247 / 60 = 1976 чел.∕ч.
2) Экономия численности рассчитывается по формуле:
Эч = Эвр / Фг.вр (3)
где Фг.вр – годовой фонд времени одного работника, ч.
Эч = 1976 / 1971 = 1,00 чел.
3) Прирост производительности труда работников, охваченных
мероприятием рассчитывается по формуле:
Пт = (Эч * 100%) / (Чм – Эч) (4)
где Чм – Охват работников мероприятием, чел.
63
Пт = (1,0 * 100) / (32 – 1,0) = 3,23%
4) Экономия по заработной плате рассчитывается по формуле:
Эз.п. = Эч*ФОТ1раб (5)
где ФОТ 1раб – фонд оплаты труда одного работника, тыс. руб.
Эзп = 1,0 * 540 = 540,0 тыс. руб.
5) Экономия по отчислениям на социальные нужды:
Эсоц = Э зп * ОТЧвнеб (6)
где ОТЧ внеб – отчисления во внебюджетные фонды, %.
Эсоц = 540,0 * 30% = 162,0 тыс. руб.
6) Экономия от снижения себестоимости:
Эс/с = Эзп + Эсоц (7)
Эс/с = 540,0 + 162,0 = 702,0 тыс. руб.
7) Годовой экономический эффект рассчитывается по формуле:
Эг = Эс/с - (Ен * Зд), (8)
где Эс/с – экономия от снижения себестоимости, тыс. руб.;
Зд – затраты единовременные, связанные с реализацией
организационных мероприятий, тыс. руб.
Эг = 702,0 – (0,15 * 31) = 697,4 тыс. руб.
Расчет годового экономического эффекта для ООО «Сказка»
представлен в таблице 12.
Таблица 12
Расчет годового экономического эффекта от внедрения
электронного документооборота в системе СБиС
Показатели
Методика расчета
Значение
показателя
Экономия времени, чел. – ч.
Эвр =(t*Чохв* Фг.вр.)/60
1 976
Экономия численности, чел
Эч = Эвр / Фг.вр
1,00
Прирост производительности труда
охваченных мероприятием, %
Пт = (Эч * 100%) /
(Чм – Эч)
3,23
Экономию по фонду зарплаты, тыс. руб.
Эфзп = Эч * ФОТ
540,0
Экономию отчислений во внебюджетные
фонды, тыс. руб.
Эсоц =Эфзп * 30%
162,0
Экономия от снижения себестоимости,
тыс. руб.
Эс/с = Эзп + Эсоц
702,0
Годовой экономический эффект, тыс.
руб.
Эг = Эс/с – Ен * Зд
697,4