68
7. УСД Пенсионного фонда РФ;
8. УС внешнеторговой документации.
Внедрение компьютерных технологий в ООО «Вектор «Контроль и
диагностика» может способствовать:
- получению более рациональных вариантов решения управленческих
задач за счет внедрения математических методов;
- освобождению работников от рутинной работы за счет ее
автоматизации;
- обеспечению достоверности информации;
- совершенствованию структуры информационных потоков (включая
систему документооборота);
- предоставлению потребителям уникальных услуг;
- уменьшению затрат на производство продуктов и услуг (включая
информационные).
Форма и количество электронных Журналов регистрации определяются
ОДОиОД исходя из объема получаемой корреспонденции по видам и
содержанию регистрируемых документов, типам корреспондентов, способу
доставки (обычной почтой, факсом, электронной почтой, др.), по наличию
грифа «секретно», «конфиденциально», «для служебного пользования» и
другим критериям.
При этом должны учитываться требования локальных документов
Организации по делопроизводству, а также предложения руководителей
структурных подразделений Организации – получателей корреспонденции.
Присвоение входящему документу даты и номера регистрации (в
автоматическом режиме или ручным способом).
Нумерация входящих документов осуществляется в порядке,
определяемом локальными документами Организации по делопроизводству.
Дата регистрации должна быть идентичной:
- дате поступления (доставки) документа в при его получении в рабочее
время;
- дате первого рабочего дня при его поступлении в нерабочее время.
69
Для исключения фактов повторной регистрации, перед присвоением
входящему документу номера регистрации, должна обеспечиваться
обязательная проверка на наличие документа во всех действующих Журналах
регистрации.
При этом при выдаче системой сообщения, что документ ранее
зарегистрирован, необходим:
- проверить наличие в РКК уже зарегистрированного документа отметки
о регистрации по копии;
- сверить параметры электронной РКК и бумажного оригинала
документа;
- при полном совпадении параметров и наличии на РКК отметки
«зарегистрирован по копии» - снять указанную отметку;
- проставить на оригинале документа штамп с отметкой о поступлении с
входящим номером и датой, соответствующим электронной РКК;
- при необходимости сделать отметку на бумажном оригинале «вместо
ранее зарегистрированной копии»;
- передать полученный оригинал по месту его хранения.
Регистрации подлежат, как правило, только бумажные оригиналы
входящих документов. Регистрация на основании копии документа возможна в
случаях:
- когда доставка документа осуществляется электронной почтой при
наличии на нем официальной ссылки «без доставки бумажного оригинала».
При этом в РКК документа в свободное поле ОДОиОД вводится
вышеуказанная ссылка;
- когда доставка документа осуществляется электронной почтой или
факсом при отсутствии на нем ссылки «без доставки бумажного оригинала» (в
РКК документа в свободное поле ОДОиОД вводит отметку «зарегистрирован
по копии», а после фактического получения оригинала - отметку удаляет);
- когда локальными внутренними документами Организации в рамках
выполнения отдельных операций и функций с учетом обычаев делового
оборота разрешены действия на основании копий входящих документов без
70
последующей доставки бумажного оригинала (в РКК документа в свободное
поле ОДОиОД вводится «без доставки бумажного оригинала»);
- по пункту 1.5. настоящего Регламента (в РКК документа в свободное
поле ОДОиОД вводит отметку «зарегистрирован по копии», а после
фактического получения оригинала - отметку удаляет);
Связывание в СЭД входящего документа с соответствующим
исходящим документом в случае, когда он является ответом на ранее
отосланный исходящий документ.
Проставление номера и даты электронной регистрации документа на его
бумажном оригинале в рамках оттиска штампа с отметкой о поступлении.
Если регистрация выполняется по копии на бумажном носителе,
указанная отметка на ней также проставляется. В последующем, при получении
оригинала на бумажном носителе, указанная отметка дублируется на
оригинальном экземпляре.
Маршрутизацию документа - определение Руководителя, на
рассмотрение которого направляется вновь зарегистрированный документ, и
ввод ФИО Руководителя в поле «Адресат» РКК.
Сохранение введенной в РКК информации.
При этом система автоматически отправляет Руководителю,
зафиксированному в поле «Адресат» РКК, электронное уведомление о
направлении в его адрес входящего документа на рассмотрение (визирование).
Доставку бумажного оригинала документа Ответственному
исполнителю (соисполнители получают документ в электронном виде через
СЭД).
Внесение изменений в поле «Адресат» через режим редактирования РКК
документа в случаях ошибочной маршрутизации документа при получении от
Руководителя электронного уведомления с Резолюцией о необходимости
переадресации документа иному должностному лицу. В результате, входящий
документ и его РКК подлежит отправке в СЭД новому Адресату.
71
После чего ОДОиОД на данную Резолюцию формирует отчет (ответ) о
факте изменения маршрута документа с выбором значения по Типу исполнения
«Для информации».
В ООО «Вектор «Контроль и диагностика» 1С Предприятие
используется только в бухгалтерии и в отделе по работе с оптовиками.
Используют для взаиморасчетов с организациями, расчетов с подотчетными
лицами, расчетов по заработной плате. Также применяется в организации для
отгрузки и реализации продукции, контролировании поступления и
перемещения товаров.
Kaspersky Server Security поддерживает резервное копирование как
выбранных файлов и папок, так и полного образа системы (включающего
операционную систему, приложения и настройки). Восстановление на любой
компьютер. Пользователи могут выполнять восстановление из резервной копии
файлов или дискового образа на любой сервер или ПК, даже если его
аппаратная конфигурацию отличается от компьютера, на котором была создана
резервная копия.
Сетевая инфраструктура. В организации имеется локальная сеть, а так
же сеть интернет. Главный сервер находится в бухгалтерии, системный
администратор имеет к нему доступ со своего персонального компьютера.
Наряду с сервером организация имеет 18 локальных компьютеров,
размещенных в различных отделах.
Сервер баз данных служит для организации эффективной работы с
большими объемами данных, отвечает за целостность и сохранность данных.
На сервере установлено программное обеспечение, позволяющее отдельным
локальным станциям получить доступ к просмотру записей с камер
видеонаблюдения, которые установлены на точках. Доступ задается
администратором сети.
Коммуникации базируются на сетях с использованием IP протокола.
Организация содержит маршрутизаторы, которые управляют трафиком между
сервером и локальными станциями. Главный и единственный сервер служит
для работы остальных рабочих станций, предоставляет доступ к сети интернет.
72
Сетевой уровень безопасности поддерживают межсетевые экраны, VPN-шлюзы
(Virtual Private Network), IDS-системы (Система обнаружения вторжений).
Также используются системы мониторинга трафика некоторых приложений.
В целом в ООО «Вектор «Контроль и диагностика» информационные
технологии используются не автоматизировано. Компьютеры используются
только как почтовая программа, и текстовый редактор.
Ежедневные и ежемесячные отчеты о предоставления услугах,
составляются вручную при помощи текстового редактора Microsoft Word, и
отправляются почтовой программой The Bat. Не автоматизированное
использование существенно увеличивает рабочее время организации.
Менеджерам не хватает времени на консультацию и оформление
предоставления услуг.
Система «Lotus» позволяет анализировать выполнение процессов,
фиксировать их отклонения от установленной нормы и предлагать стандартные
решения для минимизации рисков.
Система Lotus предназначена для установки на рабочих местах
операторов-специалистов соответствующих служб организации:
- отдела труда и заработной платы (или др. отделов, выполняющих
функции ОТиЗ);
- планово-экономического отдела;
- службы организации;
- расчетной группы бухгалтерии;
- руководства подразделений и организации в целом.
Этап 0 (предварительный) – Прием и первичная обработка
корреспонденции.
Делопроизводитель ОДОиОД осуществляет прием и первичную
обработку поступающей корреспонденции в соответствии с требованиями
локальных документов Организации по делопроизводству, в том числе:
- проверку правильности адреса доставки и целостности упаковки;
- отбор не вскрываемой корреспонденции с грифом «лично»,
«секретно», «конфиденциально»;
73
- вскрытие корреспонденции и проверка полноты содержимого конверта
(самого вложения с приложениями, с указанием даты, обратного адреса,
фамилии отправителя, отсутствие факта просрочки срока исполнения и т.п.);
- оформление бумажного оригинала документа штампом с отметкой о
поступлении документа;
- оценку содержания документов и их сортировку, в том числе:
- на регистрируемые и нерегистрируемые;
- требующие обязательного рассмотрения и визирования руководителя
Организации;
- направляемые в структурные подразделения (исполнителям) без
обязательного визирования их руководителем Организации;
- по срочности и важности обработки и доставки;
- по Руководителям – адресатам получения.
Первый этап. Для реализации внедрения системы необходимо
заключить договор со специалистами, занимающиеся внедрением подобного
рода программных продуктов.
Совместные усилия специалистов и сотрудников информационного и
финансового отделов позволят внедрить стандартизированные правила учета,
разработать и реализовать единый корпоративный план счетов и процедуры
учета для всех подразделений.
Второй этап проекта - разработка ежедневной консолидации
оперативных данных по дистрибьюторским центрам (открытые и закрытые
заявки клиентов, дебиторская задолженность и пр. оперативная информация,
необходимая для ведения бизнеса в условиях распределенной структуры).
Задачи, поставленные руководством ООО «Вектор «Контроль и
диагностика» перед внедряемой системой документооборота, включают в себя:
- построение электронных архивов технических документов и
документов канцелярии;
- автоматизацию регистрации и учета документов в рамках канцелярии.
Для повышения эффективности документооборота организации и
устранения выявленных недостатков нами разработаны следующие
74
мероприятия: Указанные недостатки в документообороте могут быть
устранены путем полной автоматизации документирования деятельности
организации. При этом, как уже говорилось ранее, можно внедрить «1С:
Система электронного документооборота «Вектор «Контроль и диагностика»,
что позволит вести раздельно регистрацию документов личного состава и
приказов по основной деятельности, при этом у каждого вида документов будет
присваиваться своя нумерация. Кроме того, оформление и подготовка
документов будет проходить без ошибок и гораздо быстрее.
Функциональные возможности системы «1С: Система электронного
документооборота «Вектор «Контроль и диагностика»:
- управление бизнес-процессами организации (bpm);
- внутренний документооборот организации;
- управление отношениями с контрагентами (crm);
- прочие возможности.
2. Устранение отсутствия положения об экспертной комиссии, путем
разработки Регламента.
Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять
квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждаться
директором ООО «Вектор «Контроль и диагностика».
Как уже говорилось ранее, необходимо использовать программу «1С:
Система электронного документооборота «Вектор «Контроль и диагностика»
на базе «1С: Предприятие». На ООО «Вектор «Контроль и диагностика»
постоянно с документами работают 120 сотрудников, средняя зарплата
сотрудника 500$, количество рабочих дней - 21. Тогда средняя стоимость одной
минуты рабочего времени такого сотрудника составляет 0,05$, соответственно
средняя стоимость одной минуты рабочего времени всех таких сотрудников
составляет 6$.
В этом случае прямой эффект от внедрения системы ООО «Вектор
«Контроль и диагностика» проявляется в следующих составляющих:
- экономия времени на поиске нужных документов, т.е. сокращение
сроков поиска;
75
- ускорение всех бизнес-процессов за счет их автоматизации,
формализации и контроля исполнительской дисциплины, т.е. повышение
производительности труда;
- экономия за счет повторного использования существующих
документов;
- экономия на канцелярских принадлежностях (писчей бумаге, ручках,
ксероксе, печати и т.д.).
3.3 Оценка эффективности
Экономическая эффективность оценивается трудовыми и стоимостными
показателями, которые позволяют измерить экономию от внедрения
автоматизированных систем документооборота ООО «Вектор «Контроль и
диагностика».
К трудовым показателям относятся следующие:
1) абсолютное снижение затрат T:
T = Т0 -Т1 (3.1)
где Т0 - трудовые затраты на обработку информации по базовому
варианту;
Т1 - трудовые затраты на обработку информации по предлагаемому
варианту;
2) коэффициент относительного снижения трудовых затрат (Кт):
Кт =Т * 100 (3.2)
3) индекс снижения трудовых затрат или повышение
производительности труда (Ут):
Ут = Т0 / Т1. (3.3)
К стоимостным показателям относятся следующие показатели,
рассчитываемые по формулам аналогичным с трудовыми затратами:
1) абсолютное снижение стоимостных затрат (С):
С = Со - С1 (3.4)
76
где Со - стоимостные затраты на обработку информации по базовому
варианту;
С1 - стоимостные затраты на обработку информации по предлагаемому
варианту;
2) коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (Кс):
Кс = С * 100 (3.5)
3) индекс снижения стоимостных затрат или повышение
производительности труда (Ус):
Ус = С0 / С1 (3.6)
Стоимостные затраты на обработку информации базового варианта (С0)
вычисляются следующим образом:
Цмч = 12 руб.
Т0 = 8820 часа
Сз/п0 = 60* 8820 = 1692 руб.
Снр0 = 16920 * 0,7 = 11844 руб.
Сбм0 = 16920 +11844 = 28764 руб.
См0 = 12*284 = 3384 руб.
С0 = 28968 + 3408 = 32148 руб.
Главный итог внедрения «Lotus» для организации - появление новых
профессиональных возможностей и высвобождение времени у менеджеров.
В качестве примера рассмотрим автоматизированную подготовку
плановой аттестации в системе Lotus. Программа сама создает списки
сотрудников для этого мероприятия. Затем в систему заносят список членов
аттестационной комиссии, место и дату проведения. В системе также хранится
документ, определяющий регламент процедуры.
Результаты аттестации автоматически фиксируются в профиле
работника (там хранится вся история подобных мероприятий), в том числе
рекомендации членов аттестационной комиссии, и пригашается решение -
направить на переподготовку, занести в резерв и т.д.
На некоторых организациях процедура аттестации тесно связана с
допуском к работе: человек, не получивший положительную оценку, не
77
допускается к летной практике, конвейеру и т.п. Система Lotus способна
контролировать и этот процесс.
Расходы, связанные с реализацией проекта внедрения СЭД, можно
разбить на несколько категорий - по видам расходов и их периодичности.
Затраты на разработку проекта (производственные затраты)
представляют собой единовременные расходы на всех этапах инновационного
процесса: исследование, разработка, эксплуатация. Определение затрат на
разработку проекта производится путем составления калькуляции плановой
себестоимости. В плановую себестоимость включаются все затраты, связанные
с ее выполнением, независимо от источника их финансирования. Смета затрат
состоит из прямых и накладных расходов.
Расходы на разработку проекта включают в себя следующие статьи:
Основные затраты и комплектующие:
– материалы и комплектующие;
– заработная плата;
– социальные начисления;
– эксплуатационные затраты при использовании ЭВМ в процессе
программирования;
– затраты на электроэнергию.
В затраты на основные материалы и комплектующие входят затраты на
10 дискет, пачку бумаги (500 листов):
– стоимость дискет (1 пачки по 10 шт.): 100 руб.;
– пачка бумаги: 100 руб.;
– всего: 200 руб.
Расчёт заработной платы выполняется на основе трудоёмкости
выполнения каждого этапа в человеко-днях и величины месячного
должностного оклада исполнителя.
Среднее количество рабочих дней в месяце равно 22. Следовательно,
дневная заработная плата определяется делением размера оклада на количество
рабочих дней в месяце (таблица 6).