58
доставка почтой или курьером оригинального документа на бумажном
носителе. При этом структурным подразделением, расположенным вне места
нахождения головного офиса, не выполняется регистрация такого документа в
СЭД и оформление его штампом для входящих документов
. Входящий документ, подлежащий регистрации согласно требованиям
действующих в организации локальных документов по делопроизводству,
иным сферам деятельности Организации и переданный корреспондентом
непосредственно в структурное подразделение головного офиса через его
сотрудника, подлежит немедленной передаче в отдел документационного
обеспечения и общего делопроизводства (далее – ОДОиОД) для его обработки
в соответствии с настоящим Регламентом.
Входящий документ (полученный на бумажном носителе или через
операторов Управления инфотехнологий) подлежит обязательному
сканированию и размещению в СЭД. Приложения большого объема
сканированию не подлежат (в РКК производится отметка о направлении
оригинала документа с приложениями в соответствующий адрес исполнителю).
ОДОиОД, исходя из оценки содержания входящей корреспонденции, в
соответствии с функционалом подразделений и распределением обязанностей
между Председателем Правления и заместителями Председателя Правления
направляет входящую корреспонденцию в адреса заместителей Председателя
Правления, директоров департаментов или непосредственно в адреса
руководителей профильных подразделений без предоставления на
рассмотрение Председателю Правления (без проставления визы);
- входящая корреспонденция направляется на рассмотрение
Председателю Правления, заместителям Председателя Правления, директорам
департаментов и руководителям структурных подразделений в электронном
виде;
- оригинал зарегистрированного входящего документа, направленного в
подразделение в электронном виде, передается без росписи первому из
списка/резолюции Ответственному исполнителю
59
- факт получения бумажного носителя фиксируется Ответственным
исполнителем в СЭД во вкладке «Исполнение» (в поле «текст исполнения» -
«принято в работу»), ответственность за проставление отметки возлагается на
указанного исполнителя;
- установить, что при рассмотрении фактов соблюдения
производственной дисциплины учитывается время электронной отправки на
исполнение входящего документа в рамках СЭД, а не факт получения
бумажного экземпляра документа (СЭД фиксирует любое действие сотрудника
с электронным документом, в том числе его открытие/не открытие);
- в случае если Резолюцией/Поручением рассмотрение и исполнение
документа возложено на несколько руководителей/подразделений/сотрудников,
то координацию всей работы подлежит осуществлять
руководителю/подразделению/сотруднику, указанному в
Резолюции/Поручении первым, если не оговорено иное; ему предоставляется
право созыва соисполнителей, координации их работы, запроса
дополнительных сведений и информации.
Итак, правление ООО «Вектор «Контроль и диагностика» отдает
предпочтение программному продукту на платформе автоматизации бизнес-
процессов «Lotus». Договор на внедрение «Lotus» подписан в начале октября
2017 года и до конца года был выполнен.
60
Глава 3. Предложения и рекомендации по
совершенствованию системы управления документооборотом в
организации
3.1 Предложения по оптимизации коммуникационных потоков
Исследование системы документационного обеспечения управления
ООО «Вектор «Контроль и диагностика» выявило, что для совершенствования
системы ДОУ необходимо разработать набор нормативных и организационных
документов, регулирующих правовой статус, статус, функции, ответственность
и организацию работы секретариата и менеджера.
Этот комплекс должен включать следующие документы:
- Положение о функциональном обслуживании ДОУ,
- должностные инструкции секретаря и инструкции менеджера по
ведению делопроизводства.
Современный офис нельзя представить без компьютерной техники. Но в
области работы с документами, до сих пор во многих организациях
специалисты, ответственные за управление офисной работой, используют
компьютер в качестве пишущей машинки с набором памяти и распечатками
текстов.
В то же время компьютерные технологии позволяют автоматизировать
весь цикл работы с документами: создавать и редактировать документы,
регистрировать их, контролировать выполнение, информационные и
справочные работы, вести адресные книги и другие базы данных,
организовывать перемещение документов внутри организация, учреждение,
организация (визирование, утверждение документов), получение и передача
документов в организацию полнотекстового электронного архива. Наиболее
распространенным подходом к решению этой проблемы является повышение
эффективности определенных видов работы за счет использования
универсальных информационных технологий. Такую стратегию,
ориентированную на существующую структуру организации, довольно просто
реализовать. Она может быть реализована как на отдельном компьютере, так и
61
в локальной сети. И многие современные компьютерные системы и технологии
являются многофункциональными и ориентированы на выполнение ряда
офисных функций.
Поэтому предлагается программа и план для совершенствования
системы документационного обеспечения ООО «Вектор «Контроль и
диагностика», представленный в таблице 5.
Таблица 5
План-график мероприятий по совершенствованию системы ДОУ
Мероприятия
Ответственный
Сроки
выполнения
1. Разработка должностных инструкций
секретаря и инструкция менеджера
Менеджер, юрист
11.2017
2. Разработка Положения о
функциональной службе ДОУ
Менеджер, юрист
11.2017
3. Создание инструкции по
делопроизводству
11.2017
11.2017
4. Внедрение системы электронного
документооборота
Директор
08.2017-
12.2017
1. Описание должностных обязанностей - это документ, определяющий
правовой статус сотрудников организации. Он устанавливает задачи и функции
сотрудников, их права, обязанности и ответственность.
Описание работы секретаря составлено на общей форме с угловым
расположением реквизитов, подписанным сотрудником, который составил эту
инструкцию и утвержден директором организации. Описание задания
составлено в соответствии с унифицированной формой описания должностных
обязанностей, установленной в УСОРД.
2. Положением о функциональном обслуживании является документ,
предназначенный для нормативного и правового регулирования деятельности
службы и определяющий ее роль и место в системе управления организацией.
Эта должность должна быть разработана руководителем
функциональной службы, подписана, согласована с юрисконсультом (если она
находится в организации) и утверждена руководителем организации. Основой
62
для внесения изменений в ситуацию является порядок директора ООО «Вектор
«Контроль и диагностика».
Позиция должна быть разработана в соответствии с требованиями
УСОРД. Он составлен на общей форме с угловым расположением реквизитов.
3. Для регулирования управления документацией, составления и
обработки документов в ООО «Вектор «Контроль и диагностика» необходимо
создать инструкции по ведению записей.
Инструкции по ведению учета должны быть составлены по общей
форме, подписанной секретарем-секретарем и утвержденной приказом
директора.
Комплекс организационных и нормативных документов,
подготовленных в соответствии с представленной методологией, будет
способствовать более рациональному распределению функций и должностных
обязанностей среди сотрудников, повышению производительности труда,
снижению затрат на рабочую силу и более эффективному и эффективному
функционированию этого структурного подразделения.
4. Наиболее разнообразные и многофункциональные информационные
технологии предназначены для хранения информации, организации доступа к
ней и выполнения справочной и информационной работы. Простейшая
технология, которая не требует специального программного обеспечения,
основана на возможностях, предоставляемых системой Windows. Это позволяет
вам создать систему папок для хранения документов в соответствии с
номенклатурой дел организации, организовать доступ к документам.
Хранение документов в памяти компьютера предполагает электронную
форму представления документа. Основная технология передачи бумажных
документов в электронную форму - сканирование. Сканирование - это
технологический процесс, в результате которого создается графическое
изображение бумажного документа. Чтобы преобразовать графическое
изображение бумажного документа в текстовый документ, используется
технология распознавания образов. Самая широко известная и широко
63
распространенная программа - Fine Reader [www.abbyy.ru], способная
обеспечить высокое качество распознавания и простоту использования.
Для организации хранения большого количества информации, доступа к
ней и выполнения справочной и информационной работы используется
технология базы данных. Кроме того, технология базы данных позволяет
автоматизировать выполнение различных офисных функций: регистрацию
документов и контроль их исполнения, реализацию справочной работы по
документам организации, подготовку кадастров документов длительного
хранения до доставки на архив, квитанция после отчетного года образца в виде
акта о выделении документов, срок действия которых истек. Наряду с этим
базы данных позволяют получить информацию о законодательной базе,
системе нормативных и методологических документов, определяющих порядок
разрешения рассматриваемого вопроса. Наиболее распространенной для
организации баз данных была система доступа MS Office. Это связано с
простотой разработки, простотой использования, широким спектром
функциональных обязанностей.
Все источники информации можно разделить на внутренние и внешние.
Внутренними источниками служат отчёты организации, беседы c сотрудниками
отделов и другими руководителями и сотрудниками, маркетинговая
информационная система, бухгалтерские и финансовые отчёты; отчёты
руководителей на собраниях; сообщения организации, отчёты o командировках,
обзоры жалоб и рекламаций потребителей, благодарственные письма, планы
производства, протоколы заседаний руководства, деловая корреспонденция
организации и др.
Внешними источниками являются данные международных организаций
(Международный валютный фонд, Европейская организация пo сотрудничеству
и развитию); законы, указы, постановления государственных органов,
выступления государственных, политических и общественных деятелей,
данные официальной статистики, периодической печати, результаты научных
исследований и т.п. К источникам внешней вторичной информации также
64
относятся: выставки, ярмарки, совещания, конференции, презентации, дни
открытых дверей, коммерческие базы и банки данных.
Внешнюю информацию можно подразделить на официально
опубликованную, доступную для всех, и на так называемую синдикативную
информацию, недоступную для широкой публики и издаваемую отдельными
организациями; такая информация приобретается за деньги. Специальные
информационно-консультационные организации собирают и обрабатывают
первичную информацию, a затем её предоставления услуг, своим подписчикам.
Для построения информационной модели следует отделить организацию
от окружающей среды. К объектам, входящим в состав организации и
участвующих в информационном обмене, отнесём следующие:
- директор;
- главный бухгалтер;
- начальники подразделений.
Важным, заслуживающим упоминания элементом в организации систем
коммуникации в организации является информационное подразделение,
главная цель создания которого состоит в сборе информации из внутренних и
внешних источников.
Конечно, задача собрать всю информацию, необходимую для принятия
решений организацией, слишком обширна, чтобы ее могли выполнить только
или в основном специализированные информационные подразделения. Почти
каждый член организации в некоторой степени ответствен за сбор информации.
Те члены организации, которые часто контактируют с законодательными
органами, с общественными группами по интересам или с клиентами
организации, могут оказаться особенно важными источниками необходимой
информации.
Каждому структурному подразделению Организации назначается роль,
определяющая обязанности по электронной обработке различных видов
входящих документов. Для разных входящих документов (видов документов)
одно и то же структурное подразделение может выступать в различных ролях
(Руководитель, Ответственный Исполнитель, Исполнитель).
65
В технологии электронной обработки входящих документов участвуют
следующие субъекты:
- ОДОиОД – подразделение, осуществляющее регистрацию входящего
документа;
- Руководитель – должностное лицо Организации по адресу,
рассматривающий (визирующий) и контролирующий ход исполнения
входящего документа;
- Ответственный исполнитель – основной исполнитель (получатель)
входящего документа, указанный в Резолюции. Если список исполнителей
(получателей) по Резолюции включает более одного лица, то Ответственным
исполнителем по документу является первый по списку, остальные лица в
списке являются соисполнителями;
- Исполнитель – специалист Организации, непосредственно
исполняющий действия по документу согласно указаниям Резолюции и/или
Поручения и при необходимости представляющий отчет Ответственному
исполнителю.
Краткая схема технологии обработки каждого входящего документа, как
правило, содержит следующие последовательные действия:
Для конкретного входящего документа ОДОиОД определяет
Руководителя из списка должностных лиц Организации в зависимости от
содержания документа.
Далее Руководитель формирует Резолюцию (визирует) документ, после
чего входящий документ направляется на ознакомление и/или исполнение
Ответственному исполнителю и соисполнителям (при наличии). Данная
Резолюция (виза) на входящем документе рассматривается как главная
Резолюция первого уровня.
В свою очередь Ответственный исполнитель при необходимости может
направить полученный входящий документ на непосредственное исполнение
(выполнение конкретных действий по документу), как правило, через механизм
Поручений другим должностным лицам Организации (непосредственным
Исполнителям и его соисполнителям). В этих же целях (для доведения
66
документа до непосредственного Исполнителя) также допускается
использование механизмов последующих Резолюций и/или ознакомлений.
Данная Резолюция, сформированная на основании главной Резолюции,
рассматривается как Резолюция второго уровня (и каждая последующая на
основании предыдущей – третьего, четвертого и т.д. уровня).
Учету в СЭД подлежит вся входящая корреспонденция, включая
документы, не подлежащие регистрации. При этом нерегистрируемые
документы учитываются в отдельном электронном журнале без их
сканирования и без присвоения им номера регистрации (фиксируется только
дата поступления).
3.2 Рекомендации по унификации и стандартизации документооборота
В целях сокращения количества документов, типизации их формы,
снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и
обработку, достижения информационной совместимости баз данных
проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных
систем документации (УСД).
УСД – это совокупность взаимосвязанных форм документов,
обеспечивающих документированное представление данных в определенных
видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и
методических материалов по их разработке и применению. В основе создания
УСД лежит метод унификации – установление единообразия состава и форм
управленческих документов, создаваемых при решении однотипных
управленческих функций и задач.
Унификация ООО «Вектор «Контроль и диагностика» проводится по
трем направлениям:
-унификация структуры документа;
-унификация содержания документа;
-унификация оформления документа.
67
Унификация структуры документов в основном базируется на
разработке формуляров-образцов.
Обычно формуляр-образец разрабатывается для УСД, однако
существуют общепринятые положения унифицированной модели документа:
-наличие трех частей документа – заголовочной, содержательной и
оформляющей;
-общий состав реквизитов заголовочной и оформляющей частей (автор
документа, индекс документа, дата регистрации, гриф ограничения доступа,
адресат, подпись, печать);
-стандартные размеры носителя и полей документа;
-расположение реквизитов документа.
Унификация содержания документа ООО «Вектор «Контроль и
диагностика» основывается на следующих компонентах:
-стандартизованной профессиональной лексике (терминологические
стандарты, терминологические разделы нормативных документов,
общегосударственные классификаторы и системы обозначений);
-требования деловой стилистики;
-требования к идентификации документов и обеспечению их
юридической силы.
Унификация оформления документа учитывает следующие аспекты:
-эргономические характеристики документов;
-информативность форм представления данных;
-единообразие оформления однотипных документов.
В настоящее время действует восемь УСД:
1. УС ОРД;
2. УС документации;
3. УС финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации
бюджетных учреждений и организаций;
4. УС отчетно-статистической документации;
5. УС учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
6. УСД по труду;