14
ʹ
телефакса,
ʹ
счет
ʹ
в
ʹ
банке,
ʹ
адрес
ʹ
электронной
ʹ
почты
ʹ
и
ʹ
др.).
ʹ
Наименование
ʹ
вида
ʹ
документа,
ʹ
составленного
ʹ
или
ʹ
изданного
ʹ
организацией,
ʹ
регламентируется
ʹ
уставом
ʹ
(положением)
ʹ
организации.
Таким
ʹ
образом,
ʹ
документооборот
ʹ
является
ʹ
важным
ʹ
звеном
ʹ
делопроизводства,
ʹ
определяет
ʹ
инстанции
ʹ
и
ʹ
скорость
ʹ
этого
ʹ
движения.
ʹ
Главное
ʹ
правило
ʹ
документооборота
ʹ
–
ʹ
оперативное
ʹ
движение
ʹ
документов
ʹ
по
ʹ
наиболее
ʹ
перспективному
ʹ
пути
ʹ
с
ʹ
минимальными
ʹ
затратами
ʹ
времени
ʹ
и
ʹ
труда.
ʹ
1.2.
ʹ
Информационная
ʹ
характеристика
ʹ
и
ʹ
классификация
ʹ
кадровой
ʹ
документации
Основу
ʹ
документооборота
ʹ
дают
ʹ
организационные
ʹ
документы:
ʹ
устав,
ʹ
положения
ʹ
о
ʹ
структурных
ʹ
подразделениях,
ʹ
положения
ʹ
о
ʹ
службе
ʹ
ДОУ,
ʹ
приказы
ʹ
о
ʹ
распределении
ʹ
обязанностей,
ʹ
инструкции
ʹ
по
ʹ
работе
ʹ
с
ʹ
документами,
ʹ
инструкции
ʹ
по
ʹ
делопроизводству,
ʹ
схемы
ʹ
документопотоков,
ʹ
пути
ʹ
прохождения
ʹ
отдельных
ʹ
видов
ʹ
документов.
ʹ
Различают
ʹ
три
ʹ
основных
ʹ
потока
ʹ
документации:
1)
ʹ
документы,
ʹ
поступающие
ʹ
из
ʹ
других
ʹ
организаций
ʹ
(входящие);
2)
ʹ
документы,
ʹ
отправляемые
ʹ
в
ʹ
другие
ʹ
организации
ʹ
(исходящие);
3)
ʹ
документы,
ʹ
создаваемые
ʹ
в
ʹ
организации
ʹ
и
ʹ
используемые
ʹ
работниками
ʹ
организации
ʹ
в
ʹ
управленческом
ʹ
процессе
ʹ
(внутренние).
7
Полный
ʹ
состав
ʹ
кадровой
ʹ
документации,
ʹ
которая
ʹ
должна
ʹ
быть
ʹ
в
ʹ
наличии
ʹ
у
ʹ
работодателя
ʹ
-
ʹ
юридического
ʹ
лица
ʹ
зависит
ʹ
от
ʹ
многих
ʹ
факторов:
ʹ
сферы
ʹ
деятельности,
ʹ
местности,
ʹ
условий
ʹ
труда
ʹ
и
ʹ
даже
ʹ
от
ʹ
желания
ʹ
самого
ʹ
работодателя.
При
ʹ
этом
ʹ
существуют
ʹ
кадровые
ʹ
бумаги,
ʹ
которые
ʹ
непременно
ʹ
должны
ʹ
быть
ʹ
у
ʹ
работодателя.
ʹ
Обязательность
ʹ
наличия
ʹ
некоторых
ʹ
из
ʹ
этих
ʹ
документов
ʹ
прямо
ʹ
определена
ʹ
в
ʹ
ТК
ʹ
РФ.
ʹ
Например,
ʹ
необходимость
ʹ
иметь
ʹ
трудовые
ʹ
договоры
ʹ
с
ʹ
работниками
ʹ
предусмотрена
ʹ
статьями
ʹ
56
ʹ
и
ʹ
67,
ʹ
вести
ʹ
трудовые
ʹ
книжки
ʹ
-
ʹ
статьей
ʹ
66,
ʹ
обязанность
ʹ
создать
ʹ
правила
ʹ
внутреннего
ʹ
трудового
7
Мурадова Л.Р. Документооборот в системе управления предприятием // В сборнике: Научные достижения и
открытия современной молодежи. Сборник статей III Международной научно-практической конференции. –
2018. – С. 105.
15
ʹ
распорядка
ʹ
-
ʹ
статьей
ʹ
189.
ʹ
Создание
ʹ
или
ʹ
ведение
ʹ
других
ʹ
кадровых
ʹ
документов
ʹ
может
ʹ
быть
ʹ
предусмотрено
ʹ
иными
ʹ
законами
ʹ
и/или
ʹ
подзаконными
ʹ
актами,
ʹ
например,
ʹ
Федеральным
ʹ
законом
ʹ
от
ʹ
27.07.2006
ʹ
г.
ʹ
№
ʹ
152-ФЗ
ʹ
«О
ʹ
персональных
ʹ
данных»
ʹ
или
ʹ
Постановлением
ʹ
Правительства
ʹ
Российской
ʹ
Федерации
ʹ
от
ʹ
16.04.2003г.
ʹ
№
ʹ
225
ʹ
«О
ʹ
трудовых
ʹ
книжках».
К
ʹ
документам,
ʹ
которые
ʹ
обязательно
ʹ
должны
ʹ
быть
ʹ
в
ʹ
наличии
ʹ
у
ʹ
работодателя,
ʹ
можно
ʹ
отнести:
–
ʹ
правила
ʹ
внутреннего
ʹ
трудового
ʹ
распорядка;
–
ʹ
трудовые
ʹ
договоры
ʹ
с
ʹ
работниками;
–
ʹ
штатное
ʹ
расписание;
–
ʹ
приказы
ʹ
по
ʹ
основной
ʹ
деятельности;
–
ʹ
приказы
ʹ
по
ʹ
личному
ʹ
составу;
–
ʹ
график
ʹ
отпусков;
–
ʹ
табель
ʹ
учета
ʹ
рабочего
ʹ
времени;
–
ʹ
трудовые
ʹ
книжки
ʹ
работников;
–
ʹ
положение
ʹ
о
ʹ
защите
ʹ
персональных
ʹ
данных
ʹ
работников;
–
ʹ
инструкции
ʹ
по
ʹ
охране
ʹ
труда;
–
ʹ
книга
ʹ
учета
ʹ
движения
ʹ
трудовых
ʹ
книжек;
–
ʹ
другое.
8
Но
ʹ
данный
ʹ
перечень
ʹ
не
ʹ
является
ʹ
исчерпывающим,
ʹ
поскольку
ʹ
в
ʹ
процессе
ʹ
установления
ʹ
трудовых
ʹ
отношений
ʹ
у
ʹ
работодателя
ʹ
может
ʹ
возникать
ʹ
обязанность
ʹ
оформления
ʹ
иных
ʹ
документов,
Движение
ʹ
входящих
ʹ
документов
ʹ
включает:
1)
ʹ
первичную
ʹ
обработку;
2)
ʹ
предварительное
ʹ
рассмотрение;
3)
ʹ
регистрацию;
4)
ʹ
рассмотрение
ʹ
руководством;
5)
ʹ
передачу
ʹ
на
ʹ
исполнение;
8
Зайнашева В.С. Документооборот организации: принципы, цели // В сборнике: Современный взгляд на
будущее науки. Сборник статей по итогам Международной научно-практической конференции. – 2017. – С.
124.
16
6)
ʹ
исполнение;
7)
ʹ
контроль
ʹ
за
ʹ
исполнением;
8)
ʹ
списание
ʹ
исполненного
ʹ
документа
ʹ
в
ʹ
дело.
Движение
ʹ
входящих
ʹ
документов
ʹ
показано
ʹ
на
ʹ
рис.
ʹ
2.
ʹ
9
Рисунок
ʹ
2.
ʹ
Схема
ʹ
движения
ʹ
входящих
ʹ
документов
Служба
ʹ
документационного
ʹ
обеспечения
ʹ
управления
ʹ
(ДОУ),
ʹ
которая
ʹ
может
ʹ
быть
ʹ
представлена
ʹ
в
ʹ
организации
ʹ
как
ʹ
самостоятельным
ʹ
структурным
ʹ
подразделением
ʹ
(управление
ʹ
делами,
ʹ
канцелярия,
ʹ
общий
ʹ
отдел,
ʹ
секретариат
ʹ
и
ʹ
т.п.),
ʹ
так
ʹ
и
ʹ
отдельным
ʹ
сотрудником
ʹ
(секретарь-референт,
ʹ
секретарь,
ʹ
офис-
менеджер,
ʹ
делопроизводитель
ʹ
и
ʹ
др.),
ʹ
должна
ʹ
принимать
ʹ
к
ʹ
обработке
ʹ
только
ʹ
правильно
ʹ
оформленные
ʹ
документы,
ʹ
имеющие
ʹ
юридическую
ʹ
силу
ʹ
и
ʹ
присланные
ʹ
в
ʹ
полном
ʹ
комплекте
ʹ
(при
ʹ
наличии
ʹ
приложений).
ʹ
В
ʹ
противном
ʹ
случае
ʹ
документы
ʹ
возвращаются
ʹ
автору
ʹ
с
ʹ
соответствующим
ʹ
сопроводительным
9
Тулбаев Д.Р. Документооборот в организации // В сборнике: Образование и наука в современных реалиях
сборник материалов VII Международной научно-практической конференции. – 2018. – С. 185.
Корреспонденция
Документы,
регистрируемые
службой
документационного
обеспечения
управления (ДОУ)
Документы,
нерегистрируемые
службой
документационного
обеспечения
управления (ДОУ)
Экспедиционная
обработка
Предварительное
рассмотрение,
сортировка
Регистрация
Распределение
(разметка);
Перераспределение
(переметка)
Руководитель
(директор)
Исполнитель (структурное
подразделение)
17
ʹ
письмом,
ʹ
где
ʹ
указываются
ʹ
причины
ʹ
возврата.
До
ʹ
настоящего
ʹ
времени
ʹ
во
ʹ
многих
ʹ
организациях
ʹ
документы
ʹ
поступают
ʹ
в
ʹ
виде
ʹ
традиционных
ʹ
почтовых
ʹ
отправлений
ʹ
(в
ʹ
конвертах).
ʹ
Конверты
ʹ
с
ʹ
пометкой
ʹ
«лично»
ʹ
и
ʹ
в
ʹ
адрес
ʹ
общественных
ʹ
организаций
ʹ
не
ʹ
принято
ʹ
вскрывать,
ʹ
их
ʹ
передают
ʹ
по
ʹ
назначению
ʹ
без
ʹ
обработки.
ʹ
В
ʹ
остальных
ʹ
случаях
ʹ
конверты
ʹ
вскрываются
ʹ
и,
ʹ
как
ʹ
правило,
ʹ
не
ʹ
сохраняются,
ʹ
не
ʹ
прилагаются
ʹ
к
ʹ
содержавшимся
ʹ
в
ʹ
них
ʹ
документам.
ʹ
Конверты
ʹ
целесообразно
ʹ
сохранять
ʹ
в
ʹ
исключительных
ʹ
случаях,
ʹ
когда
ʹ
только
ʹ
по
ʹ
конверту
ʹ
можно
ʹ
определить
ʹ
адрес
ʹ
отправителя,
ʹ
время
ʹ
отправки
ʹ
и
ʹ
дату
ʹ
получения
ʹ
документов.
Предварительное
ʹ
рассмотрение
ʹ
документов
ʹ
проводится
ʹ
работником
ʹ
службы
ʹ
ДОУ
ʹ
с
ʹ
целью
ʹ
распределения
ʹ
поступивших
ʹ
документов
ʹ
на
ʹ
два
ʹ
потока:
1)
ʹ
направляемые
ʹ
на
ʹ
рассмотрение
ʹ
руководителю
ʹ
организации;
2)
ʹ
направляемые
ʹ
непосредственно
ʹ
в
ʹ
структурные
ʹ
подразделения
ʹ
или
ʹ
конкретным
ʹ
исполнителям.
ʹ
10
Без
ʹ
рассмотрения
ʹ
руководителем
ʹ
передаются
ʹ
по
ʹ
назначению
ʹ
документы,
ʹ
содержащие
ʹ
текущую
ʹ
оперативную
ʹ
информацию
ʹ
или
ʹ
адресованные
ʹ
в
ʹ
конкретные
ʹ
подразделения.
ʹ
Это
ʹ
позволяет
ʹ
освободить
ʹ
руководителя
ʹ
организации
ʹ
от
ʹ
рассмотрения
ʹ
мелких
ʹ
текущих
ʹ
вопросов,
ʹ
решения
ʹ
по
ʹ
которым
ʹ
могут
ʹ
принимать
ʹ
ответственные
ʹ
исполнители,
ʹ
и
ʹ
значительно
ʹ
ускорить
ʹ
движение
ʹ
входящих
ʹ
документов,
ʹ
а
ʹ
значит,
ʹ
ускорить
ʹ
и
ʹ
их
ʹ
исполнение.
На
ʹ
рассмотрение
ʹ
руководства
ʹ
передаются
ʹ
документы,
ʹ
адресованные
ʹ
руководителю
ʹ
организации,
ʹ
и
ʹ
документы,
ʹ
содержащие
ʹ
информацию
ʹ
по
ʹ
наиболее
ʹ
важным
ʹ
вопросам
ʹ
деятельности
ʹ
организации,
ʹ
необходимую
ʹ
для
ʹ
принятия
ʹ
управленческих
ʹ
решений,
ʹ
например:
1)
ʹ
Письмо
ʹ
с
ʹ
предложением
ʹ
о
ʹ
совместной
ʹ
деятельности,
ʹ
полученное
ʹ
от
ʹ
другой
ʹ
организации.
2)
ʹ
Жалоба
ʹ
покупателя
ʹ
на
ʹ
низкое
ʹ
качество
ʹ
изделий,
ʹ
выпускаемых
ʹ
данной
ʹ
организацией.
10
Баландина В. С. Документационное обеспечение управленческой деятельности как важный фактор
эффективной работы предприятия // Молодой ученый. – 2016. – № 2. – С. 431.
18
3)
ʹ
Копия
ʹ
приказа
ʹ
директора
ʹ
организации,
ʹ
присланная
ʹ
в
ʹ
ее
ʹ
филиал.
Целесообразно
ʹ
передать
ʹ
на
ʹ
исполнение
ʹ
в
ʹ
структурные
ʹ
подразделения
ʹ
(исполнителям)
ʹ
без
ʹ
рассмотрения
ʹ
руководителем
ʹ
организации,
ʹ
например,
ʹ
следующие
ʹ
документы:
ʹ
письмо-напоминание
ʹ
от
ʹ
организации-партнера
ʹ
о
ʹ
приближении
ʹ
очередного
ʹ
срока
ʹ
оплаты
ʹ
выполненных
ʹ
работ;
ʹ
рекламный
ʹ
проспект
ʹ
изделий,
ʹ
присланный
ʹ
из
ʹ
другой
ʹ
организации;
ʹ
письмо-запрос,
ʹ
полученный
ʹ
от
ʹ
торгового
ʹ
дома,
ʹ
о
ʹ
видах
ʹ
продукции,
ʹ
которая
ʹ
будет
ʹ
выпускаться
ʹ
данной
ʹ
организацией
ʹ
в
ʹ
новом
ʹ
году.
Все
ʹ
подлежащие
ʹ
исполнению
ʹ
документы
ʹ
регистрируются
ʹ
и
ʹ
затем
ʹ
передаются
ʹ
в
ʹ
соответствии
ʹ
с
ʹ
предварительным
ʹ
распределением
ʹ
либо
ʹ
руководителю,
ʹ
либо
ʹ
в
ʹ
структурные
ʹ
подразделения
ʹ
(ответственным
ʹ
исполнителям).
Рассмотренные
ʹ
руководителем
ʹ
документы
ʹ
возвращаются
ʹ
в
ʹ
службу
ʹ
ДОУ,
ʹ
где
ʹ
в
ʹ
регистрационную
ʹ
форму
ʹ
переносится
ʹ
резолюция
ʹ
руководителя,
ʹ
выражающая
ʹ
принятое
ʹ
руководителем
ʹ
управленческое
ʹ
решение
ʹ
по
ʹ
данному
ʹ
документу.
ʹ
После
ʹ
заполнения
ʹ
регистрационной
ʹ
формы
ʹ
эти
ʹ
документы
ʹ
передаются
ʹ
на
ʹ
исполнение
ʹ
в
ʹ
структурные
ʹ
подразделения
ʹ
(ответственным
ʹ
исполнителям).
ʹ
Ход
ʹ
исполнения
ʹ
контролируется
ʹ
службой
ʹ
ДОУ.
Обработка
ʹ
и
ʹ
передача
ʹ
документов
ʹ
исполнителям
ʹ
осуществляются
ʹ
в
ʹ
день
ʹ
их
ʹ
поступления
ʹ
в
ʹ
службу
ʹ
ДОУ.
ʹ
Если
ʹ
документ
ʹ
должен
ʹ
исполняться
ʹ
несколькими
ʹ
подразделениями
ʹ
или
ʹ
должностными
ʹ
лицами,
ʹ
его
ʹ
размножают
ʹ
в
ʹ
нужном
ʹ
количестве
ʹ
экземпляров.
11
Исполненные
ʹ
документы
ʹ
подшиваются
ʹ
в
ʹ
дела
ʹ
вместе
ʹ
с
ʹ
копиями
ʹ
ответов.
Работа
ʹ
с
ʹ
исходящими
ʹ
документами
ʹ
начинается
ʹ
с
ʹ
подготовки
ʹ
ответственным
ʹ
исполнителем
ʹ
проекта
ʹ
текста
ʹ
документа,
ʹ
который
ʹ
затем
ʹ
согласовывается
ʹ
с
ʹ
заинтересованными
ʹ
должностными
ʹ
лицами
ʹ
и
ʹ
дорабатывается
ʹ
по
ʹ
их
ʹ
замечаниям.
ʹ
Окончательный
ʹ
вариант
ʹ
документа
ʹ
после
ʹ
распечатки
ʹ
подписывается
ʹ
руководителем,
ʹ
регистрируется
ʹ
и
ʹ
отправляется
11
Салчак А. Документооборот в бухгалтерском учете и его значение в системе управления // Скиф. Вопросы
студенческой науки. – 2018. – № 10 (26). – С. 23.
19
ʹ
адресату.
ʹ
Заверенная
ʹ
копия
ʹ
исходящего
ʹ
документа
ʹ
подшивается
ʹ
в
ʹ
дело.
Документы
ʹ
отправляются
ʹ
в
ʹ
другие
ʹ
организации
ʹ
различными
ʹ
способами:
ʹ
по
ʹ
почте,
ʹ
по
ʹ
факсу,
ʹ
по
ʹ
электронной
ʹ
почте
ʹ
и
ʹ
др.
ʹ
Почтовые
ʹ
отправления
ʹ
сортируют,
ʹ
упаковывают,
ʹ
оформляют
ʹ
и
ʹ
сдают
ʹ
в
ʹ
отделение
ʹ
связи.
ʹ
Перед
ʹ
упаковкой
ʹ
документов
ʹ
служба
ʹ
ДОУ
ʹ
обязана
ʹ
проверить
ʹ
правильность
ʹ
оформления
ʹ
документов,
ʹ
наличие
ʹ
всех
ʹ
приложений,
ʹ
соответствие
ʹ
количества
ʹ
экземпляров
ʹ
количеству
ʹ
адресатов
ʹ
и
ʹ
т.д.
ʹ
неправильно
ʹ
оформленные
ʹ
документы
ʹ
подлежат
ʹ
возврату
ʹ
исполнителю
ʹ
на
ʹ
доработку.
ʹ
На
ʹ
заказную
ʹ
корреспонденцию
ʹ
составляется
ʹ
опись
ʹ
рассылки,
ʹ
которая
ʹ
подписывается
ʹ
работником
ʹ
службы
ʹ
ДОУ
ʹ
и
ʹ
датируется.
ʹ
Исходящие
ʹ
документы
ʹ
должны
ʹ
обрабатываться
ʹ
и
ʹ
отправляться
ʹ
в
ʹ
день
ʹ
регистрации.
Внутренние
ʹ
документы
ʹ
организации
ʹ
создаются
ʹ
по
ʹ
той
ʹ
же
ʹ
схеме,
ʹ
что
ʹ
и
ʹ
исходящие:
ʹ
составляется
ʹ
проект
ʹ
текста
ʹ
документа,
ʹ
проводится
ʹ
его
ʹ
согласование
ʹ
с
ʹ
заинтересованными
ʹ
должностными
ʹ
лицами
ʹ
и
ʹ
доработка
ʹ
по
ʹ
замечаниям;
ʹ
распечатывается
ʹ
окончательный
ʹ
вариант
ʹ
документа
ʹ
и
ʹ
подписывается
ʹ
руководителем.
ʹ
После
ʹ
регистрации
ʹ
документ
ʹ
размножается
ʹ
в
ʹ
нужном
ʹ
количестве
ʹ
экземпляров
ʹ
(по
ʹ
числу
ʹ
исполнителей).
ʹ
Копии
ʹ
документа
ʹ
заверяются
ʹ
и
ʹ
передаются
ʹ
на
ʹ
исполнение
ʹ
а
ʹ
структурные
ʹ
подразделения
ʹ
(ответственным
ʹ
исполнителям).
ʹ
Оригинал
ʹ
документа
ʹ
подшивается
ʹ
в
ʹ
дело.
12
Документы
ʹ
внутри
ʹ
организации
ʹ
должны
ʹ
передаваться
ʹ
исполнителям
ʹ
под
ʹ
расписку
ʹ
для
ʹ
подтверждения
ʹ
факта
ʹ
получения
ʹ
документа
ʹ
исполнителем
ʹ
и
ʹ
исключения
ʹ
возможности
ʹ
потери
ʹ
документа
ʹ
при
ʹ
его
ʹ
движении
ʹ
в
ʹ
организации.
Служба
ʹ
ДОУ
ʹ
должна
ʹ
систематически
ʹ
вести
ʹ
учет
ʹ
количества
ʹ
обрабатываемых
ʹ
документов,
ʹ
т.е.
ʹ
учитывать
ʹ
объем
ʹ
документооборота.
ʹ
Учету
ʹ
подлежат
ʹ
все
ʹ
оригиналы
ʹ
документов
ʹ
и
ʹ
все
ʹ
их
ʹ
размноженные
ʹ
экземпляры
ʹ
(копии),
ʹ
например:
1)
ʹ
Приказ
ʹ
директора
ʹ
организации
ʹ
был
ʹ
размножен
ʹ
в
ʹ
10
ʹ
экз.,
ʹ
документооборот
ʹ
этого
ʹ
приказа
ʹ
составил
ʹ
11
ʹ
документов
ʹ
(1
ʹ
оригинал
ʹ
+
ʹ
10
12
Федорова О.С., Харалгина О.Л. Учет и документооборот в организациях розничной торговли // Налоги и
финансовое право. – 2018. – № 2. – С. 250.
20
ʹ
копий).
2)
ʹ
Письмо-приглашение
ʹ
было
ʹ
разослано
ʹ
в
ʹ
15
ʹ
организаций,
ʹ
его
ʹ
документооборот
ʹ
составил
ʹ
16
ʹ
документов
ʹ
(15
ʹ
экз.
ʹ
отправлено
ʹ
и
ʹ
1
ʹ
экз.
ʹ
подшит
ʹ
в
ʹ
дело).
В
ʹ
объем
ʹ
документооборота
ʹ
входят
ʹ
также
ʹ
все
ʹ
документы,
ʹ
полученные
ʹ
и
ʹ
отправленные
ʹ
по
ʹ
каналам
ʹ
связи:
ʹ
факсы,
ʹ
телексы,
ʹ
телеграммы,
ʹ
телефонограммы,
ʹ
распечатанные
ʹ
видеограммы,
ʹ
полученные
ʹ
по
ʹ
электронной
ʹ
почте.
13
При
ʹ
подсчете
ʹ
объема
ʹ
документооборота
ʹ
за
ʹ
учетную
ʹ
единицу
ʹ
удобнее
ʹ
всего
ʹ
принять
ʹ
документы
ʹ
наиболее
ʹ
распространенного
ʹ
формата
ʹ
–
ʹ
А4
ʹ
(210
ʹ
х
ʹ
297
ʹ
мм),
ʹ
а
ʹ
документы
ʹ
другого
ʹ
формата
ʹ
–
ʹ
А5
ʹ
(148
ʹ
х
ʹ
210
ʹ
мм)
ʹ
учитывать
ʹ
по
ʹ
схеме:
ʹ
2
ʹ
документа
ʹ
формата
ʹ
А5
ʹ
=
ʹ
1
ʹ
документу
ʹ
формата
ʹ
А4.
Результаты
ʹ
учета
ʹ
объема
ʹ
документооборота
ʹ
обобщаются
ʹ
и
ʹ
доводятся
ʹ
до
ʹ
сведения
ʹ
руководителя
ʹ
организации
ʹ
для
ʹ
выработки
ʹ
мер
ʹ
по
ʹ
совершенствованию
ʹ
работы
ʹ
с
ʹ
документами
ʹ
и
ʹ
определения
ʹ
штатной
ʹ
численности
ʹ
службы
ʹ
ДОУ.
1.3.
ʹ
Организация
ʹ
кадровой
ʹ
деятельности
Реалии
ʹ
функционирования
ʹ
современных
ʹ
организаций
ʹ
требуют
ʹ
обязательного
ʹ
документного
ʹ
подтверждения
ʹ
свершившихся
ʹ
фактов
ʹ
и
ʹ
событий.
ʹ
Поэтому
ʹ
перед
ʹ
каждой
ʹ
организацией
ʹ
неизменно
ʹ
встает
ʹ
проблема
ʹ
эффективного
ʹ
управления,
ʹ
рациональной
ʹ
организации
ʹ
и
ʹ
оптимизации
ʹ
документопотоков
ʹ
предприятия.
ʹ
Эффективное
ʹ
решение
ʹ
обозначенных
ʹ
задач
ʹ
позволяет
ʹ
вывести
ʹ
на
ʹ
качественно
ʹ
новый
ʹ
уровень
ʹ
не
ʹ
только
ʹ
реализацию
ʹ
протекающих
ʹ
в
ʹ
рамках
ʹ
любого
ʹ
предприятия
ʹ
бизнес-процессов,
ʹ
но
ʹ
и
ʹ
функционирование
ʹ
организации
ʹ
в
ʹ
целом.
ʹ
Оптимизация
ʹ
и
ʹ
постоянное
ʹ
совершенствование
ʹ
документооборота
ʹ
повышает
ʹ
управляемость
ʹ
отдельных
ʹ
бизнес-процессов,
ʹ
улучшает
ʹ
качество
ʹ
их
ʹ
реализации,
ʹ
снижает
ʹ
текущие
ʹ
расходы,
ʹ
улучшает
ʹ
управляемость
ʹ
всей
ʹ
организации
ʹ
за
ʹ
счет
ʹ
своевременного
ʹ
получения
ʹ
необходимой
ʹ
и
ʹ
актуальной
13
Вармунд В.В. Документационное обеспечение управления: учебное пособие. – М.:
Юстиция, 2018. –С. 94.
21
ʹ
информации,
ʹ
что
ʹ
в
ʹ
конечном
ʹ
итоге
ʹ
приводит
ʹ
к
ʹ
повышению
ʹ
конкурентоспособности
ʹ
в
ʹ
жестких
ʹ
условиях
ʹ
современной
ʹ
рыночной
ʹ
экономики.
14
Задача
ʹ
анализа
ʹ
состава
ʹ
создаваемых
ʹ
документов
ʹ
и
ʹ
особенностей
ʹ
их
ʹ
движения
ʹ
становится
ʹ
особенно
ʹ
важной,
ʹ
если
ʹ
в
ʹ
организации
ʹ
принимается
ʹ
решение
ʹ
о
ʹ
переходе
ʹ
к
ʹ
электронному
ʹ
документообороту.
Таким
ʹ
образом,
ʹ
для
ʹ
результативной
ʹ
работы
ʹ
организации
ʹ
необходимо
ʹ
периодически
ʹ
проводить
ʹ
анализ
ʹ
текущих
ʹ
показателей
ʹ
состояния
ʹ
документооборота
ʹ
и
ʹ
иметь
ʹ
возможность
ʹ
прогнозировать
ʹ
появление
ʹ
«узких»
ʹ
мест
ʹ
в
ʹ
реализации
ʹ
бизнес-процессов.
ʹ
Задача
ʹ
анализа
ʹ
и
ʹ
оценки
ʹ
состояния
ʹ
документооборота
ʹ
заслуживает
ʹ
серьезного
ʹ
научного
ʹ
исследования
ʹ
и
ʹ
развития
ʹ
и
ʹ
заставляет
ʹ
обратиться
ʹ
к
ʹ
изучению
ʹ
накопленного
ʹ
теоретического
ʹ
материала.
На
ʹ
настоящий
ʹ
момент
ʹ
не
ʹ
существует
ʹ
единого,
ʹ
универсального
ʹ
метода
ʹ
анализа
ʹ
документооборота.
ʹ
Различные
ʹ
подходы
ʹ
к
ʹ
решению
ʹ
данной
ʹ
задачи
ʹ
рассматриваются
ʹ
в
ʹ
работах
ʹ
специалистов
ʹ
различных
ʹ
областей
ʹ
знаний
ʹ
и
ʹ
направлений
ʹ
науки
ʹ
(В.
ʹ
И.
ʹ
Садовников,
ʹ
П.
ʹ
Л.
ʹ
Эпштейн,
ʹ
М.
ʹ
К.
ʹ
Старовойтов,
ʹ
П.
ʹ
А.
ʹ
Фомин,
ʹ
В.А.
ʹ
Кудряев,
ʹ
А.Я.
ʹ
Кибанов,
ʹ
Е.В.
ʹ
Пахомов,
ʹ
В.Н.
ʹ
Ярошенко,
ʹ
Т.В.
ʹ
Сиганова,
ʹ
В.Ф.
ʹ
Янковая,
ʹ
М.В.
ʹ
Стенюков,
ʹ
Т.В.
ʹ
Кузнецова,
ʹ
Л.Р.
ʹ
Фионова
ʹ
и
ʹ
др.).
Простыми
ʹ
и
ʹ
наглядными
ʹ
средствами
ʹ
для
ʹ
анализа
ʹ
и
ʹ
фиксации
ʹ
движения
ʹ
документов,
ʹ
согласно
ʹ
работе
ʹ
В.И.
ʹ
Садовникова
ʹ
и
ʹ
П.Л.
ʹ
Эпштейна,
ʹ
являются
ʹ
графические
ʹ
методы,
ʹ
результатом
ʹ
использования
ʹ
которых
ʹ
является
ʹ
созданием
ʹ
маршрутно-технологических
ʹ
карт,
ʹ
отражающих
ʹ
маршрут
ʹ
движения
ʹ
документов
ʹ
с
ʹ
момента
ʹ
их
ʹ
создания
ʹ
до
ʹ
сдачи
ʹ
в
ʹ
архив;
ʹ
графических
ʹ
оперограмм,
ʹ
способствующих
ʹ
рационализации
ʹ
документооборота
ʹ
путем
ʹ
исключения
ʹ
лишних
ʹ
инстанций
ʹ
при
ʹ
прохождении
ʹ
документов
ʹ
от
ʹ
исполнителя
ʹ
к
ʹ
исполнителю;
ʹ
технологических
ʹ
цепочек
ʹ
обработки
ʹ
и
ʹ
движения
ʹ
документов;
ʹ
графиков
ʹ
движения
ʹ
документов
ʹ
в
ʹ
пределах
ʹ
организации.
ʹ
На
ʹ
целесообразность
ʹ
использования
ʹ
данных
ʹ
методов
ʹ
указывают
ʹ
также
ʹ
В.А.
ʹ
Кудряев,
ʹ
А.Я.
ʹ
Кибанов,
14
Коровина Л.В. Анализ методов оценки состояния документооборота организации // Современные проблемы
науки и образования. – 2013. – № 4. – С. 52.
22
ʹ
Т.А.
ʹ
Родкина,
ʹ
Л.Р.
ʹ
Фионова.
ʹ
Очевидно,
ʹ
что
ʹ
наглядное
ʹ
графическое
ʹ
представление
ʹ
информации
ʹ
позволяет
ʹ
визуально
ʹ
оценить
ʹ
маршрут
ʹ
движения
ʹ
документов.
ʹ
Однако
ʹ
при
ʹ
этом
ʹ
никак
ʹ
не
ʹ
учитывается
ʹ
информационная
ʹ
ценность
ʹ
документа,
ʹ
правильность
ʹ
его
ʹ
оформления.
ʹ
Кроме
ʹ
того,
ʹ
использование
ʹ
графических
ʹ
методов
ʹ
предполагает
ʹ
наличие
ʹ
развитых
ʹ
аналитических
ʹ
способностей
ʹ
у
ʹ
должностных
ʹ
лиц,
ʹ
которые
ʹ
будут
ʹ
реально
ʹ
выполнять
ʹ
анализ
ʹ
документооборота,
ʹ
и
ʹ
не
ʹ
позволяет
ʹ
сформулировать
ʹ
единый
ʹ
подход
ʹ
к
ʹ
анализу
ʹ
«узких»
ʹ
мест
ʹ
документооборота:
ʹ
внешне
ʹ
одинаково
ʹ
выглядящие
ʹ
оперограммы
ʹ
и
ʹ
технологические
ʹ
карты
ʹ
могут
ʹ
отражать
ʹ
совершенно
ʹ
разные
ʹ
проблемы
ʹ
организации
ʹ
работы
ʹ
с
ʹ
документами.
Оценка
ʹ
количественного
ʹ
состава
ʹ
документов
ʹ
структурных
ʹ
подразделений
ʹ
и
ʹ
организации
ʹ
в
ʹ
целом,
ʹ
анализ
ʹ
соотношения
ʹ
доли
ʹ
входящих,
ʹ
исходящих
ʹ
и
ʹ
внутренних
ʹ
документов
ʹ
в
ʹ
общем
ʹ
документопотоке
ʹ
организации,
ʹ
фиксация
ʹ
видового
ʹ
разнообразия
ʹ
создаваемых
ʹ
документов
ʹ
получает
ʹ
свое
ʹ
отражение
ʹ
в
ʹ
диаграммах
ʹ
и
ʹ
графиках
ʹ
документооборота
ʹ
(Кузнецова
ʹ
Т.
ʹ
В.,
ʹ
Подольская
ʹ
И.
ʹ
А.,
ʹ
Кондакова
ʹ
Н.
ʹ
В.,
ʹ
Фионова
ʹ
Л.
ʹ
Р.),
ʹ
хотя
ʹ
как
ʹ
метод
ʹ
анализа
ʹ
документопотоков
ʹ
графические
ʹ
диаграммы
ʹ
не
ʹ
были
ʹ
предложены
ʹ
и
ʹ
описаны.
15
Широко
ʹ
известна
ʹ
графическая
ʹ
методология
ʹ
структурного
ʹ
анализа
ʹ
SADT
ʹ
(SADT
ʹ
–Structured
ʹ
Analysis
ʹ
and
ʹ
Design
ʹ
Technique),
ʹ
описанная
ʹ
Дэвидом
ʹ
А.
ʹ
Марком,
ʹ
Клементом
ʹ
Мак
ʹ
Гоуэном,
ʹ
позволяющая
ʹ
разработать
ʹ
модель
ʹ
движения
ʹ
документов
ʹ
в
ʹ
рамках
ʹ
отдельных
ʹ
бизнес-процессов.
ʹ
Но
ʹ
методология
ʹ
SADT
ʹ
изначально
ʹ
ориентирована
ʹ
преимущественно
ʹ
на
ʹ
описание
ʹ
уже
ʹ
сложившегося
ʹ
документооборота
ʹ
и
ʹ
существующих
ʹ
бизнес-процессов
ʹ
AsIs
ʹ
(как
ʹ
есть),
ʹ
а
ʹ
не
ʹ
на
ʹ
синтез
ʹ
новых.
ʹ
При
ʹ
этом
ʹ
вопрос
ʹ
об
ʹ
оптимальности
ʹ
создаваемых
ʹ
документопотоков
ʹ
не
ʹ
поднимается,
ʹ
а
ʹ
его
ʹ
решение
ʹ
по
ʹ
умолчанию
ʹ
отдается
ʹ
разработчикам.
ʹ
В
ʹ
роли
ʹ
разработчиков
ʹ
часто
ʹ
выступают
ʹ
менеджеры,
ʹ
далеко
ʹ
не
ʹ
всегда
ʹ
знакомые
ʹ
со
ʹ
спецификой
ʹ
делопроизводства,
ʹ
а
ʹ
сотрудники
ʹ
службы
ʹ
ДОУ
ʹ
к
ʹ
такой
ʹ
работе,
ʹ
как
ʹ
правило,
ʹ
не
ʹ
привлекаются.
15
Глотова С.А., Конькова А.Ю. Документационное обеспечение управления: учебное пособие. – М.: КноРус,
2018. – С. 64.
23
Учеными-экономистами
ʹ
М.К.
ʹ
Старовойтовым
ʹ
и
ʹ
П.А.
ʹ
Фоминым
ʹ
предлагается
ʹ
алгоритм
ʹ
анализа
ʹ
документооборота
ʹ
предприятия,
ʹ
осуществляющийся
ʹ
в
ʹ
три
ʹ
этапа:
1)
ʹ
анализ
ʹ
системы
ʹ
документооборота
ʹ
на
ʹ
предприятии;
2)
ʹ
анализ
ʹ
структуры
ʹ
документооборота;
3)
ʹ
оптимизация
ʹ
взаимодействия
ʹ
подразделений
ʹ
согласно
ʹ
существующей
ʹ
модели
ʹ
документооборота
ʹ
на
ʹ
предприятии.
Ведущей
ʹ
идеей
ʹ
исследования
ʹ
документооборота
ʹ
М.
ʹ
К.
ʹ
Старовойтова
ʹ
и
ʹ
П.
ʹ
А.
ʹ
Фомина
ʹ
является
ʹ
ориентация
ʹ
на
ʹ
выявление
ʹ
«проблемных»
ʹ
участков
ʹ
документопотоков
ʹ
и
ʹ
оптимизация
ʹ
движения
ʹ
документов
ʹ
согласно
ʹ
принципам
ʹ
рациональной
ʹ
организации
ʹ
труда.
На
ʹ
первом
ʹ
этапе
ʹ
анализа
ʹ
документооборота
ʹ
авторами
ʹ
предлагается
ʹ
определить
ʹ
основные
ʹ
подразделения,
ʹ
отдельных
ʹ
исполнителей,
ʹ
отвечающих
ʹ
за
ʹ
процесс
ʹ
движения
ʹ
документооборота
ʹ
на
ʹ
предприятии.
ʹ
После
ʹ
выделения
ʹ
сектора,
ʹ
ответственного
ʹ
за
ʹ
документооборот,
ʹ
закономерно
ʹ
возникает
ʹ
вопрос
ʹ
об
ʹ
определении
ʹ
подчиненности
ʹ
выделенных
ʹ
подразделений
ʹ
и
ʹ
разграничении
ʹ
их
ʹ
функции
ʹ
по
ʹ
видам
ʹ
выполняемых
ʹ
работ.
ʹ
На
ʹ
основании
ʹ
полученных
ʹ
ответов
ʹ
М.
ʹ
К.
ʹ
Старовойтов
ʹ
и
ʹ
П.
ʹ
А.
ʹ
Фомин
ʹ
предлагают
ʹ
сформировать
ʹ
существующую
ʹ
модель
ʹ
документооборота
ʹ
на
ʹ
предприятии
ʹ
и
ʹ
схему
ʹ
движения
ʹ
документов
ʹ
между
ʹ
подразделениями.
16
На
ʹ
втором
ʹ
этапе
ʹ
производится
ʹ
анализ
ʹ
структуры
ʹ
документооборота
ʹ
предприятия.
Группировку
ʹ
документов
ʹ
по
ʹ
признаку
ʹ
документационного
ʹ
обеспечения
ʹ
авторами
ʹ
рекомендуется
ʹ
проводить
ʹ
в
ʹ
виде
ʹ
таблицы.
ʹ
Группировка
ʹ
документов
ʹ
предприятия
ʹ
по
ʹ
подразделениям
ʹ
позволяет
ʹ
определить,
ʹ
какие
ʹ
из
ʹ
подразделений
ʹ
наиболее
ʹ
сильно
ʹ
загружают
ʹ
документооборот.
ʹ
Предлагаемые
ʹ
критерии
ʹ
отнесения
ʹ
документов
ʹ
к
ʹ
тому
ʹ
или
ʹ
иному
ʹ
подразделению
ʹ
выглядят
ʹ
следующим
ʹ
образом:
16
Шувалова Н.Н., Иванова А.Ю. Документационное обеспечение управления: учебное пособие. – М.: Юрайт,
2017. – С. 46.