67
документооборота и организации своевременного и качественного кадрового
документооборота.
Показатели эффективности проектируемых мероприятий АО
«БайкалИнвестБанк» представлены на рис. 9.
205
240
798,7
1 010,9
768,0
974,9
0
200
400
600
800
1 000
1 200
Затраты по внедрению
мероприятия, тыс. руб.
Экономия от снижения
себестоимости, тыс. руб.
Годовой экономический
эффект, тыс. руб.
Мероприятие по повышению
квалификации персонала
Мероприятие по применению
экспертной системы анализа
документооборота
Рис. 12. Показатели эффективности предложенных рекомендаций
для АО «БайкалИнвестБанк»
Таким образом, внедрение мероприятий по внедрению экспертной
системы анализа документооборота и направления сотрудников отдела
управления персоналом позволит повысить кадровый и интеллектуальный
потенциал сотрудников, следовательно, повысится эффективность организации
кадрового документооборота, улучшится качество кадрового
документооборота, увеличится производительность работы сотрудников, что
позволит обеспечить своевременность исполнения кадрового
документооборота.
Таким образом, каждая организация должна осуществлять строгий
подход к проработке документационного обеспечения управления, это
позволит существенно упорядочить как процесс принятия важных решений, так
и контроль над их своевременным и качественным выполнением. Благодаря
четкой организации работы с документами не происходит срыва сроков
выполнения работ, наращиваются темпы развития организации, а значит,
повышается его конкурентоспособность.
68
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В основе информационной системы кредитной организацией лежит
совокупность документов, хранящихся на различных носителях. В
совокупности движение документов между основными информационными
узлами организации называется документооборотом. Поэтому система
документооборота – такая же часть производственной инфраструктуры,
абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и
персонал.
В первой главе работы приведен анализ накопленного теоретического
материала в области исследования документооборота организации. В
результате рассмотрения предлагаемых методов сделан вывод об отсутствии
интегрального критерия, определяющего принятие решения об оптимизации
документооборота, отсутствии внимания к взаимосвязи показателей состояния
документооборота и параметров эффективности бизнес-процессов организации.
Во второй главе работы проведен анализ состояния кадрового
документооборота Филиала Акционерного Общества «БайкалИнвестБанк» в г.
Москва.
Банк осуществляет свою деятельность с 1990 года. В 2016 году Банк
имел 3 дополнительных офиса на территории Иркутской области, в городах
Ангарск, Бодайбо, Шелехов. В целях расширения своей деятельности Банк
открыл в сентябре 2016г. филиал в г. Москва и в декабре 2016 года 2
операционных офиса и 3 кредитно-кассовых офиса на территории РФ.
Придерживаясь стратегии универсального банка АО
«БайкалИнвестБанк» предлагает комплексное обслуживание крупным
корпоративным клиентам: услуги по кредитованию и размещению денежных
средств, расчетно-кассовому обслуживанию, документарным операциям,
операциям с валютой и драгоценными металлами, дистанционному
банковскому обслуживанию.
Банк планирует продолжить свою деятельность на основе классической
69
банковской модели, предлагая весь спектр современных банковских продуктов
и услуг корпоративным клиентам и частным лицам.
Анализ основных экономических показателей позволил сделать вывод,
что результаты работы банка за 2016г. улучшились по сравнению с 2015г. В
2015г. был получен убыток в размере 165,9 млн. руб., а в 2016г. банк получит
чистую прибыль в размере 94 млн. руб. Существенное влияние на финансовый
результат банка в 2016 году оказали мероприятия по улучшению кредитного
портфеля. В 2016г. банком были реализованы проблемные активы в объеме 337
млн. руб. Банк получил положительный финансовый результат от сделок, а
высвобожденные ресурсы были направлены на развитие бизнеса банка.
За 2015г.-2016г. банк выполнил требования законодательства о
минимальном размере собственных средств (капитала) банка, а также
установленные обязательные нормативы. Нормативы достаточности капитала
банка с запасом превышают значения, установленные Банком России. Банк
обладает существенным запасом мгновенной (Н2), текущей (Н3) и
долгосрочной ликвидности (Н4).
Основные подразделения, отвечающие за процесс движения
документооборота в АО «БайкалИнвестБанк»:
- отдел управления персоналом;
- управление учета и отчетности (бухгалтерия);
- управление по работе с юридическими лицами;
- управление по работе с физическими лицами;
- служба внутреннего контроля.
Основные исполнители, отвечающие за процесс движения
документооборота в АО «БайкалИнвестБанк»:
- руководитель отдела управления персоналом;
- главный бухгалтер;
- руководитель управления по работе с юридическими лицами;
- руководитель по работе с физическими лицами;
- начальник службы внутреннего контроля.
70
Ответственным сектором за документооборот является отдел
управления персоналом.
В работе рассмотрена существующая модель документооборота АО
«БайкалИнвестБанк». Имеющаяся структура документооборота АО
«БайкалИнвестБанк» разбита на три подструктуры:
- структура документооборота, где обращаются входящие документы;
- структура документооборота, где обращаются исходящие документы;
- структура документооборота, где обращаются внутренние документы.
Анализ структуры документооборота, где обращаются входящие
документы, позволил сделать вывод, что входящие документы в зависимости от
субъекта поступают сразу в отдел либо через делопроизводителя в отделе
управления персоналом (секретаря председателя правления банка) передаются
в определенный отдел для решения вопроса.
Анализ структуры документооборота, где обращаются исходящие
документы, показал, что исходящие документы в зависимости от контрагента,
которому предоставляются данные документы, формирует и предоставляет
управление по работе с юридическими лицами, управление по работе с
физическими лицами, управление учета и отчетности (бухгалтерия), отдел
управления персоналом, административно-хозяйственное управление секретарь
председателя правления банка.
Анализ структуры документооборота между подразделениями показал,
что наиболее налаженные прямые связи между отделом управления персоналом
и бухгалтерией, а редкие, не налаженные прямые связи между контролером
профессионального участника рынка ценных бумаг и службой внутреннего
аудита. При этом следует отметить, что обратная связь также налажена между
отделом управления персоналом и бухгалтерией. Достаточно редко
присутствует обратная связь между службой внутреннего аудита и
административно-хозяйственным управлением (АХУ).
Анализ группировки документов по признаку документационного
обеспечения в АО «БайкалИнвестБанк» показал, что документооборот АО
71
«БайкалИнвестБанк» с каждым годом увеличивается.
Анализ группировки документов АО «БайкалИнвестБанк» по
подразделениям показал, что наибольшее количество документов приходится
на отдел управления персоналом и на управление учета и отчетности
(бухгалтерию).
В АО «БайкалИнвестБанк» используется информационная база для
ведения кадрового учета. Система электронного оборота документов
основывается на базе пакета прикладного программного обеспечения
«Канцлер», работающего на платформе Lotus Domino/Notes. помощью такой
системы обеспечивается строгий регламент и формальный контроль движения
документации вне организации и внутри нее на основе коммуникационных и
информационных технологий.
Правление банка включает отдел управления персоналом. В состав
отдела управления персоналом АО «БайкалИнвестБанк» входят: руководитель
отдела управления персоналом, менеджер по персоналу, юрисконсультант,
делопроизводитель, архивариус. В подчинении председателя банка находится
секретарь.
Численность отдела управления персоналом АО «БайкалИнвестБанк» за
2016г. составила 5 человек, включая руководителя отдела. В России сложились
средние нормы обслуживания, которые характеризуют количество сотрудников
организации, которых может обслужить один сотрудник отдела: на 100
сотрудников, работающих в организации, приходится 1 сотрудник службы
управления персоналом. Фактическая численность работников отдела
управления персоналов в АО «БайкалИнвестБанк» соответствует нормативной
численности.
Среди проблем кадрового документооборота в кредитной организации
следует выделить:
- наблюдаются незначительные нарушения правил оформления
документов;
- отсутствует экспертная система анализа документооборота.
72
Для повышения кадрового и интеллектуального потенциала с целью
повышения эффективности организации кадрового документооборота
предлагается направить сотрудников отдела управления персоналом АО
«БайкалИнвестБанк» на повышение квалификации.
Экономический эффект от проведения мероприятия составит 768 тыс.
руб. Проведение повышения квалификации работников в АО
«БайкалИнвестБанк» позволит повысить не только трудовой и
интеллектуальный потенциал работников, но и получить дополнительные
сведения по самооценке работника, мотивациях, индивидуальных качествах,
позволит сформировать нематериальную мотивацию для работника, а также
повысить его производительность труда.
Анализ и оптимизацию документооборота в АО «БайкалИнвестБанк»
предлагается производить с применением экспертной системы (ЭС), в которой
используется многоуровневая модель представления знаний. Модель основана
на применении аппарата семантических сетей и позволяет прогнозировать
показатели эффективности работы организации, зависящие от особенностей
движения документов. В работе перечислены основные компоненты
разработанной многоуровневой модели представления знаний, показан
механизм формирования компонентов, обеспечивающих адаптацию системы к
особенностям предметной области и специфики организации.
Экономический эффект от проведения мероприятия составит 974,9 тыс.
руб. Результатом применения описанного алгоритма является формирование
сети прогнозирования, позволяющей определить реальную картину
взаимовлияния показателей состояния документооборота и эффективности
бизнес-процессов и отражающей особенности функционирования организации
и постановки ДОУ.
Экономический и социальный эффект от внедрения данных
мероприятий заключается в повышении эффективности организации кадрового
документооборота и организации своевременного и качественного кадрового
документооборота.
73
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Баландина В. С. Документационное обеспечение управленческой
деятельности как важный фактор эффективной работы предприятия // Молодой
ученый. – 2016. – № 2. – С. 431-434.
2. Баландина В. С. Нормативно-правовая и нормативно-методическая
регламентация документационного обеспечения управления в ПАО // Молодой
ученый. – 2016. – № 5. – С. 292-295.
3. Басаков М.И. Новый справочник кадровика. Документирование
кадровой работы. – М.: Феникс, 2015. – 268 с.
4. Гринько Д.О. Применение методов интеллектуального анализа в
процессах электронного документооборота // Вестник Российского
университета дружбы народов. Серия: Инженерные исследования. – 2014. – №
3. – С. 61-69.
5. Глухова Ю.В. Использование метода анализа иерархий для выбора
системы электронного документооборота // Современные научные
исследования и инновации. – 2014. – № 4 (36). – С. 7.
6. Гусятникова Д.Е. Кадровая служба предприятия: делопроизводство,
документооборот и нормативная база: учебное пособие. – М.: Инфра-М, 2014. –
309 с.
7. Демушкин А.С. Конфиденциальное делопроизводство и
защищенный электронный документооборот: учебник / А.С. Демушкин, Т.В.
Кондрашова, А.Г. Фабричнов. – М.: Логос, 2015. – 498 с.
8. Дорофеев К.Н., Гараева Е.В. Кадровая безопасность в системе
экономической оценки деятельности фирмы // Молодой ученый. – 2014. – № 6.
– С. 327-331.
9. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления.
Документооборот и делопроизводство: учебник и практикум для прикладного
бакалавриата. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательство Юрайт ; ИД Юрайт,
2016. – 477 с.
74
10. Кудрявцев Н. В., Тарасюк А. Я., Еланцева О. П. Конфиденциальное
делопроизводство: учебное пособие. Тюмень: Издательство Тюменского
государственного университета, 2015. – 148 с.
11. Колышкина Т.Б. Деловые коммуникации, документооборот и
делопроизводство: учебное пособие для прикладного бакалавриата / Т. Б.
Колышкина, И. В. Шустина. – 2-е изд., испр. и доп. – М. : Издательство Юрайт,
2016. – 164 с.
12. Коровина Л.В. Современное состояние исследований, посвященных
проблеме анализа документооборота предприятия // Вестник научных
конференций. – 2016. – № 4-5 (8). – С. 103-105.
13. Коровина Л.В. Анализ методов оценки состояния документооборота
организации // Современные проблемы науки и образования. – 2014. – № 4. – С.
52.
14. Кормильцева А.И. Проблемы правового регулирования электронного
документооборота // Юридические науки: проблемы и перспективы: материалы
IV междунар. науч. конф. (г. Казань, май 2016г.). – Казань: Бук, 2016. – С. 109-
113.
15. Лагерева К.А. Развитие службы управления персоналом на
предприятии // Молодой ученый. – 2015. – № 12. – С. 441-443.
16. Латыпова Р.Т. Проблема соотношения бумажного и электронного
документооборота // Молодой ученый. – 2016. – № 1. – С. 405-408.
17. Легачёва А.А. Управленческая коммуникация в документообороте
организации // Молодой ученый. – 2014. – № 9. – С. 291-293.
18. Одегов Ю.Г. Кадровая политика и кадровое планирование: учебник и
практикум для академического бакалавриата / Ю.Г. Одегов, М.Г. Лабаджян. –
М.: Издательство Юрайт, 2015. – 444 с.
19. Маркин В.А. Кадровое обеспечение предприятия: практика,
проблемы и пути их решения // Молодой ученый. – 2015. – № 11. – С. 909-912.
20. Романова Ю.А. Автоматизация процесса документооборота на
предприятии // Технические науки: проблемы и перспективы: материалы IV