14
приходится иметь дело кадровику, тем сложнее ему справляться в одиночку.
Кадровую службу приходится расширять.
А в небольших организациях, где работает в общей сложности 10–20
человек, все вопросы, связанные с персоналом, может единолично решать
руководитель
7
. Помимо важной документации, которую необходимо иметь, у
работодателя есть обязанность хранить материалы надлежащим образом.
Кадровое делопроизводство предполагает особые условия хранения всех
документальных сведений. Кадровый отдел, а при его отсутствии в компании
— сам руководитель, несут полную ответственность за сохранность всех
обязательных бумаг. У того или иного документа может быть разная степень
значимости, определяющая конкретный срок его хранения на предприятии.
Так, некоторые образцы могут храниться по 12 месяцев (например,
правила трудового распорядка), в то время как другие бумаги (к примеру,
трудовые договоры) не подлежат уничтожению в течение 75 лет. Юридическим
лицам рекомендовано создать специально оборудованный архив документов в
помещениях с допустимым температурным режимом.
Ввиду отсутствия возможностей для его организации, документы могут
быть переданы в государственный архив.Для оптимизации работы кадровой
службы в условиях усложнения документооборота используется программное
обеспечение. Оно может быть базовым, включающим операционную систему,
офисный пакет, средства работы в интернете и с электронной почтой и т.п.
Стандартами являются версии программного обеспечения от Microsoft
(MicrosoftWindows в качестве операционной системы и MicrosoftOffice как
пакет офисных приложений). Помимо этого, существуют специализированные
программы, обеспечивающие работу службы кадров. Среди них наибольшей
популярностью пользуется платформа 1С. Она позволяет:
— вести учѐт нескольких предприятий в одной программе;
— учитывать рабочее время;
7
Сологуб О.П. Делопроизводство. Составление, редактирование и обработка документов. Учебное пособие. –
М.: Омега-Л, 2015. – С. 142
15
— учитывать движение сотрудников и вести статистику;
— заполнять личные карточки работников по установленным формам;
— создавать стандартные формы приказов и т.д.
8
Часто используется и «СБиС: Электронный документооборот». В
программе можно:
— вести личные карточки сотрудников;
— вести архив записей об увольнениях;
— организовывать кадровый резерв;
— вести формы штатного расписания и справочника должностей;
— легко выводить на печать любые отчѐты.
Руководство организации само должно решать, какой программой
воспользоваться. Для этого следует ознакомиться с наиболее
распространенными и эффективными, чтобы сделать наилучший выбор.
Кадровый аудит — это оценивание работоспособности кадрового отдела,
его части или ответственного лица, а также проверка документов на их
соответствие требованиям закона. На разных этапах функционирования
организации может возникнуть необходимость проведения кадрового аудита
(например, когда предполагается смена специалиста по кадрам). Кадровый
аудит выполняет следующие задачи
9
:
— минимизирует количество всей существующей документации;
— сокращает затраты на осуществление документооборота;
— контролирует соблюдение законодательных норм;
— помогает улучшить показатель прохождения проверок со стороны ГИТ
(Государственной Инспекции Труда);
— минимизирует материальные потери в случае трудовых споров.
Руководитель решает самостоятельно, прибегать или нет к услугам
организаций, осуществляющих деятельность в этой сфере. Но многие
8
Веретехина С.В. Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве // Управление персоналом и
интеллектуальными ресурсами в России. 2015. Т. 4. № 6. С. 79
9
Дрыгина Ю.А., Бабаян А.Р. Делопроизводство в управлении. Учебное пособие. – Ростов/н/Д.: ЮРИУР
РАНХиГС, 2018. – С. 199
16
предпочитают справляться своими силами, так как это позволяет сохранить
конфиденциальность.
Нередко организации пользуются не стандартизированными формами
документации, а собственными (если это не противоречит законодательству). В
таком случае эти формы утверждаются приказом. По итогам аудита
составляется отчѐт о результатах проверки.
В него включают информацию об обнаруженных ошибках, предлагаются
меры по их устранению. Также следует охарактеризовать, в каком состоянии
находится кадровый учѐт, какие риски существуют в данной организации.
Проектирование системы документационного обеспечения управления (ДОУ)
включает в себя следующие работы
10
:
— разработка концепции системы документационного обеспечения
управления предприятием;
— разработка пакетов нормативных документов;
— разработка рекомендаций по совершенствованию номенклатуры дел
предприятия;
— сопровождение внедрения системы документационного обеспечения
управления.
Комплексная постановка системы документационного обеспечения
управления включает в себя следующие работы:
— диагностика системы ДОУ;
— проектирование системы ДОУ;
— внедрение системы ДОУ;
— обучение сотрудников, ответственных за документооборот и
делопроизводство;
— опытная эксплуатация системы ДОУ.
Если в организации для регистрации документов используется
журнальная форма регистрации, то для контроля заводятся специальные
контрольные карточки или еще один (контрольный) журнал. Журнальную
10
Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение / В.И. Андреева. — М.: КноРус, 2016. – С. 163
17
форму эффективно применять в организациях, где отдельно выведена работа с
конфиденциальной информацией и в организациях с небольшим объемом
документооборота. Примерная форма контрольного журнала показана в
Приложении 1.
Сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в
организации представляются руководителю организации и руководителям
структурных подразделений. Примерная форма справки о состоянии
исполнительской дисциплины для руководителя организации также
представлена в Приложении 1.
Организовать кадровое делопроизводство довольно непросто. Сначала
необходимо ознакомиться с нормативной базой. Законодательством
предусмотрен перечень обязательных кадровых документов, которые должны
быть в наличии. Подразумевается, что они будут оформляться и храниться в
соответствии с законодательными нормами.
Нарушение этих норм ведѐт к ответственности (чаще всего в виде
штрафных санкций). У руководителя есть выбор: воспользоваться услугами
компаний, специализирующихся в этом вопросе, либо организовать
делопроизводство и кадровый учѐт самостоятельно, надеясь лишь на свои силы
и опыт кадровиков
11
.
Итак, отсутствует предусмотренный законом обязательный единый орган,
который брал бы на себя всю ответственность за ведение кадрового
документооборота. На практике обязанности возлагаются на лицо или отдел в
зависимости от того, каков объем организации.
Контроль над исполнением документов называется кадровым
администрированием, процесс упорядочения документации (например,
оформление личных дел согласно номенклатуре) — делопроизводством, а все
вместе — кадровым делом.
1.2. Законодательное регулирование кадрового документооборота
11
Алехина Л.Л. Документационные аспекты системы управления персоналом организации кадрового
менеджмента // Образование и наука без границ: фундаментальные и прикладные исследования. 2019. № 10. С.
52
18
В государственном стандарте ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Система стандартов по
информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения» дается определение термину
«делопроизводство» как виду деятельности, направленной на обеспечение
документирования, документооборота, оперативного хранения и использования
документов
12
.
Документ — это юридически значимая информация на бумажном или
электронном носителе, достоверность которой подтверждается наличием
установленных реквизитов. Поэтому делопроизводство, в свою очередь,
регламентируется нормативными документами, которыми устанавливаются
общие правила и принципы его ведения.
Нормативно-правовые документы в делопроизводстве — это правовые
акты многократного применения: законы, постановления, приказы, стандарты,
инструкции и пр., которые изданы в соответствующей форме теми
правотворческими органами, в компетенции которых находятся эти вопросы.
Основная регулирующая деятельность в сфере делопроизводства
осуществляется Федеральным архивным агентством. В его функции входит
контроль организации документооборота в федеральных органах
исполнительной власти, но, кроме этого, оно занимается методическими
разработками и обеспечивает общее развитие общероссийской системы
делопроизводства.
Вопросами унификации и стандартизации в сфере делопроизводства
занимается Госстандарт, а в ведении Всероссийского научно-
исследовательского института документоведения и архивного дела
(ВНИИДАД) находятся научно-исследовательские и методические разработки
в области архивного дела и документоведения. В этой организации
разрабатываются многие нормативно-методические документы по
делопроизводству.
12
ГОСТ Р 7.0.97—2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Организационно—распорядительная документация. Требования к
оформлению документов. (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004—ст) (ред. от 14.05.2018)
19
Нормотворчеством в сфере делопроизводства также занимается
Правительство РФ, федеральные и муниципальные органы исполнительной
власти, ведомства, комитеты, службы, агентства, а также учреждения,
организации и предприятия, разрабатывающие локальные нормативные акты,
адаптирующие федеральное и отраслевое законодательство к реалиям и
специфике производственной и организационной деятельности конкретной
организации.
Нормативно-правовую базу документационного обеспечения управления
составляют
13
:
1. Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и
документации.
2. Постановления и распоряжения Правительства РФ, федеральных
органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и
др.), регламентирующих вопросы документационного обеспечения управления
на федеральном уровне.
3. Государственная система документационного обеспечения управления.
4. Правовые акты органов правительственной и исполнительной власти
субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующих вопросы
документационного обеспечения управления.
5. Правовые акты нормативного и инструктивного характера,
методические документы по документационному обеспечению управления
различных организаций.
6. Государственные стандарты и документацию.
7. Унифицированные системы документации.
8. Общероссийские классификаторы технико-экономической и
социальной информации.
9. Нормативные документы по организации и охране управленческого
труда служащих службы документационного обеспечения управления.
13
Кукарина Ю.М. Справочник по общему делопроизводству для работников организаций. — (Серия
«Управленческая безопасность» / под общ. ред. А. Б. Безбородова). — М.: ООО «ТЕРМИКА.РУ», 2018. —
С.118
20
10. Нормативные документы по организации архивного хранения
документов.
Нормы трудового законодательства РФ устанавливают требования к
обязательной кадровой документации предприятия в зависимости от его
статуса. В этот перечень входят важные инструкции, графики, правила и
приказы.
Перечень основных законодательных актов, регулирующих кадровый
документооборот в организации, представлен в таблице 2
14
.
Таблица 2
Перечень основных законодательных актов, регулирующих
кадровый документооборот в организации
Название законодательного
актаи дата его утверждения
Характеристика документа с точки зрения
делопроизводства
Трудовой Кодекс РФ
(21.12.2001)
Устанавливает, какие документы необходимы
для оформления трудовых отношений (приѐм на
работу, расторжение договора, отпуск и т. д. в
ст. 67, 68, 84). Заявляет о необходимости
установить правила внутреннего трудового
распорядка и применять графики отпусков (ст.
123, 190). Здесь же рассматриваются сроки
оформления документов и порядок
ознакомления с ними сотрудников (ст. 14, 67,
68).
Постановление Правительства
РФ «О трудовых книжках» (№
225 от 16 апреля 2003 г.);
Постановление Министерства
труда и социального развития
РФ «Об утверждении
инструкции по заполнению
трудовых книжек» (от
10.10.2003 г. № 69)
Рассматривают вопросы формы, ведения и
хранения трудовых книжек, а также вкладышей
в них.
Общероссийский
классификатор профессий
рабочих, должностей служащих
и тарифных разрядов ОК 016–
94 (ОК ПДТР)
Кодирует данные о работниках, например,
сведения об образовании, занимаемой
должности и т. д. Применяется для заполнения
ряда учѐтных форм (Т—2), используемых в
кадровой службе.
ФЗ «Об информации,
информационных технологиях
и о защите информации» (от
27.07.2006 г. № 149—ФЗ)
Определяет, что такое документированная
информация
14
Морозов П.Е. Правовое обеспечение управления персоналом / П.Е. Морозов, О.А. Шевченко // Трудовое
право в России и за рубежом. 2016. N 3. С. 19
21
Продолжение Таблицы 2
Федеральный закон «Об
акционерных обществах» (ст.
89) и Федеральный закон «Об
обществах с ограниченной
ответственностью» (ст. 50).
Определяет обязанности обществ по хранению
документов и их составу. Устанавливает
обязательность хранения документов в
организации, а в некоторых случаях и передачи
их на государственное хранение. «Общество
отвечает за упорядочение документов, должно
проводить работу по их сохранности в
соответствии с указаниями и рекомендациями
архивных органов РФ».
Приказ Минкультуры России
«Об утверждении «Перечня
типовых управленческих
архивных документов,
образующихся в процессе
деятельности государственных
органов, органов местного
самоуправления и организаций,
с указанием сроков хранения»
(от 25.08.2010 №558).
Содержит перечень типовых управленческих
архивных документов с указанием сроков
хранения, положения о кадровом обеспечении, а
также об учѐте и отчѐтности.
Постановление Госкомстата РФ
«Об утверждении
унифицированных форм
первичной учѐтной
документации по учѐту труда и
его оплаты» (от 05.01.2004
№1).
Содержит указания по применению и
заполнению форм учѐта первичной документации
по учѐту труда и его оплаты.
ГОСТ Р 6.30–2003
«Унифицированная система
организационно—
распорядительной
документации. Требования к
оформлению документов».
Носит рекомендательный характер. Определяет
общие требования к оформлению документов и
составу их реквизитов.
Федеральный закон от
27.07.2006 № 152—ФЗ «О
персональных данных».
Регулирует отношения, связанные с обработкой
персональных данных юридическими лицами с
использованием средств автоматизации или без
них. Определяет порядок получения, хранения,
обработки, использования и передачи
персональных данных работников (в том числе).
Документооборот предприятия регламентирован законом №152—ФЗ «О
персональных данных»
15
, где описаны требования о хранении персональных
данных сотрудников. Нормы ведения журнала учета, бланков и вкладышей
описаны в Постановлении №225 «О трудовых книжках»
16
.
15
Федеральный закон от 27.07.2006г. № 152—ФЗ (ред. от 31.12.2017) «О персональных данных»
16
Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» (вместе с
«Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими
работодателей»)
22
Помимо упомянутых законов, в сфере кадровой работы используются
следующие:
1. Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59—ФЗ от
02.05.06.
2. Закон о государственном языке РФ № 53—ФЗ от 01.06.05.
3. Закон о коммерческой тайне № 98—ФЗ от 29.07.04.
4. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением
Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
5. Единый квалификационный справочник должностей, руководителей,
специалистов и служащих.
Хранить и вести учет документов, которые были переданы в архив,
необходимо опираясь на следующие законы и нормативные акты
17
:
— Закон «Об архивном деле»;
— Закон «О ведении бухгалтерского учета»;
— Закон «Об акционерных обществах»;
Постановление № —03—33пс, в котором указано, в каком порядке и
какой период хранить те или иные документы.
Согласно актуальным требованиям ТК РФ, в перечень кадровой
документации, которую обязаны вести юридические лица, входят
18
:
— правила трудового распорядка внутри компании;
— документы о защите персональных данных;
— штатное расписание компании;
— трудовые договоры с каждым штатным работником;
— должностные инструкции на каждую позицию;
— трудовые книжки и журнал учѐта их перемещения;
— положение о зарплате, обучении и плановой аттестации специалистов;
— табель учѐта рабочего времени и выходных дней;
17
Ершова Л.И. Хранение документов // Бухгалтерский учет. 2019. № 5. С. 103
18
Кабашов С.Ю., Глотова С.А., Маслова Л.Т., Фионова Л.Р., Быкова Т.А., Ермолаева А.В. Повышение качества
кадрового документирования работы с персоналом — актуальная задача модернизации управления //
Экономика и управление: научно—практический журнал. 2016. № 3 (131). С. 27
23
— графики отпускных периодов каждого наѐмного сотрудника;
— приказы о приѐме, переводе, увольнении сотрудника, предоставлении
ему отпуска, а также книги учѐта таких приказов;
— приказы по основной деятельности предприятия;
— личные карточки на каждого штатного сотрудника (форма Т—2);
— договоры о материальной ответственности штатного работника;
— книга учѐта проверок, контролирующих ведомство;
— протоколы заседаний;
— книги инструктажа технической безопасности;
— журнал прохождения обязательных медосмотров;
— книга актов о несчастных случаях.
Все приведѐнные выше распорядительные документы, сопутствующие
реализации трудовой деятельности, входят в список обязательных кадровых
бумаг, которые должны быть корректно оформлены в обществах с
ограниченной ответственностью (ООО). В том случае, если в штат предприятия
зачисляется резидент иностранного государства, список обязательных
кадровых бумаг дополняется уведомлением о подписании трудового договора с
иностранным гражданином.
Таким образом, нормативно-правовые документы в делопроизводстве
имеют важное значение, поскольку регламентируют все процессы создания,
обработки и хранения документов в организации. С помощью правил,
устанавливаемых нормативными документами по делопроизводству,
обеспечивается юридическая значимость и подлинность документации
предприятия.
1.3. Методическая база кадрового документооборота в организации
Локальные нормативные акты (ЛНА) — это внутриорганизационная
документация, определяющая круг обязанностей и прав нанимателя и
сотрудников в процессе осуществления трудовой деятельности.К ним
относятся разнообразные правила, положения, инструкции. Локальная