14
документооборота, приведенное В.М. Гайковичем
15
: «СЭД – это электронная
система, обеспечивающая строго регламентированное и формально
контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе
информационных и коммуникационных технологий».
Главное назначение СЭД – это интеграция любых документов в
документооборот предприятия, вне зависимости от того, на каком носителе
находится документ, а также организация работы с любым видом
задокументированной информации
16
. Системы электронного
документооборота, как успешно внедряемые, так и находящиеся только на
стадии разработки в настоящее время, имеют в своей основе ряд общих
принципов
17
:
1) Реализуется возможность параллельного выполнения операций,
необходимая для сокращения времени движения документов между
участвующими сторонами и повышения оперативности их исполнения;
2) Для однозначной идентификации документов проводится
однократная регистрация его в системе;
3) Для однозначного определения ответственного за исполнение
документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса)
реализуется принцип непрерывного движения документа;
4) Чтобы максимально исключить даже возможность дублирования
документов создается единая (или согласованная распределѐнная) документная
база;
5) Предусматривается система поиска, позволяющая находить
документ, обладая минимумом информации о нѐм;
6) Для контроля движения документов по процессам
документооборота и возможности принятия своевременных и точных
управленческих решений создается система отчѐтности по различным статусам
15
Баракина С.О. Организация процесса подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений
различных форм собственности / Л.К. Баталина // Секретарское дело. №3, 2012. – 113 с.
16
Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. 2-е изд., перераб. и доп. Москва:
Издательско-торговая корпорация "Дашков и Ко", 2015.- 220 с.
17
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие
требования к документам и службам документационного обеспечения. Москва, 2013. - 82 с.
15
и атрибутам документов.
Любая современная компания является сложной организационной
структурой с большим объемом документов, циркулирующих как внутри
компании, так и между компанией и другими физическими и юридическими
лицами.
Понятие делового процесса лежит в основе процессного подхода к
анализу и синтезу деятельности учреждений. Деловой процесс рассматривается
как последовательность действий, называемых подпроцессами, направленная
на получение заданного результата, представляющего ценность для
потребителя
18
.
Результат (выход) делового процесса — то, ради чего осуществляется
деловой процесс – некоторый результат, удовлетворяющий заданным
требованиям
19
. Входы делового процесса — ресурсы (материальные,
информационные, человеческие), необходимые для выполнения и получения
результата процесса, которые потребляются или преобразовываются в процессе
его выполнения.
Процессный подход позволяет рассматривать деятельность учреждения
как связанную систему деловых процессов, каждый из которых протекает во
взаимосвязи с другими процессами или внешней средой
20
. При таком подходе
любую компанию в целом можно рассматривать как систему, потребляющую
некоторые ресурсы на входе, затем преобразующую их внутри себя и
выдающую определенный результат на выходе.
Вся эта система представляет собой комбинации и последовательности
процессов, осуществление которых обеспечивает получение результата,
позволяющего достичь поставленных целей
21
. Содержание и форма процессов
будет определяться целевыми установками компании в общем, но в то же время
18
Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: Учебник для студ. учр. сред. проф. обр. 11-е
изд., перераб., доп. Москва: Академия, 2014. - 188с.
19
Варламова Л.Н. Международная стандартизация: проблемы терминологии. // Служба кадров и персонала.
2012. №4. – 12 с.
20
Быкова И.А., Рялова О.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: учебник для студ. вузов. 3-е изд., перераб. и доп.
Москва: Инфра-М, 2014. – 198 с.
21
Голяков М.В. Современные подходы к организации документооборота / М.В. Голяков, М.В. Сидоров. Санкт
Петербург: Питер, 2016. – 76 с.
16
для каждого процесса будет поставлена своя цель, которая является критерием
эффективности данного процесса.
Выполнение целей всех процессов приводит к достижению изначально
поставленных компанией целей
22
. Количество и направленность процессов
определяется поставленными целями и стратегиями их достижения.
Простейшая процессная модель организации документооборота представлена
на рисунке 4.
Рисунок 4. Простая модель организации документооборота
23
Функциональные требования служат для описания функционала системы.
К таким требованиям относят:
1) Бизнес-требования – «заказанные» разработчикам функции
системы;
2) Пользовательские требования – описывают цели (задачи)
пользователей системы, которые должны или могут достигаться (выполняться)
ими при помощи создаваемой системы;
3) Функциональные требования – определяют поведение
программной системы, которая должна быть создана разработчиками для
предоставления возможности выполнения пользователями своих обязанностей
в рамках бизнес-требований и в контексте пользовательских требований
24
.
22
Быкова И.А., Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Документационное обеспечение управления: Делопроизводство:
Учеб. пособие для студ. вузов. 2-е изд., перераб., доп. Москва: Инфра-М, 2014. – 118 с.
23
Варламова Л.Н. ГОСТ Р ИСО 15489-1: Значение для России. // Делопроизводство и документооборот на
предприятии. 2013. №3. – 11 с.
24
Делопроизводство: образцы документов с комментариями / Е.А. Лопатникова. 6-е изд., испр. Москва:
Издательство "Омега-Л", 2012. - 118с.
17
Сам процесс систематизации бизнес-процессов представлен схематично
на рисунке 5.
Рисунок 5. Процесс систематизации бизнес-процессов
25
В каждой организации ежедневно протекает множество процессов. Чтобы
систематизировать и упорядочить бизнес-процессы, протекающие на
предприятии, их принято делить на следующие основные группы
26
:
1) Основные – генерируют доходы компании. Примерами подобных
процессов служат процессы закупки, продажи и производства продукции; ее
складирования и транспортировки.
2) Обеспечивающие – поддерживают инфраструктуру компании. В эту
категорию входит техническое, информационное и административно-
хозяйственное обеспечение; обеспечение безопасности, социальной сферы и
финансовых операций; консультационное и аудиторское обеспечение
27
.
3) Управления – управляют компанией. К этой категории относят такие
процессы как процессы управления финансами, маркетингом, персоналом и
логистикой; экономическое, стратегическое и организационное управление, а
также управленческий учет
28
.
4) Развития – развивают компанию. Представляют инвестиционные виды
25
Галахов В.Н. Делопроизводство / В. Галахов. Москва: Проспект, 2013. – 226 с.
26
Варламова Л.Н. ГОСТ Р ИСО 15489-1: Значение для России. // Делопроизводство и документооборот на
предприятии. 2013. №3. – 43 с.
27
Кошелев Е.А. Формирование дел и подготовка их к архивному хранению / Е.А. Кошелев // Секретарь-
референт. №2, 2012. – 143 с.
28
Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления / А.С. Гринберг. Москва: Юнити-Дана, 2012. 392
с.
Бизнес-процессы
управления
Бизнес-процессы развития
Основные бизнес-
процессы
Обеспечивающие бизнес-
процессы
Развитие
Обеспечение
Управление
Обеспечение
Обеспечение
Управление
Управление
Доходы
18
деятельности, нацеленные на прибыль от сегодняшних вложений в
долгосрочной перспективе.
Несмотря на подобное четкое разделение, выделенные группы процессов
связаны между собой
29
. Чем крупнее организация, тем большие внешние и
внутренние потоки документов будут циркулировать в процессе выполнения
соответствующих бизнес-процессов. Потому СЭД любой организации должна
быть нацелена, прежде всего, на решение следующих важных задач
30
:
1) Автоматическое отслеживание и контроль движения всех версий и
подверсий документов любых типов, сроков их исполнения и внесенных
изменений;
2) Охватывание полного цикла документооборота: начиная с постановки
задачи на создание документа и заканчивая списанием его в архив;
3) Работа с входящей и исходящей документацией;
4) Обеспечение доступа к документам в соответствии с занимаемой
должностью и назначенными полномочиями (жесткий контроль разграничения
прав доступа);
5) Обеспечение структурированного централизованного хранилища
документов любых форматов и сложности композиции;
6) Поиск документов по заданным значениям атрибутов;
7) Объединение в единое информационное поле потоков документов
территориально удаленных организаций и филиалов
31
.
Нефункциональные требования служат для описания целей и атрибутов
качества – дополнительного описания функций продукта, выраженного через
описание его характеристик, важных для пользователей или разработчиков.
Примерами подобных характеристик являются
32
:
легкость и простота использования программы,
29
Об отделе кадровой и муниципальной службы администрации города Екатеринбурга [Электронный ресурс] //
Электронный фонд правовой и нормативно-технической документации. Режим доступа: http://docs.cntd.ru
30
Гражданский кодекс РФ [Электронный ресурс]: Федеральный закон от 30.11.1994 г. №51-ФЗ // Консультант
Плюс: справочно-правовая система. Режим доступа: http://www.consultant.ru/
31
Панков П.К. Обзор современных систем автоматизации делопроизводства и документооборота. // Журнал
"Документооборот и Делопроизводство" № 5, 2014. - 110 с.
32
Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина. Москва: МЦФЭР, 2011. – 332 с.
19
степень сложности перемещения системы с одного носителя на
другой,
целостность и устойчивость системы к сбоям,
эффективность,
возможность и виды взаимодействия системы и внешнего мира,
ограничения, связанные с внешним видом (дизайном) и реализацией
структуры продукта.
1.2. Нормативно-информационная и классификационная характеристика
кадровой документации
Нормативно-информационная база кадрового обеспечения управления
предполагает создание системы работы с документами, учитывающей
специфику и особенности документирования деятельности конкретной
компании
33
.
Перечень нормативных документов кадрового делопроизводства:
1. Федеральный закон Российской Федерации «Об архивном деле в
Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года. Настоящий
Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения,
комплектования, учета и использования документов Архивного фонда
Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм
собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в
Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства
34
.
Законодательство в архивном деле в Российской Федерации состоит из
настоящего Федерального закона, других федеральных законов, а также из
принимаемых в соответствии с ними иных нормативных правовых актов
Российской Федерации.
Основные понятия, применяемые в законе
35
:
33
Зезюлина М.А. Делопроизводство. Документооборот. Обмен опытом / М. Зезюлина; М. Зезюлина //
Секретарское дело. 2012. - 25 с.
34
Кирсанова М. В, Современное делопроизводство: Учеб. пособие. 4-е изд. М.: ИНФРА-М; Новосибирск:
Сибирское соглашение, 2013. – 114 с.
35
Кузнецова Т.В. Регистрация - ключевой момент организации работы секретаря с документами / Т.В.
Кузнецова // Секретарское дело. № 1, 2013. - 52 с.
20
1) архивное дело в Российской Федерации;
2) архивный документ;
3) документы по личному составу;
4) документ Архивного фонда Российской Федерации;
5) особо ценный документ;
6) уникальный документ;
7) архивный фонд;
8) Архивный фонд Российской Федерации;
9) архив;
10) государственный архив;
11) муниципальный архив;
12) постоянное хранение документов Архивного фонда Российской
Федерации;
13) временное хранение архивных документов;
14) временное хранение документов Архивного фонда Российской
Федерации;
15) депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской
Федерации;
16) экспертиза ценности документов;
17) упорядочение архивных документов;
18) владелец архивных документов;
19) пользователь архивными документами
36
.
2. Федеральный закон Российской Федерации «Об информации,
информационных технологиях и о защите информации» № 149-ФЗ от 27 июля
2006 года регулирует отношения, возникающие при:
1) осуществление права на поиск;
2) применение информационных технологий;
3) обеспечение защиты информации
37
.
36
Чуковенков А.Ю. Виды служебных писем // Секретарь-референт №3, 2013. - 122 с.
37
Эффективное внедрение внутреннего документооборота: практическое руководство/ В.Н. Суворина [и др.];
под общ. Ред. В.Н. Суворина. Москва: ЭКСМО, 2013. 224 с.
21
Основной понятийный аппарат:
1) информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их
представления;
2) информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора,
хранения, обработки информации;
3) информационная система - совокупность содержащейся в базах данных
информации;
4) информационно-телекоммуникационная сеть - технологическая
система, предназначенная для передачи по линиям связи информации;
5) обладатель информации - лицо, самостоятельно создавшее
информацию либо получившее на основании закона или договора право
разрешать или ограничивать доступ к информации;
6) доступ к информации - возможность получения информации и ее
использования;
7) конфиденциальность информации - обязательное для выполнения
лицом, получившим доступ к определенной информации;
8) предоставление информации - действия, направленные на получение
информации определенным кругом лиц;
9) распространение информации - действия, направленные на получение
информации;
10) электронное сообщение - информация;
11) документированная информация - зафиксированная на материальном
носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими
определить такую информацию;
12) оператор информационной системы - гражданин или юридическое
лицо
38
.
3. Федеральный закон российской Федерации «О трудовых пенсиях в
Российской Федерации» № 173-ФЗ от 17 декабря 2001 года.
38
Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. Москва,
2015. – 154 с.
22
Для целей Федерального закона «О трудовых пенсиях в Российской
Федерации» применяются следующие понятия
39
:
- трудовая пенсия - ежемесячная денежная выплата в целях компенсации
гражданам заработной платы или иного дохода;
- страховой стаж - учитываемая при определении права на трудовую
пенсию;
- расчетный пенсионный капитал - учитываемая в порядке, определяемом
Правительством Российской Федерации;
- установление трудовой пенсии - назначение трудовой пенсии;
- индивидуальный лицевой счет - совокупность сведений о поступивших
страховых взносах;
- специальная часть индивидуального лицевого счета - раздел
индивидуального лицевого счета застрахованного лица;
- пенсионные накопления - совокупность учтенных в специальной части
индивидуального лицевого счета средств;
- ожидаемый период выплаты трудовой пенсии по старости - показатель,
рассчитываемый на основе данных федерального органа исполнительной
власти по статистике;
4. Трудовой кодекс Российской Федерации подробно описывает права и
обязанности работодателя и работника.
5. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-
распорядительной документации. Требования к оформлению документов.»
Стандарт содержит 30 реквизитов, которые используют при подготовке и
оформлении документов
40
.
Текст документа составляют на государственном языке Российской
Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в
соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов
Российской Федерации.
39
Трудовой кодекс Российской Федерации [Электронный ресурс]: Федеральный закон от 30.12.2001 N 197-ФЗ
// Консультант Плюс: справочноправовая система. Режим доступа: http://www.consultant.ru/
40
Стрельцова Л.А. Методы совершенствования ДОУ: создание корпоративной нормативно-методической базы
ДОУ / Л.А. Стрельцова // Секретарь-референт. №6, 2011. - 23 с.
23
Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного
текста или в виде соединения этих структур. Графы и строки таблицы должны
иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном
падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками
41
.
Связный текст состоит из двух частей. В первой части указывают
причины, основания, цели составления документа, во второй - решения,
выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
В тексте документа, подготовленного на основании документов других
организаций, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование
организации, дату документа, регистрационный номер документа. Заголовок к
тексту
42
.
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций
(положение, инструкция).
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа («просим направить»)
- от первого лица единственного числа («прошу выделить»)
- от третьего лица единственного числа («организация не возражает»)
43
.
Документы изготавливают на бланках. Устанавливают два стандартных
формата бланков документов.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге светлых
тонов. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта
бланков- угловой и продольный.
6. «Общероссийский классификатор управленческой документации»
(ОКУД).
ОКУД предназначен для решения следующих задач:
- регистрации форм документов;
- упорядочения информационных потоков;
41
Официальный сайт правовой и нормативно-технической документации [Электронный ресурс]. Режим
доступа: http://docs.cntd.ru
42
Лукина Л.Е. Организация делопроизводства и документооборота / Л. Лукина. Москва: Сфера, 2013. – 128 с.
43
Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и
местного самоуправления / Е.Н. Колесник, Е.В. Кузнецова. Екатеринбург: УрАГС, 2012. - 86 с.