16
закрепления в документах. Так, в соответствии со ст. 37 Конституции
Российской Федерации
5
каждому работающему по трудовому договору в
силу действующего законодательства гарантированы продолжительность
рабочего времени, выходные и праздничные дни, ежегодно оплачиваемый
отпуск.
Нормативную основу кадрового делопроизводства составляет
Трудовой кодекс Российской Федерации
6
, нормативные требования которого
должен знать каждый работник кадровой службы. Трудовой кодекс РФ
регламентирует отдельные вопросы документирования трудовых отношений.
Нормы, указанного нормативного-правового акта, достаточно часто являются
отсылочными, то есть отсылают к иным федеральным законам, указам
Президента и постановлениям Правительства РФ, законам и иным
нормативным актам субъектов федерации, в которых затрагиваются вопросы
трудовых правоотношений.
Защита прав и свобод человека и гражданина при обработке
персональных данных, как и защита прав на неприкосновенность частной
жизни, личную и семейную тайну обеспечивается Федеральным законом от
25 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных»
7
. В соответствии с
указанным федеральным законом на предприятии разрабатывается
положение о защите персональных данных работников, при их обработке
работниками кадровой службы.
Также работа кадровой службы предприятия строится с соблюдением
требований Федерального закона от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об
информации, информационных технологиях и о защите информации»
8
.
Отдельные положения указанного Федерального закона также находят свое
5
Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) // Собрание
законодательства РФ. – 2014. - № 31. – Ст. 4398.
6
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 19.07.2018) // Собрание
законодательства РФ. – 2002. - № 1. – Ст. 3.
7
Федеральный закон от 25.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 31.12.2017) «О персональных данных» // Собрание
законодательства РФ. - № 31. – Ст. 3451.
8
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 19.07.2018) «Об информации, информационных
технологиях и о защите информации» // Собрание законодательства РФ. – 2006. - № 31. – Ст. 3448.
17
отражение в Положении о защите персональных данных, в частности, в
области правил обработки и хранения информации, порядок работы с ней и
контроль доступа к информации, которая является персональными данными.
Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об
архивном деле в Российской Федерации»
9
регламентируется организация
хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного
фонда Российской Федерации и иных архивных документов, независимо от
форм собственности и отношения в сфере управления архивным делом в РФ
в интересах граждан, общества и государства.
Федеральным законом от 1 июня 2005 года № 53-ФЗ «О
государственном языке в Российской Федерации»
10
установлено обеспечение
обязательного использования русского языка в качестве государственного на
всей территории России во всех отношениях, в том числе и трудовых.
Федеральный закон от 29 июля 2004 года № 98-ФЗ «О коммерческой
тайне»
11
регулирует отношения, которые связаны с отношением информации
к коммерческой тайне, использованием этой информации и ее охраной, а
также определения те сведения, которые не могут составлять коммерческую
тайну.
Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об
электронной подписи»
12
регулируются отношения, распространяющиеся на
совершение гражданско-правовых сделок с использованием цифровой
подписи в электронных документах.
Помимо федеральных законов, как уже было сказано выше,
деятельность в области кадровых отношений также регламентируется
распоряжениями и указами Президента РФ и распоряжениями и
9
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской
Федерации» // Собрание законодательства РФ. – 2004. - № 43. – Ст. 4169.
10
Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ (ред. от 05.05.2014) «О государственном языке Российской
Федерации» // Собрание законодательства РФ. – 2005. - № 23. – Ст. 2199.
11
Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ (ред. от 18.04.2018) «О коммерческой тайне» // Собрание
законодательства РФ. – 2004. - № 32. – Ст. 3283.
12
Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 23.06.2016) «Об электронной подписи» // Собрание
законодательства РФ. – 2011. - № 15. – Ст. 2036.
18
постановлениями Правительства РФ, так, к примеру, порядок ведения
кадровой службой трудовых книжек работников регламентируется
постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 «О
трудовых книжках»
13
.
Кроме того нормативно-правовые акты федеральных органов
исполнительной власти также регламентируют кадровое делопроизводство, в
частности такие, как:
- Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69 «Об
утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»
14
;
- Постановление ГАльфастрахованиеомстата России от 5 января 2004
года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной
документации по учету труда и его оплаты»
15
, в соответствии с которым
утверждены обязательные унифицированные формы для любых предприятий
и организаций независимо от формы собственности;
- к данной же группе можно отнести квалификационный справочник
должностей руководителей, специалистов и иных служащих, который
утвержден постановлением Министерством труда и социального развития
РФ от 21 августа 1998 года № 37
16
, согласно которому производится
рациональное разделение труда и создается действенный механизм
разграничения функций, полномочий и ответственности на основании четкой
регламентации трудовой деятельности работников в условиях рыночной
экономики.
Также к составляющим нормативную базу кадрового делопроизводства
еще относятся:
13
Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» //
Собрание законодательства РФ. – 2003. - № 16. – Ст. 1539.
14
Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции
по заполнению трудовых книжек» // Российская газета. – 2003. - № 235.
15
Постановление ГАльфастрахованиеомстата РФ от 05.01.2004 «Об утверждении унифицированных форм
первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» // Финансовая газета. – 2004. - № 13.
16
Постановление Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37 «Квалификационный справочник должностей
руководителей, специалистов и других служащих» // СПС «КонсультантПлюс».
19
1) Государственные и отраслевые стандарты, которые утверждены
законодательными актами РФ:
- ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 – Национальный стандарт Российской
Федерации
17
, то есть система стандартов по информации, библиотечному и
издательскому делу. Управление документами. Общие требования.
Указанным стандартом регулируются процессы управления документами
государственных, коммерческих и общественных организаций;
- ГОСТ Р 34.10-2001 – Информационная технология.
Криптографическая защита информации. Процессы формирования и
проверки электронной цифровой подписи
18
. Стандартом определены схемы
электронной цифровой подписи, процессы формирования и проверки
цифровой подписи под заданным сообщением (документом), передаваемым
по незащищенным телекоммуникационным каналам.
2) Нормативные документы, например:
- межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по
документационному обеспечению управления, которые утверждены
постановлением Минтруда РФ от 25 ноября 1994 года № 72
19
. В соответствии
с данным нормативом определены трудоемкость работ и численность
работников на выполнение работ, связанные с документационном
обеспечением управления в области обработки, регистрации, учета
количества и контроля исполнения документов, ведения карточек и т.д., а
также нормативы времени на работу, связанные с ведением архива;
17
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по
информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. (утв.
Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст). – М., 2007.
18
ГОСТ Р 34.10-2001. Государственный стандарт Российской Федерации. Информационная технология.
Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой
подписи (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 12.09.2001 № 380-ст). – М.:
ИПК Издательство стандартов, 2001.
19
Постановление Минтруда РФ от 25.11.1994 № 72 «Об утверждении Межотраслевых укрупненных
нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления» // СПС
«КонсультантПлюс».
20
- нормы времени на работы автоматизированной архивной технологии
и документационного обеспечения органов управления, утвержденные
постановлением Министерства труда РФ от 10 сентября 1993 года № 152
20
.
3) Государственные и отраслевые классификаторы. К
делопроизводству относятся следующие:
- общероссийский классификатор управленческой документации
(ОКУД), утвержденный Постановлением Госстандарта России от 30 декабря
1993 года № 299
21
;
- общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО),
утвержденный Постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 года
№ 297;
- общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей
служащих и тарифных окладов (ОКПДТР), утвержденный Постановлением
Госстандарта России от 26 декабря 1994 года № 367
22
.
4) Государственная система документационного обеспечения
управления (ГСДОУ), основой которой является упорядочение
документооборота путем сокращения количества и повышения качества
документов, а также создание условий для применения прогрессивных и
инновационных средств сбора, обработки и анализа информации,
совершенствование работы управленческого аппарата.
5) Инструкция по делопроизводству конкретной организации,
которая разрабатывается в соответствии с перечисленными выше
нормативными актами.
20
Постановление Минтруда РФ от 10.09.1993 № 152 «Об утверждении Норм времени на работы по
автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления». * М.:
Центральное бюро нормативов по труду, 1993.
21
«ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации» (утв. Постановлением
Госстандарта России от 30.12.1993 № 299) (ред. от 21.12.2017). – М.: ИПК Издательство стандартов, 1995.
22
Постановление Госстандарта РФ от 26.12.1994 № 367 (ред. от 19.06.2012) «О принятии и введении в
действие Общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных
разрядов ОК 016-94» (вместе с «ОК 016-94. Общероссийский классификатор профессий рабочих,
должностей служащих и тарифных разрядов») (дата введения 01.01.1996). – М.: ИПК Издательство
стандартов, 1995.
21
В современных рыночных условиях не является секретом, что
частному бизнесу и иным предприятиям предоставляется некоторая свобода
действий, то есть они все же должны придерживаться законодательных норм
в области оформления трудовых отношений, однако в отдельных случаях они
могут от них и отступить, опираясь на локальные нормативные акты,
которые разработаны и действуют на предприятии.
Локальные нормативные акты разрабатываются на каждом
предприятии, независимо от формы собственности и области деятельности.
Эти акты разрабатываются с целью регулирования правоотношений
конкретного предприятия в условиях той или иной сферы деятельности.
Локальные нормативные акты разрабатываются в соответствии с
масштабами бизнеса, то есть для малых, средних или крупных предприятий.
Также локальные акты могут быть отраслевыми, то есть
специализированными для конкретного вида деятельности.
Получается, что именно локальные нормативные акты и регулируют
деятельность предприятия в каких-либо специфических областях, которые
свойственны для конкретного вида деятельности.
Подводя итог проведенному исследованию в рамках первой главы
выпускной квалификационной работы можно сделать следующие выводы.
Наряду с текущей документацией в любой организации, в соответствии
с нормами действующего законодательства, обязательно ведется кадровый
документооборот, по средствам которого обеспечивается работа организации
по управлению персоналом. Эффективная организация кадрового
документооборота связана с четким осознанием кадровой политики, которая
проводится в организации.
В состав документации кадровой службы любого предприятия входят
следующие группы документов:
- Организационно-правовые документы, например, правила
внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положение о
структурном подразделении и т.п.;
22
- Персональные документы работников, например, личные дела,
трудовые книжки и т.п.;
- Договорная документация;
- Распорядительная – приказы по личному составу;
- Учетная кадровая документация (учетные журналы, книги и др.);
- Информационно-справочная.
Документальное оформление кадровой службой предприятия имеет
важное значение, так как кадровая документация имеет социальное значение
для общества (например, при оформлении пенсии, ветеранских льгот и т.п.).
Каждый руководитель предприятия несет персональную ответственность за
надлежащее оформление кадровой документации. При нарушении
требований законодательства в области кадрового делопроизводства могут
назначаться проверки налоговых и трудовых инспекций, привлечение к
административной ответственности в виде наложения штрафов, а также
судебные тяжбы с работниками.
Составление и оформление документации кадровой службой
предприятия напрямую определяет ее юридическую силу, при правильном
оформлении. Все документирование кадровой деятельности предприятия
основано на совокупности различных нормативных правовых актов, которые
призваны обеспечивать законность решаемых вопросов и правомерность их
закрепления в документах.
23
2. Особенности организации кадрового документооборота на примере
АО «Альфастрахование»
2.1 Организационная характеристика АО «Альфастрахование»
Акционерное общество «Альфастрахование» (сокращенное
наименование АО «АЛЬФАСТРАХОВАНИЕ») работает на рынке страховых
услуг начиная с 1990 года. АО «АЛЬФАСТРАХОВАНИЕ» представляет
собой корпоративную коммерческую организацию, созданную в
соответствии с Конституцией Российской Федерации, Гражданским
кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об акционерных
обществах» и иным действующим законодательством РФ. АО
«АЛЬФАСТРАХОВАНИЕ» можно смело относить к одной из крупнейших
российских страховых компаний, оказывающей полный спектр страховых
услуг.
АО «АЛЬФАСТРАХОВАНИЕ» располагается по адресу: 443099, г.
Самара, ул. Молодогвардейская, д. 94.
Основной целью деятельности АО «АЛЬФАСТРАХОВАНИЕ»
является извлечение прибыли, а также удовлетворение потребностей граждан
и организаций в оказываемых Обществом услугах.
Предметом деятельности АО «АЛЬФАСТРАХОВАНИЕ» является:
- личное страхование в добровольной и обязательной формах;
- медицинское страхование;
- имущественное страхование в добровольной и обязательной формах;
- иные виды страхования;
- перестрахование;
- создание и управление страховыми резервами и фондами;
- посреднические операции в области страхования и перестрахования;
- консультирование и информационная деятельность по вопросам
страхования и перестрахования;
24
- финансовое обслуживание операций по страхованию и
перестрахованию;
- осуществление иной деятельности, не запрещенной действующим
законодательством РФ.
Помимо главного офиса, у АО «АЛЬФАСТРАХОВАНИЕ» имеются:
1) Филиалы в городе Самаре:
- филиал «Октябрьский»: 443110, г. Самара, ул. Радонежская, д. 1;
- филиал «Промышленный»: 443083, г. Самара, 1-ый Безымянный
переулок, д. 9;
- филиал «Центральный»: 443100, г. Самара, ул. Самарская, д. 270;
- филиал «Универсальный»: 443045, г. Самара, ул. Корабельная, д. 5,
литера А;
- филиал «Городской»: 443001, г. Самара, ул. Ленинская, д. 224.
2) Филиалы на территории Российской Федерации:
- филиал в г. Тольятти Самарской области: 445026, г. Тольятти,
Ленинский проспект, д. 40;
- филиал в г. Сызрани Самарской области: 446001, г. Сызрань, ул.
Советская, д. 46;
- филиал г. Новокуйбышевск Самарской области: 446218, г.
Новокуйбышевск, ул. Зои Космодемьянской, д. 9;
- филиал г. Нижнего Новгорода Нижегородской области: 603074, г.
Нижний Новгород, Сормовское Шоссе, д. 1, литера Д;
- филиал г. Екатеринбурга Свердловской области: 620131, г.
Екатеринбург, ул. Металлургов, д. 67;
- филиал г. МАльфастрахованиевы: 115470, г. МАльфастрахованиева,
проспект Андропова, д. 15;
- филиал г. Санкт-Петербурга: 197342, г. Санкт-Петербург, ул.
Белоостровская, д. 17, копр. 2, литера А;
- филиал г. Уфы Республики Башкортостан:450096, г. Уфа, ул.
Комсомольская, д. 159/1;
25
- филиал г. Казани Республики Татарстан: 420073, г. Казань, ул.
Волочаевская, д. 15;
- филиал г. Петрозаводск Республики Карелия: 185035, г.
Петрозаводск, ул. Куйбышева, д. 16.
АО «АЛЬФАСТРАХОВАНИЕ» является членом (участником)
следующих организаций:
1) Всероссийского Союза Страховщиков;
2) Российского Союза Автостраховщиков;
3) Урало-Сибирское соглашение (объединение страховщиков);
4) Член Ассоциации строителей России;
5) Член Национального совета страховщиков ответственности (НССО).
В 2016 году рейтинговым агентством «Эксперт РА» АО
«АЛЬФАСТРАХОВАНИЕ» был присвоен рейтинг «А» - Высокий уровень
надежности.
Многолетний опыт деятельности на страховом рынке позволяет АО
«АЛЬФАСТРАХОВАНИЕ» предоставлять качественные услуги в области
добровольного и обязательного страхования крупным юридическим лицам,
предприятиям малого и среднего бизнеса, физическим лицам и
индивидуальным предпринимателям, разработать страховые продукты,
учитывающие потребности и специфику конкретных клиентов.
АО «АЛЬФАСТРАХОВАНИЕ» осуществляет страхование на
основании полученной на совершение таких действий лицензией. Кроме
того, компания имеет право заниматься иными видами деятельности,
которые не запрещены действующим законодательством для страховых
компаний с обязательным получением лицензии, если это предусмотрено
законодательством.
Органами управления АО «АЛЬФАСТРАХОВАНИЕ» являются:
- Общее собрание акционеров;
- Совет директоров;
- Генеральный директор – единоличный исполнительный орган;