64
Заключение
Документооборот — цикл обработки документов, отражающий их
движение от момента создания или момента получения, дальнейшую
обработку и завершающийся исполнением либо отправлением. Системы
документооборота являются основой организационно-деловых процессов
компании. Такие системы, вне зависимости от типа и размера, всегда очень
сложны, задействованы в работе всех подразделений организации.
В первой главе данного исследования изучены теоретические основы
документооборота: базовые понятия и принципы. Далее были исследованы
особенности устройства деловых процессов организации, их типы и
взаимосвязи.
Подобное погружение в основы организации бизнес-процессов позволило
выделить наиболее трудоемкие и важные из них, которые следовало бы
оптимизировать в первую очередь с помощью введения средств для ведения
документооборота в электронном виде, ведь системы электронного
документооборота с течением времени играют все более важную роль в
деятельности организации в общем.
При переходе от системы формирования бумажных дел к системе
формирования электронных дел возникают противоречия, связанные с
юридической значимостью дел. СЭД – это электронная система,
обеспечивающая строго регламентированное и формально контролируемое
движение документов внутри и вне организации на основе информационных и
коммуникационных технологий.
Научно-практические задачи по формированию электронных дел в СЭД
необходимо решать с позиции теории систем и системного анализа, учитывая
основные принципы создания и формирования систем архивного
делопроизводства.
Во второй главе работы в ходе проведения анализа организации
кадрового документооборота был выявлен ряд недостатков:
— нарушаются инструкции по хранению документов, оформление
65
документов не в соответствии с ГОСТ Р 6.30 - 2003 "Унифицированные
системы документации. Унифицированная система организационно-
распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и
др., что приводит к снижению эффективности работы с кадровыми ресурсами
организации;
— отсутствуют настройки автоматизированной выгрузки пакетов
документов из 1С на прием/перевод, в документах допускаются
орфографические ошибки, дополнительные соглашения к трудовым договорам
не нумеруются.
— отсутствует полный контроль движения кадровых документов, что
приводит к утере документов, отправленных на ознакомление и подпись.
Журнал регистрации приказов ведется на бумажном носителе и заполняется 1-2
раза в месяц, что крайне неудобно для работы, автоматизированного поиска и
присвоения номеров приказам, трудовым договорам и т.д.
Рациональность проведения работ с документами в компании ООО
«Вертикальное интегрирование» определяется скоростью исполнения и
перемещения документов и уровнем обеспечения руководителей предприятия
документационной информацией.
В компании действует электронная система кадрового
документооборота. Данные по документообороту в компании показали, что в
общем объеме растет движение основных документов компании, что приводит
к необходимости перехода от ручного контроля движения документов в
автоматический режим.
В 2015 году компания внедрила электронную систему обработки
документов и их комплексное исполнение внутри компании, которая действует
на платформе Lotus Domino/Notes.
С помощью данной системы обеспечивается строгий регламент и
формальный контроль движения документации вне организации и внутри нее
на основе коммуникационных и информационных технологий.
В третьей главе в рамках оптимизации системы документооборота в
66
компании, для увеличения производительности оборота документов и
ликвидации выявленных недочетов разработаны последующие мероприятия:
— предлагается исключение недочетов в имеющемся порядке системы
делопроизводства в компании;
— предлагается ввести «1С: Система электронного оборота документов
«Управление делами», что разрешит вести отдельно регистрацию бумаг
личного состава и указов по основной работе, причем каждому виду
документов будет присваиваться собственная нумерация.
Функциональные возможности системы «1С: Система электронного
оборота документов «Управление делами»:
— управление процессами бизнеса предприятия (BPM).
— внутренний оборот документов предприятия.
— управление связями с контрагентами (CRM).
В рамках оптимизации электронного документооборота в компании
ООО «Вертикальная Интеграция» предложено внедрение системы СЭД. В
результате расчетов по определению ожидаемой прибыли экономический
эффект от предлагаемого действия составит 27818 тыс. руб.
67
Список использованных источников
Нормативно-правовые акты
1. Гражданский кодекс РФ, Федеральный закон от 30.11.1994 г. — №51-
ФЗ
2. Трудовой кодекс Российской Федерации, Федеральный закон от
30.12.2001 — №197-ФЗ
Специальная и учебная литература
1. Анзорова С.П., Федорчукова С.Г. Организация труда государственных
и муниципальных служащих: Учеб. пособие для студ. вузов. Москва: Альфа-М,
Инфра-М, 2014. — 160 с.
2. Баракина С.О. Организация процесса подготовки и передачи на
архивное хранение документов учреждений различных форм собственности /
Л.К. Баталина // Секретарское дело. №3, 2012. — 249 с.
3. Бомелова Е.Д. Вопросы анализа документооборота организации в
условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство №1,
2012. — 198 с.
4. Бомылева У.К. и Кузьков А.А. Проблемы ведения номенклатуры дел и
их пути решения. 2013. — 89 с.
5. Быкова И.А., Рялова О.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: учебник
для студ. вузов. 3-е изд., перераб. и доп. Москва: Инфра-М, 2014. — 346с.
6. Быкова И.А., Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Документационное
обеспечение управления: Делопроизводство: Учеб. пособие для студ. вузов. 2-е
изд., перераб., доп. Москва: Инфра-М, 2014. — 304с.
7. Варламова, Л.Н. Новый стандарт в области делопроизводства / Л.Н.
Варламова // Секретарь-референт. №6, 2011. — 115 с.
8. Варламова Л.Н. ГОСТ Р ИСО 15489-1: Значение для России. //
Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2013. — №3.
9. Варламова Л.Н. Международная стандартизация: проблемы
68
терминологии. // Служба кадров и персонала. 2012. — №4.
10. Ватолина М.В. Делопроизводство в вопросах и ответах / М.В.
Ватолина. Москва: Феникс, 2010. — 320 с.
11. Галахов В.Н. Делопроизводство / В. Галахов. Москва: Проспект, 2013.
— 480 с.
12. Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления / А.С.
Гринберг. Москва: Юнити-Дана, 2012. — 392 с.
13. Голяков М.В. Современные подходы к организации
документооборота / М.В. Голяков, М.В.Сидоров. Санкт Петербург: Питер,
2016. — 155 с.
14. Государственная система документационного обеспечения
управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам
документационного обеспечения. Москва, 2013. — 152 с.
15. Документационный анализ. Основы теории. Комплексный анализ
деятельности организации [Электронный ресурс]: учебник для ВУЗов [Гриф
УМО] / ред.: Н.В. Войтоловский, А.С. Каринина. 4-е изд., перераб. и доп.
Москва: Юрайт, 2013. — 127 с.
16. Делопроизводство: образцы документов с комментариями / Е.А.
Лопатникова. 6-е изд., испр. Москва: Издательство "Омега-Л", 2012. — 318с.
17. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В.
Санкина. Москва: МЦФЭР, 2011. — 560 с.
18. Зезюлина М.А. Делопроизводство. Документооборот. Обмен опытом /
М. Зезюлина; М. Зезюлина // Секретарское дело. 2012. — 25 с.
19. Санкина Л.В. Делопроизводство: Практическое руководство. –
Москва: Международный центр финансово-экономического развития. 2015. —
281
20. Санкина Л.В., Быкова Т.А. Делопроизводство в коммерческой
организации. Москва: МЦФЭР. 2015. — 235 с.
21. Сологуб О.П. Делопроизводство: Составление, редактирование и
обработка документов. Москва: Омега-Л, 2012. — 255 с.
69
22. Степаков М.Н. Документы. Делопроизводство. Москва, 2011. — 360
с.
23. Кирсанова М. В, Современное делопроизводство: Учеб. пособие. 4-е
изд. М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2013. — 312 с.
24. Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в
органах государственной власти и местного самоуправления / Е.Н. Колесник,
Е.В. Кузнецова. Екатеринбург: УрАГС, 2012. — 186 с.
25. Кошелев Е.А. Формирование дел и подготовка их к архивному
хранению / Е.А. Кошелев // Секретарь-референт. №2, 2012. — 257 с.
26. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. 2-е
изд., перераб. и доп. Москва: Издательско-торговая корпорация "Дашков и Ко",
2015. — 520 с.
27. Кузнецова Т.В. Регистрация - ключевой момент организации работы
секретаря с документами / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. № 1, 2013. —
152 с.
28. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и
делопроизводство: учебник для бакалавров. Москва: Юрайт, 2013. — 576 с.
29. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного
обеспечения управления. 2-ое изд., перераб. и дополн. Москва: Изд-во
«Термика», 2014. — 288с.
30. Лукина Л.Е. Организация делопроизводства и документооборота / Л.
Лукина. Москва: Сфера, 2013. — 128с.
31. Панков П.К. Обзор современных систем автоматизации
делопроизводства и документооборота. // Журнал "Документооборот и
Делопроизводство" № 5, 2014. — 190 с.
32. Повалина А.А. Системы электронного документооборота для
государственных органов власти // Финансовая газета. Региональный выпуск.
2012. — 325 с.
33. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: Учебник
для студ. учр. сред. проф. обр. 11-е изд., перераб., доп. Москва: Академия, 2014.
