64
По данным таблицы 12 можно сделать вывод о том, что внедрение
данного мероприятия потребует от организации капитальных затрат в размере
31 тыс. руб. В результате внедрения данных мероприятий ООО «Сказка»
получит экономию материальных ресурсов в размере 702,0 тыс. руб. Годовой
экономический эффект, который получит предприятие составит 697,4 тыс. руб.
Прирост производительности труда от внедрения мероприятий в ООО «Сказка»
составит 3,23%.
Внедрение системы электронного документооборота дает значительный
экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным
процессом, так как приходится учитывать множество факторов. Экономический
эффект в значительной степени определяется правильностью выбора системы и
проведения процесса внедрения. На сегодняшний день внедрение систем
автоматизации является необходимым. Система автоматизации
документооборота дает реальные выгоды и реальный экономический эффект.
Внедрение электронного документооборота дает следующие
стратегические преимущества:
– появление возможности коллективной работы над документами (что
невозможно при бумажном делопроизводстве);
– значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным
атрибутам);
– повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с
незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю
СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации;
– повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как
они хранятся в электронном виде на сервере;
– улучшение контроля за исполнением документов.
Главный результат автоматизации документооборота – наведение
порядка в работе с документами, существенная оптимизация бизнес процессов,
сокращение сроков принятия управленческих решений и повышение
эффективности работы организации в целом. После внедрения СЭД
65
руководство компании получает эффективный инструмент управления,
необходимый для развития бизнеса в современных условиях.
Рассчитаем эффективность второго мероприятия по внедрению
экспертной системы (ЭС), в которой используется многоуровневая модель
представления знаний. Модель основана на применении аппарата
семантических сетей и позволяет прогнозировать показатели эффективности
работы организации, зависящие от особенностей движения документов.
В данной программе предполагается работа 27 основных сотрудников
ООО «Сказка».
В затраты на внедрение данного мероприятия включаются расходы на
приобретение программы. Стоимость лицензия на 1 работника составляет 5 000
руб. Предполагается приобрести лицензию для работы 27 сотрудников.
Затраты на лицензию автоматизированной программы для
анализируемой организации составят 135 000 руб.
Исходные данные для расчета экономической эффективности
мероприятия по внедрению экспертной системы анализа документооборота в
ООО «Сказка» представлены в таблице 13.
Таблица 13
Данные для расчета экономической эффективности мероприятия
по внедрению экспертной системы анализа документооборота
Показатели
Обозна
чение
Значение
показателей
Охват работников мероприятием, чел.
Эч
27
Экономия времени на один час работы, мин
t
12
Годовой фонд рабочего времени на одного работника,
дни
Фг.вр.
247
Годовой фонд рабочего времени на одного работника,
час
1971
Годовой фонд зарплаты одного работника, тыс. руб.
ФОТ
540
Отчисления во внебюджетные фонды, %
Освнб
30
Нормативный коэффициент сравнительной
экономической эффективности организационных
мероприятий
Ен
0,15
Расходы по мероприятию, тыс. руб.
Зд
135
Расчет экономической эффективности производится по вышеуказанным
формулам:
66
1) Экономия времени: Эвр = 27 * 12 * 247 / 60 = 1334 чел.∕ч.
2) Экономия численности: Эч = 1334 / 1971 = 0,68 чел.
3) Прирост производительности труда работников, охваченных
мероприятием: Пт = (0,68 * 100) / (27 – 0,68) = 2,57%.
4) Экономия по заработной плате: Эзп = 0,68 * 540 = 367,2 тыс. руб.
5) Экономия по отчислениям на социальные нужды: Эсоц = 367,2 * 30%
= 110,2 тыс. руб.
6) Экономия от снижения себестоимости: Эс/с = 367,2 + 110,2 = 477,4
тыс. руб.
7) Годовой экономический эффект: Эг = 477,4 – (0,15 * 135) = 457,1 тыс.
руб.
Расчет годового экономического эффекта для ООО «Сказка»
представлен в таблице 14.
Таблица 14
Расчет годового экономического эффекта от внедрения экспертной
системы анализа документооборота
Показатели
Методика расчета
Значение
показателя
Экономия времени, чел. – ч.
Эвр =(t * Чохв * Фг.вр.)/60
1 334
Экономия численности, чел
Эч = Эвр / Фг.вр
0,68
Прирост производительности труда
охваченных мероприятием, %
Пт = (Эч * 100%) /
(Чм – Эч)
2,57
Экономию по фонду зарплаты, тыс.
руб.
Эфзп = Эч * ФОТ
367,2
Экономию отчислений во
внебюджетные фонды, тыс. руб.
Эсоц =Эфзп * 30%
110,2
Экономия от снижения
себестоимости, тыс. руб.
Эс/с = Эзп + Эсоц
477,4
Годовой экономический эффект, тыс.
руб.
Эг = Эс/с – Ен * Зд
457,1
По данным таблицы 14 можно сделать вывод о том, что внедрение
данного мероприятия потребует от организации капитальных затрат в размере
135 тыс. руб. В результате внедрения данных мероприятий ООО «Сказка»
получит экономию материальных ресурсов в размере 477,4 тыс. руб. Годовой
экономический эффект, который получит предприятие составит 457,1 тыс. руб.
Прирост производительности труда от внедрения мероприятий в ООО «Сказка»
67
составит 2,57%.
Таким образом, внедрение и применение экспертной системы анализа
документооборота позволит оптимизировать документооборот организации.
Анализ и оптимизацию документооборота предлагается произвести с
применением экспертной системы (ЭС), в которой используется
многоуровневая модель представления знаний. Модель основана на
применении аппарата семантических сетей и позволяет прогнозировать
показатели эффективности работы организации, зависящие от особенностей
движения документов. Перечислены основные компоненты разработанной
многоуровневой модели представления знаний, показан механизм
формирования компонентов, обеспечивающих адаптацию системы к
особенностям предметной области и специфики организации.
Все расчеты, проведенные по рекомендациям, сведены в таблице 15.
Таблица 15
Показатели эффективности проектируемых мероприятий
Показатель
Мероприятие по
внедрению
внутреннего и
межкорпоративного
электронного
документооборота в
системе СБиС
Мероприятие по
внедрению
экспертной
системы анализа
документооборота
Итого
Экономия численности,
чел.
1,00
0,68
1,68
Прирост
производительности
труда, %
3,23
2,57
5,81
Затраты по внедрению
мероприятия, тыс. руб.
31
135
166
Экономия от снижения
себестоимости, тыс. руб.
702,0
477,4
1 179,4
Годовой экономический
эффект, тыс. руб.
697,4
457,1
1 154,5
По данным таблицы 15 можно сделать вывод о том, что внедрение
мероприятий потребует от организации капитальных затрат в размере 166 тыс.
руб. В результате внедрения данных мероприятий ООО «Сказка» получит
экономию материальных ресурсов в размере 1179,4 тыс. руб. Годовой
экономический эффект, который получит предприятие составит 1154,5 тыс.
68
руб. Прирост производительности труда от внедрения мероприятий составит
5,81%.
Экономический и социальный эффект от внедрения данных
мероприятий заключается в повышении эффективности организации кадрового
документооборота и организации своевременного и качественного кадрового
документооборота.
Итак, внедрение мероприятий по внедрению экспертной системы анализа
документооборота и внутреннего и межкорпоративного электронного
документооборота в системе СБиС позволит повысить кадровый и
интеллектуальный потенциал сотрудников, следовательно, повысится
эффективность организации кадрового документооборота, улучшится качество
кадрового документооборота, увеличится производительность работы
сотрудников, что позволит обеспечить своевременность исполнения кадрового
документооборота.
Таким образом, каждая организация должна осуществлять строгий
подход к проработке документационного обеспечения управления, это
позволит существенно упорядочить как процесс принятия важных решений, так
и контроль над их своевременным и качественным выполнением. Благодаря
четкой организации работы с документами не происходит срыва сроков
выполнения работ, наращиваются темпы развития организации, а значит,
повышается его конкурентоспособность.
69
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В первой главе работы приведен анализ накопленного теоретического
материала в области исследования документооборота организации. Движение
документов в организации с момента их создания или получения до завершения
исполнения или отправления называется документооборотом.
Документооборот является составляющей частью организации работы с
документами. Главное правило документооборота – оперативное движение
документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами
времени и труда.
Во второй главе работы проведен анализ состояния кадрового
документооборота ООО «Сказка».
ООО «Сказка» осуществляет розничную торговлю ювелирными
изделиями в специализированных магазинах.
Основные экономические показатели за анализируемый период
свидетельствуют о том, что предприятие ведет успешную экономическую
деятельность.
В организации штатным расписанием предусмотрен отдел кадров. В
состав отдела кадров ООО «Сказка» входят: руководитель отдела кадров,
менеджер по персоналу, делопроизводитель. В подчинении генерального
директора находится секретарь.
Численность отдела кадров без руководителя организации за 2018г.
составила 2 человек.
Ответственным сектором за документооборот является отдел
управления персоналом.
В работе рассмотрена существующая модель документооборота ООО
«Сказка». Имеющаяся структура документооборота ООО «КДВ Групп» разбита
на три подструктуры:
- структура документооборота, где обращаются входящие документы;
- структура документооборота, где обращаются исходящие документы;
70
- структура документооборота, где обращаются внутренние документы.
Анализ структуры документооборота, где обращаются входящие
документы, позволил сделать вывод, что входящие документы в зависимости от
субъекта поступают сразу в отдел либо через делопроизводителя в отделе
кадров передаются в определенный отдел для решения вопроса.
Анализ структуры документооборота, где обращаются исходящие
документы, показал, что исходящие документы в зависимости от контрагента,
которому предоставляются данные документы, формирует и предоставляют
магазины (торговые павильоны), отдел бухгалтерии, отдел кадров, отдел
закупок.
В работе рассмотрена, структура документооборота, где обращаются
внутренние документы. Все подразделения организации взаимодействуют
между собой с помощью внутренней почты для рассылки документов.
Анализ группировки документов по признаку документационного
обеспечения показал, что документооборот ООО «Сказка» с каждым годом
увеличивается.
Анализ группировки документов ООО «КДВ Групп» по подразделениям
показал, что наибольшее количество документов приходится на отдел кадров и
на бухгалтерию.
Система электронного документооборота – это специальное
программное обеспечение, благодаря которому происходит обработка
документов в электронном виде.
ООО «Сказка» применяет «СБиС++ Электронная отчетность». «СБиС++
Электронная отчетность» – это отдельная программа, с помощью которой ООО
«Сказка» может сдавать отчетность в контролирующие органы по всей России
в любое время суток.
Проведенная оценка состояния кадрового документооборота позволила
сделать вывод:
– документооборот осуществляется в соответствии с действующим
законодательством РФ, а также на основании устава и разработанных и
71
утвержденных положений и правил в организации.
– наблюдаются незначительные нарушения правил оформления
документов;
– используется электронный и бумажный документооборот
одновременно;
– отсутствует экспертная система анализа документооборота в
организации.
– не применяется автоматизированная программа документооборота.
В целях совершенствования кадрового документооборота ООО «Сказка»
предлагается внедрение внутреннего и межкорпоративного электронного
документооборота в системе СБиС.
Внедрение системы электронного документооборота дает значительный
экономический эффект. Экономический эффект в значительной степени
определяется правильностью выбора системы и проведения процесса
внедрения. Экономический эффект, который получит предприятие составит
697,4 тыс. руб.
Анализ и оптимизацию документооборота в ООО «Сказка» предлагается
производить с применением экспертной системы, в которой используется
многоуровневая модель представления знаний. Модель основана на
применении аппарата семантических сетей и позволяет прогнозировать
показатели эффективности работы организации, зависящие от особенностей
движения документов.
В работе перечислены основные компоненты разработанной
многоуровневой модели представления знаний, показан механизм
формирования компонентов, обеспечивающих адаптацию системы к
особенностям предметной области и специфики организации.
Результатом применения описанного алгоритма является формирование
сети прогнозирования, позволяющей определить реальную картину
взаимовлияния показателей состояния документооборота и эффективности
бизнес-процессов и отражающей особенности функционирования организации
72
и постановки ДОУ. Экономический эффект, который получит предприятие
составит 457,1 тыс. руб.
Экономический и социальный эффект от внедрения данных
мероприятий заключается в повышении эффективности организации кадрового
документооборота и организации своевременного и качественного кадрового
документооборота.
Таким образом, внедрение мероприятий по внедрению экспертной
системы анализа документооборота и внутреннего и межкорпоративного
электронного документооборота в системе СБиС позволит повысить кадровый
и интеллектуальный потенциал сотрудников, следовательно, повысится
эффективность организации кадрового документооборота, улучшится качество
кадрового документооборота, увеличится производительность работы
сотрудников, что позволит обеспечить своевременность исполнения кадрового
документооборота.
73
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Баландина В. С. Документационное обеспечение управленческой
деятельности как важный фактор эффективной работы предприятия // Молодой
ученый. – 2016. – № 2. – С. 431-434.
2. Баландина В. С. Нормативно-правовая и нормативно-методическая
регламентация документационного обеспечения управления в ПАО // Молодой
ученый. – 2016. – № 5. – С. 292-295.
3. Басаков М.И. Новый справочник кадровика. Документирование
кадровой работы. – М.: Феникс, 2015. – 268 с.
4. Вармунд В.В. Документационное обеспечение управления: учебное
пособие. – М.: Юстиция, 2018. – 272 с.
5. Глотова С.А., Конькова А.Ю. Документационное обеспечение
управления: учебное пособие. – М.: КноРус, 2018. – 266 с.
6. Гусятникова Д.Е. Кадровая служба предприятия: делопроизводство,
документооборот и нормативная база: учебное пособие. – М.: Инфра-М, 2014. –
309 с.
7. Демушкин А.С. Конфиденциальное делопроизводство и
защищенный электронный документооборот: учебник / А.С. Демушкин, Т.В.
Кондрашова, А.Г. Фабричнов. – М.: Логос, 2015. – 498 с.
8. Дудкина А.С. Организационно-распорядительный документооборот
// NovaInfo.Ru. – 2017. – Т. 1. – № 64. – С. 89-93.
9. Зайнашева В.С. Документооборот организации: принципы, цели // В
сборнике: Современный взгляд на будущее науки. Сборник статей по итогам
Международной научно-практической конференции. – 2017. – С. 124-126.
10. Казакевич Т.А., Ткалич А.И. Документационное обеспечение
управления: учебное пособие. – 3-е изд. – М.: Юрайт, 2018. – 161 с.
11. Кожухова Н.В., Зайцева К.В. Роль и место документационного
обеспечения управления персоналом в организации // Вестник науки. – 2018. –
Т. 1. – № 9 (9). – С. 105-106.