78
Таблица 6
Расчет заработной платы на разработку темы
Исполнитель
Оклад, руб.
З/пл. в
день, руб.
Трудоемкость,
чел./дн.
Суммарная з/пл.,
руб.
25000
227,30
34
27728,20
Отчисления на единый социальный налог составляют 26% от заработной
платы: (27728,2*26)/100=20209,33 руб.
Эксплуатационные затраты при использовании ЭВМ в процессе
программирования рассчитываются согласно амортизационным отчислениям
при учете основных средств. Амортизационные отчисления для ПЭВМ
составляют 20% в год. Работа ЭВМ составляет 25 дней, это приблизительно
один месяц. За три месяца амортизационные отчисления при первоначальной
стоимости ПЭВМ 21030 руб. составят: (21030*20)/(100*12)=350,5 руб.
Затраты на электроэнергию. ПЭВМ, на которой была разработана
автоматизированная система, является потребителем электрической сети
переменного тока 220 В. Согласно технической документации суммарная
мощность, потребляемая компьютером и монитором, составляет:
Мс=250Вт.ч.
Расход денежных средств, связанный с употреблением технических
средств можно найти по формуле:
Рэ=Кдн*Враб*Мс*Цэн; (3.7)
где:
Кдн – период написания программы дн., Кдн=25 дней.
Враб – деятельность рабочей смены, ч., Враб=8 часов.
Мс – мощность потребляемая техническими средствами, кВт.ч.
Цэн – стоимость электроэнергии по действующим тарифам р/кВт.ч.
Цэн=1,18 рубля за кВТ.ч.
Отсюда: Рэ=25*8*0,25*1,18=59 рублей.
Не учитываются затраты по статьям «Дополнительная заработная
плата», «Командировочные расходы», «Расходы на специальное
79
оборудование», «Оплата работ, выполняемых сторонними организациями», т.к.
они не используются. Смета затрат на разработку темы приведена в таблице 7.
Таблица 7
Смета затрат на разработку темы
Статьи
Сумма руб.
Основные материалы и комплектующие
200,00
Заработная плата
7728,20
Отчисления на единый социальный налог
2009,33
Машинное время
350,5
Электроэнергия
59
Итого:
10347,03
Основные критерии, которые можно отнести к определяющим факторам
«за» внедрение проекта - это, во-первых, простота установки и внедрения; во-
вторых, постоянное и доступное обновление в соответствии с нормами
текущего законодательства; в-третьих, интеграция СЭД в единую систему
управления.
Среди факторов «против» можно назвать избыточную
функциональность в области управления документооборотом и
программирования бизнес-процессов в этой сфере и дополнительные
специализированные требования к программно-аппаратному обеспечению.
И все-таки система не может быть простой настолько, чтобы затрагивать
только общие вопросы учета. СЭД обязана полностью решать одну иди
несколько конкретных задач, Программа нужна в частности для того, чтобы
делать отчеты, иначе она ничем не будет отличаться от амбарной книги.
В ООО «Вектор «Контроль и диагностика» достаточно активно
используются компьютерные технологии. Однако их использование не всегда
систематизировано.
В результате предложенных мероприятий будут реализованы
мероприятия по оптимальному использованию компьютерных технологий в
документообороте организации и делопроизводстве.
При этом делопроизводство целесообразно внедрение
80
автоматизированной системы учета «Lotus», что будет способствовать
оптимизации деятельности многих подразделений организации и приведет к
экономии рабочего времени и средств.
Практические результаты по внедрению системы электронного
документооборота «Lotus» показали, что решены следующие задачи:
- внедрен единый порядок работы с документами;
- упростились процедуры учета документов;
- уменьшены затраты времени на учет документов;
- улучшен контроль исполнительской дисциплины внутри организации;
- обеспечено безопасное хранение и использование документов.
81
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Подводя итог проведенного исследования, можно сформулировать
следующие выводы и предложения по данной теме.
Одной из важнейших функций служб документационного обеспечения
управления документооборотом является организация документооборота, т. е.
движения документов с момента их создания или получения до завершения
исполнения, обеспечивающая эффективность работы с документами, их
сохранность и контроль исполнения.
Анализ делопроизводства в ООО «Вектор «Контроль и диагностика»
помог выявить некоторое несоответствие законодательным и нормативно-
методическим актам при документировании трудовых отношений и работе с
документацией. На основании полученных результатов было проведено
совершенствование изучаемых процессов, что может нормализовать
деятельность в организации.
Анализ основных направлений деятельности подгруппы
документооборота позволил выявить некоторые особенности ведения
делопроизводства:
1. Важной особенностью является четкое разделение обязанностей
между сотрудниками подгруппы документооборота. Каждый несет
ответственность за определенное направление деятельности подгруппы, что
способствует направленной работе над определенными вопросами.
2. Подгруппа документооборота взаимодействует с другими
структурными подразделениями ООО «Вектор «Контроль и диагностика»,
кроме того все они взаимосвязаны и взаимозависимы. Таким образом, в
управлении работой задействованы практически все отделы.
В результате, установленные особенности основных направлений
деятельности сотрудников подгруппы документооборота, типичны для всех
служб любых организаций. Такой вывод позволило сделать изучение
теоретического и практического материала.
82
Необходимо разработать единый стандарт подбора организации. В
котором задачей будет выявление ключевых признаков «подходящих»
кандидатов для работы в организации. Единый стандарт подбора позволит
постепенно сделать менее «разношерстным» персонал организации,
унифицировать корпоративную культуру, сделать процессы внутри
организации более управляемыми и прогнозируемыми, а так же решит
проблему текучести кадров.
Качественное информирование принимаемых в организацию
кандидатов, которое заключается в предоставлении кандидату максимально
корректной, четкой информации о его обязанностях, которые он будет
непосредственно выполнять.
После введения новой должности необходимо разработать пакет
документов: должностную инструкцию специалиста по подбору организации, а
так же внести изменения в положение о подгруппе документооборота.
Предложив мероприятия по внедрению автоматизированного
документационного обеспечения управления ООО «Вектор «Контроль и
диагностика» и проведя анализ экономической эффективности разработанных
мероприятий, делаем заключение о том, что на ООО «Вектор «Контроль и
диагностика» постоянно с документами работает 30 сотрудников, средняя
зарплата сотрудника 500$, количество рабочих дней - 21. Тогда средняя
стоимость одной минуты рабочего времени такого сотрудника составляет 0,05$,
соответственно средняя стоимость одной минуты рабочего времени всех таких
сотрудников составляет 1,5$.
В этом случае прямой эффект от внедрения системы «Lotus»
проявляется в следующих составляющих:
- экономия времени на поиске нужных документов, т.е. сокращение
сроков поиска;
- ускорение всех бизнес-процессов за счет их автоматизации,
формализации и контроля исполнительской дисциплины, т.е. повышение
производительности труда;
83
- экономия за счет повторного использования существующих
документов;
- экономия на канцелярских принадлежностях (писчей бумаге, ручках,
ксероксе, печати и т.д.).
В процессе выполнения работы были решены следующие задачи:
– проведён обзор литературных источников по теме автоматизация
управления документооборотом, что позволило разработать содержательную
компоненту автоматизированной системы «Lotus»;
– рассмотрены теоретические и практические аспекты конструирования
автоматизированных систем. Результатом данного этапа исследования является
создание модели автоматизированной системы управления
документооборотом;
– разработана автоматизированная система управления
документооборотом «Lotus».
Внедрение СЭД «Lotus» на ООО «Вектор «Контроль и диагностика»
позволит контролировать сроки выполнения работ, занятость организации,
реально оценивать продуктивность работы каждого сотрудника. Любой
руководитель может получить в пределах своей компетентности информацию о
сотруднике: сколько и за какой период выполнил работ, в каких проектах
принимал участие, как соблюдал сроки исполнения. Таким образом,
деятельность сотрудника в любой момент времени может быть оценена как его
непосредственным руководителем, так и более высоким начальством. Контроль
над подчиненными, как показывают наблюдения, увеличивает
производительность их труда на 5-15%.
84
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Гражданский кодекс РФ
2. Трудовой кодекс РФ
3. Федеральный закон «Об информации, информационных
технологиях и о защите информации»
4. Федеральный закон «О персональных данных»
5. Федеральный закон «Об архивном деле Российской Федерации»
6. Положения «Об организации межбанковских расчетов на
территории Российской Федерации» и «Об организации расчетов между
банками разных республик»
7. Аширов, Д.А. Документоведение: учебник пособие / Д.А. Аширов. -
М.: Московский международный институт эконометрики, информатики,
финансов и права, 2011. - 135 с.
8. Банасюкевич В.Д. Экспертиза ценности документов / В.Д.
Банасюкевич // Секретарское дело. - 2013. - №3. - С. 19-23.
9. Барикин М.Б. Кадровое делопроизводство. Электронный
справочник / М.Б. Барикин. - Издательство: Новый Диск, 2015. - 224 с.
10. Бардовская Е. Процедура заключения, оформления и регистрации
коллективного договора / Е. Бардовская // Кадровик. Кадровое
делопроизводство. - 2015. - № 8. - С. 4 - 8.
11. Барахин А.Б. Кадровое делопроизводство / А.Б. Барахин. -
Издательство: Книжный мир, 2011. - 192 с.
12. Батура А.В. Оформляем кадровые документы / А.В. Батура, З.Н.
Бурнашева // Справочник кадровика. - 2015. - № 11. - С. 8 - 12.
13. Березина Н.М. Кадровое делопроизводство. Практические
рекомендации по организации службы / Н. М. Березина, М. М. Бахарева. -
Издательство: Олма - Пресс, 2015. - 240 с.
14. Березина Н.М. Кадровое делопроизводство / Н. М. Березина, М. М.
Бахарева. - Издательство: Питер, 2012. - 224 с.
85
15. Варламова Я.Е. Кадровое делопроизводство с нуля / Я. Е.
Варламова, Е. А. Кошелева. - Издательство: Профессиональное издательство,
2011. - 224 с.
16. Гущина И. Порядок и условия хранения документов / И. Гущина //.
Кадровое делопроизводство. - 2012. - № 7. - С. 22 – 28.
17. Гущина И. Регистрация документов / И. Гущина // Кадровое
делопроизводство. - 2015. - № 10. - С. 24 - 29.
18. Зайцева О. Оформление трудовых отношений: поэтапный процесс /
О. Зайцева // Кадровик. Кадровое делопроизводство. - 2015. - № 5. - С. 4 - 10.
19. Комисарова, Г.А. Документоведение: учеб. пособие / Г.А.
Комисарова. - М.: Дело, 2012. - 340 с.
20. Кочаргина, А.С., Клочкова, М.С. Документоведение: учеб. пособие
/ А.С. Кочаргина, М.С. Клочкова. - М.: Экзамен, 2013. - 180 с.
21. Кочеткова, А.И. Основы управления документооборотом: учеб.
пособие / А.И. Кочеткова. - М.: Пресс, 2011. - 380 с.
22. Ковалев, А.Г. Коллектив и социально-психологические проблемы
руководства / А.Г. Ковалев. - М.: Политиздат, 2011. - 271 с.
23. Коротков, Э.М. Исследование систем управления: учебник / Э.М.
Коротков. - 2-е изд., доп. и перераб. - М.: ДеКа, 2011. - 445 с.
24. Красавин А. Ведение личных дел / А. Красавин // Служба кадров и
банка. - 2015. - № 3. - С. 3 - 8.
25. Кузнецова Т.В. Кадровое делопроизводство / Т.В. Кузнецова //
Секретарское дело. - 2012. - № 3. - С. 60 - 67.
26. Кузнецова Т.В. Кадровое делопроизводство (традиционные и
автоматизированные технологии): учебник для вузов / Т.В. Кузнецова. - М.:
Издательский дом МЭИ, 2011. - 344 с.
27. Лачугина А. Архивируем кадровые документы: как не ошибиться
со сроками / А. Лачугина // Кадровое дело. - 2015. - № 12. - С. 58 - 63.
28. Лицарева, Е.Ю. Документоведение: учеб. пособие / Е.Ю. Лицарева.
- Томск: Томский госуд. ун-т, 2012. - 230 с.
86
29. Ловчева М. Внесение записей в трудовые книжки / М. Ловчева //
Кадровик. Кадровое делопроизводство. - 2011. - № 2. - С. 56 - 62.
30. Ловчева М.В. Информационно - справочная документация по
кадрам / М.В. Ловчева // Кадровик. Кадровое делопроизводство. - 2012. - № 11.
- С. 4 - 11.
31. Логинова Е.В. ГИТ приходит и проигрывает: приводим в порядок
кадровые документы / Е.В. Логинова // Справочник кадровика. - 2015. - № 10. -
С. 22 - 31.
32. Макаренко, Н.Л., Косаренко, Н.Н. Документоведение организации:
учеб. пособие / Н.Л. Макаренко, Н.Н. Косаренко. – М.: Академический Проект-
Трикста, 2011. – 464 с.
33. Монден, Я. Методы эффективного управления: учебник / Я.
Монден. – М.: Экономика, 2012. – 345 с.
34. Орловский Ю.П. Кадровое делопроизводство / Ю.П. Орловский. -
Издательство: Инфа - М, 2011. - 240 с.
35. Одегов, Ю.Г. Документоведение: учебник / Ю.Г. Одегов. – М.:
Экзамен, 2012. – 300 с.
36. Отчетные данные ООО «Вектор «Контроль и диагностика», 2015-
2017 гг.
37. Пшенко А. Порядок учета и хранения распорядительных
документов по кадрам / А. Пшенко // Кадровик. Кадровое делопроизводство. -
2012. - № 1. - С. 13 - 21.
38. Пугачев, В.П. Руководство персоналом организации: учебник / В.П.
Пугачев. – М.: Аспект-Пресс, 2012. – 279 с.
39. Сазыкин А.В. Кадровое делопроизводство на основании Трудового
кодекса РФ / А. В. Сазыкин. - Изд-во: Экзамен, 2011. - 352 с.
40. Самыгин, С.И. Документоведение: учеб. пособие / С.И. Самыгин. –
Изд. 2-е. – Ростов н/Д: Феникс, 2013. – 410 с.
41. Самошенко В.Н. История архивного дела в дореволюционной
России. Учебное пособие / В.Н. Самошенко. - М.: Наука, 2012. - 327 с.