8
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ .................................................................................................................. 9
Глава 1. Теоретические аспекты управления системой документооборота
организации ............................................................................................................... 12
1.1 Разработка понятия и общая характеристика системы управления
документацией организации .................................................................................... 12
1.2 Функции системы документооборота и требования к ней ............................. 19
1.3 Методика анализа современных систем управления документооборотом
организации ............................................................................................................... 29
Глава 2. Анализ и оценка организации управления документооборотом в
организации ............................................................................................................... 39
2.1 Общая характеристика деятельности организации ......................................... 39
2.2 Оценка деятельности службы документационного обеспечения управления
..................................................................................................................................... 44
2.3 Проблемы организации документооборота...................................................... 50
Глава 3. Предложения и рекомендации по совершенствованию системы
управления документооборотом в организации .................................................... 60
3.1 Предложения по оптимизации коммуникационных потоков ........................ 60
3.2 Рекомендации по унификации и стандартизации документооборота ........... 66
3.3 Оценка эффективности ....................................................................................... 75
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ......................................................................................................... 81
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ............................................... 84
9
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность исследования связана с тем, что решение многогранной
проблемы обеспечения документарного управления (далее ДОУ) приобретает
первостепенное значение, с помощью которого регламентированная и
упорядоченная документация, организация документов и документооборот
приобретают характер основных информационных технологий. Однако
неадекватность гарантий подлинности электронных документов в глобальных и
национальных информационных ресурсах и связанных с ними юридических
инцидентах часто вызывает сомнения в необходимости компьютеризации ДОУ.
Управление предприятием требует создания различного рода
документов. Отсутствие соответствующих документов не дает возможности
решения задач планирования и формирования финансирования, отчетности,
бухгалтерского и кадрового учета и, в целом, производственного процесса.
Правильная организация работы с документами предполагает, прежде
всего, формировать документы по группам назначения и принципам
подготовки и оформления. При всей необходимости и важности знания того,
как составлять документы, не менее значимым является умение организовать
работу с ними на всех этапах прохождения документов от момента создания до
реализации управленческого или иного действия.
Работа с документами предполагает соответствие нормативным актам
Российской Федерации. Нормативные акты предусматривают формирование
документации по заданным правилам согласно требованиям ГК и ТК РФ,
ГОСТа.
Документация – это лицо предприятия. Несоответствие стандартам
оформления, опечатки, неточности могут понизить авторитет фирмы в глазах ее
партнеров, что в дальнейшем может привести к разрыву деловых отношений.
На данный момент документация имеет очень важные функции:
социальную, правовую, функции исторического источника, учета,
управленческую, коммуникативную, информационную. Кроме того, документы
10
являются средством управленческой деятельности.
Эффективность деятельности предприятий, по большей части, зависит
от его персонала. Наличие ответственных, исполнительных и
квалифицированных сотрудников определяет успех фирмы вне зависимости от
вида ее деятельности.
Данный факт свидетельствует о необходимости знания основ
документационного обеспечения любым директором предприятия.
Актуальность данной дипломной работы заключается в том, что в
современном обществе организация документооборота является довольно
ответственным моментом деятельности любого предприятия.
В настоящее время тема документооборота организаций разработана в
значительной степени. Очевидно, разработка подобных систем для решения
автономных задач крупными организациями не считается целесообразной.
Документооборот обычно рассматривается в рамках одной компании, и
является отражением ее бизнес-процессов, а способы управления ими у каждой
фирмы уникален.
Кроме того, любая успешно действующая организация непрерывно
меняется. Создание новой продукции, приобретение нового бизнеса, завоевание
новых рынков вызывают изменения в организационной структуре, в
управленческих процедурах, в формах и маршрутах движения документов.
Чтобы успеть за этими изменениями, нужно использовать для автоматизации
рабочих процедур специальные программные средства.
С помощью конструктора бизнес–процедур процесс обработки
документов можно представить как последовательность шагов. На каждом шаге
обработки документа определяется, что следует сделать с документом и кто
должен быть исполнителем.
Система управления документооборотом ООО «Вектор «Контроль и
диагностика» должна также обладать возможностью редактирования и слияния
документов, включения в них звуковых фрагментов, видеофильмов,
изображений и текстов. Система управления документами обеспечивает
постоянное обновление информации, входящей в документы.
11
Поиск документов должен осуществляться в соответствии с
разнообразными их характеристиками: дата создания, авторы, организация,
рассматриваемая тема, тип документа. Управление документами наиболее
эффективно осуществляется в сети предприятия, но все шире используется
доступ к информации через глобальные сети.
Цель исследования – анализ и совершенствование документооборота в
организации.
Задачи исследования:
- уточнить теоретические и методологические аспекты управления
системой документооборота организации
- провести анализ и дать оценку организации управления
документооборотом в организации;
- разработать предложения и рекомендации по совершенствованию
системы управления документооборотом в организации с обоснованием их
эффективности.
Объект исследования – ООО «Вектор «Контроль и диагностика».
Предмет исследования - система управления документооборотом в ООО
«Вектор «Контроль и диагностика».
Теоретическая и практическая актуальность проблемы состоит в том,
что предложенные мероприятия могут быть использованы в ООО «Вектор
«Контроль и диагностика» для совершенствования ДОУ. Так же результаты
данного исследования могут быть полезны при разработке инструкций по
делопроизводству.
Структура работы. Работа состоит из введения, трех глав, заключения,
списка использованных источников.
12
Глава 1. Теоретические аспекты управления системой
документооборота организации
1.1 Разработка понятия и общая характеристика системы управления
документацией организации
Документ - материальный объект, содержащий информацию в
зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во
времени и пространстве
1
.
Основы делопроизводства используются при организации юридического
лица любого типа. Оно представляет собой достаточно трудоемкий процесс, в
котором принимают участие абсолютно все сотрудники управленческого
аппарата. Ведь один отдел занимается заполнением и оформлением
документации, другой отвечает за своевременное движение этих документов по
инстанциям, а для третьих подразделений данная информация является
наглядным руководством в рутинной работе
2
.
Основы работы в офисе имеют законодательное обоснование, и в
качестве такой базы можно выделить единую государственную систему учета,
которая четко отражает основные правила, рекомендации и руководящие
принципы. И весь путь, который передает документ с момента его создания в
архив, контролируется. Вероятно, каждый рабочий человек знает такое
понятие, как государственный стандарт того или иного образца. Эти стандарты
являются ярким примером основных положений системы
3
.
Перед созданием единой системы специалистам приходилось делать
кропотливую работу по изучению важнейших принципов работы с ценными
бумагами. В течение длительного времени основы управления документами
изучались с разделением на стадии регистрации, перемещения через
подразделения, приложения, доставки в архив. В результате обработки
полученной информации удалось определить общие тенденции,
1
Барахин А.Б. Кадровое делопроизводство / А.Б. Барахин. - Издательство: Книжный мир, 2011. - 192 с.
2
Банасюкевич В.Д. Экспертиза ценности документов / В.Д. Банасюкевич // Секретарское дело. - 2013. - №3. - С.
19-23.
3
Гущина И. Порядок и условия хранения документов / И. Гущина //. Кадровое делопроизводство. - 2012. - № 7.
- С. 22 – 28.
13
соответствующие деятельности организаций. Основой офисной работы
является унификация системы для заполнения документов того же типа, чтобы
обеспечить сопоставимость данных в пределах одной страны и даже на
международном уровне. Кроме того, стандартизация и унификация могут
сэкономить время для пользователей отчетности, поскольку они ускоряют
процесс ознакомления с документом
4
.
Примером может служить форма, то есть документ с предварительно
напечатанными деталями. Они могут быть разработаны и использованы в
рамках одной организации, в масштабе всей страны или на международном
уровне. И следует понимать, что форма является не только удобным рабочим
документом, который облегчает эту деятельность, но также отражает
репутацию организации, степень ее ответственности
5
.
Сотрудники бухгалтерского подразделения организации принудительно
формируют личные дела сотрудников каждый год, дополняя и уточняя уже
существующий материал. В то же время необходимо следить за соблюдением
документов с существующими правовыми нормами. Специалисты обязаны
своевременно отправлять устаревшую документацию в архив, где она будет
храниться в течение фиксированного периода, как правило, не менее пяти лет.
Наиболее важные задачи этого отдела включают подготовку
специализированных вопросников, используемых для трудоустройства, а также
подготовку списка вопросов, которые помогают во время интервью.
Создавать документы можно, используя различные средства
документирования. Самыми простыми являются ручки и карандаши, более
сложными – пишущая машинка, магнитофон, видеокамера, фототехника и т.д.
Наконец, в настоящее время повсеместно для создания документов используют
компьютеры, что значительно упрощает и улучшает не только процесс
документирования, но и всю систему документооборота.
4
Красавин А. Ведение личных дел / А. Красавин // Служба кадров и организации. - 2015. - № 3. - С. 3 - 8.
5
Пшенко А. Порядок учета и хранения распорядительных документов по кадрам / А. Пшенко // Кадровик.
Кадровое делопроизводство. - 2012. - № 1. - С. 13 - 21.
14
Компьютерная техника с ее обширными возможностями в настоящее
время является основным и универсальным источником создания и хранения
документов, основным носителем информации.
С документами в своей работе сталкиваются практически все
сотрудники учреждения. Руководители с их помощью получают необходимые
сведения о деятельности подчиненных, координируют их работу и устраняют
возникающие проблемы. Сотрудники с помощью документов фиксируют
различную информацию, необходимую им в работе. Поэтому знать, что такое
документационное обеспечение управления, разбираться в основах
делопроизводства необходимо каждому специалисту.
Деятельность любой организации невозможна без документального
сопровождения. В дополнение к конкретному учету и ценным бумагам
существует ряд других. Все они подразделяются на определенные виды и
имеют соответствующий тип
6
.
Типы документов любого контента очень похожи друг на друга из-за
наличия одних и тех же элементов. Информация, формализованная в
соответствии с едиными требованиями, позволяет систематизировать данные и
значительно упрощает деятельность организации. Ниже приведен список
атрибутов, которые присутствуют в основных документах организации,
независимо от того, выполнены ли они в бумажной или электронной форме.
Любая выпущенная нормативная информация должна соответствовать
конкретным требованиям внешнего вида и содержания.
Документ должен содержать несколько атрибутов:
- дата. Актуальность информации представлена этим основным
показателем;
- номер. Обычно он создается в соответствии с утвержденной
номенклатурой или может быть напрямую изменен вместе с другими
показателями, например, с датой;
6
Кузнецова Т.В. Кадровое делопроизводство / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. - 2012. - № 3. - С. 60 - 67.
15
- печать. Его отсутствие в документе делает его некомпетентным. В
большинстве случаев в документе этот элемент неразрывно связан со
следующим атрибутом;
- подпись. Сертификация информации является основным
подтверждением правильности данных. Официальное вступление в силу в
большинстве случаев происходит только при наличии печати.
Вся информация, поступающая во внешнюю среду из этой организации,
должна учитываться и обычно называется исходящей корреспонденцией.
Основными атрибутами таких документов являются штамп, штамп и подпись.
Указанная дата регистрируется в специальных журналах, что делает
систематизацию учета. Основные формы документов для взаимодействия с
другими организациями включают деловые письма, обращения, жалобы. Учет
получения таких документов, как входящая корреспонденция, также
проводится в форме регистрации с присвоением даты и номера.
Отражение взаимодействия внутри организации проявляется в одном из
видов движения и доставки информации
7
:
1. Внутренние нормативные и действующие документы. К ним
относятся акты, приказы, протоколы и другие документы, регламентирующие и
отражающие деятельность организации.
2. Тип бумаги «организация-работник». Любой из них можно назвать
общей концепцией «документа». Типы документов для бухгалтерских
организаций подразделяются на два типа взаимодействия: - от организации до
сотрудника, - от сотрудника до организации.
Основной список включает приложения, приказы, протоколы, действия,
инструкции, доверенности, резюме и т.д. Образцы документов указанных
категорий в каждой организации могут отличаться друг от друга, но по-
прежнему являются типичными в их содержании. Бухгалтерия должна
проводиться по общим требованиям.
Перечень обязательных документов отдела кадров включает
8
:
7
Пшенко А. Порядок учета и хранения распорядительных документов по кадрам / А. Пшенко // Кадровик.
Кадровое делопроизводство. - 2012. - № 1. - С. 13 - 21.
16
1. Местные нормативные акты. К ним относятся: график работы,
укомплектование персоналом, графики каникул, правила процедуры,
документы для обработки персональных данных сотрудников, учет оплаты
труда.
2. Текущие документы. Это контракты, регистрационные данные, кадры
и отработанные часы, административная информация и т.д. Все документы
организации включены в номенклатуру и имеют соответствующий ей код.
3. Виртуальные документы.
Благодаря современному техническому прогрессу управление делами
стало полностью автоматизированным. Фактически, документооборот на 100%
является электронным во всех организациях. Но в то же время значительная
часть все еще печатается на бумаге. С введением права на электронную
подпись и ее законной законностью в будущем планируется полностью
отказаться от материальных носителей информации. То есть деловое общение и
обмен данными будут виртуальными. Это значительно сэкономит время и
сократит продолжительность периодов движения ценных бумаг между
организациями.
Организация работы с документами оказывает особое влияние на
качество функционирования административного аппарата, а также на
формирование и культуру работы сотрудников. Чем более профессиональна
работа, тем успешнее деятельность организации в целом
9
.
Внутренний документооборот любой организации включает различные
виды деятельности по подготовке, обслуживанию, заполнению, копированию,
передаче деловой информации. Как показывает практика, около семидесяти
процентов всех сотрудников тратят на эти мероприятия. Следует сказать, что
организация работы с документами становится все более важной. Сегодня эта
деятельность считается одним из основных факторов конкурентоспособности
современной организации.
8
Сазыкин А.В. Кадровое делопроизводство на основании Трудового кодекса РФ / А. В. Сазыкин. - Изд-во:
Экзамен, 2011. - 352 с.
9
Кузнецова Т.В. Кадровое делопроизводство (традиционные и автоматизированные технологии): учебник для
вузов / Т.В. Кузнецова. - М.: Издательский дом МЭИ, 2011. - 344 с.
17
Организация работы с документами предполагает особый подход к
полученным и обработанным бизнес-данным, координирование процессов
формирования и изменения распространения информации. Надлежащая
организация работы с документами уменьшает время поиска, повышает
точность, своевременность данных, устраняет избыточность.
Принимая во внимание долгосрочную практику, были разработаны три
основных вида работ с документацией: смешанные, децентрализованные и
централизованные.
Последняя форма предусматривает концентрацию различных
существующих структурных операций при проведении одного подразделения в
организации. Такое подразделение может быть общим или отделом,
канцелярией и так далее
10
.
Документация может поддерживаться одним человеком, который
является секретарем. В любом случае ответственность подразделения или
одного сотрудника будет включать в себя выполнение полного цикла
обработки операций от квитанции до передачи в архивный отдел. Эти
мероприятия включают в себя прием, обработку бизнес-информации,
регистрацию, хранение, контроль за выполнением, диспетчерские, справочные
и информационные операции, систематизацию до передачи в архив.
Централизованная организация работы с документами считается
наиболее рациональной и в этом отношении и более предпочтительной. Это
особенно справедливо для небольших организаций. При использовании этого
метода систематизации документации затраты на обработку информации
значительно снижаются. Кроме того, значительно улучшена организация труда
сотрудников. При такой форме организации документооборота наиболее
эффективным является оргтехника, достигается единство в методологической и
управленческой деятельности, связанной с обработкой документации.
Противоположной централизованной системой является
децентрализованная схема. В этом случае для каждого модуля формируется его
10
Банасюкевич В.Д. Экспертиза ценности документов / В.Д. Банасюкевич // Секретарское дело. - 2013. - №3. -
С. 19-23.