7
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ ……………………………………………………………………..
8
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
КАДРОВОГО ДОКУМЕТООБОРОТА …………………………………….
11
1.1. Сущность, принципы и основные требования к кадровому
документообороту в кадровой работе организации…………………………...
11
1.2. Основные виды документов, использующиеся в кадровом
документообороте службы организации………………………………………
17
1.3. Современные методики анализа качественного состояния кадрового
документооборота………………………………………………………………..
23
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СОСТОЯНИЯ КАДРОВОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРИМЕРЕ ФИЛИАЛА
АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА «БАЙКАЛИНВЕСТБАНК» В
ГОРОДЕ МОСКВА ……………………………………………………………
28
2.1. Краткая история и анализ экономической деятельности организации….
28
2.2. Анализ состава и структуры кадрового документооборота организации,
оценка качественного состояния кадрового документооборота,
используемых информационных баз и уровня конфиденциальности по
работе с персональными данными ……………………………………………..
33
2.3. Анализ деятельности кадровой службы на примере филиала
Акционерного Общества «БайкалИнвестБанк» в г. Москва …………………
48
ГЛАВА 3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ
КАДРОВОЙ РАБОТЫ ………………………………………………………..
53
3.1. Мероприятия по повышению кадрового и интеллектуального
потенциала с целью повышения эффективности организации кадрового
документооборота ……………………………………………………………….
53
3.2. Мероприятия по организации своевременного и качественного
кадрового документооборота …………………………………………………..
58
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………
68
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ…………………………
73
ПРИЛОЖЕНИЯ…………………………………………………………….......
76
8
ВВЕДЕНИЕ
Эффективность деятельности предприятий, по большей части, зависит
от его персонала. Наличие ответственных, исполнительных и
квалифицированных сотрудников определяет успех фирмы вне зависимости от
вида ее деятельности. Данный факт свидетельствует о необходимости знания
основ кадрового документационного обеспечения любым директором
предприятия. Кадровый документооборот, являясь зафиксированной на
материальном носителе информацией (которая имеет юридическую силу),
зачастую служит базовым доказательством факта деятельности предприятия.
Реалии функционирования современных организаций требуют
обязательного документного подтверждения свершившихся фактов и событий.
Поэтому перед каждой организацией неизменно встает проблема эффективного
управления, рациональной организации и оптимизации документопотоков
предприятия. Эффективное решение обозначенных задач позволяет вывести на
качественно новый уровень не только реализацию протекающих в рамках
любого предприятия бизнес-процессов, но и функционирование организации в
целом. Оптимизация и постоянное совершенствование документооборота
повышает управляемость отдельных бизнес-процессов, улучшает качество их
реализации, снижает текущие расходы, улучшает управляемость всей
организации за счет своевременного получения необходимой и актуальной
информации, что в конечном итоге приводит к повышению
конкурентоспособности в жестких условиях современной рыночной
экономики.
Задача анализа состава создаваемых документов и особенностей их
движения становится особенно важной, если в организации принимается
решение о переходе к электронному документообороту.
Таким образом, для результативной работы организации необходимо
периодически проводить анализ текущих показателей состояния
документооборота и иметь возможность прогнозировать появление «узких»
9
мест в реализации бизнес-процессов. Задача анализа и оценки состояния
документооборота заслуживает серьезного научного исследования и развития и
заставляет обратиться к изучению накопленного теоретического материала.
Актуальность данной работы заключается в том, что в современном
обществе организация кадрового документооборота является довольно
ответственным моментом деятельности любой организации. Документооборот
является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость
этого движения.
Целью данной работы является проведение анализа состояния кадрового
документооборота на примере Филиала Акционерного Общества
«БайкалИнвестБанк» в г. Москва и разработка предложений по
совершенствованию кадровой работы кредитной организации.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие
задачи:
- раскрыть теоретические основы делопроизводства кадрового
делопроизводства;
- провести анализ состояния кадрового документооборота на примере
Филиала Акционерного Общества «БайкалИнвестБанк» в г. Москва;
- разработать рекомендации по совершенствованию кадровой работы
Филиала Акционерного Общества «БайкалИнвестБанк» в г. Москва.
Объект исследования – Филиал Акционерного Общества
«БайкалИнвестБанк» в г. Москва.
Предмет исследования – кадровый документооборот Филиала
Акционерного Общества «БайкалИнвестБанк» в г. Москва.
В процессе написания данной работы были использованы следующие
научно-исследовательские аналитические методы: сравнительный анализ,
абсолютное и относительное отклонение.
Теоретической и методической основой исследования явились труды
отечественных и зарубежных авторов в области управления персоналом на
предприятии. Теоретико-методологической основой исследования являются
10
концептуальные теоретические положения, представленные в современных
работах учёных, таких как: Усмановой И.В., Коровиной Л.В., Гринько Д.О.,
Глуховой Ю.В. и других.
Работа состоит из ведения, трех глав, заключения, списка использованной
литературы и приложений.
Введение содержит обоснование актуальности темы исследования,
характеристику цели, задач, объекта, предмета, практической и теоретической
основ, а также описание структуры работы.
В первой главе раскрываются теоретические основы делопроизводства
кадрового делопроизводства, а именно сущность, принципы и основные
требования к кадровому документообороту в кадровой работе организации,
основные виды документов, использующиеся в кадровом документообороте
службы организации, современные методики анализа качественного состояния
кадрового документооборота.
Во второй главе приводится характеристика Филиала Акционерного
Общества «БайкалИнвестБанк» в г. Москва, проводится анализ состояния
кадрового документооборота исследуемой кредитной организации.
В третьей главе предлагаются практические предложения по
совершенствованию работы кадровой службы Филиала Акционерного
Общества «БайкалИнвестБанк» в г. Москва.
Заключение содержит ключевые положения изложенной в работе
концепции кадрового докуменоборота, которые одновременно являются
итоговыми выводами проведенного исследования.
Построенная таким образом работа позволяет показать всю
многогранность кадрового документооборота в организации на основе
совершенствования кадровой работы.
Практическая значимость работы состоит в том, что разработанные на
основе проведенного анализа мероприятия позволят совершенствовать работу
кадровой службы Филиала Акционерного Общества «БайкалИнвестБанк», что
будет способствовать повышению кадрового документооборота.
11
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА КАДРОВОГО ДОКУМЕТООБОРОТА
1.1. Сущность, принципы и основные требования к кадровому
документообороту в кадровой работе организации
Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве
в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда
и делопроизводства, таких как Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др. были,
сформулировали основные положения организации документооборота, даны
теоретические обоснования главных положений рациональной организации
движения документов – распределение документов по исполнителям,
сокращение инстанций их прохождения, направление документов
непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе
того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения
документов, разработана технология их доставки.
Первая попытка нормативной регламентации единых принципов
организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники
управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В
проекте были изложены правила организации работы с документацией и
документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения,
контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов.
1
Значение кадровых документов определяется тем, что в них
зафиксированы сведения, необходимые для осуществления гражданами права
на труд, образование, пенсионное обеспечение и т. д. Поэтому кадровая служба
предприятия должна руководствоваться законами, постановлениями,
инструкциями и другими документами, содержащими нормы трудового права.
За нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны трудовых
1
Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: учебник и
практикум для прикладного бакалавриата. — 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательство Юрайт ; ИД Юрайт,
2016. – С. 89.
12
отношений могут быть привлечены к различным видам юридической
ответственности.
Организация движения документов – важная часть
делопроизводственного процесса. Надо знать, как правильно его наладить,
какие условия создать для обеспечения четкого, последовательного,
бесперебойного движения документов, так как заключенная в них информация
необходима для принятия управленческого решения и доведения его до
исполнителя.
Движение документов в организации с момента их создания или
получения до завершения исполнения или отправления называется
документооборотом. Документооборот является составляющей частью
организации работы с документами. Он должен осуществляться таким образом,
чтобы путь движения каждого документа был наиболее коротким, маршрут –
прямым, время прохождения – минимальным.
2
Выполнение этих условий требует:
1) Сократить инстанции прохождения документа, заранее продумав и
определив путь документа. Только деловая необходимость должна влиять на
его движение.
2) Установить максимальное единообразие в последовательности
прохождения и обработки конкретных видов документов. Оно достигается с
помощью разработки типовых схем прохождения этих видов документов.
3) Исключить по возможности возвратное движение документов.
Выполнение этого условия зависит от количества инстанций согласования,
регистрации и отправки документов.
4) Активно применять средства оргтехники и новейшие
информационные технологии при передаче документов. Использование этих
средств должно быть продуманным, а не стихийным. Поэтому, приобретая
технику, необходимо знать ее технические характеристики, советоваться со
2
Колышкина Т.Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство: учебное пособие для
прикладного бакалавриата / Т. Б. Колышкина, И. В. Шустина. – 2-е изд., испр. и доп. – М. : Издательство
Юрайт, 2016. – С. 61.
13
специалистами.
Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной
организационный принцип службы делопроизводства – специализацию,
возможность централизованного выполнения однородных технологических
операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.
Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить
документационное обеспечение аппарата управления за счет:
1) прямоточности направления документопотоков, исключения
дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;
2) ритмичности движения документов, которая обеспечивает их
равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке, как
специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.
Документооборот – это движение документов с момента их получения
или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Схема
документооборота представлена на рис. 1.
Рис. 1. Примерный документооборот организации
Прием
входящих
документов
Предварительное
рассмотрение (разметка)
секретарем
Регистрация
документов
Доклад руководителю
и рассмотрение
документов
руководством
Принятие решения
руководителем и
направление документов
на исполнение
Контроль
исполнения
документов
Формирование
документов в дела
Использование документов в справочно-
информационной работе
Определение сроков
хранения
документов
Передача в архив
Дальнейшее использование
Уничтожение документов
14
Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из
качественных и количественных характеристик его параметров.
К качественным характеристикам документооборота относятся:
1) характеристики документопотоков (состав документов, их
содержание);
2) маршруты движения документов (направление движения, этапы и
инстанции маршрута движения документов);
3) периодичность (стадии документооборота);
4) направленность движения.
3
В управлении широко используются электронные средства создания и
обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как
составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя
движение информационных потоков организации – их получение, обработку,
переработку, использование. Какая бы технология обработки документов ни
использовалась, организация документооборота должна основываться на
определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное
прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными
затратами времени. К таким принципам организации документооборота
относятся следующие:
- централизация операций по приему, первичной обработке и отправке
документов (это означает, что все документы, поступающие в организацию
всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и
отправляемые из организации, обрабатываются в службе ДОУ)
[
;
- максимальное сокращение числа инстанций прохождения и
исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой
необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при
котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку);
- маршрутизация отдельных видов документов (разработка схем
3
Демушкин А.С. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот: учебник
/ А.С. Демушкин, Т.В. Кондрашова, А.Г. Фабричнов. – М.: Логос, 2015. – С. 224.
15
прохождения документов);
- однократность регистрации документов (документы, поступающие в
организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие
– при поступлении, внутренние и исходящие – при создании; регистрация
документов может осуществляться в службе ДОУ учреждения или в
структурном подразделении);
- организация предварительного рассмотрения документов
(распределение документов, поступивших в организацию, на документы,
направляемые на резолюцию руководителю, его заместителям и передаваемые
на исполнение непосредственно в подразделения; предварительное
рассмотрение проводит специалист службы ДОУ (секретарь-референт или
помощник руководителя);
- вынесение конкретных резолюций, по возможности точно
определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения;
- исключение необоснованных согласований, организация
параллельного согласования документов одновременно несколькими
работниками (копирование проекта документа или передача его по электронной
почте одновременно всем заинтересованным лицам);
- снижение уровня подписания документов.
4
Создание документов по кадрам, их оформление и унификация форм
базируются на требованиях, указанных в Постановлении Госкомстата России
№ 1. Документы, для которых нет унифицированных форм, необходимо
оформлять в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированная система
документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов». Унификации
подвергаются форматы, состав и расположение реквизитов, тексты документов
по кадрам.
Унификация документов по кадрам устанавливает единообразие состава
4
Одегов Ю.Г. Кадровая политика и кадровое планирование: учебник и практикум для академического
бакалавриата / Ю.Г. Одегов, М.Г. Лабаджян. – М.: Издательство Юрайт, 2015. – С. 215.
16
и форм документов по кадрам, фиксирующих однотипные кадровые функции и
задачи, в целях сокращения количества применяемых кадровых документов,
типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения
информационной совместимости различных автоматизированных систем
документации, функционирующих в организации.
Документы по кадрам должны оформляться, как правило, на бланке,
соответствующем стандарту, иметь установленный комплекс обязательных
реквизитов, которые располагаются в определенном порядке. В процессе
подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может
быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа,
его обработка и т.д.
5
В качестве обязательных реквизитов документов по кадрам выступают
наименование организации - автора документа; код организации - автора
документа; наименование вида документа или унифицированной формы; код
формы; дата; регистрационный номер; заголовок к тексту; текст; подпись; визы
согласования; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Наименование организации, отраженное в кадровых документах, должно
соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных
документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях,
когда оно закреплено в учредительных документах. Сокращенное
наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование на
иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе
(положении) организации, причем располагают его ниже наименования на
русском языке. Код организации - автора документа проставляют по
Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера
телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факса,
телефакса, счет в банке, адрес электронной почты и др.). Наименование вида
5
Гусятникова Д.Е. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база:
учебное пособие. – М.: Инфра-М, 2014. – С. 89.