54
версии 1С.
3. Интеграция с любой учетной системой.
Имеется возможность работы с электронными документами в SAP,
Oracle, MS Dynamics или другой информационной системе через API.
Для ООО «Транспортная Логистика» наиболее приемлем второй способ
— использование готового модуля документооборота в 1С, так как данная
система активно используется различными подразделениями организации.
Все входящие документы в данной системе электронного
документооборота — бесплатные, оплачивать нужно только за исходящий
документооборот. Тарифы на услуги и общая стоимость подключения будут
рассмотрены в следующем параграфе данного исследования.
Мероприятие 2. Разработка Положения о кадровом документообороте.
Положение о кадровом документообороте должно содержать конкретные
требования и правила, взаимосвязанные с выполняемым функционалом и
реальными условиями работы организации.
В документ рекомендуется включить следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Принципы организации документооборота.
3. Порядок организации делопроизводства и документооборота.
4. Электронный документооборот с третьими лицами.
5. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и
бланков документов.
6. Приложения.
Раздел «Общие положения» будет содержать перечень правовых и
нормативных документов, требования и положения которых были учтены при
разработке данного регламента. Здесь целесообразно привести перечень
используемых понятий, терминов и определений, чтобы избежать
неоднозначности их толкования и восприятия.
В разделе «Принципы организации документооборота» предлагается
перечислить основные принципы, по которым будет организован
55
документопоток в ООО «Транспортная Логистика», например:
централизованный прием и отправка документов; распределение
документопотоков и маршрутизация типовых документов; организация
предварительной обработки входящей документации; однократность учета и
регистрации документов; оптимизация документопотоков и исключение
возвратных движений документов и пр.
Раздел «Порядок организации делопроизводства и документооборота»
самый объемный. Его первым пунктом необходимо дать перечень основных
процедур делопроизводства и документооборота ООО «Транспортная
Логистика».
В том числе, следует включить в раздел подробное описание всех этапов
обработки документов от их создания и получения до передачи на хранение в
архив и утилизацию. Затем подробно и последовательно следует описать
порядок выполнения каждой из процедур.
Раздел «Электронный документооборот с третьими лицами» будет
регламентировать порядок взаимодействия систем электронного
документооборота организации и внешних источников информационного
обмена.
Информационный обмен заключается в ведении служебной переписки в
совместимых электронных форматах. Этот раздел необходим, поскольку в
настоящее время уже невозможно обойтись без обмена документацией в
цифровой форме.
Поэтому целесообразно включить в Положение о кадровом
документообороте требования, выполнение которых позволит обеспечить
взаимодействие с внешними корреспондентами в оговоренных участниками
электронных форматах.
Раздел «Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов
и бланков документов» нужно включить в Положение о кадровом
документообороте, та, как ООО «Транспортная Логистика» изготавливает и
пользуется печатями и штампами, использует бланки типовых документов.
56
В раздел «Приложения» необходимо включить разработанные в ООО
«Транспортная Логистика» образцы и формы документов, включенных в
документооборот организации.
Мероприятие 3. Совершенствование Положения об отделе кадров.
Положение об отделе кадров ООО «Транспортная Логистика»
утверждено генеральным директором организации. Последняя редакция
Положения была разработана и утверждена в 2015 году. За период 2015-2019
гг. деятельность компании активно развивалась и масштабировалась, что
требует пересмотра данного Положения и уточнения некоторых его разделов.
Положение содержит следующие разделы (Рисунок 15).
Рисунок 15. Разделы Положения об отделе кадров
ООО «Транспортная Логистика»
Как показано на рисунке 15, Положение содержит в себе 6 основных
разделов, регламентирующих различные аспекты деятельности отдела кадров.
Положение разработано начальником отдела кадров.
Основным недостатком структуры данного документа является
отсутствие раздела «Взаимодействие с другими структурными
подразделениями». Именно данным разделом предлагается дополнить
Положение об отделе кадров ООО «Транспортная Логистика».
Отдел кадров организации взаимодействует со следующими ее
структурными подразделениями: с Генеральным директором, бухгалтерией,
главным инженером, коммерческим директором, юридическим отделом,
1. Общие положения
2. Структура
3. Функции подразделения
4. Ответственность
5. Организация работы
57
отделом продаж, отделом рекламы, транспортным отделом, гаражным
комплексом, отделом аренды и отделом лизинга. Взаимодействие со всеми
подразделениями в Положении предлагается закрепить в табличной форме
(Таблица10).
Таблица 10
Взаимоотношения отдела кадров ООО «Транспортная Логистика»
с другими подразделениями
Подразделение
Получает
Представляет
1. Генеральный
директор
— стратегию развития
организации;
— утвержденные
нормативные документы;
— планы реорганизаций;
— утвержденный годовой
план работ и бюджет
Отдела кадров
— проекты нормативных
документов;
— проекты реорганизаций;
— план работ Отдела кадров
2. Бухгалтерия
— информацию о
заработной плате
работников
— копии приказов по
личному составу;
— табели учета рабочего
времени на аппарат
управления;
— листки временной
нетрудоспособности;
— заявления для
начисления и выплаты
пособий;
— документы для
оформления служебных
командировок
3. Юридический
отдел
— предложения по
содержанию договоров,
положений, инструкций,
приказов;
— проекты документов для
согласования;
— согласованные с
соответствующими
отделами проекты
договоров;
— зарегистрированные
договоры
— проекты договоров
(соглашений), положений,
инструкций, приказов
(распоряжений)
4. Коммерческий
директор
— информацию по личному
составу организации;
— входящую и исходящую
корреспонденцию, приказы
по общей деятельности;
— письма и иные
документы
— время и место проведения
совещания, проводимым
руководителем
58
Продолжение Таблицы 10
5. Транспортный
отдел, гаражный
комплекс, отдел
аренды, отдел
лизинга
— выписываемые
периодические издания;
запрашиваемые данные и
документы, консультации
по вопросам получения
разрешительных
документов и обучения
сотрудников;
— вводный инструктаж по
охране труда
— служебные записки на
обучение сотрудников для
получения разрешительных
документов;
— отчет о проведении
корректирующих действий
по несоответствиям,
выявленным в результате
внутренних аудитов
6. Отдел рекламы,
отдел продаж
— предложения по
развитию корпоративной
культуры в организации;
— справки, сводные
таблицы технико—
экономических показателей
— консультации, сведения о
вакансиях;
— за 14 дней информацию о
награждаемых сотрудниках;
— в течение 3 рабочих дней
информацию о новых
сотрудниках;
— информацию общего
назначения;
— любую кадровую
информацию
Также в Положении следует отразить следующую информацию: Отдел
кадров ООО «Транспортная Логистика» несет ответственность за
несвоевременное и некачественное выполнение возложенных на Отдел задач, а
также за несоблюдение законодательства в области трудового права.
Начальник отдела и сотрудники несут ответственность за разглашение
конфиденциальной информации организации и иных сведений, которые могут
нанести ущерб организации или повлиять на ее авторитет.
Таким образом, для совершенствования организации кадрового
документооборота в ООО «Транспортная Логистика» предлагается реализовать
комплекс мероприятий по внедрению электронного документооборота,
разработке Положения о кадровом документообороте и совершенствованию
Положения об отделе кадров.
3.2. Экономическая эффективность предлагаемых мероприятий
План-график по совершенствованию организации кадрового
документооборота в организации представлен в таблице 11.
59
Таблица 11
План-график по совершенствованию организации кадрового
документооборота в ООО «Транспортная Логистика»в соответствии
с критериями SMART
Мероприятия
Действия
Сроки
реализации
Ответственные
1. Внедрение
электронного
документооборота
Покупка программного
обеспечения,
установка, обучение
персонала
март 2020г.
Генеральный
директор и
начальник отдела
кадров
2. Разработка
Положения о кадровом
документообороте
Разработка проекта
документа, проработка
содержания разделов,
утверждение
документа
март 2020г.
Начальник
отдела кадров
3.Совершенствование
Положения об отделе
кадров
Определение
направлений
совершенствования,
разработка текста и
формы представления
информации
апрель
2020г.
Начальник
отдела кадров
Как показано в таблице 11, весь комплекс мероприятий планируется
реализовать до конца апреля 2020 года.
Тарифы на пакеты исходящих документов в системе электронного
документооборота «Диадок» представлены в таблице12.
Таблица12
Тарифы на пакеты исходящих документов в системе электронного
документооборота «Диадок»
250
исходящих
документов
600
исходящих
документов
1 200
исходящих
документов
3 000
исходящих
документов
6 000
исходящих
документов
1 900 руб.
4 200 руб.
7 800 руб.
18 600 руб.
36 000 руб.
7,6
руб./документ
7,0
руб./документ
6,5
руб./документ
6,2
руб./документ
6,0
руб./документ
Для ООО «Транспортная Логистика» наиболее оптимальным
представляется тариф стоимостью 18 600 руб./месяц, что позволит организации
отправлять до 3 000 документов в электронном виде своим клиентам,
поставщикам и прочим контрагентам. Годовая стоимость использования
системы «Диадок» составит: 18 600 * 12 = 223 200 руб.
Стоимость дополнительных услуг и программного обеспечения
представлены в таблице 13.
60
Таблица13
Стоимость дополнительных услуг и программного обеспечения
«Диадок»
Наименование
Стоимость,
руб.
1. Устройство хранения ключевой информации РутокенЛайт
1 000
2. Сопровождение сертификата
2 000
3. Выезд специалиста
1 000
4. Настройка рабочих мест
6 000
5. Услуги по внедрению
2 600
6. Бессрочная лицензия на право использования программы
для ЭВМ СКЗИ «КриптоПро CSP 4.0»
2 700
7. Право использования программы для ЭВМ «Диадок»,
типовой модуль «Дешифрование» на 1 год
16 700
8. Услуги по интеграции модуля «Дешифрование» с типовыми
конфигурациями 1С
5 200
Итого
37 200
Как показано в таблице 13, стоимость установки и дополнительных услуг
составит 37,2 тыс. руб.Общая стоимость внедрения электронной системы
документооборота «Диадок» составляет:
223,2 тыс. руб. + 37,2 тыс. руб. = 260,4 тыс. руб.
Для оценки эффективности разработанных мероприятий для ООО
«Транспортная Логистика» необходимо определить общий объем затрат
организации на внедрение мероприятий. Рассмотрим затраты на внедрение
предложенного плана мероприятий в таблице 14.
Таблица 14
Годовые затраты ООО «Транспортная Логистика» на
совершенствование организации кадрового
документооборота, тыс. руб.
Мероприятия
Затраты
1. Внедрение системы электронного документооборота
«Диадок»
260,4
2. Оплата услуг консалтинговой компании по разработке
Положения о кадровом документообороте
35,0
3. Доплата начальнику отдела кадров за разработку
дополнительного раздела в Положении об отделе кадров
5,0
Итого
300,4
Итак, общие затраты на совершенствование организации кадрового
документооборота в ООО «Транспортная Логистика» составят 300,4 тыс. руб.
Определим затраты организации от потерь рабочего времени торгового
персонала. Как было выявлено по результатам анализа, среди проблем системы
61
управления наблюдается загруженность руководителей, несвоевременное
поступление информации до лиц, принимающих решения.
В связи с нечеткостью взаимодействия отдела кадров с другими
подразделениями и отсутствием в организации электронного документооборота
наблюдались значительные временные потери, которые затрачивались
сотрудниками на переговоры по телефону, распечатку документов, отправку их
обычной почтой.
Численность персонала ООО «Транспортная Логистика», активно
задействованного в документообороте организации, в 2019 году составила 58
чел. Если хотя бы половина из них (29 чел.) неэффективно расходуют по 1 часу
в день, то можно рассчитать годовые потери организации:
Среднее число рабочих дней в месяце – 21 день.
Средняя оплата 1 часа работы сотрудника – 238 руб.
Потери от неэффективного использования 1 часа рабочего времени 29
работниками: 21 день * 238 руб. * 29 чел. = 144 942 руб. Годовые потери
рабочего времени: 144 942 руб. * 12 мес. = 1 739 304 руб. Исходные данные для
расчета экономической эффективности мероприятий приведены в таблице 15.
Таблица 15
Исходные данные для расчета экономической эффективности
мероприятий для ООО «Транспортная Логистика»
Показатели
Усл.
обозначение
Цифровое
значение
Источник
информации
1. Численность персонала,
активно задействованного в
документообороте, до
внедрения мероприятия, чел.
Ч1
58
данные
компании
2. Численность персонала,
активно задействованного в
документообороте, после
внедрения мероприятия, чел.
Ч2
58
данные
компании
3. Выручка до внедрения
мероприятия, тыс. руб.
В1
521 439
данные
компании
4. Среднегодовая
производительность одного
работника, задействованного в
документообороте, тыс.
руб./чел.
П1 = В1/Ч1
8 990,3
расчет
5. Годовая величина затрат
организации, тыс. руб.
З пост.
338 935
данные
компании
62
Продолжение Таблицы 15
6. Единовременные затраты,
связанные с разработкой и
внедрением мероприятий,
тыс. руб.
З ед.
300,4
расчет
7. Годовые потери рабочего
времени, тыс. руб.
Гп
1 739,3
расчет
Как показывает практика успешной реализации мероприятий по
совершенствованию организации кадрового документооборота в современных
компаниях, удается повысить дисциплину среди персонала и увеличить
производительность труда как минимум на 15%.
Кроме того, руководство ООО «Транспортная Логистика» сможет
выявлять и поощрять добросовестных сотрудников, формируя действительно
сильную команду. При сценарном прогнозе роста производительности труда
персонала, задействованного в документообороте организации, на 15%
рассчитаем прогнозируемую выручку в таблице 16.
Таблица 16
Расчет ожидаемых производительности труда и выручки ООО
«Транспортная Логистика»
Показатели
2019 факт
2020 план
Изменение
1. Выручка (п.2*п.3), тыс. руб.
521 439
599 650,4
+78 211,4
2. Численность персонала,
активно задействованного в
документообороте, чел.
58
58
—
3. Производительность труда
(п.1/п.2), тыс. руб./чел.
8 990,3
10 338,8
+15%
При расчетах учитывалось, что численность персонала, задействованного
в документообороте ООО «Транспортная Логистика», останется неизменной.
Как видно по данным таблицы 16, в результате увеличения производительности
труда персонала на 15% выручка организации увеличится на 78 211,4 тыс. руб.
в год.
Расчет показателей экономической эффективности для ООО
«Транспортная Логистика» приведен в таблице 17. Целесообразность
разработанных мероприятий подтверждается тем, что экономический эффект от
их проведения составит 52 279,1 тыс. руб.
63
Проведенный расчет подтверждает эффективность предложенных
мероприятий по совершенствованию организации кадрового документооборота
в ООО «Транспортная Логистика».
Таблица 17
Расчет показателей экономической эффективности
для ООО «Транспортная Логистика»
Показатели
Метод расчета
Расчет по
практическим
данным
Увеличение выручки после внедрения
мероприятий, тыс. руб.
В2 = В1+∆В
521439 + 78211,4
= 599 650,4
Среднегодовая производительность
труда персонала после внедрения
мероприятий, тыс. руб./чел.
П2 = В2/Ч2
10 338,8
Прирост производительности труда
после внедрения мероприятия, %
∆ПТ = П2/П1*100—
100
15,0
Годовая экономия на постоянных
затратах, тыс. руб.
Э пост.з. = З пост.*
∆ПТ/100
338 935 * 15/100
= 50 840,2
Годовой экономический эффект, тыс.
руб.
Эг = Эпост.з.—
Зед+Гп
50 840,2 – 300,4
+ 1 739,3 =
52 279,1
Таким образом, можно сделать следующие выводы. Предложения по
совершенствованию организации кадрового документооборота в ООО
«Транспортная Логистика» включают в себя: внедрение системы электронного
документооборота «Диадок», разработку Положения о кадровом
документообороте, совершенствование Положения об отделе кадров путем
добавления раздела «Взаимодействие с другими структурными
подразделениями».
Разработка Положения о кадровом документообороте позволит ООО
«Транспортная Логистика»установить данным документом порядок ведения
делопроизводства и документооборота.
В результате внедрения предлагаемых мероприятий общие затраты на их
реализацию составят, по нашим расчетам, 300,4 тыс. руб., а годовой
экономический эффект — 52 279,1 тыс. руб.