Диплом: Организация кадрового документооборота на примере организации АО "АльфаСтрахование", страницы 46-55

3. Совершенствование кадрового документооборота АО

«Альфастрахование»

3.1 Недостатки организации кадрового документооборота АО

«Альфастрахование»

Анализ кадрового документооборота АО «Объединенная страхования

компания» позволил выявить ряд ее недостатков. Как уже было указано во

второй главе выпускной квалификационной работы, деятельность кадровой

службы компании не систематизирована, в частности отсутствует ряд

организационных документов, таких как Положение об отделе кадров и

Инструкция по делопроизводству.

Анализ кадрового документооборота АО «Альфастрахование»

позволил определить, что кадровый документооборот компании

осуществляется по средствам электронного документооборота. С одной

стороны положительным моментом является сокращение трудозатрат и

числа обработанных, составленных, согласованных и хранимых документов

на бумажном носителе. Однако недостатков при подобном кадровом

документообороте гораздо больше, что в свою очередь может привести к

достаточно серьезным проблемам. Далее более подробно рассмотрим

каждую из имеющих место быть проблем.

Так как кадровый электронный документооборот компании

подразумевает создание и хранение документации кадрового толка в виде

электронного документа – это в свою очередь может привести к проблемам

юридического характера. В качестве примера можно рассмотреть такой

кадровый документ, как штатное расписание компании, при отсутствии

которого в бумажном виде могут возникнуть сложные ситуации при

возникновении трудового спора между работником и работодателем,

который подлежит рассмотрению в суде. Например, при рассмотрении

трудового спора о незаконном увольнении или сокращении работника,

работодатель обязан предоставить в суд штатное расписание компании, для

подтверждения отсутствия у последнего вакантных мест. Круг возникающих

проблем при отсутствии штатного расписания в бумажном виде предугадать

достаточно сложно. Однако, положительным моментом в данном случае

может стать следующее: сама по себе система электронного

документооборота оперативно и эффективно формирует документацию

компании, которую можно из электронного документа распечатать на

бумажный носитель, сформировать в дело и хранить, до сдачи в архив.

Однако и в этой связи возникает проблема доказывания полного

соответствия распечатанного электронного документа, обычному штатному

расписанию, которое разрабатывается и оформляется исключительно на

бумажном носителе. В том же случае, если помимо электронного

документооборота в текстовом редакторе создавать копию штатного

расписания, возникает вопрос разумности применения в компании вообще

электронного документооборота.

Действующее законодательство не требует обязательного отражения на

бумажном носителе таких документов, как личная карточка сотрудника и

табель учета рабочего времени, однако не стоит забывать об обязательных

реквизитах указанной документации, которые обязательно должны быть

указаны и на электронной форме. Тем не менее, на практике все же возникает

еще один вопрос, все изменения, вносимые в личную карточку сотрудника

подлежать обязательному ознакомлению, о чем сотрудник должен поставить

подпись ознакомления с внесенными изменениями, в этой связи опять же

непонятно, каким образом работник будет вносить свою подпись в

электронный документ.

Проблемы ознакомления работников компании с графиком сменности

также возникают на практике. По общему требованию график сменности

составляется и доводится до сведения сменных работников не менее, чем за

месяц до введения графика, о чем опять же сотрудник должен поставить

подпись, как подтверждение согласия. В случае, если подписи работника нет,

то работник может просто не выйти на работу, а его отсутствие на рабочем

месте может быть расценено работодателем как прогул.

Еще одним обязательным документом для работодателя, независимо от

его организационно-правовой формы, является график отпусков. В случае

отсутствия такого документа у работодателя – это будет рассматриваться как

нарушение ст. 123 Трудового кодекса Российской Федерации. В

соответствии с требованиями трудового законодательства, за две недели до

начала отпуска, определенного графиком отпусков, работник получает

уведомление о предстоящем отпуске. Электронный документооборот

компании не предусматривает автоматического отслеживания и выдачи

уведомления о предстоящем отпуске. В этой связи работник отдела кадров

обязан самостоятельно отслеживать сроки предоставления отпусков

работникам. Отметим, что несоблюдение сроков предоставления и

уведомления о предстоящем отпуске может повлечь нарушение в сроках

оплаты отпуска, что опять же для работодателя повлечет ответственность в

виде обязательной компенсации за несвоевременную выплату отпускных.

Помимо перечисленных проблем можно выделить также ряд проблем,

касающихся технических свойств самой системы.

Применение электронного документооборота чревато риском

уничтожения или утраты тех документов, которые хранятся в одном

единственном экземпляре. Уничтожение или утеря таких документов чревата

наступлением для компании различных правовых проблем. Для снижения

таких рисков компании необходимо предпринять меры как технического, так

и организационного характера с целью минимизации таких рисков. С этой

целью компании следует создавать резервные копии электронных

документов и организовать их правильное техническое хранение.

В случаях неисправности или недоступности системы электронного

документооборота могут возникнуть проблемы, связанные с приостановкой

нормальной работы кадровой службы компании. Для нормального

функционирования кадровой службы ее работники должны оперативно

переходить на работу с кадровой документацией на бумажных носителях.

При этом кадровая служба должна при восстановлении нормального

функционирования электронного документооборота перенести все

документы с бумажных носителей в электронный вид.

Также при электронном документообороте существует риск

намеренного или случайного искажения данных, содержащихся в

электронном документе, в том числе и в резервной копии.

Итак, все проблемы электронного кадрового документооборота АО

«Альфастрахование», перечисленные выше можно сгруппировать

следующим образом:

- проблема конфиденциальности документов;

- проблема сохранения целостности документов;

- проблема доступа к электронным документам посторонних по

средствам незащищенных сетей.

К проблемам конфиденциальности можно отнести такие нарушения,

как кража документов, перехват информации по незащищенным сетям,

изменение маршрутов следования документов.

Проблемы целостности документов представляют собой проблемы,

когда информация может потерять вид и качество содержащейся

информации. Объектами утери целостности могут стать документы,

резервные копии документов, сама по себе среда хранения документов и

каналы передачи документов.

Проблемы доступности к электронному кадровому документообороту

можно охарактеризовать, как возможность доступа к хранимой и

обрабатываемой документации в абсолютно любой момент времени.

3.2 Рекомендации по совершенствованию кадрового

документооборота АО «Альфастрахование»

Анализ проблем кадрового документооборота АО «Альфастрахование»

позволил выделить ряд проблем применяемого в компании электронного

кадрового документооборота. В рамках данного параграфа будут

предложены пути решения практических проблем компании.

В первую очередь для решения регламентации деятельности кадровой

службы компании необходимо решить вопрос относительно разработки

Положений об отделе кадров и Инструкции по кадровому делопроизводству.

Для предложения по совершенствованию кадрового документооборота

компании был проведен анализ существующих на сегодняшний день систем

электронного документооборота. При подборе электронного

документооборота компании выбор основывался на требованиях,

предъявляемых руководством компании и потребностях бизнеса. Для АО

«Альфастрахование» такими требованиями являются следующие:

- минимальная стоимость системы;

- простота разработки, внедрения и сопровождения системы;

- безопасность, гибкость и прозрачность, а также контролируемость

документооборота;

- упрощение управленческих процессов.

Итак, для организации электронного документооборота компании

предлагается применять следующие системы:

1) Системы управления версиями (VCS, Version Control System);

2) Системы управления заданиями (TMS, Task Management System).

В первом случае система управления версиями – это программное

обеспечение, которое позволяет осуществлять полный контроль над

абсолютно всеми версиями документа в системе (в том числе и обеспечение

доступа к каждой из версий после изменений), дистанционный обмен

документами среди пользователей внутренней локальной сети, учет всех

вносимых изменений, подсистема разграничение прав доступа отдельных

пользователей.

Реализуются такие системы в двух видах:

- клиент-серверные, то есть требующие существования в локальной

сети центрального сервера-хранилища, через которые происходит обмен

информации между всеми пользователями сети;

- распределительные системы, то есть на каждом рабочем месте

сохраняется история о вносимых в документы изменениях иными

пользователями сети, при этом происходит синхронизация истории по

локальной сети между всеми пользователями, при этом совершенно не

требуется наличие сервера.

К положительным моментам использования подобных программных

обеспечений можно отнести:

1) Простота установки и использования системы;

2) В качестве сервера может выступать абсолютно любой

персональный компьютер, входящий в локальную сеть;

3) При использовании распределенной версии системы сервер как

таковой не требуется, то есть система будет активна, пока функционирует

хотя бы одна рабочая станция;

4) При выходе из строя оборудования хотя бы одного из участников

обмена сети – это никак не влияет на целостность документов;

5) В сети ведется полный учет изменений, вносимых в документы,

при этом сохраняется также возможность возвращения к любой версии

документа;

6) По средствам системы разграничения прав можно организовать

маршруты обмена документацией абсолютно любой сложности, в том числе

и обмен конфиденциальными документами лишь среди заинтересованных

пользователей сети.

Стоит отметить, что сегодня существует огромное множество

бесплатных версий систем управления с открытым исходным кодом, среди

которых можно выделить наиболее крупные системы – SubVersion (SVN) и

Git. При установке таких систем не обязательно прибегать к помощи

квалифицированных специалистов, так как установка полностью

сопровождается подробно расписанной документацией, которая будет

понятна даже простому обывателю.

Система управления заданиями – программное обеспечение для

распределения задач между пользователями, контроля над их исполнением и

отчета по результатам проделанной работы.

Применение таких систем для электронного документооборота

позволяет определить возможность сопровождения каждой задачи

документацией самого различного рода, что в свою очередь обеспечит

движение документов между структурными подразделениями компании и

отдельно взятыми сотрудниками компании.

Такого рода системы существуют в виде специализированного

программного обеспечения или же в виде веб-приложения, которое

устанавливается на локальный сервер. Независимо от типа программного

обеспечения возможен контроль за движением документации, учет всех

вносимых изменений и отчетность по каждому отдельно взятому сотруднику,

который вовлечен в документооборот.

Рассматривая данные системы с технической стороны, стоит заметить,

что возможна их установка в виде отдельной программы на каждом рабочем

месте сотрудников компании (децентрализованный вариант «клиент-

клиент») или же в виде приложения на сервер с возможностью подключения

к нему по средствам веб-интерфейса. При последнем варианте требуется

дополнительная установка программных моделей, на котором написано

приложение. Наиболее известными сегодня системами управления

заданиями являются: Redmine, JIRA, TeamLab, Google Calendar.

Центральное место в любом электронном документообороте, в том

числе и кадровом занимает обеспечение гарантии авторства документа и его

целостности при передаче внутри сети, а также исключение

несанкционированного доступа к документу. В первом случае решением

служит применение электронной подписи, а во втором – применение

криптографических методов защиты.

В соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи»

возможно применение в корпоративной локальной сети электронной

подписи, реализованной на базе любого криптографического алгоритма,

гарантированно обеспечивающего подтверждение авторства и целостности

документа.

Основополагающим требованием для организации обмена

документами, которые подписаны электронной подписью, является наличие

«удостоверяющего центра» - то есть все подписи, которые выдаются

сотрудникам компании, должны выдаваться одним и тем же центром

(например, программным обеспечением, которое установлено на рабочем

месте руководителя компании).

Наиболее популярными сегодня открытыми программными

обеспечениями, которые помимо всего прочего еще и реализуют механизм

работы с электронными подписями является программа GnuPG. К

преимуществам данной программы относятся:

- наличие понятного графического интерфейса, который позволит

быстро подписывать документы;

- реализация функции выдачи, проверки и отзыва электронных

подписей, при наличии рабочего места, которое выступает «центром»;

- реализация большого выбора алгоритмов шифрования документов,

которые позволяют обеспечить конфиденциальность передаваемой

информации.

При использовании систем управления заданиями в виде веб-

приложений для обеспечения защищенного обмена документами

применяется протокол SSL, использующий ассиметричную криптографию

для аутентификации ключей обмена, симметричное шифрование для

сохранения для сохранения конфиденциальности и коды аутентификации

сообщений для целостности сообщений.

Еще одним вариантом организации электронного кадрового

документооборота в локальной сети компании может служить использование

очень популярной сегодня технологии облачного хранения данных.

Помимо исполнения в виде «частного облака» (на ресурсах компании)

существует множество предложений от различных провайдеров по

предоставлению доступа к облачной инфраструктуре посредством сети

Интернет.

В контексте организации электронного кадрового документооборота

компании существует несколько крупных облачных решений. К

положительным моментам их применения относится низкая стоимость,

отсутствие необходимости в каком-либо стороннем программном

обеспечении, высока степень дружелюбности к пользователям с любым

уровнем квалификации.

Корпорации Google и Microsoft предлагают свои собственные системы

контроля за оборотом и хранением документов – Google Drive и Microsoft

SkyDrive. Оба облака обеспечивают хранение абсолютно любого объема

документации, гибкое управление политикой доступа пользователей к

ресурсам, оперативную маршрутизацию документационных потоков. Кроме

того, для непосредственной работы с документами нет необходимости

устанавливать какое-либо программное обеспечение, кроме веб-обозревателя

– весь стандартный инструментарий так называемых «офисных пакетов»

доступен конечному пользователю.

Тем не менее, среди достоинств данной системы имеются и недостатки,

самым главным среди которых является, обособлено в контексте

информационной безопасности – вся документация компании будет

находиться под контролем сторонней компании. Использование облачных

решений для работы с конфиденциальными сведениями, несмотря на

гарантии об обеспечении безопасности данных от разработчиков систем,

является очень рискованным, так как создает предпосылки для утечки и

несанкционированного доступа к информации.

Помимо вопросов безопасности также существует проблема

регулярной связи, так как доступ к облаку осуществляется по средствам сети

Интернет, то есть любой выход из строя коммуникационного оборудования

или неполадки в линии связи могут привести к полной остановке

документооборота компании. Кроме того, обучение пользователей в

виртуальных образовательных средах представляет собой непростую задачу.

Обращение к облачным технологиям оправдано только тогда, когда

финансовый эффект от их применения значительно превышает объем рисков

от такого применения.

Итак, приведенные выше решения позволят оперативно и с

минимальными затратами внедрить в компании АО «Альфастрахование»

систему электронного кадрового документооборота, оптимальную как для

сопровождения, так и для дальнейшего расширения. Использование

программного обеспечения с открытыми исходными кодами дает

возможность при необходимости адаптировать систему под индивидуальные

нужды компании силами штатного работника.

Итак, подводя итог всему изложенному в рамках третьей главы

выпускной квалификационной работы можно сделать следующие выводы.