44
— отчетно-статистические документы по численности, балансу рабочего
времени, зарплате, производительности труда и т.д.
Схема кадрового документооборота в организации представлена на
рисунке 8.
Рисунок 8. Схема кадрового документооборота
в ООО «Транспортная Логистика»
При поступлении документа в ООО «Транспортная Логистика»
работники юридического отдела производят первичную обработку документа.
Если корреспонденция доставлена не по адресу, то ее отправляют обратно в
почтовое отделение.
Далее следует вскрытие конверта, проверка физического состояния
документа и наличия приложений в документе. После регистрации входящего
документа, начальник юридического отдела пишет резолюцию, и документ
передается на исполнение соответствующему лицу.
45
Журнал входящей документации имеет традиционную форму. Журнал
состоит из 4 граф: порядковый номер; регистрационный номер документа; дата
регистрации документа; содержание документа.
Исходящий документооборот в ООО «Транспортная Логистика» также
состоит из нескольких этапов: составление проекта документа; доработки
документа; согласования документа; подписания документа, регистрации и
отправка документа адресату. Этапы движения исходящих документов ООО
«Транспортная Логистика» представлены в виде схемы на рисунке 9.
Рисунок 9. Схема движения исходящего документопотока
в ООО «Транспортная Логистика»
Внутренний документопоток в ООО «Транспортная Логистика» разделен
на следующие этапы: составление проекта документа; доработка документа;
согласования документа; подписания документа, передача документа адресату.
1. Составление проекта документа
2. Согласование проекта документа
3. Проверка правильности оформления
4. Подписание документа руководителем
5. Регистрация документа
6. Отправка документа адресату
7. Подшивка отпуска документа в дело
46
Внутренний документопоток схож с исходящим документопотоком,
единственным различием остается только то, что документ не выходит за
пределы организации.
Следует отметить, что не все документы во внутреннем документопотоке
проходят все этапы. Например, служебные и докладные записки, справки
поступают напрямую руководителю.Этапы движения внутренних документов
ООО «Транспортная Логистика» представлены в виде схемы на рисунке 10.
Рисунок 10. Этапы движения внутренних документов
в ООО «Транспортная Логистика»
Регистрации во внутреннем документопотоке подлежат не все
документы. Регистрацию проходит только организационно-распорядительная
документация в журнале «Внутренняя документация».
График документооборота является одним из элементов системы
внутреннего контроляООО «Транспортная Логистика», представляется в
табличной форме в программе Excel. Выглядит данная форма следующим
образом (Таблица9).
1. Подготовка проекта документа
2. Согласование проекта документа
3. Утверждение документа
4. Регистрация документа
5. Исполнение
6. Подшивка в дело
47
Таблица 9
График документооборота ООО «Транспортная Логистика»
Наимен
ование
докуме
нта
Кол-во
экземп
ляров
Создание
документа
Представление
документа
Ответст
венный
за
обработ
ку
докумен
та
Срок
хранени
я
Место
хране
ния
Кто
отвеча
ет за
создан
ие и
оформ
ление
Кто
утверж
дает
(визиру
ет,
подпис
ывает)
Кто
Кому
В как
ой
срок
Платежн
ое
поручен
ие
1
Главны
й
бухгалт
ер
Руковод
итель,
главный
бухгалте
р
Главн
ый
бухга
лтер
Операц
ионист
банка
Ежедн
евно,
не
поздн
ее
15.00
Главный
бухгалте
р
5 лет с
1 января
года,
следующ
его за
годом
составле
ния
До
оконча
ния
календ
арного
года —
каб.
301,
далее
— каб.
308
Приходн
ый
ордер М
—4
1
Кладов
щик
Кладовщ
ик
Кладо
вщик
Бухгалт
ер по
участку
МПЗ
10—
го, 20
—
го и 3
0—
го чис
ла
месяц
а
Бухгалте
р по
участку
МПЗ
5 лет со
дня
списания
оприходо
ванных
по нему
ценносте
й
Приходн
ый
кассовый
ордер КО
—1
1
Кассир
Главный
бухгалте
р,
кассир
Касси
р
Главны
й
бухгалт
ер
Ежедн
евно в
конце
рабоч
его
дня
Главный
бухгалте
р
5 лет с
1 января
года,
следующ
его за
годом
составле
ния
Путевой
лист
грузовог
о
автомоби
ля
1
Менедж
ер по
логисти
ке
Менедж
ер по
логистик
е,
механик
Водит
ель
Бухгалт
ер по
участку
МПЗ
Ежедн
евно
Бухгалте
р по
участку
МПЗ
Данный вариант оформления графика документооборота удобен для ООО
«Транспортная Логистика» тем, что таблица 9 охватывает весь перечень
документов, и ею пользуются все сотрудники организации. В ООО
«Транспортная Логистика» формирование и систематизация дел происходит по
номинальному и хронологическому признаку.
Структура распорядительной документации в организации представлена
на рисунке 11.
48
Рисунок 11. Структура распорядительной документации
в ООО «Транспортная Логистика», %
Как видно по рисунку11, в структуре распорядительной документации в
ООО «Транспортная Логистика» преобладают приказы о предоставлении
отпуска (42%) и приказы об основной деятельности (37%).
Коллективный договор в ООО «Транспортная Логистика» регулирует
социально-трудовые отношения в организации и учитывает взаимные интересы
работников и работодателя. Коллективными договорами охвачено 100%
сотрудников ООО «Транспортная Логистика». В 2020 году в Компании
продолжили действовать коллективные договоры, заключенные в 2019 году.
В ООО «Транспортная Логистика» поступает документация из
вышестоящих контролируемых органов, контрагентов, других организаций.
Входящий документ поступает в организацию следующими путями: по почте
России, по электронной почте и доставленный курьером.
На рисунке 12 представлена структура источников входящей
документации в организации.На основании рисунка 12 можно сказать, что в
основном документы в организацию поступают посредством электронной
почты — 56% входящей документации.
Также велика доля документов, поступающих посредством «Почты
России» (35%). Доля документации, принесенных в организацию курьерами,
составила в 2019 году 9%. В организации нет курьеров, которые доставляли бы
входящие документы с отделения почты до организации, поэтому приходящие
по почте документы забирает сотрудник юридического отдела.
9
42
12
37
приказы о принятии на
работу
приказы о предоставлении
отпуска
приказы об увольнении
приказы об основной
деятельности
49
Рисунок 12. Структура источников входящей документации
в ООО «Транспортная Логистика» в 2019 году, %
Тем самым, иногда это приводит к утрате или несвоевременной доставке
документов. Из-за этого регистрация входящих документов тоже происходит
нечетко. Динамика доли документов, поступивших в организацию посредством
электронной почты, представлена на рисунке13.
Рисунок 13. Динамика доли документов, поступивших в ООО
«Транспортная Логистика» посредством электронной почты в
2017-2019 гг., %
Как видно по рисунку13, за период 2017-2019 гг. доля документов,
поступивших в ООО «Транспортная Логистика» посредством электронной
почты, увеличилась с 43% в 2017 году до 56% в 2019 году. Рост за три года
составил 13%. То есть, можно говорить о значительной активизации
56
35
9
электронная
почта
почта
курьер
43
51
56
0
10
20
30
40
50
60
2017
2018
2019
50
электронного документооборота в организации.
Итак, можно сказать, что организация кадрового документооборота в
ООО «Транспортная Логистика» осуществляется недостаточно эффективно.
Недостаточно проработаны кадровые документы, отсутствует система
электронного документооборота.
Таким образом, по результатам проведенного анализа можно сделать
следующие выводы. При осуществлении руководства организацией нужно
уметь управлять всеми видами ресурсов и элементами производства, но на
первом месте стоят навыки по управлению персоналом. При этом эффективное
документационное обеспечение управления персоналом в условиях риска
требует учета, как внешних факторов влияния, так и внутренних процессов.
Трудовые отношения в ООО «Транспортная Логистика» строятся в
соответствии с Трудовым кодексом РФ. Для закрепления работника на
определенном рабочем месте выпускается приказ или распоряжение. Для
ознакомления работника с его должностными обязанностями и
подтверждением его согласия следовать данным предписаниям, производится
ознакомление работника с должностной инструкцией и ее подписание.
Основная проблема, с которой сталкиваются специалисты по работе с
персоналом в ООО «Транспортная Логистика» — это большая трудоемкость
управления, огромное количество задач, функций, элементов, которыми
необходимо оперативно и качественно управлять. Также следует отметить
высокую значимость персонала как важнейшего стратегического ресурса
организации в современных рыночных условиях развития экономики.
51
Глава 3. Совершенствование организации кадрового
документооборота в ООО «Транспортная Логистика»
3.1. Предложения по совершенствованию организации кадрового
документооборота
Работа по совершенствованию организации кадрового документооборота
в организации является важным направлением повышения эффективности
работы ООО «Транспортная Логистика», улучшения взаимодействия его
подразделений.
Для совершенствования организации кадрового документооборота в
организации предлагаются следующие мероприятия (Рисунок14).
Рисунок 14. Мероприятия по совершенствованию организации
кадрового документооборота в ООО «Транспортная Логистика»
Как показано на рисунке14, для ООО «Транспортная Логистика»
предлагаются следующие направления совершенствования:
Мероприятие 1. Внедрение электронного документооборота.
Можно выделить следующие основные стратегические направления в
рамках информационных технологий в ООО «Транспортная Логистика»,
принимаемые на данный период:
1. Формирование единого информационного пространства на основе
корпоративной сети передачи данных, технологической связи, а также единой
системы нормативно-справочной информации.
2. Информационное обеспечение всех бизнес-процессов.
3. Трансляция целей и стратегии организации на стратегию развития
информационных технологий в ООО «Транспортная Логистика» путем
Пути совершенствования
1. Внедрение
электронного
документооборота
2. Разработка
Положения о кадровом
документообороте
3. Совершенствование
Положения об отделе
кадров
52
выявления, описания и оптимизации бизнес-процессов, используя
автоматизацию.
Поскольку почти все процессы, участвующие в документообороте,
поддаются систематизации и регламентации и почти все они могут быть
алгоритмоинизированы, требования к документационному обеспечению
управления, по сути, являются требованиями к системе электронного оборота,
без которой уже немыслима деятельность современной организации.
Если говорить о функциональных возможностях такой системы, то к ним
можно отнести: многопользовательский доступ с разделением по уровням,
возможность архивации и организации хранения данных, работа с
документопотоком и бизнес-логикой.
Немаловажно, чтобы эта система могла функционировать с
использованием уже имеющихся в ООО «Транспортная Логистика»
технических средств и сопровождающих ее работу программных продуктов,
чтобы не пришлось закупать новую технику.
Организация электронного архива несет в себе несколько главных
функций для ООО «Транспортная Логистика»:
— возможность оперативного поиска и просмотра документов;
— удобное разделение всей информации относительно вида бумаг;
— создание иерархического главного каталога всех архивных
документов;
— надежное хранение документации или копий в электронном виде;
— неограниченный доступ клиента к своим данным на основе
имеющихся прав пользователей;
— расширенный поиск документации по реквизитам и по главному
каталогу;
— возможность работы с копиями дел;
— постоянное администрирование системы, в том числе и регистрация
новых пользователей с определением их прав и полномочий в отношении
доступа к тем или иным бумагам компании.
53
Системы электронного архива и документооборота взаимодействуют на
основе принципа аналогичности процесса в отношении бумажных носителей
информации. Единственное важное отличие состоит в том, что система
электронного архива непременно включает в себя хранение информации в
структурированном, не подлежащем изменению виде.
Важно, чтобы электронная система документационного обеспечения
управления позволяла не только проконтролировать исполнительскую
дисциплину в ООО «Транспортная Логистика», но и однозначно
идентифицировать документы с учетом всех вносимых в них изменений и
дополнений.
Она должна поддерживать полноценный поиск в соответствии с
запросами пользователей, учитывающий морфологические особенности
русского языка.В качестве электронной системы документооборота для ООО
«Транспортная Логистика» предлагается приобрести систему «Диадок».
Преимуществами данной системы являются следующие:
1. Электронный документооборот через систему имеет юридическую
силу, поэтому организации не придется распечатывать документы.
2. Электронные документы из системы «Диадок» легко выгружаются в
систему интернет-отчетности.
3. Когда возникает необходимость обменяться документами с
контрагентом, который работает в другой системе ЭДО, пользователям
Диадока поможет роуминг.
4. Организация может найти своих контрагентов, которые уже работают в
Диадоке, и начать с ними обмен электронными документами.
Существует несколько способов подключения к системе «Диадок»:
1. Удобная веб-версия системы в браузере.
Достаточно лишь зайти в браузер и обмениваться документами.
Установка программного обеспечения не потребуется.
2. Готовый модуль для документооборота в 1С.
Можно работать в привычной учетной системе. Есть модули под все