17
документа, составленного или изданного организацией, регламентируется
уставом (положением) организации.
Таким образом, документооборот является важным звеном
делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное
правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее
перспективному пути с минимальными затратами времени и труда.
1.2. Основные виды документов, использующиеся в кадровом
документообороте службы организации
Основу документооборота дают организационные документы: устав,
положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы
о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами,
инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения
отдельных видов документов. Различают три основных потока документации:
1) документы, поступающие из других организаций (входящие);
2) документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
3) документы, создаваемые в организации и используемые работниками
организации в управленческом процессе (внутренние).
Полный состав кадровой документации, которая должна быть в наличии
у работодателя - юридического лица зависит от многих факторов: сферы
деятельности, местности, условий труда и даже от желания самого
работодателя.
При этом существуют кадровые бумаги, которые непременно должны
быть у работодателя. Обязательность наличия некоторых из этих документов
прямо определена в ТК РФ. Например, необходимость иметь трудовые
договоры с работниками предусмотрена статьями 56 и 67, вести трудовые
книжки - статьей 66, обязанность создать правила внутреннего трудового
распорядка - статьей 189. Создание или ведение других кадровых документов
может быть предусмотрено иными законами и/или подзаконными актами,
18
например, Федеральным законом от 27.07.2006 г. N 152-ФЗ "О персональных
данных" или Постановлением Правительства Российской Федерации от
16.04.2003 г. N 225 "О трудовых книжках".
К документам, которые обязательно должны быть в наличии у
работодателя, можно отнести:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- трудовые договоры с работниками;
- штатное расписание;
- приказы по основной деятельности;
- приказы по личному составу;
- график отпусков;
- табель учета рабочего времени;
- трудовые книжки работников;
- положение о защите персональных данных работников;
- инструкции по охране труда;
- книга учета движения трудовых книжек;
- другое.
Но данный перечень не является исчерпывающим, поскольку в процессе
установления трудовых отношений у работодателя может возникать
обязанность оформления иных документов,
Движение входящих документов включает:
1) первичную обработку;
2) предварительное рассмотрение;
3) регистрацию;
4) рассмотрение руководством;
5) передачу на исполнение;
6) исполнение;
7) контроль за исполнением;
8) списание исполненного документа в дело.
6
6
Басаков М.И. Новый справочник кадровика. Документирование кадровой работы. – М.: Феникс, 2015. – С. 75.
19
Движение входящих документов показано на рис. 2., где цифрами и
буквами обозначено: I - Руководитель (директор); II – Исполнитель
(структурное подразделение); а - Экспедиционная обработка; b -
Предварительное рассмотрение, сортировка; с – Регистрация; d - Распределение
(разметка); е - Перераспределение (переметка); 1 – Корреспонденция; 2-
Документы, регистрируемые службой ДОУ; 3 - Документы, нерегистрируемые
службой ДОУ.
Рис. 2. Схема движения входящих документов
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая
может быть представлена в организации как самостоятельным структурным
подразделением (управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат и
т.п.), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт, секретарь, офис-
менеджер, делопроизводитель и др.), должна принимать к обработке только
правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и
присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном
случае документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным
письмом, где указываются причины возврата.
До настоящего времени во многих организациях документы поступают в
виде традиционных почтовых отправлений (в конвертах). Конверты с пометкой
«лично» и в адрес общественных организаций не принято вскрывать, их
передают по назначению без обработки. В остальных случаях конверты
вскрываются и, как правило, не сохраняются, не прилагаются к содержавшимся
в них документам. Конверты целесообразно сохранять в исключительных
случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время
20
отправки и дату получения документов.
Предварительное рассмотрение документов проводится работником
службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на два потока:
1) направляемые на рассмотрение руководителю организации;
2) направляемые непосредственно в структурные подразделения или
конкретным исполнителям.
Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы,
содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в
конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя
организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым
могут принимать ответственные исполнители, и значительно ускорить
движение входящих документов, а значит, ускорить и их исполнение.
На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные
руководителю организации, и документы, содержащие информацию по
наиболее важным вопросам деятельности организации, необходимую для
принятия управленческих решений, например:
1) Письмо с предложением о совместной деятельности, полученное от
другой организации.
2) Жалоба покупателя на низкое качество изделий, выпускаемых данной
организацией.
3) Копия приказа директора организации, присланная в ее филиал.
7
Целесообразно передать на исполнение в структурные подразделения
(исполнителям) без рассмотрения руководителем организации, например,
следующие документы: письмо-напоминание от организации-партнера о
приближении очередного срока оплаты выполненных работ; рекламный
проспект изделий, присланный из другой организации; письмо-запрос,
полученный от торгового дома, о видах продукции, которая будет выпускаться
данной организацией в новом году.
7
Глухова Ю.В. Использование метода анализа иерархий для выбора системы эдектронного документооборота
// Современные научные исследования и инновации. – 2014. – № 4 (36). – С. 7.
21
Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем
передаются в соответствии с предварительным распределением либо
руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным
исполнителям).
Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ,
где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя,
выражающая принятое руководителем управленческое решение по данному
документу. После заполнения регистрационной формы эти документы
передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным
исполнителям). Ход исполнения контролируется службой ДОУ.
Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в день
их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться
несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в
нужном количестве экземпляров.
8
Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.
Работа с исходящими документами начинается с подготовки
ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем
согласовывается с заинтересованными должностными лицами и
дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа после
распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется
адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.
Документы отправляются в другие организации различными способами:
по почте, по факсу, по электронной почте и др. Почтовые отправления
сортируют, упаковывают, оформляют и сдают в отделение связи. Перед
упаковкой документов служба ДОУ обязана проверить правильность
оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества
экземпляров количеству адресатов и т.д. неправильно оформленные документы
подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию
8
Усманова И.В., Коровина Л.В. Актуальность проблемы совершенствования системы ДОУ // Теоретические и
прикладные вопросы науки и образования: сб. науч. тр. Тамбов, 2015. – С 124.
22
составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ
и датируется. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в
день регистрации.
Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и
исходящие: составляется проект текста документа, проводится его
согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по
замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и
подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в
нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа
заверяются и передаются на исполнение а структурные подразделения
(ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело.
Документы внутри организации должны передаваться исполнителям под
расписку для подтверждения факта получения документа исполнителем и
исключения возможности потери документа при его движении в организации.
Служба ДОУ должна систематически вести учет количества
обрабатываемых документов, т.е. учитывать объем документооборота. Учету
подлежат все оригиналы документов и все их размноженные экземпляры
(копии), например:
1) Приказ директора организации был размножен в 10 экз.,
документооборот этого приказа составил 11 документов (1 оригинал + 10
копий).
2) Письмо-приглашение было разослано в 15 организаций, его
документооборот составил 16 документов (15 экз. отправлено и 1 экз. подшит в
дело).
В объем документооборота входят также все документы, полученные и
отправленные по каналам связи: факсы, телексы, телеграммы, телефонограммы,
распечатанные видеограммы, полученные по электронной почте.
При подсчете объема документооборота за учетную единицу удобнее
всего принять документы наиболее распространенного формата – А4 (210 х
297 мм), а документы другого формата – А5 (148 х 210 мм) учитывать по схеме:
23
2 документа формата А5 = 1 документу формата А4.
Результаты учета объема документооборота обобщаются и доводятся до
сведения руководителя организации для выработки мер по совершенствованию
работы с документами и определения штатной численности службы ДОУ.
1.3. Современные методики анализа качественного состояния кадрового
документооборота
Реалии функционирования современных организаций требуют
обязательного документного подтверждения свершившихся фактов и событий.
Поэтому перед каждой организацией неизменно встает проблема эффективного
управления, рациональной организации и оптимизации документопотоков
предприятия. Эффективное решение обозначенных задач позволяет вывести на
качественно новый уровень не только реализацию протекающих в рамках
любого предприятия бизнес-процессов, но и функционирование организации в
целом. Оптимизация и постоянное совершенствование документооборота
повышает управляемость отдельных бизнес-процессов, улучшает качество их
реализации, снижает текущие расходы, улучшает управляемость всей
организации за счет своевременного получения необходимой и актуальной
информации, что в конечном итоге приводит к повышению
конкурентоспособности в жестких условиях современной рыночной
экономики.
9
Задача анализа состава создаваемых документов и особенностей их
движения становится особенно важной, если в организации принимается
решение о переходе к электронному документообороту.
Таким образом, для результативной работы организации необходимо
периодически проводить анализ текущих показателей состояния
документооборота и иметь возможность прогнозировать появление «узких»
мест в реализации бизнес-процессов. Задача анализа и оценки состояния
9
Коровина Л.В. Анализ методов оценки состояния документооборота организации // Современные проблемы
науки и образования. – 2013. – № 4. – С. 52.
24
документооборота заслуживает серьезного научного исследования и развития и
заставляет обратиться к изучению накопленного теоретического материала.
На настоящий момент не существует единого, универсального метода
анализа документооборота. Различные подходы к решению данной задачи
рассматриваются в работах специалистов различных областей знаний и
направлений науки (В. И. Садовников, П. Л. Эпштейн, М. К. Старовойтов, П. А.
Фомин, В.А. Кудряев, А.Я. Кибанов, Е.В. Пахомов, В.Н. Ярошенко, Т.В.
Сиганова, В.Ф. Янковая, М.В. Стенюков, Т.В. Кузнецова, Л.Р. Фионова и др.).
Простыми и наглядными средствами для анализа и фиксации движения
документов, согласно работе В.И. Садовникова и П.Л. Эпштейна, являются
графические методы, результатом использования которых является созданием
маршрутно-технологических карт, отражающих маршрут движения документов
с момента их создания до сдачи в архив; графических оперограмм,
способствующих рационализации документооборота путем исключения
лишних инстанций при прохождении документов от исполнителя к
исполнителю; технологических цепочек обработки и движения документов;
графиков движения документов в пределах организации. На целесообразность
использования данных методов указывают также В.А. Кудряев, А.Я. Кибанов,
Т.А. Родкина, Л.Р. Фионова.
Очевидно, что наглядное графическое представление информации
позволяет визуально оценить маршрут движения документов. Однако при этом
никак не учитывается информационная ценность документа, правильность его
оформления. Кроме того, использование графических методов предполагает
наличие развитых аналитических способностей у должностных лиц, которые
будут реально выполнять анализ документооборота, и не позволяет
сформулировать единый подход к анализу «узких» мест документооборота:
внешне одинаково выглядящие оперограммы и технологические карты могут
отражать совершенно разные проблемы организации работы с документами.
Оценка количественного состава документов структурных
подразделений и организации в целом, анализ соотношения доли входящих,
25
исходящих и внутренних документов в общем документопотоке организации,
фиксация видового разнообразия создаваемых документов получает свое
отражение в диаграммах и графиках документооборота (Кузнецова Т. В.,
Подольская И. А., Кондакова Н. В., Фионова Л. Р.), хотя как метод анализа
документопотоков графические диаграммы не были предложены и описаны.
Широко известна графическая методология структурного анализа SADT
(SADT –Structured Analysis and Design Technique), описанная Дэвидом А.
Марком, Клементом Мак Гоуэном, позволяющая разработать модель движения
документов в рамках отдельных бизнес-процессов. Но методология SADT
изначально ориентирована преимущественно на описание уже сложившегося
документооборота и существующих бизнес-процессов AsIs (как есть), а не на
синтез новых. При этом вопрос об оптимальности создаваемых
документопотоков не поднимается, а его решение по умолчанию отдается
разработчикам. В роли разработчиков часто выступают менеджеры, далеко не
всегда знакомые со спецификой делопроизводства, а сотрудники службы ДОУ
к такой работе, как правило, не привлекаются.
Учеными-экономистами М.К. Старовойтовым и П.А. Фоминым
предлагается алгоритм анализа документооборота предприятия,
осуществляющийся в три этапа:
1) анализ системы документооборота на предприятии;
2) анализ структуры документооборота;
3) оптимизация взаимодействия подразделений согласно существующей
модели документооборота на предприятии.
Ведущей идеей исследования документооборота М. К. Старовойтова и
П. А. Фомина является ориентация на выявление «проблемных» участков
документопотоков и оптимизация движения документов согласно принципам
рациональной организации труда.
На первом этапе анализа документооборота авторами предлагается
определить основные подразделения, отдельных исполнителей, отвечающих за
процесс движения документооборота на предприятии. После выделения
26
сектора, ответственного за документооборот, закономерно возникает вопрос об
определении подчиненности выделенных подразделений и разграничении их
функции по видам выполняемых работ. На основании полученных ответов М.
К. Старовойтов и П. А. Фомин предлагают сформировать существующую
модель документооборота на предприятии и схему движения документов
между подразделениями.
На втором этапе производится анализ структуры документооборота
предприятия.
Группировку документов по признаку документационного обеспечения
авторами рекомендуется проводить в виде таблицы. Группировка документов
предприятия по подразделениям позволяет определить, какие из подразделений
наиболее сильно загружают документооборот. Предлагаемые критерии
отнесения документов к тому или иному подразделению выглядят следующим
образом:
1) для входящих и внутренних документов: сотрудники данного
подразделения являются исполнителями или адресатами рассматриваемого
документа;
2) для исходящих документов: сотрудниками данного подразделения
подготовлен проект рассматриваемого документа.
На третьем этапе анализа и оптимизации документооборота
предприятия М.К. Старовойтов и П.А. Фомин предлагают производить
«внутреннее проектирование» системы документооборота на предприятии на
основе оптимизации существующих взаимосвязей между подразделениями.
Этапы анализа и оптимизации документооборота представлены в
приложении 1.
10
Своеобразие авторской концепции заключается в системности и
целостности взгляда на процесс анализа, обработки и использования
документной информации. Но в рассматриваемой работе не сформулированы
10
Стреха А.А. Разработка информационной системы анализа и оптимизации документооборота корпорации //
Транспортное дело России. – 2012. – № 6-2. – С. 117.