4
Содержание
Введение ...................................................................................................................... 5
Глава 1. Теоретические основы кадрового документооборота ....................... 8
1.1. Понятие и сущность кадрового документооборота ......................................... 8
1.2. Нормативно-информационная и классификационная характеристика
кадровой документации ............................................................................................ 19
1.3. Особенности организации кадрового документооборота .............................. 26
Выводы по главе 1…………………………………………..……………………… …....29
Глава 2. Состояние организации кадрового документооборота в ООО
«Вертикальное интегрирование»……………………………………………….31
2.1. Общая характеристика деятельности предприятия ....................................... 31
2.2. Анализ организации кадрового документооборота на предприятии ........... 36
Выводы по главе 2………………………………………………………………….45
Глава 3. Совершенствование организации кадрового документооборота в
ООО «Вертикальное интегрирование» .............................................................. 47
3.1. Предложения по совершенствованию кадрового документооборота .......... 47
3.2. Оценка эффективности предлагаемых мероприятий ..................................... 61
Выводы по главе 3………………………………………………………………….63
Заключение ............................................................................................................... 64
Список использованных источников ................................................................. 67
Приложение………………………………………………………………………..71
5
Введение
Научно-технический прогресс продолжает свое шествие по планете, и
одним из наиболее важных и существенных его факторов стали
информационные технологии. Ни одна современная компания не обходится без
электронных средств коммуникации и обработки документации, потому задача
создания эффективной системы электронного документооборота является
одной из наиболее актуальных, а спрос на предлагаемые решения не падает.
Деятельность компании по разработанности и влияния системы
документооборота тесно связана со значительным потоком документов, что
приводит к необходимости организации контроля потока документов,
регулируя процессы работы с документами.
В настоящее время сложно отыскать организацию, не использующую
подобную систему; реализовано и эксплуатируется множество пакетов. Но
зачастую на внедрении одного пакета системы электронного документооборота
все не заканчивается, и в производственную деятельность компании
интегрируются и другие решения.
Руководство компаний объясняет подобную ситуацию исключительно
недостаточной полнотой функционала каждого пакета в отдельности.
Следствием внедрения нескольких информационных систем является
избыточность информационных потоков, что приводит к дополнительным
расходам компании, связанным с технологическими и человеческими
ресурсами.
Но, к сожалению, в настоящее время не существует четкой системы
критериев и методов оценки эффективности систем документооборота. Этот
факт и неугасающая актуальность таких систем позволяют сделать вывод о том,
что исследования, проводимые в рамках этой работы, являются актуальными.
Документооборот — цикл обработки документов, отражающий их
движение от момента создания или момента получения, дальнейшую обработку
и завершающийся исполнением либо отправлением. Разделяется на категории:
6
электронный и традиционный.
Первый обеспечивает использование и обработку документов с
использованием электронных средств коммуникации, второй — исключительно
на бумажных носителях. В настоящее время существует также композитный
документооборот, сочетающий в себе элементы электронного и традиционного.
Документ является основной единицей структурирования
документооборота. Если использовать Федеральный закон и определение по
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело», можно процитировать:
«Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с
реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»
1
.
Актуальность темы обусловлена автоматизацией делопроизводства,
характеризуется возросшей потребностью в профессиональных мобильных
специалистах, способных успешно выполнять все требования в изменяющихся
социально-экономических условиях.
Цель исследования — совершенствование организации кадрового
документооборота в ООО «Вертикальное интегрирование».
Достижение поставленной цели обусловило выдвижением следующих
задач исследования:
— ввести понятие кадрового документооборота;
— раскрыть основные положения по нормативно-информационной базе
кадровой документации;
— выявить основные особенности и преимущества организации
кадрового документооборота;
— дать характеристику организации кадрового документооборота в
компании ООО «Вертикальное интегрирование»;
— определить эффективность действующей системы документационного
обеспечения управления;
— разработать предложения по совершенствованию системы
1
Анзорова С.П., Федорчукова С.Г. Организация труда государственных и муниципальных служащих: Учеб.
пособие для студ. вузов. Москва: Альфа-М, Инфра-М, 2014. – 34 с.
7
документационного обеспечения управления;
— экономически обосновать эффективность предложенных мероприятий
по оптимизации документооборота в компании.
Объектом исследования является ООО «Вертикальное интегрирование».
Предметом исследования является кадровый документооборот на
предприятии.
Для решения поставленных в данной работе задач использовались
общенаучные и специальные методы исследования: индукции и дедукции,
анализа и синтеза, а также аналогии, календарное планирование и другие
методы.
Теоретической основой исследования стали работы таких отечественных
и зарубежных авторов, занимающихся проблемами оптимизации и
совершенствования системы кадрового документооборота, как: Быкова И.А.,
Рялова О.М., Санкина Л.В., Галахов В.Н., Гринберг А.С., Зезюлина М.А.,
Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.
Цель и задачи исследования определили структуру работы.
В первой главе раскрываются теоретические положения по ведению
кадрового документооборота, его классификационной характеристики и
особенности организации самого документооборота.
Вторая глава носит аналитический характер, в которой дается оценка
организации кадрового документоборота в ООО «Вертикальная интеграция».
В третьей главе разработаны мероприятия по совершенствованию
организации кадрового документооборота в ООО «Вертикальная интеграция»,
и проведена оценка эффективности предлагаемых мероприятий.
В заключении даются общие выводы по работе.
8
Глава 1. Теоретические основы кадрового документооборота
1.1 . Понятие и сущность кадрового документооборота
Документооборот по своей сущностной характеристике представляет
собой процесс движения документов в организации от этапа их написания и
до этапа их исполнения. Как правило, в организациях стараются
организовывать делопроизводство таким образом, чтобы документооборот по
времени был краткосрочным. От количественного состава входящей и
исходящей документации непосредственно зависит и объем документооборота.
Документооборот — процесс, в рамках которого осуществляются
следующие процессы: составления, согласования, приема, передачи и отправки
документов. Под документами подразумеваются объекты, содержащие
информацию, передаваемую от отправителя к адресату.
Документация сгруппирована по трем категориям:
- входящая;
- исходящая;
- внутренняя (Рисунок 1).
Документооборот - это поступление (производство), учет и отправление
(исполнение) документов предприятия или частной компании.
Если предприятие небольшое, то документооборот производится
вручную через секретаря или канцелярию. Но когда предприятие, кроме
головного офиса еще имеет и филиалы, в этом случае компания использует
компьютерные программы, со следующим алгоритмом обработки документов
2
:
- прием или выпуск документа;
- последующее распределение документа;
- исполнение;
- контроль;
- сдача в архив.
Оборот организуется таким образом, чтобы любой документ можно было
2
Голяков М.В. Современные подходы к организации документооборота / М.В. Голяков, М.В. Сидоров. Санкт
Петербург: Питер, 2016. – 76 с.
9
найти в кратчайшие сроки и также проследить всю цепочку ответственных за
исполнение
3
.
Рисунок 1. Общий документооборот организации
4
На рисунке 2 представлена схема укрупненного процесса
документооборота в компании.
Рисунок 2. Схема укрупненного процесса документооборота
в компании
3
Галахов В.Н. Делопроизводство / В. Галахов. Москва: Проспект, 2013. – 26 с.
4
Санкина Л.В., Быкова Т.А. Делопроизводство в коммерческой организации. Москва: МЦФЭР. 2015. - 111 с.
10
Деятельность компании тесно связана со значительным потоком
документов, что в свою очередь приводит к необходимости организации
контроля потока документов, одновременно, оптимизируя процессы работы с
документами, следовательно, правильно организованный процесс
документооборота повышает не только уровень информирования, но
и необходим для составления достоверной отчетности.
Документооборот - цикл обработки документов, отражающий их
движение от момента создания или момента получения, дальнейшую
обработку и завершающийся исполнением либо отправлением. Разделяется на
категории: электронный и традиционный
5
.
Первый обеспечивает использование и обработку документов с
использованием электронных средств коммуникации, второй - исключительно
на бумажных носителях. В настоящее время существует также композитный
документооборот, сочетающий в себе элементы электронного и традиционного.
Современные требования к уровню качества документооборота приводят
к необходимости его автоматизации
6
.
Готовые решения автоматизации документооборота довольно ограничены
в рамках их использования той или иной компании. Например, на
предприятии, особенно крупном, всегда функционирует не один, а несколько
различного направления документопотоков. При этом данные потоки
действуют в автономном режиме
7
.
Исходя из особенностей российского делопроизводства, группой
специалистов ГП Центр компьютерных разработок на сегодняшний день
созданы специализированные системы делопроизводства, с ориентацией на
автоматизацию документопотоков. С помощью корпоративных сервисов и
банков данных эти функциональные системы объединяются в единую систему
электронного документооборота и делопроизводства Кодекс: Документооборот
(Рисунок 3).
5
Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров.
Москва: Юрайт, 2013.- 76 с.
6
Степаков М.Н. Документы. Делопроизводство. Москва, 2011. -165 с.
7
Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина. Москва: МЦФЭР, 2011. - 132 с.
11
Рисунок 3. Автоматизированная система по документообороту
8
Модульное построение системы Кодекс.
Документооборот дает возможность в зависимости от специфики
организации делопроизводства внедрять ограниченное число модулей.
Модульное построение предоставляет возможность поэтапной автоматизации
процессов делопроизводства в соответствии с производственной
необходимостью и финансовыми возможностями организации.
Система Кодекс дает возможность:
Автоматизировать процесс делопроизводства;
Организовать электронный документооборот;
Сформировать эталонные банки данных создаваемых в организации
документов, банки данных входящих и исходящих документов;
Предоставить оперативный доступ к информации не только работникам
подразделений делопроизводства;
Используя технологию Интернет, организовать удаленный доступ к
правовой информации, эталонному банку данных, базам данных
8
Быкова И.А., Рялова О.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: учебник для студ. вузов. 3-е изд., перераб. и доп.
Москва: Инфра-М, 2014. – 198 с.
12
функциональных систем организации;
Путем настроек адаптировать систему к методике делопроизводства в
конкретной организации, т.е. поддерживать:
- централизованную и децентрализованную схемы организации
делопроизводства;
- сквозной и раздельный принцип нумерации документов по отношению к
номенклатуре (индексу номенклатуры) дел;
- обмен информацией в электронном виде в рамках локальной сети и
между территориально удаленными подразделениями;
- ведение классификаторов средствами функциональных систем
9
.
В соответствии с существующими документопотоками в систему Кодекс:
Документооборот входят следующие функциональные системы
делопроизводства
10
:
Кодекс: Система подготовки электронных текстов документов;
Кодекс: Система регистрации документов;
Кодекс: Служебная корреспонденция;
Кодекс: Письма и обращения граждан;
Кодекс: Учет кадров.
А также системы автоматизации управления:
Кодекс: Контроль исполнения;
Кодекс: Оперативный контроль руководителя;
Кодекс: Справочная система документооборота.
Объединение систем делопроизводства разных подразделений и
организаций в единую систему электронного документооборота
осуществляется с помощью Корпоративных сервисов, которые обеспечивают
обмен в электронном виде данными между Системами делопроизводства и
рассылку электронных сообщений (контрольных карт, справок
предупредительного контроля, извещений о принятии документов). Для
9
Варламова, Л.Н. Новый стандарт в области делопроизводства / Л.Н. Варламова // Секретарь-референт. №6,
2011. - 45 с.
10
Ватолина М.В. Делопроизводство в вопросах и ответах / М.В. Ватолина. Москва: Феникс, 2010. – 111 с.
13
обеспечения доступа к информации (в том числе удаленного) создаются Банки
данных
11
.
Документ является основной единицей структурирования
документооборота. Если использовать Федеральный закон и определение по
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» , можно процитировать:
«Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с
реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»
12
.
Электронный документ в понимании современного пользователя - это
созданный, зафиксированный и зарегистрированный согласно действующему
законодательству с использованием средств электронной техники, заверенный
электронной подписью при использовании программных технологий и
криптографии на электронном носителе документ
13
.
Соответствующий электронный документ, заверенный электронной
подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе,
заверенному оригинальной собственноручной подписью. Случаи признания
равносильности данных документов определяются нормативными артами, не
противоречащими Федеральным законам, при условии заключения соглашения
Сторонами об обмене электронными документами
14
.
ЭП - электронная подпись - это программно зашифрованная информация
в электронной форме, которая уникально идентифицирует подписывающее
лицо, Данная электронная подпись присоединяется к иной информации ,
созданной с помощью электронных средств коммуникации, является аналогом
собственноручной подписи владельца ЭП и подтверждает подлинность
передаваемых документов либо информации.
Наиболее удачным кажется определение системы электронного
11
Документационный анализ. Основы теории. Комплексный анализ деятельности организации [Электронный
ресурс]: учебник для ВУЗов [Гриф УМО] / ред.: Н.В. Войтоловский, А.С. Каринина. 4-е изд., перераб. и доп.
Москва: Юрайт, 2013 - . 57 с.
12
Бомылева У.К. и Кузьков А.А. Проблемы ведения номенклатуры дел и их пути решения. 2013. - 89 с.
13
Большой делопроизводственный словарь [Электронный ресурс]. Режим доступа:
http://www.edou.ru/enc/dictionary/
14
Сологуб О.П. Делопроизводство: Составление, редактирование и обработка документов. Москва: Омега-Л,
2012. - 75 с.