56
на бумажном носителе. Однако недостатков при подобном кадровом
документообороте гораздо больше, что в свою очередь может привести к
достаточно серьезным проблемам.
Проблемы электронного кадрового документооборота АО
«Альфастрахование» следующие:
- проблема конфиденциальности документов;
- проблема сохранения целостности документов;
- проблема доступа к электронным документам посторонних по
средствам незащищенных сетей.
С целью совершенствования кадрового документооборота АО
«Альфастрахование» были предложены различные варианты более
усовершенствованных систем электронного документооборота, которые
соответствуют следующим требованиям:
- минимальная стоимость системы;
- простота разработки, внедрения и сопровождения системы;
- безопасность, гибкость и прозрачность, а также контролируемость
документооборота;
- упрощение управленческих процессов.
57
Заключение
Подводя итог проведенному исследованию в рамках настоящей
выпускной квалификационной работы на тему «Организация кадрового
документооборота на примере АО «Альфастрахование» можно сделать
следующие выводы.
Наряду с текущей документацией в любой организации, в соответствии
с нормами действующего законодательства, обязательно ведется кадровый
документооборот, по средствам которого обеспечивается работа организации
по управлению персоналом. Эффективная организация кадрового
документооборота связана с четким осознанием кадровой политики, которая
проводится в организации.
В состав документации кадровой службы любого предприятия входят
следующие группы документов:
7) Организационно-правовые документы, например, правила
внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положение о
структурном подразделении и т.п.;
8) Персональные документы работников, например, личные дела,
трудовые книжки и т.п.;
9) Договорная документация;
10) Распорядительная – приказы по личному составу;
11) Учетная кадровая документация (учетные журналы, книги и др.);
12) Информационно-справочная.
13) Документальное оформление кадровой службой предприятия
имеет важное значение, так как кадровая документация имеет социальное
значение для общества (например, при оформлении пенсии, ветеранских
льгот и т.п.). Каждый руководитель предприятия несет персональную
ответственность за надлежащее оформление кадровой документации. При
нарушении требований законодательства в области кадрового
делопроизводства могут назначаться проверки налоговых и трудовых
58
инспекций, привлечение к административной ответственности в виде
наложения штрафов, а также судебные тяжбы с работниками.
Составление и оформление документации кадровой службой
предприятия напрямую определяет ее юридическую силу, при правильном
оформлении. Все документирование кадровой деятельности предприятия
основано на совокупности различных нормативных правовых актов, которые
призваны обеспечивать законность решаемых вопросов и правомерность их
закрепления в документах.
Объектом исследования выпускной квалификационной работы
является Акционерное общество «Альфастрахование» г. Самара.
По функциональным обязанностям весь кадровый состав страховой
компании АО «АЛЬФАСТРАХОВАНИЕ» можно поделить на линейные и
функциональные структурные подразделения. Единоличным руководителем
высшего звена АО «АЛЬФАСТРАХОВАНИЕ» является генеральный
директор. В его непосредственном подчинении находится: директор по
страхованию, финансовый директор, директор по персоналу, директор по
структурным подразделениям и директор по маркетингу. Каждый из отделов
компании возглавляется начальником отдела. Таким образом, каждый из
начальников отдела имеет своих подчиненных, то есть осуществляет
координацию работников более низкого звена. Помимо указанных
сотрудников в компании имеется 10 агентов, которые не входят в штатный
состав.
Анализ кадрового состава компании показал, что численность
персонала компании в 2017 году составляет 56 человека. Коэффициент
текучести кадров компании минимален, не превышает показателя в 3%,
следовательно, речь в данном случае идет о естественном обновлении
персонала компании.
Задачей кадровой службы АО «АЛЬФАСТРАХОВАНИЕ» является
предоставление в полном объеме потребностей и проблем персоналу
компании. Кадровая политика компании как раз нацелена на создание
59
рабочей силы, обладающей более высокими способностями и иной
осознанной мотивацией к достижению поставленных целей компании.
Отдела кадров АО «АЛЬФАСТРАХОВАНИЕ» - это самостоятельное
структурное подразделение компании, подчиняющееся непосредственно
заместителю директора компании. Руководство отделом кадров
осуществляет начальник отдела, назначаемый и освобождаемый от
должности приказом директора компании.
Учет кадрового состава компании осуществляется в строгом
соответствии со штатным расписанием, приказами по личному составу и
иных документов. Кадровый учет персонала АО «АЛЬФАСТРАХОВАНИЕ»
подразделяется на персональный (поименной) и количественный
(статистический). Штатно-должностной учет кадров ведется в каждом из
подразделений с целью всестороннего анализа укомплектованности
подразделений кадрами. Количественный учет кадров ведется с целью
анализа количественного и качественного состава персонала компании.
Документация кадровой службы выполняет функции по персональному
учету работников компании, иными словами документация кадровой службы
формирует базу персональных данных работников компании. Персональные
данные работника представляют собой информацию, которая касается
конкретного работника, необходимая работодателю в связи с реализацией
работником их трудовых функций. Информация, которая фиксируется в
кадровой документации, получается от работника при оформлении приема на
работу – первичная регистрация, и обновляется последующей работе с
документами.
АО «Альфастрахование» является современной и динамично
развивающейся компанией, оказывающей услуги на рынке страхования в
течение практически 30 лет. Не обошла стороной компанию и система
электронных коммуникаций, которая в последние годы стала широко
использоваться в бизнесе. С 2014 года в компании введена система
корпоративного документооборота, что обеспечило для компании
60
совершенно новые возможности, доступные машинам, а не людям. С
помощью корпоративной системы документооборота в компании появилась
возможность проставления электронной цифровой подписи, ограничение
доступа к определенным документам компании (документам
индивидуального пользования). Кроме того, по средствам корпоративной
системы документооборота появилась возможность определения стадии
обработки документации.
Система корпоративного документооборота позволила компании
позволила правильно применять процессы обработки документов. Налажена
последовательность передачи документа к необходимым сотрудникам
компании. Каждый из сотрудников, вовлеченных в документооборот,
своевременно и оперативно получает уведомление о получении им
документов, которые необходимы для правильного функционирования
компании. Кроме того, помимо документа, сотрудник получает, при их
наличии различные комментарии и указания других сотрудников компании
относительно переданного документа.
Анализ кадрового документооборота АО «Объединенная страхования
компания» позволил выявить ряд ее недостатков. Деятельность кадровой
службы компании не систематизирована, в частности отсутствует ряд
организационных документов, таких как Положение об отделе кадров и
Инструкция по делопроизводству.
Анализ кадрового документооборота АО «Альфастрахование»
позволил определить, что кадровый документооборот компании
осуществляется по средствам электронного документооборота. С одной
стороны положительным моментом является сокращение трудозатрат и
числа обработанных, составленных, согласованных и хранимых документов
на бумажном носителе. Однако недостатков при подобном кадровом
документообороте гораздо больше, что в свою очередь может привести к
достаточно серьезным проблемам.
61
Список использованных источников и литературы
7. Конституция Российской Федерации (принята всенародным
голосованием 12.12.1993) // Собрание законодательства РФ. – 2014. - № 31. –
Ст. 4398.
8. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ
(ред. от 19.07.2018) // Собрание законодательства РФ. – 2002. - № 1. – Ст. 3.
9. Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ (ред. от 18.04.2018)
«О коммерческой тайне» // Собрание законодательства РФ. – 2004. - № 32. –
Ст. 3283.
10. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017)
«Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства
РФ. – 2004. - № 43. – Ст. 4169.
11. Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ (ред. от 05.05.2014)
«О государственном языке Российской Федерации» // Собрание
законодательства РФ. – 2005. - № 23. – Ст. 2199.
12. Федеральный закон от 25.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 31.12.2017)
«О персональных данных» // Собрание законодательства РФ. - № 31. – Ст.
3451.
13. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 19.07.2018)
«Об информации, информационных технологиях и о защите информации» //
Собрание законодательства РФ. – 2006. - № 31. – Ст. 3448.
14. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 23.06.2016)
«Об электронной подписи» // Собрание законодательства РФ. – 2011. - № 15.
– Ст. 2036.
15. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от
25.03.2013) «О трудовых книжках» // Собрание законодательства РФ. – 2003.
- № 16. – Ст. 1539.
62
16. Постановление Минтруда РФ от 25.11.1994 № 72 «Об
утверждении Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы
по документационному обеспечению управления» // СПС
«КонсультантПлюс».
17. Постановление Минтруда РФ от 10.09.1993 № 152 «Об
утверждении Норм времени на работы по автоматизированной архивной
технологии и документационному обеспечению органов управления». * М.:
Центральное бюро нормативов по труду, 1993.
18. Постановление Госстандарта РФ от 26.12.1994 № 367 (ред. от
19.06.2012) «О принятии и введении в действие Общероссийского
классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных
разрядов ОК 016-94» (вместе с «ОК 016-94. Общероссийский классификатор
профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов») (дата
введения 01.01.1996). – М.: ИПК Издательство стандартов, 1995.
19. Постановление Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37
«Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и
других служащих» // СПС «КонсультантПлюс».
20. Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (ред. от
31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»
// Российская газета. – 2003. - № 235.
21. Постановление ГАльфастрахованиеомстата РФ от 05.01.2004 «Об
утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по
учету труда и его оплаты» // Финансовая газета. – 2004. - № 13.
22. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской
Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и
издательскому делу. Управление документами. Общие требования. (утв.
Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст). – М., 2007.
23. ГОСТ Р 34.10-2001. Государственный стандарт Российской
Федерации. Информационная технология. Криптографическая защита
информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой