4
Содержание
Введение ...................................................................................................................... 5
Глава 1. Теоретические основы кадрового документооборота ....................... 9
1.1. Понятие и сущность кадрового документооборота ......................................... 9
1.2. Законодательное регулирование кадрового документооборота ................... 17
1.3. Методическая база кадрового документооборота в организации ................ 23
Глава 2. Состояние организации кадрового документооборота в ООО
«Транспортная Логистика» .................................................................................. 34
2.1. Общая характеристика деятельности организации ........................................ 34
2.2. Анализ организации кадрового документооборота в организации .............. 41
Глава 3. Совершенствование организации кадрового документооборота
в ООО «Транспортная Логистика» ..................................................................... 51
3.1. Предложения по совершенствованию организации кадрового
документооборота ..................................................................................................... 51
3.2. Экономическая эффективность предлагаемых мероприятий ....................... 58
Заключение ............................................................................................................... 64
Список использованных источников ................................................................. 69
Приложение .............................................................................................................. 75
5
Введение
В каждом бизнесе имеется свой внутренний документооборот, который
обязателен для каждого предприятия. Особенно это касается кадровой
деятельности. Кадровое делопроизводство — это целый комплекс процедур по
документальному оформлению трудовых отношений. Все работодатели,
использующие наемный труд, обязаны вести кадровое делопроизводство.
Актуальность темы выпускной квалификационной работы определяется
тем, что от того, насколько правильно спроектирован кадровый
документооборот в организации, зависит возможность организации достигать
своих целей, удерживать позицию на рынке, оставаясь конкурентоспособным в
долгосрочной перспективе.
Ни одна организация не может осуществлять ни внешнюю, ни
внутреннюю деятельность без документов. С их помощью оформляются
взаимоотношения организации с работниками и деловыми партнерами,
транслируются управленческие решения, осуществляется обратная связь,
осуществляется сопровождение производственной и финансовой деятельности.
Поэтому от того, как организовано документационное обеспечение
управления организацией, зависит скорость прохождения информационных
потоков, своевременность получения и представления необходимых сведений,
а, значит и своевременность принятия управленческих решений.
В любой организации, на любом этапе ее жизненного цикла вопросы
управления персоналом принадлежит к наиболее значимым, поскольку именно
от персонала, его сплоченности, производительности, характера реагирования
на управленческие воздействия зависит достижение стратегических,
тактических и операционных задач, стоящих перед компанией.
Ключевые моменты взаимодействия с персоналом — трудоустройство и
увольнение, перевод и направление в командировку, награждение и
дисциплинарное наказание — сопровождаются определенными
формальностями.
6
Опыт лучших западных и отечественных руководителей показывает, что
успех приходит к тем, кто не просто ставит задачи перед подчиненными и
добивается их выполнения, а обладает способностью заинтересовать, зажечь,
вдохновить персонал, объединить общей идеей, сформировать команду
единомышленников.
Тот, кто хочет побеждать в современном бизнесе, должен понимать, что в
основе лежат три ключевых фактора: желание, понимание и возможности.
Реализации всего вышеуказанного способствует эффективная система
кадрового документооборота.
Важной составляющей кадрового документооборота является
установление единых правил работы с документами на каждом из уровней
управления предприятия, организация документационного обеспечения
управления в соответствии с конкретными производственными особенностями
и потребностями организации.
Часто в организациях не уделяют должного внимания кадровому
администрированию в связи с затратами времени на ведение документации, но
не стоит забывать об ответственности по трудовому законодательству за
нарушения норм, связанных с ошибками в кадровом учете. А это могут быть
как административный штраф, так и судебное разбирательство, что,
согласитесь, не совсем приятная перспектива для компании.
Если же руководитель не имеет возможности или желания тратить время
на решение задач управления персоналом и документооборота, то он может
обратиться в специальные компании, которые помогут в ведении кадрового
учета и постановке делопроизводства по всем нормам законодательства.
Правильное ведение кадровой документации позволяет уберечь
предприятие от штрафных санкций со стороны контролирующих органов и
дает возможность работникам избежать проблем при оформлении пенсий,
льгот, пособий и иных выплат.
Управляемый документооборот чрезвычайно важен для организации, от
этого зависит скорость работы сотрудников (когда человек четко знает, где
7
лежит требуемый документ, меньше времени уходит на его поиск), а это в свою
очередь влияет на скорость реагирования компании на меняющиеся условия
рынка.
Поэтому в каждой организации следует уделять кадровому
документообороту дополнительное внимание. Создание электронного
документооборота позволяет совершенствовать документооборот и повышать
эффективность работы организации.
Работа в этом направлении существенно облегчается за счет
использования высокотехнологичных средств, специализированного
программного обеспечения, прогрессивных технологий сбора, обработки и
хранения информации.
Грамотно сформированная система документационного обеспечения
управления организации позволит повысить эффективность управления, в том
числе за счет стандартизации и регламентации бизнес-процессов, а также
повысить ее конкурентоспособность за счет оптимизации информационных
потоков.
Цель исследования – совершенствование организации кадрового
документооборота в ООО «Транспортная Логистика». В соответствии с
поставленной целью в ходе работы были определены следующие задачи
исследования:
1) рассмотреть понятие и сущность кадрового документооборота;
2) исследовать законодательныеакты, регулирующие кадровый
документооборот в организации;
3) изучить внутренние локальные документы и методическая база,
регламентирующая кадровый документ в организации;
4) дать общую характеристику деятельности организации ООО
«Транспортная Логистика»;
5) провести анализ организации кадрового документооборота в
организации;
6) разработать предложения по совершенствованию организации
8
кадрового документооборота;
7) определить экономическую эффективность предлагаемых
мероприятий.
Объект исследования - Общество с Ограниченной Ответственностью
«Транспортная Логистика».
Предметом исследованияявляется процесс организациикадрового
документооборота.
Для решения поставленных в данной работе задач использовались
общенаучные и специальные методы исследования: индукциии дедукции,
анализа и синтеза, а также аналогии, обобщения, метод PEST-анализа и модель
5-сил Портера.
Теоретической основой исследования послужили работы таких авторов
как: В.И. Андреева, И.Ю. Андропова, В.Р. Веснин, Ю.А. Дрыгина, Г.Г. Зайцев,
И.А. Ковалевич, С.Л. Кузнецов, Ю.М. Кукарина, М.В. Левчаева и других, а
также материалы периодической печати.
Цель и задачиисследованияопределилиструктуру работы.
Структура выпускной квалификационной работы включает в себя
введение, три главы, заключение и список использованных источников.
В первой главе рассматриваются теоретические основы кадрового
документооборота.
Во второй главе выпускной квалификационной работы проводится анализ
состояния организации кадрового документооборота в ООО «Транспортная
логистика».
В третьей главе определяются направления совершенствования
организации кадрового документооборота в ООО «Транспортная логистика».
9
Глава 1. Теоретические основы кадрового документооборота
1.1. Понятие и сущность кадрового документооборота
Кадровое дело — это область практических знаний, связанная с
вопросами применения норм трудового законодательства и обеспечения
охраны труда. Кадровое делопроизводство – это деятельность, обеспечивающая
документирование при выполнении операций с кадрами предприятия.
Кадровое делопроизводство – это деятельность, которая обеспечивает
документирование и организацию работы с кадровыми документами
1
. Целью
кадрового делопроизводства является налаживание эффективной, работающей
системы работы с кадровыми документами.
К кадровому делопроизводству относятся вопросы разработки и ведения
документации, связанной с движением кадров, управлением персоналом и
кадровым учѐтом, а также учѐтом рабочего времени сотрудников компании и
расчетами с персоналом.Таким образом, деятельность по ведению кадрового
делопроизводства включает в себя:
1. Подготовку документов для приема на работу, что включает в себя:
— разработку трудовых договоров, штатного расписания и должностных
инструкций;
— оформление кадровых приказов;
— заполнение трудовых книжек;
— ведение личных дел и пр.
2. Оформление увольнения работников в соответствии с Трудовым
кодексом РФ.
3. Составление локальных нормативных документов: положений,
регламентов, инструкций; и, в том числе:
— положения об оплате труда;
— правил внутреннего трудового распорядка;
— положения о персонале;
1
Андропова И.Ю. Кадровое делопроизводство: Документация: Учебное пособие / И.Ю. Андропова. — М.:
Academia, 2018. — 320 c.
10
— положения о премировании и иных поощрениях;
— положения о материальной ответственности работников;
— положения о коммерческой тайне;
— положение об отпусках;
— положение о командировках;
— положение о структурных подразделениях;
— положения о защите персональных данных работника и пр.
4. Подготовку периодической отчѐтности по страховым взносам.
5. Разработку инструкций и правил по охране труда.
6. Консультирование работников по трудовым вопросам.
Кадровый документооборот предусматривает и вопросы разработки
документации, ее ведения сотрудниками отдела кадров. Это, в свою очередь,
неразрывно связано с управлением персоналом, кадровым учетом, контролем
рабочего времени, с движением кадров, с расчетами с персоналом.
В законодательстве не существует четкого определения кадрового
администрирования и делопроизводства, равно как и HR-менеджмента, что
отнюдь не лишает эти понятия реального смысла. Кадровое
администрирование, или HR-менеджмент, включает в себя такие вопросы
2
:
— прием работников и их оформление на предприятии;
— кадровое управление персоналом организации;
— диагностика системы кадрового администрирования;
— восстановление или разработка кадровой документации;
— консультации работников по правовым вопросам.
Документооборот — это деятельность на предприятии, благодаря которой
осуществляется движение документов с момента создания до направления в
архив. Существует три потока документов – входящие, исходящие и
внутренние (используются в процессе управления внутри организации).
Этапы прохождения документации в организации представлены на
рисунке 1.
2
Документоведение. Учебник и практикум. 2—е изд. / под ред. Л.А. Дорониной. – М.: Юрайт, 2017. – С.59
11
Рисунок 1. Этапы прохождения документации в организации
3
Кадровый учѐт включает в себя:
— создание различных договоров и соглашений между сотрудниками и
нанимателем, разного рода приложений к ним;
— участие в разработке и применении локальных нормативных актов;
— издание приказов руководства, а также их учѐт;
— создание и ведение журналов, реестров и другой учѐтной
документации;
— составление графика рабочего времени и отпусков;
— оформление на сотрудников личных карточек, а также их
последующий учѐт.
Деятельность по учѐту кадров начинается с целого комплекса
мероприятий. Необходимо, не выходя за рамки законодательных норм,
составить внутреннюю кадровую документацию предприятия, в частности
штатное расписание и график рабочего времени.
Сотрудников требуется официально трудоустроить, оформив приказы о
приѐме на работу и подписав трудовые соглашения. В трудовую книжку
каждого вносятся записи (если книжки нет, то она заводится), оформляются
3
Игнатьева О.В., Елизарова Н.С., Белянина И.В. Документационное обеспечение управления персоналом.
Учебное пособие. – М.: Научные технологии, 2016. – С. 120
первичная обработка
предварительное рассмотрение
регистрация документа
рассмотрение руководством
передача на исполнение
12
личные карточки и другие необходимые документы.
Для регистрации входящей и исходящей корреспонденции используются
специальные журналы учѐта. Журналы и книги могут вестись специалистами
как в произвольной форме, так и в унифицированной. «Книга учѐта движения
трудовых книжек и вкладышей в них», например, соответствует стандарту.
Утверждаются такие формы Постановлением Минтруда России,
Приказом Минздравсоцразвития и Минэкономразвития России. Чаще всего
кадровые журналы оформляются в виде таблицы. В таблицу заносятся данные
такого рода
4
:
— как называется журнал;
— как называется организация;
— когда начали вести журнал и закончили;
— под какими номерами вносится документация;
— кто регистрирует документ (ФИО, должность);
— в отношении какого работника заводится документ (ФИО, должность);
— когда работник был ознакомлен с документом.
Все требования к оформлению подчинены цели сохранения информации.
Стоит обратить внимание, что журнал нумеруется, прошивается. На задней
обложке надписывается, сколько пронумеровано и прошито листов, а также
указывается ФИО руководителя. Надпись должна быть заверена печатью
организации.
Кадровые документы важны не только для внутренней отчетности, но и
для соответствия трудовому законодательству РФ. Необходимые документы
должны храниться в каждой организации, за что отвечают уполномоченные
лица. Документацию систематически проверяет инспекция и при
необходимости выносит наказание за несоблюдение требований трудового
законодательства.
Например, нарушение требований ТК по охране трудаможет повлечь за
4
Кириллова Е.А. Особенности оптимизации документооборота кадровой службы организации // Молодой
ученый. 2019. № 38 (276). С. 113
13
собой административную ответственность, штраф при которой для
должностных лиц колеблется от 1 тыс. до 5 тыс. рублей, для ООО – от 30 тыс.
до 50 тыс. рублей, а при серьезных нарушениях деятельность предприятия
могут приостановить на 3 месяца в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ
5
.
Если должностному лицу вынесено повторное замечание за аналогичное
нарушение законодательства о труде, он подвергнется дисквалификации на
срок 1-2 года.Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства
представлена в таблице 1
6
.
Таблица 1
Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства
Нарушение
Штраф на
должностное
лицо
Санкции на
организацию
Нет перечисленного пакета документов,
не ведется учет, не хранятся бумаги –
первое предупреждение
От 1 000 до 5 000
рублей
От 30 до 50 тыс.
руб.
Аналогичный проступок во второй раз
От 10 000 до 20
000 рублей
От 50 до 70 тыс.
руб.
Персональные данные работника
обрабатываются без его письменного
согласия
От 10 000 до 20
000 рублей
От 15 до 75 тыс.
руб.
Проверка может быть инициирована проверяющим органом или самим
трудящимся, профсоюзом или другой организацией, которая защищает его
права. В ходе расследования будут наложены санкции, а фирма будет
поставлена на учет.
Отсутствие даже одного обязательного документа порождает серьезные
проблемы. Отвечать за это может как работодатель, так и должностное лицо, в
обязанности которого входит кадровый учет в организации: документы
кадрового учета всегда должны быть в порядке, этим определяется качество
работы с персоналом.
Вести кадровый учет может как один специалист по кадрам, так и целая
кадровая служба. Все зависит от масштаба компании и сложности ее
структуры. Чем больше штат, тем солиднее поток документов, с которым
5
Кузнецов И.Н. Делопроизводство. Учебное пособие. – М.: Дашков и Ко, 2017. – С. 228
6
Лушникова А.В., Усанова О.Г. Документоведение и архивоведение. Учебник. 2-е изд. – М.: Планета музыки,
2019. – С. 75