57
2) Экономия численности рассчитывается по формуле:
Эч = Эвр / Фг.вр (3)
где Фг.вр - годовой фонд времени одного работника, ч.
Эч = 2532 / 1971 = 1,28 чел.
3) Прирост производительности труда охваченных мероприятием
рассчитывается по формуле:
Пт = (Эч * 100%) / (Чм – Эч) (4)
где Чм - Охват работников мероприятием, чел.
Пт = (1,28 * 100) / (41 – 1,28) = 3,23%
4) Экономия по заработной плате рассчитывается по формуле:
Эз.п. = Эч*ФОТ1раб (5)
где ФОТ 1раб - фонд оплаты труда одного работника, тыс. руб.
Эзп = 1,28 * 480 =614,4 тыс. руб.
5) Экономия по отчислениям на социальные нужды рассчитывается по
формуле:
Эсоц = Э зп * ОТЧвнеб (6)
где ОТЧ внеб - отчисления во внебюджетные фонды, %.
Эсоц = 614,4 * 30% = 184,3 тыс. руб.
6) Экономия от снижения себестоимости рассчитывается по формуле:
Эс/с = Эзп + Эсоц (7)
Эс/с = 614,4 + 184,3 = 798,7 тыс. руб.
7) Годовой экономический эффект рассчитывается по формуле:
Эг = Эс/с - (Ен * Зд), (8)
где Эс/с - экономия от снижения себестоимости, тыс. руб.;
Зд - затраты единовременные, связанные с реализацией
организационных мероприятий, тыс. руб.
Эг = 798,7 – (0,15 * 205) = 768 тыс. руб.
Расчет годового экономического эффекта для АО «БайкалИнвестБанк»
представлен в таблице 16.
58
Таблица 16
Расчет годового экономического эффекта от внедрения
мероприятия по повышению квалификации персонала
Показатели
Методика расчета
Значение
показателя
Экономия времени, чел. – ч.
Эвр =(t * Чохв * Фг.вр.)/60
2 532
Экономия численности, чел
Эч = Эвр / Фг.вр
1,28
Прирост производительности труда
охваченных мероприятием, %
Пт = (Эч * 100%) /
(Чм – Эч)
3,23
Экономию по фонду зарплаты, тыс.
руб.
Эфзп = Эч * ФОТ
614,4
Экономию отчислений во
внебюджетные фонды, тыс. руб.
Эсоц =Эфзп * 30%
184,3
Экономия от снижения
себестоимости, тыс. руб.
Эс/с = Эзп + Эсоц
798,7
Годовой экономический эффект, тыс.
руб.
Эг = Эс/с – Ен * Зд
768,0
По данным таблицы 16 видно, что экономический эффект от проведения
мероприятия составит 768 тыс. руб.
Таким образом, проведение повышения квалификации работников в АО
«БайкалИнвестБанк» позволит повысить не только трудовой и
интеллектуальный потенциал работников, но и получить дополнительные
сведения по самооценке работника, его психологических особенностях,
мотивациях, индивидуальных качествах. Направление работника на курсы
повышения квалификации позволит сформировать нематериальную мотивацию
для работника, а также повысить его производительность труда.
3.2. Мероприятия по организации своевременного и качественного
кадрового документооборота
Анализ и оптимизацию документооборота в АО «БайкалИнвестБанк»
предлагается производить с применением экспертной системы (ЭС), в которой
используется многоуровневая модель представления знаний.
Существующие методы анализа документооборота позволяют выявить
лишь отдельные характеристики документооборота как такового. При этом не
учитываются связи показателей состояния документооборота с параметрами
59
эффективности бизнес-процессов и деятельности организации. Анализ
документооборота – задача, которая носит смысловой характер, и успех ее
решения определяется прежде всего личными качествами сотрудника,
проводящего анализ. Привлечение сторонних организаций увеличивает время
выполнения анализа документооборота, а во многих случаях и проблематично
из-за отсутствия в таких фирмах специалистов, имеющих опыт работы в данной
предметной области.
Поэтому анализ и оптимизацию документооборота предлагается
произвести с применением автоматизированной информационной системы
(АИС), в которой используется многоуровневая модель представления знаний,
основанная на применении аппарата семантических сетей. Это позволяет
прогнозировать не только «узкие места» в движении документов, но и
показатели эффективности работы организации, зависящие от особенностей
движения документов.
В состав структуры многоуровневой модели представления знаний
входят следующие компоненты:
- ¾ семантическая сеть понятий, содержащая также сведения о
характере отношений между понятиями. Применение указанной модели создает
основу для накопления и систематизации сведений о предметной области,
обеспечивает оперативный обмен информацией между пользователем и
системой;
- ¾ семантические утверждения в форме предложений естественного
языка, описывающих показатели состояния документооборота, а также
эффективности бизнес-процессов и деятельности организации, например:
«Комплект документов, получаемых из предшествующих процессов, не полон»,
«Система регистрации документов не оптимальна»;
- ¾ семантическая сеть бизнес-процессов, показывающая
последовательность выполнения основных и вспомогательных
производственных процессов организации, а также взаимосвязи их
компонентов;
60
- ¾ семантическая сеть прогнозирования, отражающая причинно-
следственные отношения между утверждениями в форме правил (продукций)
вида: ЕСЛИ «Объем документооборота организации велик», ТО «Количество
подготавливаемых должностным лицом документов велико»; ЕСЛИ
«Количество подготавливаемых должностным лицом документов велико», ТО
«Число задержек исполнения документов велико».
Такая модель позволяет установить взаимосвязь бизнес-процессов и
операций документирования деятельности организации. Использование
методов инженерии знаний позволяет отнести разрабатываемую систему к
классу экспертных (ЭС).
Основными элементами предлагаемой АИС являются: база знаний (БЗ),
база данных (БД), подсистема логического вывода, подсистема редактирования
знаний, подсистема объяснений.
Эффективность ЭС определяется объемом и качеством БЗ, а также тем,
насколько возможна адаптация системы к особенностям функционирования
организации в рассматриваемой предметной области. Необходимость
настройки АИС на особенности делопроизводства в определенный промежуток
времени определяется динамикой, изменчивостью бизнес-процессов, а
следовательно, периодической сменой состава, количества и содержания
порождаемых бизнес-процессами документов.
Качество настройки ЭС на особенности предметной области и
специфику постановки делопроизводства определяется степенью корректности
и полноты содержания сведений базы знаний, апеллирование которыми
позволяет сформулировать утверждения, характеризующие состояние
документооборота «от документов» и «от процессов».
Основное назначение ЭС – анализ документооборота, поэтому
утверждения, входящие в семантическую сеть прогнозирования, должны
характеризовать особенности документационного обеспечения управления
(ДОУ) и бизнес-процессов организации.
Определение входных данных и результатов выполнения каждого
61
процесса необходимо для установления связи между бизнес-процессами. Все
процессы деятельности организации являются взаимосвязанными. Как правило,
они используют выходную информацию предшествующего процесса и сами
являются источниками информации для последующего процесса.
Несоответствие ожидаемым значениям реальных входных данных процесса,
являющихся, в свою очередь, результатом выполнения одного или нескольких
предшествующих процессов, может сделать невозможным осуществление
этого процесса.
Выявление смысловых зависимостей между отдельными
характеристиками процессов позволяет сформулировать причинно-
следственные связи между ними в виде правил типа «ЕСЛИ…ТО». Например:
ЕСЛИ «Выбор поставщиков продукции неэффективен» ТО «Сырье закуплено
несвоевременно»; ЕСЛИ «Сырье закуплено несвоевременно» ТО «Заказ
выполняется несвоевременно»; ЕСЛИ «Заказ выполняется несвоевременно» ТО
«Низка удовлетворенность партнеров» и т.д.
Поскольку результатом осуществления бизнес-процесса являются не
только реализованные действия, но и их документированное отражение, то
выходными данными многих процесса являются документы, создаваемые в
результате выполнения каждого действия бизнес-процесса.
Поэтому задачей специалистов службы ДОУ является определение
показателей качества выполнения отдельных операций с документами.
Критерием принятия решения могут служить не только правильность
оформления документа, но и порядок его прохождения. Для анализа операций с
документами и маршрута их движения документы необходимо рассматривать с
точки зрения принадлежности к одному из трех видов документопотоков –
входящих, исходящих, внутренних. Возможные нарушения показателей
качества документооборота являются основанием для формулирования
семантических утверждений вида «Маршрут прохождения документа не
закреплен», «Количество ошибок в оформлении документов велико»,
«Унифицированные формы документов отсутствуют» и т.д.
62
Для формирования корректного и эпистемологически полного набора
семантических утверждений предлагается использовать алгоритм, применение
которого позволит учесть в ЭС особенности предметной области.
Алгоритм содержит следующие шаги:
1) Обследование организации и выявление всех бизнес-процессов,
реализуемых в организации. Поскольку бизнес-процессы, как правило,
выполняются в несколько этапов, в рамках каждого процесса необходимо
выделить отдельные действия.
2) Формирование для каждого бизнес-процесса следующих сведений:
входные и выходные данные; документы, создаваемые в результате
осуществления каждого действия бизнес-процесса; показатели эффективности,
позволяющие сделать вывод о рациональности и правильности выполнения
процесса.
3) Формулирование семантических утверждений – предложений
естественного языка, в которых фиксируется некоторое нарушение какого-либо
показателя эффективности или риск выполнения процесса, например:
«Своевременность закупки сырья нарушена», «Учет изготовленной продукции
произведен с ошибкой», «Последовательность действий процесса нарушена»,
«Низка удовлетворенность потребителя» и т.д.
4) Выявление возможных проблем в работе с документами и
формулирование соответствующих семантических утверждений.
5) Детальный анализ деятельности каждого должностного лица
организации. При этом исследованию подлежат не только бизнес-процессы, в
которых задействовано должностное лицо, но и его функции по обработке и
подготовке документов. Результатом данного этапа является выявление
семантических утверждений вида:
- «Количество согласуемых должностным лицом документов велико»,
-«Количество подписываемых должностным лицом документов велико»,
- «Количество утверждаемых должностным лицом документов велико».
Необходимость их включения в семантическую сеть прогнозирования
63
объясняется тем, что в случае перегрузки должностного лица работой с
документами под угрозой оказываются бизнес-процессы, в которых
задействован сотрудник.
6) Экспертная оценка взаимовлияния семантических утверждений,
позволяющая оценить состояние документооборота «от документов» и «от
процессов». Например, ЕСЛИ «Маршрут прохождения документа не закреплен
в нормативных документах»», ТО «Последовательность подготовки документа
нарушена»; ЕСЛИ «Последовательность подготовки документа нарушена», ТО
«Документ подготовлен несвоевременно».
Алгоритм содержит следующие шаги, представленные на рис. 8.
Рис. 8. Рекомендуемый алгоритм работы экспертной системы
анализа документооборота АО «БайкалИнвестБанк»
Алгоритм работы экспертной системы
анализа документооборота
1. Обследование организации и выявление всех бизнес-процессов,
реализуемых в организации.
2. Формирование для каждого бизнес-процесса следующих сведений:
входные и выходные данные; документы, создаваемые в результате
осуществления каждого действия бизнес-процесса; показатели
эффективности, позволяющие сделать вывод о рациональности и
правильности выполнения процесса.
3. Формулирование семантических утверждений – предложений
естественного языка, в которых фиксируется некоторое нарушение какого-
либо показателя эффективности или риск выполнения процесса.
4. Выявление возможных проблем в работе с документами и
формулирование соответствующих семантических утверждений.
5. Детальный анализ деятельности каждого должностного лица
организации. Результатом данного этапа является выявление
семантических утверждений вида «Количество документов велико или
нет».
6. Экспертная оценка взаимовлияния семантических утверждений,
позволяющая оценить состояние документооборота «от документов» и «от
процессов».
64
Результатом применения описанного алгоритма является формирование
сети прогнозирования, позволяющей определить реальную картину
взаимовлияния показателей состояния документооборота и эффективности
бизнес-процессов и отражающей особенности функционирования организации
и постановки ДОУ.
Рассмотренный алгоритм формирования сети прогнозирования
предметной области и процедура настройки подсистемы логического вывода
являются инвариантными к предметной области и могут быть применены для
широкого спектра задач в области разработки систем управления
документооборотом.
Проект этапов документооборота в АО «БайкалИнвестБанк» на
прогнозный год представлен в приложении 10.
В данной программе предполагается работа 160 основных сотрудников
АО «БайкалИнвестБанк». В затраты на внедрение данного мероприятия
включаются расходы на приобретение программы. Стоимость лицензия на 1
работника составляет 1 500 руб. Предполагается приобрести лицензию для
работы 160 сотрудников. Затраты на лицензию автоматизированной программы
составят 240 000 руб. Исходные данные для расчета экономической
эффективности мероприятия по применению экспертной системы анализа
документооборота в АО «БайкалИнвестБанк» представлены в таблице 17.
Таблица 17
Данные для расчета экономической эффективности мероприятия
по применению экспертной системы анализа документооборота
Показатели
Обозна
чение
Значение
показателей
Охват работников мероприятием, чел.
Эч
160
Экономия времени на один час работы, мин
t
5
Годовой фонд зарплаты одного работника, тыс. руб.
ФОТ
480
Годовой фонд рабочего времени на одного работника,
дни
Фг.вр.
247
Годовой фонд рабочего времени на одного работника,
час
1971
Отчисления во внебюджетные фонды, %
Освнб
30%
Нормативный коэффициент сравнительной экономии-
ческой эффективности организационных мероприятий
Ен
0,15
Расходы по мероприятию, тыс. руб.
Зд
240
65
Расчет экономической эффективности производится по вышеуказанным
формулам:
1) Экономия времени: Эвр = 10 * 5 * 247 / 60 = 3 190 чел.∕ч.
2) Экономия численности: Эч = 3190 / 1971 = 1,62 чел.
3) Прирост производительности труда охваченных мероприятием: Пт =
(1,62 * 100) / (160 – 1,62) = 1,06%
4) Экономия по заработной плате: Эзп = 1,62 * 480 = 777,6 тыс. руб.
5) Экономия по отчислениям на социальные нужды: Эсоц = 777,6 * 30%
= 233,3 тыс. руб.
6) Экономия от снижения себестоимости: Эс/с = 777,6 + 233,3 = 1010,9
тыс. руб.
7) Годовой экономический эффект: Эг = 1010,9 – (0,15 * 2408) = 974,9
тыс. руб.
Расчет годового экономического эффекта для АО «БайкалИнвестБанк»
представлен в таблице 18.
Таблица 18
Расчет годового экономического эффекта от внедрения
мероприятия по применению экспертной системы анализа
документооборота
Показатели
Методика расчета
Значение
показателя
Экономия времени, чел. – ч.
Эвр =(t * Чохв * Фг.вр.)/60
3 190
Экономия численности, чел
Эч = Эвр / Фг.вр
1,62
Прирост производительности труда
охваченных мероприятием, %
Пт = (Эч * 100%) /
(Чм – Эч)
1,06
Экономию по фонду зарплаты, тыс.
руб.
Эфзп = Эч * ФОТ
777,6
Экономию отчислений во
внебюджетные фонды, тыс. руб.
Эсоц =Эфзп * 30%
233,3
Экономия от снижения
себестоимости, тыс. руб.
Эс/с = Эзп + Эсоц
1 010,9
Годовой экономический эффект, тыс.
руб.
Эг = Эс/с – Ен * Зд
974,9
По данным таблицы 18 видно, что экономический эффект от проведения
мероприятия составит 974,9 тыс. руб.
Таким образом, внедрение и применение экспертной системы анализа
документооборота позволит оптимизировать документооборот кредитной
66
организации. Анализ и оптимизацию документооборота предлагается
произвести с применением экспертной системы (ЭС), в которой используется
многоуровневая модель представления знаний. Модель основана на
применении аппарата семантических сетей и позволяет прогнозировать
показатели эффективности работы организации, зависящие от особенностей
движения документов. Перечислены основные компоненты разработанной
многоуровневой модели представления знаний, показан механизм
формирования компонентов, обеспечивающих адаптацию системы к
особенностям предметной области и специфики организации.
Все расчеты, проведенные по рекомендациям, сведены в таблице 19.
Таблица 19
Показатели эффективности проектируемых мероприятий
Показатель
Мероприятие по
повышению
квалификации
персонала
Мероприятие по
применению
экспертной
системы анализа
документооборота
Итого
Экономия численности, чел.
1,28
1,62
2,9
Прирост
производительности труда,
%
3,23
1,06
4,29
Затраты по внедрению
мероприятия, тыс. руб.
205
240
445
Экономия от снижения
себестоимости, тыс. руб.
798,7
1010,9
1 809,6
Годовой экономический
эффект, тыс. руб.
768,0
974,9
1 742,9
По данным таблицы 19 можно сделать вывод о том, что внедрение
рекомендаций потребует от организации капитальных затрат в размере 445 тыс.
руб. В результате внедрения данных мероприятий АО «БайкалИнвестБанк»
получит экономию материальных ресурсов в размере 1809,6 тыс. руб. Годовой
экономический эффект, который получит предприятие составит 1742,9 тыс.
руб. Прирост производительности труда от внедрения мероприятий составит
4,29%.
Экономический и социальный эффект от внедрения данных
мероприятий заключается в повышении эффективности организации кадрового