6
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
7
Глава 1. Теоретические основы организации кадрового
документооборота
10
1.1 Понятие кадрового документооборота и основы его организации в
современных организациях
10
1.2 Законодательная и нормативно-методическая регламентация
организации работы с кадровыми документами
15
Глава 2. Особенности организации кадрового документооборота на
примере АО «Альфастрахование»
23
2.1. Организационная характеристика АО «Альфастрахование»
23
2.2. Анализ деятельности, задачи и функции отдела кадров АО
«Альфастрахование»
31
2.3. Анализ системы кадрового документооборота АО
«Альфастрахование»
37
Глава 3. Совершенствование кадрового документооборота АО
"АльфаСтрахование"
47
3.1. Недостатки организации кадрового документооборота АО
«Альфастрахование»
47
3.2. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота
АО «Альфастрахование»
50
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
57
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
61
ПРИЛОЖЕНИЯ
65
7
Введение
Деятельность с документацией хозяйствующих субъектов является
одной из ключевых функций таких современных структурных подразделений
компании, как отдел кадров и служба по персоналу. Организация кадрового
документооборота в современных условиях является весьма значимой и
должна соответствовать деятельности компании. Требования к современному
кадровому документообороту получили полное отражение в действующем
законодательстве Российской Федерации.
Состав кадровой документации конкретного хозяйствующего субъекта
зависит от таких факторов, как область деятельности, месторасположение
компании и условия труда. Однако, в силу требований законодателя
существует перечень кадровой документации, которая обязательно должна
быть у каждого хозяйствующего субъекта, независимо от его
организационно-правовой формы. К таким документам в силу статей 56 и 67
Трудового кодекса Российской Федерации можно отнести трудовой договор,
трудовая книжка (ст. 66), правила внутреннего трудового распорядка (ст.
189). Формирование и ведение иной кадровой документации
предусматривается различными нормативными правовыми актами, так в
силу Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных
данных» каждый работодатель обязан разработать и соблюдать Положение о
защите персональных данных.
К документации, которая обязательно должна быть в отделе кадров
компании относят следующую:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- штатное расписание;
- положение о защите персональных данных;
- книга учета движения трудовых книжек;
- табель учета рабочего времени;
8
- трудовой договор;
- приказы по личному составу;
- график отпусков и т.д.
Актуальность темы выпускной квалификационной работы обусловлена
современными изменениями и развитием в области кадрового управления,
быстрым развитием и автоматизацией делопроизводства и ростом
потребности в профессиональных специалистах, которые способны успешно
выполнять все требования в изменяющихся социально-экономических
условиях.
Целью настоящей выпускной квалификационной работы является
анализ и оптимизация процедуры внутреннего кадрового документооборота
на примере АО «Альфастрахование». Для достижения поставленной цели
необходимо решить следующие задачи:
1) Проанализировать значение и сущность кадрового
документооборота современных компаний;
2) Проанализировать современную законодательную и нормативно-
методическую регламентацию организации кадрового документооборота;
3) Привести организационную характеристику объекта
исследования – АО «Альфастрахование»;
4) Охарактеризовать деятельность, а также выделить основные
функции и задачи кадровой службы АО «Альфастрахование»;
5) Проанализировать систему кадрового документооборота АО
«Альфастрахование»;
6) Выделить недостатки организации кадрового документооборота
объекта исследования;
7) Разработать рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота АО «Альфастрахование».
Объектом исследования выпускной квалификационной работы
выступает Акционерное общество «Альфастрахование», компания,
предоставляющая услуги в области страхования.
9
Предметом исследования выпускной квалификационной работы
выступает система кадрового документооборота АО «Альфастрахование».
Информационной базой исследования послужили действующее
законодательство Российской Федерации, научные труды и статьи в
периодических изданиях, научная литература, эмперической базой
послужили данные внутрифирменного кадрового документооборота АО
«Альфастрахование».
Методологической базой исследования являются общие и частные
методы исследования, такие как методы количественной и качественной
оценки и обработки информации, наблюдение, метод сравнительного анализа
и др.
10
1. Теоретические аспекты организации кадрового документооборота
1.1 Понятие кадрового документооборота и основы его организации в
современных организациях
Эффективная деятельность любого современного хозяйствующего
субъекта немыслима без ведения документооборота. Еще на этапе
планирования организации, руководство сталкивается с составлением и
оформлением первичной документации, например, бизнес-плана,
свидетельства о государственной регистрации, документы, необходимые для
регистрации организации и т.п.
Документооборот представляет собой движение документов с момента
их получения или создания до завершения исполнения, отправки или
формирования документа в дело для дальнейшее использования или
передачи в архив. Подтверждением данному определению служит наглядное
представление схемы документооборота, представленной на рисунке 1.
Рисунок 1 – Примерный документооборот организации
Прие
м (создание)
документа
Предварительно
е рассмотрение
документа секретарем
Реги
страция
документа
Доклад
руководителю о
полученных
документах
Принятие
административного
решения
Напр
авление
документа на
исполнение
Конт
роль за
исполнением
документа
Испо
лнение
документа
Формир
ование дел
Использование
документов в
информационно-справочной
работе
Определе
ние сроков
хранения
документов
Передача
документа в архив
Дальнейшее
использование документа
Уничтожение
11
Документооборот – это важнейшее звено делопроизводства по
средствам которого определяются инстанции и скорость движения
документов. Главным правилом любого документооборота является
оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с
минимальными затратами времени и труда.
Наряду с текущей документацией в любой организации, в соответствии
с нормами действующего законодательства, обязательно ведется кадровый
документооборот, по средствам которого обеспечивается работа организации
по управлению персоналом. Эффективная организация кадрового
документооборота связана с четким осознанием кадровой политики, которая
проводится в организации.
Кадровая политика организации представляет собой генеральное
направление кадровой работы, совокупность принципов, методов, форм,
организационных механизмов по выработке целей и задач, которые
направлены на сохранение, укрепление и развитие кадрового потенциала, на
создание квалифицированного и высокопроизводительного коллектива,
который способен своевременно реагировать на постоянно меняющиеся
требования рынка с учетом стратегического развития организации и
стратегии управления ее персоналом
1
.
Таким образом, главной целью кадровой политики любой организации
является создание системы управления кадрами, которая базируется в
основном не на административных методах, а ан экономических стимулах и
социальных гарантиях, ориентированных на сближение интересов работника
и организации, достижение высокой производительности труда, повышения
эффективности производства.
Главной задачей кадровой политики абсолютно любого предприятия
является обеспечение условий реализации действующего законодательства в
области трудовых отношений.
1
Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база /
О.И. Захаркина. – М.: Омега-Л, 2013. – С. 52-53.
12
Выделяется несколько типов кадровой политики предприятия, которые
принято классифицировать по следующим основаниям
2
:
1) По уровню осознанности правил и норм, лежащих в основе
кадровых мероприятий, выделяются:
- пассивная кадровая политика имеет место быть, когда у руководства
предприятием отсутствует четкое представление о действиях в отношении
управления персоналом, при этом кадровая работа полностью сводится к
устранению негативных последствий;
- реактивная кадровая политика имеет место быть, когда руководство
предприятием осуществляет контроль над проявлениями негативного
состояния в кадровой работе, также определяются причины и выявляются
ситуации, которые способствовали развитию кризиса, а также принимаются
своевременные меры по локализации возникшего кризиса;
- превентивная кадровая политика направлена на предупреждение
возникающих трудностей в работе с персоналом, и применяется когда
руководство предприятием имеет оправданные прогнозы развития ситуации.
В данном случае речь идет о краткосрочных и среднесрочных прогнозах
потребности в кадрах;
- активная кадровая политика имеет место бы, когда руководство
предприятием имеет и прогнозы развития ситуации и средства влияния на
эти ситуации. Кадровой службой предприятия разрабатываются
антикризисные кадровые программы, проводится регулярный мониторинг
ситуации и корректировка исполнения кадровых программ;
2) По степени открытости предприятия к внешней среде при
формировании кадрового состава, выделяются два типа:
- открытая кадровая политика имеет место быть, когда предприятие
прозрачно для потенциальных сотрудников на любых структурных уровнях.
Чаще применяется в новых организациях, которые ведут агрессивную
2
Ловчева М.В. Делопроизводство в кадровой службе: учебно-практическое пособие / М.В. Ловчева, А.Я.
Кибанова. – М.: Проспект, 2014. – С. 28-29.
13
политику завоевания рынка, ориентированную на быстрый рост и выход на
передовые позиции в отрасли;
- закрытая кадровая политика имеет место быть, когда предприятие
ориентировано на включение в свой состав новых сотрудников
исключительно низшего должностного уровня, на вакантные места же
высшего уровня принимаются сотрудники, которые уже некоторое время
отработали в организации. Данная кадровая политика характерна для
организаций, ориентированных на создание определенной корпоративной
атмосферы, а также работающих в условиях кадрового дефицита.
Содержание кадровой политики наглядно можно представить в виде
схемы, отраженной на рисунке 2.
Рисунок 2 – Содержание кадровой политики
3
Когда создается новое предприятие и его руководство заинтересовано в
проведении осознанной кадровой работы, то руководство должно пройти
через следующие этапы проектирования кадровой политики предприятия
4
:
3
Шлендер П.Э. Управление персоналом: учебное пособие для студентов вузов / П.Э. Шлендер, П.П.
Лукашевич, В.Д. Мостова. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012. – С. 49.
4
Управление персоналом: учебник и практикум для академического бакалавриата / В.М. Маслова. – 2-е
изд., перераб. и доп. – М.: Юрайт, 2016. – С. 122-125.
Привле
чение кадров
Опреде
ление
потребности в
кадрах
Исполь
зование кадров
Сохран
ение кадров
Развит
ие кадров
Высвобо
ждение кадров
Организация и
информация о кадрах
14
Первый этап – нормирование, главной целью которого является
согласование принципов и целей работы с персоналом и с принципами и
целями существования организации. Важным для данного этапа является
прогнозирование особенностей корпоративной культуры и конкретизация
образа желаемого сотрудника.
Второй этап – программирование – разработка программы, то есть
путей достижения целей кадровой работы. На этом этапе необходимо
разработать целую систему процедур и мероприятий, направленных на
достижение целей.
Третий этап – мониторинг персонала – производится по средствам
диагностики и прогнозирования кадровой ситуации. Именно на данном этапе
определяется состояние кадрового потенциала, навыков и умений
работников организации.
Основным элементом кадровой политики организации является
кадровое делопроизводство, то есть отрасль деятельности, которая
регламентирует трудовые отношения. Кадровая документация содержит
информацию о наличии и движении персонала организации и представляет
собой неотъемлемую обязанность каждого работодателя независимо от
масштабов деятельности и организационно-правовой формы. Ведение
кадрового делопроизводства позволяет собственнику организации не только
документально оформлять трудовые отношения и формализовать кадровые
ресурсы, но и решать множество иных задач, тем самым обезопасив себя от
негативных последствий при разрешении трудовых споров в суде, где
кадровая документация выступает в качестве письменного доказательства.
Таким образом, кадровое делопроизводство является инструментом, который
позволяет четко регламентировать взаимоотношения работодателя и
работника, права и обязанности сторон трудовых отношений, документально
закрепить единые принципы корпоративных отношений, построить хорошо
отлаженную, стабильную систему управления персоналом.
15
В состав документации кадровой службы любого предприятия входят
следующие группы документов:
1) Организационно-правовые документы, например, правила
внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положение о
структурном подразделении и т.п.;
2) Персональные документы работников, например, личные дела,
трудовые книжки и т.п.;
3) Договорная документация;
4) Распорядительная – приказы по личному составу;
5) Учетная кадровая документация (учетные журналы, книги и др.);
6) Информационно-справочная.
Документальное оформление кадровой службой предприятия имеет
важное значение, так как кадровая документация имеет социальное значение
для общества (например, при оформлении пенсии, ветеранских льгот и т.п.).
Каждый руководитель предприятия несет персональную ответственность за
надлежащее оформление кадровой документации. При нарушении
требований законодательства в области кадрового делопроизводства могут
назначаться проверки налоговых и трудовых инспекций, привлечение к
административной ответственности в виде наложения штрафов, а также
судебные тяжбы с работниками.
1.2 Законодательная и нормативно-методическая регламентация
организации работы с кадровыми документами
Составление и оформление документации кадровой службой
предприятия напрямую определяет ее юридическую силу, при правильном
оформлении. Все документирование кадровой деятельности предприятия
основано на совокупности различных нормативных правовых актов, которые
призваны обеспечивать законность решаемых вопросов и правомерность их