18
собственное обслуживание документации. В этих единицах все операции
выполняются автономно. Децентрализованная система более типична для тех
институтов и организаций, которые отличаются территориально разрозненным
аппаратом. Кроме того, эта система работы также подходит для тех
организаций, где документация характеризуется определенными
особенностями (например, необходимо обеспечить защиту информации)
11
.
Наиболее распространенной формой является смешанная система. В
этом случае определенная часть всех операций (как правило, для приема и
обработки отправленных и полученных документов, хранения, репликации)
выполняется в центральном блоке. В структурных подразделениях организации
проводятся мероприятия по печати (созданию), систематизации, хранению и
подготовке к доставке в архив. Выбор той или иной схемы работы с
документацией осуществляется в соответствии со структурой самой
организации
12
.
Одной из важнейших функций служб документационного обеспечения
управления документооборотом является организация документооборота, т.е.
движения документов с момента их создания или получения до завершения
исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение.
Порядок движения документов в организации можно разделить на
следующие этапы
13
:
- обработка поступающей и передаваемой документации;
- доведение документации до исполнителей - работников системы
управления документооборотом;
- регистрация, учет и хранение документов по личному составу;
- формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной
для данной организации;
- копирование и размножение документов по кадровым вопросам;
- контроль исполнения документов по личному составу;
11
Красавин А. Ведение личных дел / А. Красавин // Служба кадров и организации. - 2015. - № 3. - С. 3 - 8.
12
Барахин А.Б. Кадровое делопроизводство / А.Б. Барахин. - Издательство: Книжный мир, 2011. - 192 с.
13
Гущина И. Порядок и условия хранения документов / И. Гущина //. Кадровое делопроизводство. - 2012. - № 7.
- С. 22 – 28.
19
- передача документов по вертикальным и горизонтальным связям;
- хранение дел.
Группировка исполненных документов в дела называется
формированием дел. Она осуществляется в соответствии с заголовками дел по
заранее составленной номенклатуре дел организации с целью обеспечения их
сохранности и оперативного поиска. Приказы по личному составу
формируются отдельно от приказов по основной деятельности.
Управление документооборотом - сложная организационно-техническая
задача. Без решения данной задачи в области документооборота организации
может воцариться настоящий хаос. Потеря документов, затягивание
согласования - эти и многие другие отрицательные последствия неграмотного
управления документами можно избежать, внедрив корпоративную систему
электронного управления документами (СЭУД).
Итак, в условиях возрастающей роли делопроизводства в эффективном
функционировании организации одним из важнейших факторов повышения
профессиональной компетентности работников служб становится глубокое
знание ими действующих нормативно-правовых актов и методических
документов и неукоснительное следование их требованиям в процессе работы с
документами.
1.2 Функции системы документооборота и требования к ней
Огромное количество недостатков в деятельности многих аппаратов
управления связано именно с плохой организацией движения документов.
Например, процесс распространения документа управленческого решения
должен включать три обязательных компонента: информационная поддержка
решения (в том числе достоверная информация, которая подтверждает
правильность решения); документирование самого решения
(административный документ); контроль над реализацией (который включает
организацию предлагаемой работы, методы выполнения задачи, соблюдение
условий и условий).
20
Под документооборотом понимаются правила, с помощью которых
подписанные решения перемещаются внутри организации или учреждения с
момента их получения в архивное хранилище. Основой этой концепции
является получение документа, его рассмотрение, передача исполнительным
органам, проведение организационных мероприятий по исполнению,
сертификация, регистрация, хранение. Это процесс, который учитывает случаи
перемещения документа вместе со скоростью его перемещения через эти
экземпляры. Документооборот - это процесс, который должен быть соотнесен с
информационной деятельностью административного аппарата, с
документацией каждого индивидуального решения, хранением вновь
полученных документов.
ДОУ, по сути, является организационным и правовым механизмом
управления организацией посредством документов. Документы могут
выполнять юридические и административные функции при соблюдении
определенных требований к самим документам и технологии работы с ними.
Официальный документ, офисная работа и документооборот выполняют
функции уникальных информационных фильтров, обеспечивая минимизацию
синтаксических, семантических и прагматических ошибок при работе с
документами, тем самым повышая качество и эффективность систем
управления для социально-экономических субъектов и государства как целое.
Основы документооборота указывают необходимость регистрации
каждого документа, проходящего через конкретную секцию во время
деятельности. Грамотность специалиста заключается в целесообразном
распределении всех документов, их своевременной регистрации в рабочих
документах, а также в рациональной группировке информации по
разработанной схеме. В настоящее время проводится много семинаров,
раскрывающих основные методы и секреты этой деятельности. Особенно
популярны основы офисной работы, поскольку объем сотрудников бухгалтерии
и претендентов на эту должность - это большой объем документов. В этом
аспекте специалисты проводят крупномасштабную работу по прогнозированию
количества вакансий на предстоящий финансовый год, учету повышения
21
квалификационного уровня работников, аттестационной деятельности и
других.
Документооборот - это сбор информации, на основании которой будет
издано административное решение; подготовка самого решения, включая
редактирование, переговоры, составление до утверждения. Все эти этапы
требуют перемещения документа не только между структурными
подразделениями организации, но и между исполнителями, техническими
специалистами, специалистами, руководителями. Чем выше скорость
перемещения документа, тем выше качество его реализации на каждом
конкретном этапе, тем лучше процесс управления организацией в целом
14
.
Сам термин «документооборот» появился в литературе еще в 1920-х
годах. В то время считалось, что документооборот - это организация работы,
направленной на рациональное построение государственного аппарата в целом,
распределение обязанностей между различными исполнителями и службами. В
1931 году Институт технологий управления предпринял первую попытку
регулирования единых принципов организации управления документацией.
Были установлены правила, в соответствии с которыми должен быть сделан
прием, доставка документов, правила исполнения, регулирование подписания.
Следующие этапы развития экономики получили законодательное
регулирование такой концепции, как канцелярская работа, где основное
внимание уделялось отдельным техническим операциям
15
.
В этих законодательных актах программа обращения с документами не
упоминалась, хотя по существу все сводилось к организации перемещения
документов. С 1974 года был подписан основной документ, регламентирующий
весь процесс документооборота, который действовал до настоящего времени.
Этот законодательный акт называется «Единая государственная система
управления документами», пункты которого посвящены организации
перемещения документов, технологическим методам их обработки и правилам
14
Кузнецова Т.В. Кадровое делопроизводство (традиционные и автоматизированные технологии): учебник для
вузов / Т.В. Кузнецова. - М.: Издательский дом МЭИ, 2011. - 344 с.
15
Барикин М.Б. Кадровое делопроизводство. Электронный справочник / М.Б. Барикин. - Издательство: Новый
Диск, 2015. - 224 с.
22
применения. В этом сборнике сформулировано основное правило:
«Документооборот - это оперативное движение документа по кратчайшему
пути, включая минимальные затраты времени и труда»
16
. Только применяя
утвержденное правило на практике, можно рассчитывать на улучшение жизни
населения страны, рост экономики государства.
Информационно-справочные документы являются важнейшим
компонентом современной офисной работы. Именно они чаще всего
пополняются за счет учреждений и предприятий любой формы
собственности
17
.
Информационные и справочные документы, прежде всего, играют
вспомогательную посредническую роль в отношении других политических
документов. Они не являются обязательными и не содержат инструкций, а
предоставляют информацию о фактическом состоянии дел в организации, они
предоставляют информацию, которая служит основой для принятия решений и
составления заказов.
Информационно-справочные документы имеют отличительную
особенность, которая заключается в их направленности в системе управления
снизу вверх, т.е. от обычного специалиста до начальника отдела, от
руководителя до заместителя директора или непосредственно генерального
директора. Но есть исключения, например, переписка (служебное письмо,
телеграмма, электронная почта и т.д.) Служит для развития общения между
сотрудниками с равными обязанностями. Эти документы имеют много
разновидностей, в том числе: ссылки и отчеты, резюме, акты и опросы,
пояснительные записки и письма, телеграммы и телефонные сообщения. Их
адресат может быть как внутренним, так и внешним.
В том числе
18
:
16
Кузнецова Т.В. Кадровое делопроизводство (традиционные и автоматизированные технологии): учебник для
вузов / Т.В. Кузнецова. - М.: Издательский дом МЭИ, 2011. - 344 с.
17
Варламова Я.Е. Кадровое делопроизводство с нуля / Я. Е. Варламова, Е. А. Кошелева. - Издательство:
Профессиональное издательство, 2011. - 224 с.
18
Лачугина А. Архивируем кадровые документы: как не ошибиться со сроками / А. Лачугина // Кадровое дело.
- 2015. - № 12. - С. 58 - 63.
23
-документационная документация означает документы, имеющие
индивидуальный характер, которые выдаются по одному запросу и касаются
только одного сотрудника;
-репортаж и ссылка определяется конкретной периодичностью доставки
адресату и наличием определенных стандартных форм, частота может быть
ежеквартальной, годовой, еженедельной;
-аналитический выдается как по индивидуальным (разовым), так и по
периодическим (обычным) запросам, имеет консолидированный характер,
служит для сбора общей информации.
Состав, структура и порядок регистрации управления информацией
определяются индивидуально в нормативных актах политики. Тем не менее,
обязательно, чтобы все документы были единообразны в составе и форме.
Унификация документов - это установление оптимальной однородности
формата, сбор и фиксация реквизитов. Унифицированные бизнес-документы,
созданные единообразными стандартами и правилами, содержат всю
необходимую информацию для принятия решений.
Информация и справочные документы не являются исключением и
также подлежат стандартизации. Проведение унификации необходимо для
упрощения и улучшения качества работы с документами, оптимизации их
поиска, подготовки и выполнения, типизации форм, уменьшения сложности
обработки и разработки прогрессивных методов и сокращения используемого
списка. Руководство по организации и контролю над унификацией закреплено
за головной организацией по координации и ведению УСД и ОКТЭИ.
Основная цель служб ДОУ – организация, руководство, координация,
контроль и реализация работ по документационному обеспечению
управления
19
.
Благодаря внедрению новейших информационных технологий таких,
как системы электронного документооборота, бизнес поднялся на новый
уровень развития. С помощью СЭД управление как процесс стало намного
19
Лачугина А. Архивируем кадровые документы: как не ошибиться со сроками / А. Лачугина // Кадровое дело.
- 2015. - № 12. - С. 58 - 63.
24
проще. СЭД позволяют переводить информацию с аналоговых носителей на
цифровые и управлять ею посредством компьютера. Данная универсальная
система имеет свои принципы, функции, задачи и цели.
Электронный документ – это набор кодов, несущих в себе
определенную информацию, которую может «прочитать» вычислительная
техника.
Электронный документооборот – это информационный поток в виде
совокупности документов, находящихся в цифровом формате.
Система такого документооборота представляет собой информационный
комплекс, построенный на смарт-технологиях.
Принципы СЭД: одноразовая идентификация документа в системе;
множественность источников доступа к одному и тому же документу;
непрерывность; согласованность работы всех элементов схемы; моментальный
поиск полноценного документа по минимальному его фрагменту; высокая
степень прозрачности.
На данный момент существует общая классификация систем
компьютерного обмена данными
20
:
1. Системы, имеющие постоянно развивающиеся поисковые
инструменты, а также огромные информационные хранилища. СЭД с
развитыми возможностями «workflow», которые обеспечивают поток
информации по заранее заданным маршрутам.
2. Смарт-системы. Дают возможность эффективного управления и
развития организации. СЭД, разработанные для совместного сотрудничества
нескольких участников. Разработки, оснащенные пакетом дополнительных
функций. Этот перечень не является полным, так как развитие
информационных технологий не стоит на месте.
20
Гущина И. Порядок и условия хранения документов / И. Гущина //. Кадровое делопроизводство. - 2012. - № 7.
- С. 22 – 28.
25
Рисунок 1. Функции СЭД
21
Функции СЭД можно рассмотреть на примере электронной коммерции
(ЭК). Всем известен факт, что ее основополагающими моментами стали первые
разработанные системы электронного документооборота. Вся структура ЭК
состоит исключительно из потока информации, которая закодирована с
помощью цифровых носителей.
В этой сети принимает участие множество физических и юридических
лиц по всему земному шару. Во время обмена электронными данными
контрагенты должны быть полностью уверены в том, что вся информация будет
использована по назначению. Исходя из этого принципа, можно перечислить
следующие функции систем электронного документооборота: Безопасность.
Вся информация, имеющаяся в базах обмена данными, должна быть
надлежащим образом защищена
22
.
Одним из способов защиты и заверения цифровых документов стала
электронная цифровая подпись, право использовать которую дают специальные
21
Барикин М.Б. Кадровое делопроизводство. Электронный справочник / М.Б. Барикин. - Издательство: Новый
Диск, 2015. - 224 с.
22
Шекшня, С.В. Делопроизводство современной организации / С.В. Шекшня. М.: Интел-Синтез, 2012. – 340 с.
26
сертификационные центры. Версионность. Любой цифровой документ может
находиться в системе в большом количестве тиражей, причем разных
форматов
23
.
Самые современные СЭД разработчики «заправляют» мощнейшими
поисковыми системами, которые способны в считанные секунды найти даже
самый объемный документ, имея для поиска лишь малую его часть.
Своевременное предоставление уведомлений. Учитывая, что СЭД обладает
огромными объемами информации, которую могут одновременно обрабатывать
крупные группы организации, нужно отметить, что всякая информационная
система оснащается множеством вспомогательных программ, которые могут
своевременно представить отчеты и уведомления по тем или иным операциям.
Наличие маршрутизаторов, а также заданий для пользователей.
Интеграция с электронной почтой. Эта функция важна на всех уровнях
управления. Документы движутся не только внутри организации. Для
функционирования организации ей постоянно необходимо прибегать к
инструментам почты, с помощью которых документы могут легко переходить
от внутреннего потока к внешнему
24
.
Рациональное строение имеющихся хранилищ и баз данных. Цифровые
архивы или резервные источники информации встроены практически во все
СЭД. Сканирование и полное распознавание информации. Именно так
происходит процедура трансформации бумажного документа в электронный.
Информационная поддержка на всех уровнях работы. Весь функционал СЭД
направлен исключительно на развитие и совершенствование организационных
процессов любых субъектов, которые тем или иным образом столкнулись с
работой в цифровом формате.
Создание систем электронного документооборота позволит перевести
документооборот на новый уровень организации и управления.
23
Зайцева О. Оформление трудовых отношений: поэтапный процесс / О. Зайцева // Кадровик. Кадровое
делопроизводство. - 2015. - № 5. - С. 4 - 10.
24
Лицарева, Е.Ю. Документоведение: учеб. пособие / Е.Ю. Лицарева. - Томск: Томский госуд. ун-т, 2012. - 230
с.
27
Решение значительно повысит
25
:
1. Эффективность деятельности компании в целом.
2. Прозрачность и управляемость компании.
3. Уровень информационной безопасности.
Задачи служб ДОУ:
1. Совершенствование форм и методов работы с документами.
2. Обеспечение единого порядка документирования, организация работы
с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и
подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими
нормативами.
3. Сокращение документооборота, количества форм документов и
документов.
4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по
совершенствованию документационного обеспечения в организации.
Решение учитывает все задачи и потребности служб ДОУ и
обеспечивает оптимизацию каждой из них. СЭД позволит перевести
традиционные документы в электронный вид с помощью систем сканирования
и регистрировать их, обеспечит автоматический поиск документов, их
маршрутизацию, позволит формировать необходимые отчеты и вести архивы, а
также распределять права доступа к документам различной степени
конфиденциальности.
Кроме того, решение» позволит обеспечить юридическую значимость
документооборота компании благодаря функции электронно-цифровой
подписи. Возможности системы позволяют перевести ключевые функции
документооборота в автоматический режим (табл. 1).
Таблица 1
Автоматизация функций организационно-распорядительного
документооборота, договорного документооборота и архива
26
1. Подготовка документов.
25
Красавин А. Ведение личных дел / А. Красавин // Служба кадров и организации. - 2015. - № 3. - С. 3 - 8.
26
Комисарова, Г.А. Документоведение: учеб. пособие / Г.А. Комисарова. - М.: Дело, 2012. - 340 с.