54
выбрать «Отчет о доставке». При этом в окне браузера будет отображена вся
доступная по документу информация. В отчете отражается статус документа у
соответствующего адресата на текущий момент времени, а также время
отправки, получения и прочтения документа.
При этом, автоматический контроль качества, нормоконтроль
оформления и содержания документов, подготавливаемых в рамках исполнения
поручения, не реализован.
На рисунке 17 представлен общий формат работы специалиста по
автоматической системе СЭД.
Рисунок. 17. Рабочий стол пользователя системы автоматической
системы документооборота СЭД
55
В СЭД «Directum» для удобства работы с большим количеством
документов существует возможность централизованно настроить папки для
различных категорий пользователей. Например, для руководителей ведомств
(организаций) и их заместителей (помощников, начальников департаментов и
отделов и т. д.) – папки согласования и рассмотрения документов, а для
делопроизводителей – папки регистрации документов.
Кроме того, пользователи (должностные лица – исполнители) могут
настроить папки индивидуально в зависимости от личных предпочтений и
методов работы. В системе реализована функция «Правила для поручений»,
позволяющая автоматически переадресовывать, прекращать, выполнять или
распределять задачи и задания по нужным папкам. Например, может быть
создано правило, определяющее порядок автоматической маркировки
признаком высокой важности всех поручений с определенной темой.
Такие поручения должны быть исполнены назначенными должностными
лицами в первую очередь. Делопроизводитель имеет возможность установки
напоминаний о подходе срока исполнения поручения, что позволяет ему
запланировать время, когда необходимо вернуться к выполнению поручения.
Напоминание может быть установлено как на конкретные дату и время, так и
на относительные (заданные через временные интервалы: через 7 дней, через 1
месяц и т.д.).
Для случая, когда должностное лицо в силу объективных причин не
может исполнить в срок поручение руководителя (незапланированная срочная
командировка, больничный), существует механизм замещения отсутствующих
сотрудников.
Замещающее должностное лицо принимает все входящие документы
отсутствующего, контролирует их исполнение и обращается ко всем
необходимым документам. В системе предусмотрены специализированные
отчеты: «Список ознакомления», «Контроль сроков исполнения поручений»,
«Статистика исполнения поручений», «Документы, подлежащие возврату»
и др.
56
Вместе с тем, автоматический контроль качества, нормоконтроль
оформления и содержания документов, подготавливаемых в рамках исполнения
поручения, также не реализован.
В СЭД «Тезис» руководитель при создании поручения имеет
возможность воспользоваться заранее подготовленным шаблоном, в котором
уже заполнено максимальное количество необходимых реквизитов. Например,
«Название» – Отчет в бухгалтерию, «Срок выполнения» – 3 дня, «Выполнить
до» – 25.07.2018, «Тип задачи» – отчет, «Приоритет» – стандарт, при
необходимости прикрепляет к поручению необходимые файлы.
Затем руководителю необходимо выбрать исполнителя (исполнителей) и
должностное лицо – контролера исполнения поручения. В случае, если
контролер не назначен, эта роль возлагается на инициатора поручения.
После отправки руководителем документа с поручением исполнитель
получает автоматически сформированное уведомление и в календаре
появляется событие, конкретный день или до какого срока необходимо
выполнить поручение. Исполнитель может запросить у инициатора поручения
(руководителя) уточнение сроков или деталей.
Если исполнителем назначено должностное лицо, имеющее в подчинении
должностных лиц (начальник департамента, управления, отдела и др.), у него
есть возможность направить документ с поручением своему подчиненному и в
дальнейшем контролировать ход его исполнения.
У руководителя существует вкладка «Мой отдел», в которой обобщаются
задачи сотрудников его подразделения. Благодаря этой возможности можно
определить степень загруженности подчиненных и перераспределять между
ними задачи. С помощью функции «Диаграмма Ганта» руководитель видит
текущее состояние процесса исполнения поручений.
Однако, контроль качества, нормоконтроль оформления и содержания
документов, подготавливаемых в рамках исполнения поручения, остается
обязанностью руководителя, начальника и не автоматизирован.
В СЭД «Евфрат» для постановки документа на контроль руководителю,
57
обладающему соответствующим правом «постановка документа на контроль»,
необходимо в главном меню документа выбрать «Контроль» и назначить
ответственного исполнителя.
Контролирующим исполнение поручения назначается должностное лицо,
имеющее права «Регистратор документа», «Контролирующий с расширенными
правами», а также «Постановка документа на контроль». В регистрационной
карточке указывается срок исполнения. После назначения контролирующего
или ответственного, назначенному должностному лицу приходит
соответствующее автоматически сформированное СЭД уведомление.
Ответственный по документу (ответственный исполнитель) должен
организовывать и контролировать ход работ по документу, составлять
промежуточные отчеты. Он несет ответственность перед контролирующим
должностным лицом за исполнение поручения в указанный срок.
В процессе исполнения контролирующий или ответственный может быть
заменен. На любой стадии обработки документа контролирующий по
документу может снять документ с контроля. Ответственному исполнителю в
этом случае поступит автоматически сформированное СЭД уведомление о
снятии с контроля, все задачи, имеющие статус «активные», изменят его на
«завершенные».
Если документ по ошибке был снят с контроля или по документу
появились новые задачи, которые необходимо выполнить, контролирующий с
расширенными правами или должностное лицо, обладающее правом
«постановка документа на контроль», может вернуть документу статус «на
контроле», но поручения, исполнение которых было прервано или завершено,
не станут вновь активными.
После возвращения документа на контроль, всем задействованным лицам
будет отправлено соответствующее уведомление. Если по документу есть
активные поручения, то при попытке снять этот документ с контроля или
отмене его исполнения, СЭД автоматически сгенерирует уведомление с
предупреждением о незавершенных работах.
58
Контроль исполнения документа осуществляется посредством вкладки
маршрутов обработки документов, в которой отображается: статус документа,
местонахождение документа и т.д. Вместе с тем, как и в рассмотренных выше
СЭД не автоматизирован процесс контроля качества, нормоконтроля
оформления и содержания документов, подготавливаемых в рамках исполнения
поручения.
В СЭД «CompanyMedia» в процессе регистрации документа необходимо
указать исполнителей и срок исполнения, выбрать из списка ответственных
исполнителей – контролирующего, если никто выбран не будет, выбор будет
сделан по умолчанию. Например, первый в списке ответственных исполнителей
становится контролирующим.
После постановки документа на контроль в журнале регистрации и
заголовке документа появится автоматически созданная специальная метка,
информирующая о постановке документа на контроль. Для изменения срока
исполнения документа или снятия его с контроля необходимо заполнить поле
«Причина переноса». Благодаря гибкому механизму уведомлений могут быть
настроены как уведомления–предупреждения, так и периодические
уведомления.
Уведомления–предупреждения высылаются исполнителям по истечении
срока исполнения документа. Периодические уведомления появляются в
определенные дни, недели или месяцы, в зависимости от начальной настройки.
При постановке документа на контроль для каждого исполнителя,
автоматически создается контрольная карточка задания, которая хранится в
базе данных «Контроль заданий».
Для контроля заданий используются группы: «Не исполненные»,
«Исполненные», «Снятые с контроля» и «Календарь заданий». Существует
возможность сформировать отчет «Перечень заданий стоящих на контроле»
или «Перечень неисполненных документов, стоящих на контроле», при этом
указывается необходимый период времени или исполнитель.
В СЭД «CompanyMedia» не автоматизирован процесс контроля качества,
59
оформления и содержания документов, подготавливаемых в рамках исполнения
поручения. Подобно СЭД «CompanyMedia» в СЭД «ДЕЛО» в ходе создания
поручения указывается необходимые данные для постановки документа на
контроль и ответственные исполнители.
При этом требуемый уровень автоматизации этапа создания поручения
достигается использование шаблонов. После занесения поручения в
регистрационную карточку документа, последний поступает в кабинет
исполнителя.
Применением символьной маркировки документов достигается выде-
ление поступившего документа, требующего рассмотрения. Контроль
истечения сроков исполнения осуществляется посредством уведомлений,
периодичность рассылки которых может быть настроена исходя из специфики
обработки документов различных категорий.
Для должностных лиц – контролеров в разделе личного кабинет «На
контроле» вновь поступившие документы маркируются зеленым цветом, а
просроченные выделяются красным. Документ снимается с контроля после
внесения отчета и указания даты исполнения поручения.
В СЭД предусмотрена возможность формирования отчета за любой
период времени и по любому должностному лицу, а также контроль движения
и исполнения документов, печать сводок, справок, списков и журналов
исполнения поручений и движения документов. Остается нереализованной
функция контроля качества, оформления и содержания документов,
подготавливаемых в рамках исполнения поручения.
В СЭД «Логика» отличительными по сравнению с вышерассмотренными
СЭД являются следующие функции, автоматизирующие контроль исполнения
поручения по документу. После получения отчета об исполнении поручения
инициатор (руководитель) утверждает его, либо возвращает на доработку.
При изменении срока поручения, замене исполнителя, отмене поручения
или возврате на доработку руководитель указывает причину и новые данные.
История изменений состояний поручения регистрируется автоматически в
60
регистрационной карточке документа.
При отмене поручения, если имеются связанные поручения, СЭД
запросит разрешения на их отмену. Для осуществления контроля необходимо
перейти в папку «Уведомления», в которой имеются подпапки «Сегодня»,
«Скоро», «Просроченные», «Выполненные». Просмотр исполнения поручений
осуществляется посредством выбора в соответствующей подпапке (например,
«Сегодня») пункта «Исполнение поручений».
В этом случае СЭД отобразит поручения, срок исполнения которых
истекает в соответствующие сроки (например, сегодня). Также, остается
нереализованной функция нормоконтроля качества, оформления и содержания
документов, подготавливаемых в рамках исполнения поручения.
На основании проведенного анализа, а также результатов анализа, можно
сделать вывод о том, что, несмотря на различие в подходах к организации
электронного документооборота, все рассмотренные СЭД объединяет
полуавтоматический характер реализации контроля исполнения документов.
При этом автоматизация процесса осуществления нормоконтроля
качества, оформления и содержания документов, подготавливаемых в рамках
исполнения поручения, не реализована ни в одном из СЭД. Следовательно, при
решении обозначенной научной задачи представляется целесообразным
учитывать все имеющиеся у современных СЭД достоинства, особое внимание
обратить на отсутствующий функционал.
Таким образом, дальнейшими направлениями исследования являются
разработка с применением апробированного математического аппарата общего
алгоритма автоматизации процесса контроля исполнения, а также моделей и
алгоритмов, позволяющих автоматизировать нормоконтроль качества,
оформления и содержания документов, подготавливаемых в рамках исполнения
поручения.
В данной главе приведен алгоритм, предваряющий анализ системы
документооборота на эффективность ее работы. В процессе оценки
эффективности систем документооборота по выделенным в предыдущей главе
61
критериям было принято разделить компании на две категории: коммерческие
и государственные, относительно которых даны рекомендации по повышению
эффективности систем документооборота.
3.2. Оценка эффективности предлагаемых мероприятий
Для того чтобы увеличить прибыль от продаж, необходимо определить
объем обработанной документации при внедрении СЭД. В таблице 8
представлен расчет возможной прибыли предприятия.
Таблица 8
Расчет возможной прибыли предприятия, тыс. руб.
Наименование
До внедрения СЭД
После внедрения
СЭД
Выручка
75120
112400
Валовая прибыль
73457
109600
Себестоимость проданных товаров
1663
2800
Расходы на внедрение СЭД
-
8225
Прибыль от продаж
11690
29500
Налог на прибыль
1286
3245
Чистая прибыль
10404
26255
Ожидаемая прибыль
73457
101375
Валовая прибыль:
До внедрения СЭД:
75120-1663 = 73457 тыс. руб.
После внедрения СЭД:
112400 – 2800=109600 тыс. руб.
Расходы на внедрение СЭД.
Предлагается автоматизировать систему СЭД: 3000-5000 (1000 активных
пользователей. Стоимость — 7239 тыс. руб.
Стоимость лицензии — 86 тыс. руб.
Стоимость конфигурации – 300 тыс. руб.
Затраты на зарплату программистов по установке программы (2 человека)
– 100 тыс. руб.
Диагностическое обслуживание оборудования — 500 тыс. руб.
62
По итогу затраты на внедрение СЭД составили:
З = 7239+86+300+100+500=8225 тыс. руб.
Произведем расчеты ожидаемой прибыли до и после внедрения СЭД:
До внедрения СЭД – 73457 тыс. руб.
После внедрения СЭД – 101375 тыс. руб.
Экономическая эффективность от внедрения СЭД составит:
Э = 101375-73457 = 27818 тыс. руб.
Рассчитаем срок окупаемости проекта (РР). Затраты по проекту составили
8225 тыс. руб. Собственных вложений компании нет. Инвестиционные
вложения — 8300 тыс. руб. Срок окупаемости определяется отношением
суммы инвестиций к средней прибыли от проекта.
РР = 8300/101375*365 = 30 дней.
Определим NPV по формуле:
, (1)
где:
CF
t
— платѐж через t лет (t = 1,...,N) ,
IC — начальной инвестиции,
i — ставка дисконтирования.
Установленная ставка дисконтирования по проекту - 14%.
NPV = 101375/(1+0,14)– 8300 = 88925 = 8300 = 80625 тыс. руб.
NPV> 0, поэтому проект считается экономически эффективным.
Определим индекс рентабельности РІ:
=
????
1+
????
=1
0
, (2)
где:
n – инвестиционный горизонт проекта;
CF
i
– денежный поток в i-ом периоде;
r – ставка дисконтирования;
63
CF
0
– денежный поток в 0-ой точке (первоначальные инвестиции
проекта).
PI = (101375/(1+14%)/8300 = 10,71
Выводы по главе 3
Для увеличения производительности оборота документов компании и
ликвидации выявленных недостатков нами разработаны последующие
мероприятия:
— предлагается исключение недочетов в имеющемся порядке системы
делопроизводства в компании;
— предлагается ввести «1С: Система электронного оборота документов
«Управление делами», что разрешит вести отдельно регистрацию бумаг
личного состава и указов по основной работе, причем каждому виду
документов будет присваиваться собственная нумерация.
Функциональные возможности системы «1С: Система электронного
оборота документов «Управление делами»:
— Управление процессами бизнеса предприятия (BPM).
— Внутренний оборот документов предприятия.
— Управление связями с контрагентами (CRM).
В рамках оптимизации электронного документооборота в компании
ООО «Вертикальная Интеграция» предложено внедрение системы СЭД. В
результате расчетов по определению ожидаемой прибыли экономический
эффект от предлагаемого действия составит 27818 тыс. руб.