64
Заключение
В документах отражается и учитывается деятельность любой
организации, фирмы, предприятия. Ведение многих документов предписано
законами и нормативными актами. От того, насколько грамотно составлен и
оформлен документ, часто зависит решение вопроса.
А от быстроты получения и обработки информации — своевременность
принятия решений. Документационное обеспечение управления — это отрасль
информационного менеджмента, связанная с работой с информационными
ресурсами учреждений, организаций и предприятий.
Основные документы кадрового делопроизводства— это тот пакет
документов, который необходим, чтобы регламентировать и контролировать
взаимоотношения между работодателем и штатным персоналом. Речь идет о
журналах учета рабочего времени, журналах регистрации трудовых,
документах, которые отражают факты приема работников, их увольнения,
отпусков и прогулов, а также документах, где записываются все командировки,
даты, задачи и затраты.
К основным документам, которые положено иметь в отделе кадров,
относятся регламенты трудового процесса и руководства, в каком порядке,
собственно, осуществлять это самое делопроизводство. Обычно это следующая
документация: правила внутреннего трудового распорядка; положения о
защите персональных данных; положение об охране труда на рабочих местах;
положения по противопожарной безопасности; кадровая политика (в
произвольной форме); инструкция по кадровому делопроизводству;
руководство для работника кадровой службы.
Прилагающиеся документы должны опираться на кадровую политику
организации и включать следующую номенклатуру:
— штатное расписание (штат сотрудников, название должностей,
приказы, записи в трудовых книжках, табельные номера). Для программы 1С,
например, очень важно правильное заполнение названий всех должностей и их
65
соответствие документации;
— трудовые договоры (составляются в двух экземплярах – один выдается
на руки сотруднику, другой – остается в компании);
— кадровые приказы (наличие трудовых книжек сотрудников, которые
хранятся в компании, ведение правильно и четко записей в трудовых книжках);
— личное дело и папки сотрудников (карточки в форме № Т—2. на «полу
картонной» бумаге или же с помощью электронных программ,
распечатываются на обычной бумаге);
— копии документов сотрудников, такие, как паспорт, номер
идентификационного кода ИНН, страховое свидетельство и т.п. помещаются в
папки «Файлы» с описью документов каждого дела;
— можно добавить фотографии работников и копии приказов и
договоров, но не обязательно;
— учетные книги и журналы (в бумажном виде ведется книга учета
движения трудовых книжек, вкладышей; страницы должны быть обязательно
пронумерованы, книга прошивается и скрепляется печатью);
— график отпусков (составляется кадровиками и отдается на
утверждение руководителю организации);
— кадровые дела («приказы по личному составу», «трудовые договоры»,
«личные карточки», «личные дела», «нормативные документы», «переписка по
кадровым вопросам»);
— номенклатура дел (оформляется отдельно по документам или
включена в общую номенклатуру дел данной организации).
Только после всех этих этапов отдел кадров приступает к разработке
должностных инструкций и других локальных нормативных актов.Следует
отметить, что некоторые кадровые документы носят рекомендательный
характер. Это значит, что за их отсутствие работодателя не оштрафуют, но
эффективность работы с персоналом может пострадать.
Данная категория представлена коллективным договором, положениями
об аттестации и профессиональной переподготовке сотрудников, правилами
66
работы с архивом, документами индивидуального характера: анкетами,
заполненными в процессе трудоустройства, заявлениями работников,
распоряжениями о предоставлении материальной помощи и т.д.
Существует и электронная система документооборота и обработки
документации. Для этого должна быть создана база данных на сервере
организации. Доступ к ней возможен для сотрудников организации по
локальной сети или же через Интернет.
По желанию доступ может быть ограничен для определенных
подразделений (например, для бухгалтерии, секретариата, отдела кадров и
высшего руководства), что создается программистами и разработчиками
интерфейса. В базе данных хранятся важные документы в специально
созданных папках, которые распределяют по иерархии структур подразделения
в данной организации.
Анализ организации кадрового документооборота в ООО «Транспортная
Логистика» позволил сделать следующие выводы. Нормативно-методическое
обеспечение системы управления персоналом в ООО «Транспортная
Логистика» включает в себя нормативно-справочные документы, документы
организационного, организационно-распорядительного и организационно-
методического характера, а также документы технического, технико-
экономического и экономического характера.
Исследование кадрового документооборота в ООО «Транспортная
Логистика» показало, что в организации существуют следующие нормативные
локальные документы:
— положение о структурных подразделениях;
— положение о персональных данных;
— положение об оплате труда;
— положение о премировании;
— положение о конфиденциальной информации;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— коллективный договор.
67
Схема кадрового документооборота в ООО «Транспортная Логистика»
включает в себя прием документов, предварительное рассмотрение их
секретарем, регистрацию документов, доклад руководителю о полученных
документам, принятие административного решения, направление документов
на исполнение, контроль исполнения документов, исполнение документов,
формирование дел, использование документов в информационно-справочной
работе, определение срока хранения документов, передача их в архив,
дальнейшее использование и уничтожение.
Схема движения исходящего документопотока в ООО «Транспортная
Логистика» включает в себя составление проекта документа, согласование
проекта документа, проверку правильности оформления, подписание документа
руководителем, регистрацию документа, отправку документа адресату, а также
подшивку отпуска документа в дело.
В структуре распорядительной документации в ООО «Транспортная
Логистика» преобладают приказы о предоставлении отпуска (42%) и приказы
об основной деятельности (37%). При этом в основном документы в
организацию поступают посредством электронной почты – 56% входящей
документации.
Для совершенствования организации кадрового документооборота в
организации предлагаются следующие мероприятия:
1. Внедрение электронного документооборота.
В качестве электронной системы документооборота для ООО
«Транспортная Логистика» предлагается приобрести систему «Диадок». Общая
стоимость внедрения электронной системы документооборота «Диадок»
составит 260,4 тыс. руб.
2. Разработка Положения о кадровом документообороте.
Данное Положение будет содержать конкретные требования и правила,
взаимосвязанные с выполняемым функционалом и реальными условиями
работы организации.
3. Совершенствование Положения об отделе кадров.
68
Положение предлагается дополнить разделом «Взаимодействие с
другими структурными подразделениями».
Эффективность предложенных мероприятий подтверждается получением
экономического эффекта в размере 52 279,1 тыс. руб., а также устранением
годовых потерь персонала, занятого в документообороте организации, в
размере 1 739,3 тыс. руб.
69
Список использованных источников
Нормативно-правовые акты
1. Гражданский кодекс РФ. Часть первая / Федеральный закон РФ от 30.11.1994
г. № 51-ФЗ (ред. от 03.08.2018)[Электронный ресурс] // Официальный
интернет-портал правовой информации. Государственная система правовой
информации. —URL: http://pravo.gov.ru/ (дата обращения: 23.01.2020)
2. Гражданский кодекс РФ. Часть вторая / Федеральный закон РФ от 26.01.1996
г. № 14-ФЗ (ред. от 29.07.2018) [Электронный ресурс] // Официальный
интернет-портал правовой информации. Государственная система правовой
информации. —URL: http://pravo.gov.ru/ (дата обращения: 23.01.2020)
3. Трудовой кодекс Российской Федерации / Федеральный закон от 30.12.2001г.
№ 197-ФЗ (ред. от 19.12.2018) [Электронный ресурс] // Официальный
интернет-портал правовой информации. Государственная система правовой
информации. —URL: http://pravo.gov.ru/ (дата обращения: 23.01.2020)
4. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской
Федерации» [Электронный ресурс] // Официальный интернет-портал
правовой информации. Государственная система правовой информации. —
URL: http://pravo.gov.ru/ (дата обращения: 23.01.2020)
5. Федеральный закон от 27.07.2006г. № 152-ФЗ (ред. от 31.12.2017) «О
персональных данных» [Электронный ресурс] // Официальный интернет-
портал правовой информации. Государственная система правовой
информации. —URL: http://pravo.gov.ru/ (дата обращения: 23.01.2020)
6. Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»
[Электронный ресурс] // Официальный интернет-портал правовой
информации. Государственная система правовой информации. —URL:
http://pravo.gov.ru/ (дата обращения: 23.01.2020)
7. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) «О
трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых
книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими
70
работодателей») // Официальный интернет-портал правовой информации.
Государственная система правовой информации.—URL: http://pravo.gov.ru/
(дата обращения: 23.01.2020)
8. Постановление Госкомсстата РФ от 05.01.2004 №1 «Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации труда и его
оплаты» // Официальный интернет-портал правовой информации.
Государственная система правовой информации. —URL: http://pravo.gov.ru/
(дата обращения: 23.01.2020)
9. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации.
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Организационно-распорядительная документация. Требования к
оформлению документов. (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-
ст) (ред. от 14.05.2018) [Электронный ресурс] // Официальный интернет-
портал правовой информации. Государственная система правовой
информации. —URL: http://pravo.gov.ru/ (дата обращения: 23.01.2020)
Специальная и учебная литература
10. Алехина Л.Л. Документационные аспекты системы управления
персоналом организации кадрового менеджмента // Образование и наука без
границ: фундаментальные и прикладные исследования. 2019. № 10. С. 50-53
11. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение / В.И. Андреева.
— М.: КноРус, 2016. — 234 c.
12. Андропова И.Ю. Кадровое делопроизводство: Документация: Учебное
пособие / И.Ю. Андропова. — М.: Academia, 2018. — 320 c.
13. Архипова Н.И. Управление персоналом. Введение в профессию. Учебное
пособие / Н.И. Архипова, С.В. Назайкинский, О.Л. Седова. – М.: РГГУ, 2018.
– 130 с.
14. Балаганская В.С., Петряева В.С. Роль кадрового делопроизводства в
управлении персоналом // В сборнике: Экономика, бизнес, финансы:
актуальные вопросы и современные аспекты. СборникстатейМеждународной