Диплом: Организация кадрового документооборота на примере организации АО "АльфаСтрахование", страницы 36-45

Аттестации подлежат все руководители, служащие и специалисты АО

«АЛЬФАСТРАХОВАНИЕ».

К основным критериям при проведении аттестации сотрудников

компании относятся квалификация персонала и результаты, которые были

достигнуты работниками при исполнении своих должностных обязанностей.

Организация аттестации АО «АЛЬФАСТРАХОВАНИЕ» - директором

компании издается приказ, в содержании которого определяется срок

проведения аттестации; состав работников, подлежащих аттестации; состав

аттестационной комиссии и задачи для руководителей подразделений по

обеспечению подготовки аттестации и подведения ее итогов. На каждого

аттестуемого сотрудника непосредственный начальник составляет

характеристику за две недели до начала аттестации. Аттестуемый сотрудник

в обязательном порядке под роспись должен быть ознакомлен с

характеристикой не позднее, чем за две недели до начала аттестации. Все

аттестационные листы сотрудников подлежат обязательному хранению в

личном деле сотрудника до следующей аттестации.

Немаловажным вопросом для сотрудников компании является система

мотивации. Средствами мотивации могут выступать денежные средства и все

то, что каким-либо образом способствует укреплению у сотрудника чувства

самоуважения.

К сотрудникам АО «АЛЬФАСТРАХОВАНИЕ» могут применяться

такие виды поощрения, как:

- снятие ранее наложенного дисциплинарного взыскания;

- награждение грамотой, ценным подарком;

- денежная премия.

Итак, подводя итог всему изложенному в рамках настоящего параграфа

выпускной квалификационной работы можно сделать следующие выводы:

1) Отдел кадров компании представляет собой самостоятельное

структурное подразделение компании и подчиняется непосредственно

руководителю компании.

2) От организации работы отдела кадров зависит работа всей

компании, а, следовательно, и достижение целей компании.

2.3. Анализ системы кадрового документооборота АО

«Альфастрахование»

Для любого хозяйствующего субъекта, независимо от его

организационно-правовой формы важной задачей является обеспечение

упорядоченности хранения, использования и обеспечения сохранности

документов, которые создаются и поступают. Отдельные документы

юридического лица имеют не только юридическое значение, но и содержат

информацию о деятельности компании, и ее связях с иными

хозяйствующими субъектами. Использование документов в своей

деятельности позволяет компании существенно повысить качество и

оперативность подготовки новых документов, исключив тем самым

трудозатраты работников компании на повторную подготовку однотипных

документов.

Для характеристик кадрового документооборота АО

«Альфастрахование» целесообразно определить структуру кадровой

документации исследуемой компании. Структура кадровой документации

АО «Альфастрахование» представлена на рисунке 3.

Рисунок 3 – Структура кадровой документации АО

«Альфастрахование»

Документация кадровой службы выполняет функции по персональному

учету работников компании, иными словами документация кадровой службы

формирует базу персональных данных работников компании. Персональные

данные работника представляют собой информацию, которая касается

конкретного работника, необходимая работодателю в связи с реализацией

работником их трудовых функций. Информация, которая фиксируется в

кадровой документации, получается от работника при оформлении приема на

КАДРОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ АО «Страховой объединенной компании»

ОРГАНИЗАЦИО

ННЫЕ ДОКУМЕНТЫ:

- Устав;

Организационная

структура;

- Коллективный

договор;

- Правила

внутреннего трудового

распорядка;

- Положения;

- Должностные

инструкции.

ИНФОРМАЦИО

ННО-РАСЧЕТНЫЕ И

СПРАВОЧНЫЕ

ДОКУМЕНТЫ:

- Штатное

расписание;

- Табель учета

рабочего времени;

- Журналы/книги

регистрации;

- Трудовые

книжки;

- Трудовые

договоры;

- График

отпусков;

- Протоколы,

акты;

Характеристики,

аттестационные листы;

- Внутренняя

переписка (докладные,

служебные,

объяснительные,

заявления)

РАСПОРЯДИТЕЛ

ЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ:

- Приказы

генерального директора;

- Приказы по

личному составу

(текстовые приказы

произвольной формы;

Приказы по

унифицированным

формам: прием, перевод,

отпуск, премирование,

командировка,

увольнение)

работу – первичная регистрация, и обновляется последующей работе с

документами.

Для кадрового документооборота наибольшее значение представляет

вторичная кадровая документация, позволяющая упорядочить документы,

обеспечить оперативное хранение и эффективный поиск кадровых

документов. Для государственных и муниципальных предприятий и

организаций функции упорядочения выполняет номенклатура дел, то есть

соответственно оформленная сводная ведомость заглавий дел, ведущихся в

организации на протяжении календарного года

. В АО «Объединенная

страхования компания» номенклатура дел не ведется.

Вторичная кадровая документация компании включает различные

регистрационные журналы компании, в частности, журнал регистрации

приказов по личному составу, журнал учета листов нетрудоспособности,

журнал регистрации перемещения кадров, журнал учета трудовых договоров

и дополнительных соглашений к трудовому договору.

Запись документа в журнал регистрации или учета подразумевает его

регистрацию, то есть присвоение конкретному кадровому документу

регистрационного номера и внесение в соответствующий журнал данных о

регистрируемом документе. Учет кадровой документации компании

производится с целью придания таким документам юридической силы и

дублирования соответствующей информации. Дублирование информации

способствует облегчению поиска необходимого документа, а также заметно

повышает уровень сохранности документа, а соответственно и содержащейся

в документе информации. При регистрации документа, каждый из

регистрируемых документов получает свой регистрационный номер и дату

регистрации, что немаловажно в том случае, когда может возникнуть спор

между сотрудником и работодателем.

Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: практическое пособие / М.Ю. Рогожин. – М.:

Директ-Медиа, 2014. – С. 319.

Рассматривая организационную документацию АО

«Альфастрахование» стоит отметить, что работники кадровой службы

выполняют свои должностные обязанности, основываясь исключительно на

должностной инструкции. В компании отсутствует разработанное и

внедренное Положение об отделе кадров компании. Кроме того, отсутствует

и Инструкция о кадровом делопроизводстве. В этой связи необходимо

подчеркнуть, что правила делопроизводства обязательно должны быть

писаными. Разрабатывая внутренние правила делопроизводства АО

«Альфастрахование» необходимо предусмотреть в этих правилах следующие

обязательные разделы:

1) Составить перечень дел компании, в нашем случае перечень дел

отдела кадров, а также соответствующее им обозначение и наименование.

2) Необходимо персонифицировать ответственность работников

кадровой службы по каждому из дел. Необходимо четко определить условия

хранения дел.

3) Необходимо строго регламентировать места хранения

документов дела, а также определить круг должностных лиц, имеющих право

доступа к различной кадровой документации.

4) Необходимо строгое определение роков хранения кадровой

документации, которая установлена действующим законодательством РФ.

5) Должна быть четко прописанной процедура и сроки регистрации

кадровой документации.

6) Должны быть четко определены сроки рассылки документов

внутри фирмы. Необходимо определить круг ответственных лиц за

оперативную рассылку документации.

7) С целью наглядности, правила о делопроизводстве должны

содержать образцы оформления документов.

АО «Альфастрахование» является современной и динамично

развивающейся компанией, оказывающей услуги на рынке страхования в

течение практически 30 лет. Не обошла стороной компанию и система

электронных коммуникаций, которая в последние годы стала широко

использоваться в бизнесе. С 2014 года в компании введена система

корпоративного документооборота, что обеспечило для компании

совершенно новые возможности, доступные машинам, а не людям. С

помощью корпоративной системы документооборота в компании появилась

возможность проставления электронной цифровой подписи, ограничение

доступа к определенным документам компании (документам

индивидуального пользования). Кроме того, по средствам корпоративной

системы документооборота появилась возможность определения стадии

обработки документации.

Система корпоративного документооборота позволила компании

позволила правильно применять процессы обработки документов. Налажена

последовательность передачи документа к необходимым сотрудникам

компании. Каждый из сотрудников, вовлеченных в документооборот,

своевременно и оперативно получает уведомление о получении им

документов, которые необходимы для правильного функционирования

компании. Кроме того, помимо документа, сотрудник получает, при их

наличии различные комментарии и указания других сотрудников компании

относительно переданного документа.

По средствам корпоративной системы документооборота произошли

изменения в области сбора обобщенных данных, в процессе которого

происходит обработка большого количества документации.

Система корпоративного документооборота АО «Альфастрахование»

имеет как свои преимущества, так и недостатки, в частности основных

недостатком данной системы является масштаб охвата рабочих мест

компании. Иными словами не каждый работник компании имеет доступ к

данной системе, в связи с чем, работники не включены не в данную систему

не могут отслеживать перемещение того или иного документа, как и следить

за их исполнением. На практике практически все документы компании

подготавливаются при помощи текстовых и графических редакторов, и

только после их издания, в печатном виде отправляются непосредственным

исполнителям. В этой связи говорить об оперативном контроле за

исполнением документа не приходится.

Система взаимосвязи сотрудников по средствам корпоративной

системы представлена на рисунке 4.

Рисунок 4 – Схема доступа подразделений АО «Альфастрахование» к

электронному кадровому документообороту

Для кадрового документооборота корпоративная система имеет свои

преимущества, в частности такие, как:

- ведение кадровой документации превратилось в полуавтоматический

процесс, в основном это касается документов по личному составу;

- при занесении в базу всей необходимой информации о том или ином

сотруднике, о его перемещениях, автоматически происходит издание

соответствующего приказа по личному составу, который достаточно вывести

на печать;

- автоматически ведется вся необходимая отчетность по требованиям

действующего законодательства РФ;

ОТДЕЛ КАДРОВ

Администрация

компании

Отдел выплат

претензий

Бухгалтерия

Руководители

филиалов

- в рамках системы происходит также учет аттестаций работников

компании, ведется программа мотивации труда;

- автоматически происходит формирование кадрового архива

компании;

- ведется учет рабочего времени на сотрудников (табель) и график

отпусков;

- программа осуществляет точные расчеты с персоналом по оплате

труда.

В общей сложности рассматривая существующую в компании систему

автоматического кадрового документооборота ее можно оценить как

удовлетворительную. Самым главным положительным моментом

электронного документооборота АО «Альфастрахование» - сокращение

трудозатрат и числа обработанных, составленных, согласованных и

хранимых документов на бумажном носителе. У электронного кадрового

документооборота существует также ряд недостатков, речь о которых пойдет

в следующей главе выпускной квалификационной работы.

Итак, подводя итого всему изложенному в рамках второй главы

выпускной квалификационной работы можно сделать следующие выводы.

Объектом исследования выпускной квалификационной работы

является Акционерное общество «Альфастрахование» г. Самара.

По функциональным обязанностям весь кадровый состав страховой

компании АО «АЛЬФАСТРАХОВАНИЕ» можно поделить на линейные и

функциональные структурные подразделения. Единоличным руководителем

высшего звена АО «АЛЬФАСТРАХОВАНИЕ» является генеральный

директор. В его непосредственном подчинении находится: директор по

страхованию, финансовый директор, директор по персоналу, директор по

структурным подразделениям и директор по маркетингу. Каждый из отделов

компании возглавляется начальником отдела. Таким образом, каждый из

начальников отдела имеет своих подчиненных, то есть осуществляет

координацию работников более низкого звена. Помимо указанных

сотрудников в компании имеется 10 агентов, которые не входят в штатный

состав.

Анализ кадрового состава компании показал, что численность

персонала компании в 2017 году составляет 56 человека. Коэффициент

текучести кадров компании минимален, не превышает показателя в 3%,

следовательно, речь в данном случае идет о естественном обновлении

персонала компании.

Задачей кадровой службы АО «АЛЬФАСТРАХОВАНИЕ» является

предоставление в полном объеме потребностей и проблем персоналу

компании. Кадровая политика компании как раз нацелена на создание

рабочей силы, обладающей более высокими способностями и иной

осознанной мотивацией к достижению поставленных целей компании.

Отдела кадров АО «АЛЬФАСТРАХОВАНИЕ» - это самостоятельное

структурное подразделение компании, подчиняющееся непосредственно

заместителю директора компании. Руководство отделом кадров

осуществляет начальник отдела, назначаемый и освобождаемый от

должности приказом директора компании.

Работа с персоналом компании проводится в соответствии с

оперативным планом работы (см. прил. 3).

Учет кадрового состава компании осуществляется в строгом

соответствии со штатным расписанием, приказами по личному составу и

иных документов. Кадровый учет персонала АО «АЛЬФАСТРАХОВАНИЕ»

подразделяется на персональный (поименной) и количественный

(статистический). Штатно-должностной учет кадров ведется в каждом из

подразделений с целью всестороннего анализа укомплектованности

подразделений кадрами. Количественный учет кадров ведется с целью

анализа количественного и качественного состава персонала компании.