44
- сроков протекания цикла движения документа от этапа проектирования
до его исполнения;
- расчетных данных по затратам исполнения.
Одновременно проектируемый документ в обязательном порядке
корректируется с учетом всех структурных подразделений компании и
наложенных на них профессиональных обязанностей (рисунок 11).
Рисунок 11. Согласование безошибочного проекта документа
Корректировка проекта документа для того, чтобы:
1) Проект с первого раза был принят на подпись без замечаний;
2) Опускание подпроцессов подработки документов (рисунок 12).
Рисунок 12. Согласование проекта документа с ошибками
45
Визуальная иллюстрация возможна на основе декомпозиционной
диаграммы процесса «Обработка исходящего документа», которая приведена
на рисунке 13.
Рисунок 13. Декомпозиция процесса обработки исходящего
документа в случае безошибочного проекта
Таким образом, компания ООО «Вертикальное Интегрирование»,
использует электронный вариант обработки кадрового документооборота,
потому что объем обработки различных категорий обработки документов в
компании в динамике постоянно растет.
Выводы по главе 2
В ходе проведения анализа организации кадрового документооборота
был выявлен ряд недостатков, а именно:
— нарушаются инструкции по хранению документов, оформление
документов не в соответствии с ГОСТ Р 6.30 - 2003 "Унифицированные
системы документации. Унифицированная система организационно-
распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и
др., что приводит к снижению эффективности работы с кадровыми ресурсами
организации;
46
— отсутствуют настройки автоматизированной выгрузки пакетов
документов из 1С на прием/перевод, в документах допускаются
орфографические ошибки, дополнительные соглашения к трудовым договорам
не нумеруются.
— отсутствует полный контроль движения кадровых документов, что
приводит к утере документов, отправленных на ознакомление и подпись.
Журнал регистрации приказов ведется на бумажном носителе и заполняется 1-2
раза в месяц, что крайне неудобно для работы, автоматизированного поиска и
присвоения номеров приказам, трудовым договорам и т.д.
Рациональность проведения работ с документами в компании ООО
«Вертикальное интегрирование» определяется скоростью исполнения и
перемещения документов и уровнем обеспечения руководителей предприятия
документационной информацией.
В компании действует электронная система кадрового
документооборота. Данные по документообороту в компании показали, что в
общем объеме растет движение основных документов компании, что приводит
к необходимости перехода от ручного контроля движения документов в
автоматический режим.
В 2015 году компания внедрила электронную систему обработки
документов и их комплексное исполнение внутри компании, которая действует
на платформе Lotus Domino/Notes. С помощью данной системы обеспечивается
строгий регламент и формальный контроль движения документации вне
организации и внутри нее на основе коммуникационных и информационных
технологий.
47
Глава 3. Совершенствование организации кадрового
документооборота в ООО «Вертикальное интегрирование»
3.1. Предложения по совершенствованию кадрового документооборота
Для разработки комплекса мероприятий по оптимизации кадрового
документооборота в предыдущей главе предварительно было проведено
исследование по оценке организации системы кадрового документооборота в
ООО «Вертикальное Интегрирование». Далее администрацией компании
сформирована экспертная комиссия в количестве 3 человек.
Первый этап.
Экспертная группа разрабатывает и проводит анкетирование среди
сотрудников компании, и потом производит статистику ответов по группам и
по вариантам. Пример такой анкеты приведен в таблице 6 (в колонке «Ответ»
приведены примеры ответов на обозначенный вопрос в колонке «Вопрос»).
Таблица 6
Пример анкеты
Вопрос
Ответ
Личные данные
Подразделение
Должность
ФИО
Телефон
Рабочая информация
ФИО руководителя
подразделения
Контакты руководителя
<Телефон, e-mail и т.п.>
Основные функции
подразделения
< Определение форм договорных отношений;
подготовка проектов договоров и т.п.>
Формат исходящей из
подразделения информации
<Письма, отчеты, договоры и т.п.>
Формат входящей в
подразделение информации
<Письма, договоры, заявки, приказы, счета и
т.п.>
Формат внутренней
информации
<Приказы, трудовые договоры, служебные
записки и т.п.>
Внешние контакты подразделения
Тип организации
<Банк/поставщик/заказчик и т.п.>
Формат передаваемой
информации
<Письма, отчеты, договоры и т.п.>
Формат входящей информации
<Письма, договоры, заявки, приказы, счета и
т.п.>
Архивирование
Тип архива
<Бумажный/электронный/композитный>
Сроки хранения документации
48
Продолжение Таблицы 6
Личное мнение
Уровень удовлетворенности
существующей системой
документооборота
<По шкале от 1 до 10: 1 – абсолютно не
удовлетворѐн; 10 – ничего бы не изменил>
Тип организации
документооборота
<Традиционный/композитный/электронный>
Предложения по модификации
существующей системы
документооборота
<Необходимо введение/исключение из работы
электронной системы; улучшение интерфейса
электронной системы для более комфортной
работы и т.п.>
Верификация изложенных данных
Дата заполнения анкеты
Подпись/расшифровка подписи
На втором этапе экспертная группа производит информационное
исследование по потоку документов компании, с определением каждой группы
документов по подсистемам. Для упрощения сбора и систематизации
информации составляется отчет. Пример шаблона отчета приведен в таблице 8.
На третьем этапе экспертной группой дается комплексная оценка
системы документооборота в компании. На данном этапе экспертной группой
предлагается ряд критериев по оценке эффективности действующего
документооборота в компании.
В качестве рекомендации к выбору того или иного критерия
эффективности можно использовать следующие соображения:
Временной критерий эффективности будет полезен для оценки систем
документооборота коммерческих компаний, ведь в условиях непрерывно
меняющегося рынка особенно важна скорость реакции на происходящие
изменения.
Соответственно, чем быстрее будут совершаться все необходимые
бизнес-процессы, тем выше будет скорость реакции и тем выше шансы
компании оставаться на вершине отрасли.
Стоимостный критерий эффективности целесообразно применять для оценки
систем, используемых в государственных учреждениях. Для таких организаций
остро стоит вопрос бюджетного ограничения, в то время как быстродействие
отходит на второй план.
49
Таблица 7
Пример отчета о приведенном интервью
Тематика интервью
<Название бизнес-процесса>
Функциональная область
< Название бизнес-сценария>
Данные сотрудника
<ФИО>
<Должность>
<Отдел>
Данные проводящих интервью
<ФИО>
<Должность>
<ФИО>
<Должность>
Дата проведения интервью
Организационная структура
подразделения
Основные задачи подразделения
Основные обязанности сотрудника
Основные функции сотрудника/подразделения в бизнес-процессе
Функция 1
Входные данные
<Тип>
<Вид>
<Источник>
<Способ передачи>
Описание бизнес-функции
Дополнительные данные
Выходные данные
<Тип>
<Вид>
<Источник>
<Способ передачи>
Справочная информация
Исполнитель
Основные проблемы/ пожелания к
улучшению
Статистические показатели по
функции
Отчетная форма
Функция 2
<повторить те же поля, что и для функции 1>
Подготовлено:
<Дата, подпись, расшифровка подписи>
Согласовано:
<Дата, подпись, расшифровка подписи>
Для увеличения производительности оборота документов компании и
ликвидации выявленных недочетов нами разработаны последующие
мероприятия:
— исключение недочетов в имеющемся порядке системы делопроизводства в
компании;
— настройки автоматизированной выгрузки документов из 1С;
— рекомендуется ввести «1С: Система электронного оборота
50
документов «Управление делами», что разрешит вести отдельно регистрацию
бумаг личного состава и указов по основной работе, причем каждому виду
документов будет присваиваться собственная нумерация.
Основные преимущества данной системы перед другими системами по
документообороту представлены на рисунке 14.
Рисунок 14. Преимущества системы документооборота 1 С
Функциональные возможности системы «1С: Система электронного
оборота документов «Управление делами»:
Управление процессами бизнеса предприятия (BPM);
Внутренний оборот документов предприятия;
Управление связями с контрагентами (CRM);
Другие возможности.
Рассмотрим отдельные подпункты системы детальнее.
51
Комфортное меню разрешает войти в любой подпараграф, раскрывая его
более тщательно.
Пункт «Приказы».
Документ работает для регистрации приказов компании разнообразного
вида. Внедрение категорий бумаг разрешает удобно осуществить работу с
различными видами приказов.
На рисунке 15 представлен цикл обработки документов в системе СЭД.
Рисунок 15. Цикл обработки документов в системе СЭД
В электронном документообороте, осуществляемом с применением СЭД,
должны быть автоматизированы все этапы жизненного цикла документа.
Вместе с тем, даже при наличии готовых решений единого подхода к
автоматизации отдельных этапов жизненного цикла электронного документа,
например, контроля исполнения документов, не существует.
Основные функциональные возможности системы представлены на
рисунке 16.
52
Рисунок 16. Функциональные возможности автоматической
системы документооборота
Научно обоснованных математических моделей, формализующих этапы,
не разработано. Ввиду значимости решения задачи перевода СЭД в
автоматический режим функционирования в рамках реализации указов
Президента Российской Федерации, разработка моделей и алгоритмов,
адекватных элементам и процессам электронного документооборота,
представляется актуальной научной задачей.
Поскольку исследование должно предваряться анализом объекта, целью
данной статьи является систематизация, обобщение и проверка на предмет
соответствия требованиям федеральных и ведомственных нормативных
документов предлагаемого существующими СЭД функционала по контролю
исполнения документов.
Исходя из вышеизложенного, в качестве объекта исследования в статье
рассматриваются существующие СЭД, применяемые в федеральных
ведомствах и подведомственных организациях, а предметом исследований
53
выбраны алгоритмы автоматизации контроля исполнения документов.
СЭД «Бюрократъ». Входящие документы разбиты на категории: «Новые»
(не были просмотрены ни разу), «Подтвержденные» (просмотрены хотя бы раз),
«Исполненные», «Отмененные», «Скрытые», «Просроченные» и «Все». С
помощью настройки дополнительно можно добавить категории «В работе»
(документы на которые готовится резолюция или проект ответа), «Для доклада
руководителю», «На докладе», «С резолюцией» и «Другое».
Перемещение из категории «Новые» происходит автоматически,
перемещение по остальным вкладкам осуществляется вручную. После
формирования руководителем ведомства (организации) поручения
должностному лицу, СЭД автоматически информирует исполнителя
посредством уведомления.
Для постановки входящих документов на контроль, при регистрации в
регистрационной карточке делопроизводителем вручную заполняются поля
«категория срочности» и «срок исполнения». При необходимости просмотра
состояния исполнения поручения соответствующему должностному лицу
необходимо перейти во вкладку «Мои поручения».
В зависимости от имеемых прав пользователь получит соответствующий
отчет. Например, делопроизводитель получит отчет по закрепленным за ним
поручениям, а руководитель по всему делопроизводству. Состояние
исполнения поручения обозначается символьными и цветовыми маркерами,
индицируемыми построчно для каждого документа.
При этом используются интуитивно понятные градации: красным цветом
подсвечиваются просроченные документы, либо документа, до окончания
срока исполнения которых осталось менее одних суток; голубым
подсвечиваются документы, до окончания сроков исполнения которых осталось
менее одной недели.
Для создания отчета о доставке документа с поручением адресатам,
пользователю (делопроизводителю, ответственному исполнителю) необходимо
вызвать контекстное меню, предварительно выбрав интересующий файл, и