44
организации и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и
ежегодно в структурных подразделениях и службах документационного
обеспечения управления (ДОУ).
В таблице 9 представлена группировка документов по признаку
документационного обеспечения в ООО «Сказка».
Таблица 9
Группировка документов по признаку документационного
обеспечения в ООО «Сказка» за 2016г.-2018г.
Год
Количество
входящих
документов
Количество
исходящих
документов
Количество
внутренних
документов
Итого
2016г.
1 597
3 876
1 621
7 094
2017г.
2 192
4 137
1 876
8 205
2018г.
2 964
4 582
2 148
9 694
По данным таблицы 9 видно, что документооборот ООО «Сказка» с
каждым годом увеличивается.
Произведем группировку документов ООО «Сказка» по
подразделениям. Критерии отнесения документов к тому или иному
подразделению выглядят следующим образом: для входящих и внутренних
документов – какое подразделение будет выполнять предписания по данному
документу или лицу какого подразделения адресован данный документ; для
исходящих документов – каким подразделением или должностным лицом
составлен данный документ.
Группировка документов ООО «Сказка» по подразделениям
представлена в таблице 10.
Таблица 10
Группировка документов по ООО «Сказка»
по подразделениям за 2016г.-2018г.
Подразделение
Значение, шт.
Изменение (+,-)
2016г.
2017г.
2018г.
2017г./
2016
2018г./
2017г.
Магазины (Торговые павильоны)
1 281
1 442
1 654
161
212
Отдел закупок
1 073
1 221
1 562
148
341
Отдел кадров
1 632
1 837
2 045
205
208
Отдел бухгалтерии
1 723
1 975
2 289
252
314
Юрист
712
905
1 174
193
269
Секретарь
673
825
970
152
145
Итого
7 094
8 205
9 694
1 111
1 489
45
По данным таблицы 9 видно, что документооборот ООО «Сказка» в
каждом подразделении увеличивается в связи с открытием дополнительных
магазинов (торговых павильонов).
Проведенная оценка качественного состояния кадрового
документооборота позволила сделать вывод:
– наблюдаются незначительные нарушения правил оформления
документов;
– отсутствует экспертная система анализа документооборота в
организации.
2.3. Система электронного документооборота
Система электронного документооборота (СЭД) – это специальное
программное обеспечение, благодаря которому происходит обработка
документов в электронном виде. Другими словами, благодаря СЭД возможна
передача документов между сотрудниками, выдача индивидуальных задач,
архивация и т.д. Наверняка многие организации умеют создавать электронные
документы, хранить и передавать их. Однако просто электронный формат не
будет иметь никакой юридической силы. Для того чтобы электронная бумага
обрела вес, важно чтобы она была подписана обеими сторонами. В данном
случае, документы должны быть скреплены специальной электронной
подписью.
Следовательно, СЭД можно разделить на два вида:
1) Документооборот внутри компании между сотрудниками;
2) Документооборот между различными предприятиями и
организациями посредством специальных каналов связи.
Для использования СЭД внутри организации необходимо специальное
программное обеспечение. Обычно такую программу называют – платформой
ЭДО. Кроме того, для бесперебойной работы такого ПО потребуется
дополнительное оборудование. Например, сервера, сетевые каналы и прочее.
46
Как уже было сказано выше, электронный документооборот имеет свои
положительные и отрицательные стороны. Какие же преимущества у него есть
перед традиционной бумажной формой?
Во-первых, электронный документооборот не имеет ограничений в
своем применении, поскольку его могут использовать как в небольшой
организации, так и в крупной компании или корпорации, где в наличии имеется
компьютер.
Во-вторых, при таком виде работы с документами значительно
сокращается время на анализ данных, их обработку и исполнение, также ЭДО
гарантирует оперативный поиск, создание, упорядочивание и рассылку
документов, автоматическую подготовку отчетов и сводок.
Данный перечень действий существенно повышает эффективность
рабочих процессов и позволяет качественно и быстро осуществлять трудовую
деятельность.
В-третьих, контроль над всеми перемещениями и исполнениями
документов осуществляется намного быстрее и куда проще, чем в ручном виде
документооборота. Это позволяет руководителям следить за происходящим
бизнес-процессом. Еще одним явным плюсом системы электронного
документооборота можно считать высокий уровень конфиденциальности, при
котором каждый отдельный сотрудник имеет свою степень доступа к
документации предприятия, в зависимости от занимаемого положения и
должности.
18
Любая работа с документами фиксируется и сохраняется в системе
компьютера. Благодаря этому можно узнать, кто осуществлял работу с
данными и производил их корректировку.
Кроме этого, при внедрении в компанию системы электронного
документооборота в большей степени обеспечивается сохранность
документации. При использовании бумажных документов увеличивается риск
18
Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: учебник и
практикум. – 2-е изд. – М.: Юрайт, 2016. – С. 89.
47
их потери или бездоказательного изъятия каким-либо сотрудником, что
наименее вероятно при электронном документообороте, так как любые
действия, осуществляемые с документами, будут зафиксированы.
Также с помощью системы электронного документооборота
осуществляется контроль над совершаемой работой сотрудников, качеством ее
выполнения и своевременностью. Данный аспект дает большое преимущество
системе ЭДО, поскольку некоторые работники просто не выполняют
большинство своих поручений.
ООО «Сказка» применяет «СБиС++ Электронная отчетность».
«СБиС++ Электронная отчетность» – это отдельная программа, с
помощью которой ООО «Сказка» может сдавать отчетность в контролирующие
органы по всей России в любое время суток – 24 часа в день, 7 дней в неделю.
Эту программу разработал оператор связи «Тензор».
Используя СБИС, можно отправлять отчеты в ФНС, ФСС, ПФР, ФСРАР,
Росстат и Росприроднадзор в формате 24/7 независимо от своего
местоположения. В отличие от большинства систем, она предоставляет
возможность обрабатывать документацию без подключения к интернету
(глобальная сеть нужна только для отправки данных). Встроенный календарь
учитывает систему налогообложения и выдает напоминание о приближении
срока сдачи документации.
Преимущества СБИС:
– удобный пользовательский интерфейс с возможностью получения
подсказок по каждому полю и элементу.
– виртуальная камеральная проверка. Для выявления ошибок в
отчетности перед отправкой используются алгоритмы налоговой инспекции.
– возможность обмена документами с контрагентами по защищенному
каналу.
– доступна переписка с госорганами.
– обновления обеспечивают актуальные изменения форм и порядка их
заполнения с учетом последних законодательных изменений.
48
Система предоставляет возможность работать с отчетностью без
привязки к конкретному устройству. Все, что нужно – доступ к интернету.
Отчеты хранятся на сервере или в облаке. Есть поддержка Windows, iOS,
Android.
Ключевое преимущество «СБИС++ Электронная отчётность» –
возможность в одной программе вести ВСЮ работу с электронными отчетами:
от планирования до сдачи и переписки с госорганами. Система автоматизирует
трудоемкие задачи при подготовке отчетов в ФНС, ПФР, ФСС, РОССТАТ,
Росалкогольрегулирование и другие государственные учреждения. В вашем
распоряжении арсенал средств для заполнения, проверки, анализа, безопасной
отправки через интернет и корректировки отчетов. Автоматизация работает на
каждом этапе, начиная с подготовительного.
Согласно Федерального закона «О бухгалтерском учете» ФЗ-402 от
06.12.2011 г. первичный учетный документ составляется на бумажном носителе
и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Электронный документооборот (ЭДО) – это механизм автоматических
процессов обработки электронной документации, осуществляющий концепцию
«безбумажного делопроизводства».
В связи с тем, что все больше учреждений стремятся внедрить у себя
систему ЭДО, для повышения эффективности использования рабочего времени,
Правительством России было принято решение разработать отдельный
законодательный акт – Федеральный закон «Об электронной подписи» от
06.04.2011 № 63-ФЗ был принят членами Госдумы 25 марта 2011 года и
одобрен Советом Федерации 30 марта того же года.
ООО «Сказка» может использовать электронные хранилища
документов, которые позволяют автоматизировать процесс управления
документооборотом и делопроизводством в компании. Такие системы дают
возможность создавать единые базы документов, программы облегчают
процесс сканирования бумаг с автоматическим сохранением электронных
копий в базе данных.
49
В соответствии с пунктом 1 статьи 6 Федерального закона от 6 апреля
2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» информация на цифровом
носителе, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается
электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе,
подписанному собственноручной подписью.
Такой документ может применяться в любых правоотношениях в
соответствии с законодательством, кроме случая, когда федеральными
законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными актами
установлено требование о необходимости составления документа
исключительно на бумажном носителе.
Для защиты конфиденциальности по работе с персональными данными
в ООО «Сказка» утверждена «Политика обработки персональных данных ООО
«Сказка» от 20.06.2015г. Данная политика применяется ко всем случаям
обработки персональных данных организации, вне зависимости от того,
является обработка персональных данных автоматизированной или
неавтоматизированной, производится она вручную, автоматически
(полуавтоматически), распространяется на персональные данные, полученные
как до, так и после подписания данной Политики.
Порядок обработки персональных данных, обеспечение защиты прав и
свобод сотрудников организации, а также установление ответственности
должностных лиц, имеющих доступ к персональным данным сотрудников за
невыполнение требований и норм, регулирующих обработку и защиту
персональных данных закреплен в «Положении об обработке и защите
персональных данных сотрудников ООО «Сказка».
Таким образом, ООО «Сказка» используют электронный и бумажный
документооборот одновременно, осуществляет документооборот в
соответствии с действующим законодательством РФ, а также на основании
устава и разработанных и утвержденных положений и правил в организации, но
не применяет автоматизированную программу документооборота.
50
ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ
КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИХ ОЦЕНКА В ООО
«СКАЗКА»
3.1. Пути совершенствования кадрового документооборота
В целях совершенствования кадрового документооборота ООО «Сказка»
предлагаются следующие мероприятия:
1) внедрение внутреннего документооборота и обмена документами с
контрагентами с помощью системы «СБиС++»;
2) внедрение экспертной системы (ЭС), в которой используется
многоуровневая модель представления знаний. Модель основана на
применении аппарата семантических сетей и позволяет прогнозировать
показатели эффективности работы организации, зависящие от особенностей
движения документов.
Рассмотрим первое мероприятие.
СБИС, разработчики платформы СБИС предлагают два отдельных типа
решений: те, что предназначены для межкорпоративного ЭДО; те, что
предназначены для внутрикорпоративного ЭДО.
При подключении инструментария для межкорпоративного
электронного документооборота (ЭДО) пользователь системы СБИС получает
возможность:
1) бесплатно получать документы от контрагентов.
2) отправлять документы контрагентам:
– в объеме, соответствующем 300 пакетам в течение квартала –
бесплатно;
– выше – в соответствии с тарифами на дополнительные пакеты.
Стоимость межкорпоративного ЭДО (обмен с контрагентами)
составляет 6000 рублей в год. Цена 1 пакета составит: 5 рублей – если пакетов
до 1000; 4,5 рубля – если их до 3000; 4 рубля – если их до 5000; 3 рубля – если
их до 10 000; 2,5 рубля – если их более 10 000.
51
Под «пакетом» понимается совокупность логически связанных
документов. Нет ограничений по их количеству, однако, в один отдельный
пакет может входить только один счет-фактура.
Оплата за фактически израсходованные пакеты осуществляется 1-го
числа месяца, что идет за расчетным периодом (в общем случае это 1, 2, 3 или 4
кварталы – если иного не указано в соглашении между пользователем и
компанией «Тензор»). Минимальный счет на доплату пакетов – 100 рублей.
Если хотя бы один документ, включенный в пакет, не был принят или
утвержден (если это требовалось) контрагентом, то данный пакет не считается
израсходованным.
Характеристика межкорпоративного ЭДО (обмен с контрагентами) в
системе СБиС:
1) Тарификация: входящие – бесплатно, исходящие – пакетами.
2) Электронная подпись – на Token.
3) Средства интеграции с внешними системами, в т.ч API – если бизнес-
процесс по созданию документов уже настроен в вашей системе, то он там и
останется. Мы, не затрагивая работу сотрудников, состыкуем СБИС с вашей
учетной системой или встроим с помощью API работу с документами в ваши
действующие корпоративные веб-порталы.
4) Распределение документов по сотрудникам и подразделениям – СБИС
по реквизитам документа – контрагенту, договору, грузополучателю –
определит ответственного сотрудника или подразделение и сразу направит
документ по адресу. Акты за свет и воду получит завхоз, за интернет –
сисадмин, а накладные по товарам – снабженец, который их заказал.
5) Роуминг со всеми операторами, технология SignedOnPage – в СБИС
вам не нужно думать о том, какой оператор у контрагента. Просто отправляйте
документы, а мы гарантировано их доставим. Но есть вариант и проще – просто
приложите к письму ссылку на защищенную страницу с документами, где
клиенты с ЭП могут с ними ознакомиться, подписать и выгрузить в свою
систему. Защищенная страница и ваши документы на ней доступны только
52
владельцам ключа электронной подписи.
6) Уведомления о новых документах и мобильное приложение – ваши
получатели автоматически будут уведомлены по электронной почте о том, что
вы послали им документы на подпись. Ну а вы, в свою очередь, получите
сигнал, как только партнер выберет из большой очереди входящих документов
именно ваш, расшифрует его и начнет просматривать. Уведомления можно
получать по sms, e-mail и в мобильном приложении.
7) Переписка/видеозвонки по документам – вы отправили документ
клиенту, но у него возникли вопросы по тексту – обсудить все замечания
можно в чате по документу. Здесь же можно организовать видеоконференцию
или отправить видеосообщение. Отредактируйте совместно текст договора в
онлайн-редакторе или в GoogleDocs – СБИС сохранит все версии и историю
изменений документа, зафиксирует результаты всех обсуждений и
видеоконференций в ленте событий.
8) Простое согласование документов (без настройки маршрутов) –
согласовать документ в СБИС можно «в один клик», достаточно ввести ФИО и
нажать кнопку «Согласовать». Если нужна настройка маршрута согласования,
необходимо приобрести тариф «Внутренний документооборот».
Система позволяет наладить и внутренний документооборот в компании
и связь с филиалами, дочерними предприятиями. Внутри нее есть ресурсы,
позволяющие настроить регламенты движения документов, осуществлять
контроль исполнительской дисциплины.
Организация делопроизводства в СБИС значительно уменьшит время,
затраченное на такие операции как подготовка документа, поиск документа в
архиве и пр.
В типовом решении СБИС уже реализованы самые распространенные
процессы внутреннего документооборота: поручение – отправка заданий
определенным исполнителям или отделам с последующей возможностью
проверить его выполнения автором; приказ – отправка важной информации
перечню лиц «под роспись»; рекламация – решение спорных моментов по
53
претензиям от покупателей или заказчиков; сервис видеозвонков и обмен
сообщениями, публикация корпоративной новостной ленты.
Однако это не означает, что у пользователя не будет возможности
внести свои изменения и дополнения. СБИС предоставляет возможность
автоматизировать любой процесс внутри компании, в котором может быть
указан этап выполнения и исполнитель.
С помощью редактора регламентов, даже не имея навыков
программирования, возможно создавать собственные внутренние процессы
различной сложности, а также изменять типовые регламенты, например, ввести
дополнительное согласование документов, полученных от контрагентов.
Характеристика внутреннего ЭДО в системе СБиС:
1) Поручения, приказы, письма, заявки, договоры и т.д. – СБИС
упрощает коммуникацию сотрудников. Ознакомить «под роспись» с важным
приказом, дать поручение и проконтролировать его или просто спросить совета
у коллеги – все это вы сможете в СБИС. При этом неважно, где будет
находиться нужный вам сотрудник – в соседнем кабинете или в
дальневосточном филиале.
2) Согласование документов – простое или с подписью – часто на
согласование какой-то мелочи уходит больше времени, чем на исполнение.
СБИС организует электронный документооборот без бюрократии. Сотрудник
отправляет документ по готовому маршруту, а СБИС сам передает его по
согласователям и следит за сроками. Самых «забывчивых» СБИС
дисциплинирует регулярными напоминаниями.
3) Графический редактор маршрутов документов – в СБИС уже
настроены типовые бизнес-процессы: заявки на оплату, приказы, договоры и
т.д. Укажите этапы, свяжите их переходами и назначьте исполнителей – все
делается без программирования, мышкой в наглядном редакторе.
4) «Автоветвление» по сумме, ответственному, подразделению и т.д. – в
СБИС легко настроить маршруты согласования и движения документов под
нужды компании. Например, документы с суммой менее 100 000 согласовывает