47
До 80% сотрудников организации (то есть практически все) из всех ее
подразделений пользуются системами электронного документооборота.
Такая система электронного документооборота помогает проделывать
весь цикл работы с документацией АО «БайкалИнвестБанк». Система
позволяет создавать, вносить изменения, пересылать, просматривать,
согласовывать документы, создавать поручения по документации,
контролировать исполнение этих поручений, подписывать документы
цифровой электронно-цифровой подписью, регистрировать их, сдавать на
хранение в архив, хранить в текстовом и графическом формате столько,
сколько нужно, удалять и т.д.
Для защиты конфиденциальности по работе с персональными данными
в АО «БайкалИнвестБанк» утверждена «Политика обработки персональных
данных АО «БайкалИнвестБанк»» от 20.06.2012г. (приложение 8), внесены
изменения № 1 в Политику обработки персональных данных ОАО
«БайкалИнвестБанк» (приложение 9). Данная политика применяется ко всем
случаям обработки персональных данных Банком, вне зависимости от того,
является обработка персональных данных автоматизированной или
неавтоматизированной, производится она вручную, автоматически
(полуавтоматически), распространяется на персональные данные, полученные
как до, так и после подписания настоящей Политики.
Порядок обработки персональных данных, обеспечение защиты прав и
свобод сотрудников Банка, а также установление ответственности
должностных лиц, имеющих доступ к персональным данным сотрудников за
невыполнение требований и норм, регулирующих обработку и защиту
персональных данных закреплен в «Положении об обработке и защите
персональных данных сотрудников АО «БайкалИнвестБанк».
Проведенная оценка качественного состояния кадрового
документооборота позволила сделать вывод:
- наблюдаются незначительные нарушения правил оформления
документов;
48
- отсутствует экспертная система анализа документооборота в
кредитной организации.
Таким образом, АО «БайкалИнвестБанк» осуществляет
документооборот в автоматизированной программе в соответствии с
действующим законодательством РФ, а также на основании устава и
разработанных и утвержденных положений и правил в кредитной организации.
2.3. Анализ деятельности кадровой службы на примере филиала
Акционерного Общества «БайкалИнвестБанк» в г. Москва
Наблюдательный совет осуществляет общее руководство деятельностью
Банка, за исключением решения вопросов, отнесенных законодательством и
Уставом Банка к компетенции Общего собрания акционеров.
При Наблюдательном совете созданы постоянно действующие
Комитеты, которые являются консультативно-совещательными органами НС,
созданными для предварительного рассмотрения наиболее важных вопросов
деятельности Банка. Так, в АО «БайкалИнвестБанк» создан Комитет по кадрам
и вознаграждениям. Основными задачами Комитета по кадрам и
вознаграждениям являются усиление кадрового состава и повышение
эффективности работы Наблюдательного совета, подготовка предложений по
формированию эффективной системы вознаграждения членов
Наблюдательного совета, исполнительных органов Банка и иных работников
Банка.
Правление Банка является коллегиальным исполнительным органом
управления, возглавляемым Президентом, Председателем Правления, который
осуществляет общее руководство текущей деятельностью Банка. Правление
банка включает отдел управления персоналом.
Организационная структура отдела управления персоналом АО
«БайкалИнвестБанк» представлена на рис. 7.
49
Рис. 7. Организационная структура отдела управления персоналом
АО «БайкалИнвестБанк»
В состав отдела управления персоналом АО «БайкалИнвестБанк»
входят: руководитель отдела управления персоналом, менеджер по персоналу,
юрисконсультант, делопроизводитель, архивариус.
Основные функции работников отдела управления персоналом:
1) Руководитель отдела управления персоналом, который отвечает за
решение всех кадровых вопросов организации. Является одной из ключевых
фигур в топ-менеджменте АО «БайкалИнвестБанк» и наряду с другими
руководителями принимает решения в области ее стратегического развития, а
также текущей работы. Выполняет следующие функции: разработка кадровой
политики; разработка стратегии управления персоналом; анализ кадрового
потенциала; анализ рынка труда; организация кадрового планирования;
планирование и прогнозирование потребности в персонале; организация
рекламы; поддержание взаимосвязи с внешними источниками,
обеспечивающими организацию кадрами.
2) Менеджер по персоналу, в функции которого входит: организация
найма персонала; организация собеседований, оценки, отбора и приема
персонала; учет приема, перемещений, поощрений и увольнений персонала;
профессиональная ориентация персонала; организация рационального
использования персонала; управление занятостью персонала;
делопроизводственное обеспечение системы управления.
3) Юрисконсульты выполняют следующие функции: решение правовых
Руководитель
отдела управления персоналом
Архивариус
Делопроизводитель
Менеджер по
персоналу
Юрисконсульт
Председатель правления
50
вопросов трудовых отношений; согласование распорядительных документов по
управлению персоналом; решение правовых вопросов хозяйственной
деятельности; проведение консультаций по юридическим вопросам.
4) Делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:
принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные
подразделения; в соответствии с резолюцией руководителей предприятия
передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или
создает банк данных; ведет картотеку учета прохождения документальных
материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые
справки по зарегистрированным документам; отправляет исполненную
документацию по адресатам; ведет учет получаемой и отправляемой
корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива;
обеспечивает удобный и быстрый поиск документов; подготавливает и сдает в
архив банка документальные материалы, законченные делопроизводством,
регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет
описи дел, передаваемых на хранение в архив.
5) архивариус осуществляет работу по ведению архивного дела в банке.
Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в
архив. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных
подразделений документы, законченные делопроизводством. Участвует в
разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и
оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими
правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела,
ведет их учет.
Нормативная численность инспекторов по кадрам (Ч) определяется как
соотношение трудоемкости работ к полезному фонду рабочего времени в
периоде, который принят за расчетный, по формуле:
Ч = (Т * К) / Фп (1)
где Т – общая трудоемкость всех работ, выполняемых за год в отделе
кадров, в человеко-часах;
51
К – коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение работ,
не предусмотренных в Т (К = 1,15);
Фп – полезный фонд рабочего времени одного работника за год, в часах.
Согласно производственному календарю, при 40-часовой рабочей
неделе и 247 календарных дней в году полезный фонд рабочего времени одного
работника за год в среднем принимается равным 1970 часам, но ежегодно
уточняется.
В таблице 11 рассчитаем нормативную численность отдела управления
персоналом в АО «БайкалИнвестБанк».
Таблица 11
Расчет нормативной численности сотрудников отдела управления
персоналов в АО «БайкалИнвестБанк»
Показатель
Методика
расчета
2015г.
2016г.
Общая трудоемкость всех работ,
выполняемых за год в отделе кадров
Т
5 772
7 225
Коэффициент, учитывающий затраты
времени на выполнение работ, не
предусмотренных в Т
К
1,15
1,15
Полезный фонд рабочего времени
одного работника за год, в час
Фп
1 971
1 971
Нормативная численность инспекторов
по кадрам
Ч = (Т * К) / Фп
3,37
4,22
По данным таблицы 11 можно сделать вывод, что в 2016г. нормативная
численность инспекторов по кадрам в АО «БайкалИнвестБанк» должна
составлять 4 человек, а в 2015г. должна составлять 3 человека. В России
сложились средние нормы обслуживания, которые характеризуют количество
сотрудников организации, которых может обслужить один сотрудник отдела:
на 100 сотрудников, работающих в организации, приходится 1 сотрудник
службы управления персоналом.
В таблице 12 представлен анализ численности отдела управления
персоналом в АО «БайкалИнвестБанк».
По данным таблицы 12 можно сделать вывод, что численность отдела
управления персоналом АО «БайкалИнвестБанк» за 2016г. составила 5 человек,
которая увеличилась на 1 человека или на 25% по сравнению с 2015г. Процент
52
обеспеченности количеством работников от плана, предусмотренного в банке
за 2016г. составляет 100%. При этом фактическая численность работников
отдела управления персоналов в банке соответствует нормативной
численности, так как численность работников в отделе управления персонала 4
человека и 1 человек является руководителем отдела управления персоналом,
который относится к категории персонала «Руководители».
Таблица 12
Анализ численности отдела управления персоналом
в АО «БайкалИнвестБанк»
Показатель
2015г.
2016г.
Процент
обеспеченности,
%
План
Факт
План
Факт
2015г.
2016г.
Всего численность
184
180
320
315
97,8
98,4
Отдел управления персоналом
4
4
5
5
100,0
100,0
Нормативная численность
инспекторов по кадрам
3
4
Удельный вес фактической
численности в составе
нормативной, %
133,3
125,0
Таким образом, АО «БайкалИнвестБанк» укомплектован практически
(98,4%) всеми категориями работников согласно плану банка. Отдел
управления персонал занимает важное место в деятельности банка и
осуществляет ключевую роль обеспечения банка трудовыми ресурсами с целью
достижения АО «БайкалИнвестБанк» основной цели – оказание банковских
услуг. Работники отдела персонала осуществляют свои должностные
обязанности в соответствии с разработанными должностными инструкциями
для каждого сотрудника. В АО «БайкалИнвестБанк» ведется постоянная
целенаправленная работа по формированию эффективной системы кадрового
управления, базирующейся на кадровой политики, которая утверждена в банке.
53
ГЛАВА 3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ
КАДРОВОЙ РАБОТЫ
3.1. Мероприятия по повышению кадрового и интеллектуального
потенциала с целью повышения эффективности организации кадрового
документооборота
Для повышения кадрового и интеллектуального потенциала с целью
повышения эффективности организации кадрового документооборота
предлагается направить сотрудников отдела управления персоналом АО
«БайкалИнвестБанк» на повышение квалификации.
Мероприятие по проведению повышения квалификации персонала,
может влиять на работу предприятия, на качество оказываемых услуг, поэтому
в данной работе этому уделяться отдельное внимание.
В АО «БайкалИнвестБанк» повышение квалификации организуются
ежегодно. Кроме того, проводятся неформальные собеседования и в
промежутке между ежегодными формальными оценками обсуждаются
результаты труда и обязательного текущего наблюдения за деятельностью
подчиненных. Если процедуры оценки труда хорошо формализованы,
целесообразно проводить оценочные мероприятия чаще, например, в конце
каждой недели, месяца, квартала. Хотя эти мероприятия не являются
аттестационными, но могут давать существенную информацию о динамике
эффективности труда работников и подразделений в целом.
Особенно тщательно контроль осуществляется за вновь принятыми на
работу и за получившими новое назначение в АО «БайкалИнвестБанк».
Тщательный контроль за вхождением работника в должность призван ускорить
этот процесс. Организация, приобретая дорогостоящий «человеческий ресурс»
или пробуя применить его в новом качестве, рассчитывает получить быструю
отдачу. Жесткий контроль и оценка сильных и слабых сторон деятельности
работника на предприятии позволяют оказать ему необходимую помощь,
быстрее исправить недостатки. Одновременно проверяется правильность
54
решения о назначении. В отношении рядовых исполнителей, управляющих
низового звена такой ответ, как предполагается, должен быть получен уже
через несколько месяцев, в отношении руководителей среднего и высшего
звеньев — не позднее года. Работника, не справляющегося с обязанностями, в
короткий срок переводят на менее ответственную работу или увольняют.
Другая цель сокращения сроков формальной оценки в этот период состоит в
навязывании работнику высоких стандартов трудовой деятельности.
АО «БайкалИнвестБанк» заинтересовано в проведении повышения
квалификации персонала своих работников, так как уровень квалификации
работников влияет на оказание банковских услуг, на ведение кадрового учета в
кредитной организации. Если создать благоприятные условия для роста и
развития сотрудника, то он будет лоялен организации и вряд ли захочет ее
покинуть. Конечно, определенный процент текучести кадров останется. Однако
АО «БайкалИнвестБанк» стремится его минимизировать, чтобы сохранить и
приумножить инвестиции, вложенные в развитие сотрудников.
Курсы повышение квалификации предлагается проводить в учебном
центре «Ориентир». План направления работников на повышение
квалификации представлен в таблице 13.
Таблица 13
План направления работников на повышение квалификации
в АО «БайкалИнвестБанк»
Категория
работников
Период
прохождения
курсов повышения
квалификации
Количество
работников
Количество
работников,
направленных
на обучение
Отдел управления
персоналом
Февраль,
Сентябрь
5
4
Секретарь
Ноябрь
1
1
Другие структурные
подразделения
Март, апрель,
Июнь, август,
Октябрь, ноябрь
309
36
Итого
315
41
Планируется направить на повышение квалификации в прогнозном году
41 человека, что составляет 12,6% от общей численности персонала.
55
В таблице 14 приведены данные по повышению квалификации
работников АО «БайкалИнвестБанк».
Таблица 14
План повышения квалификации персонала работников
АО «БайкалИнвестБанк»
Категория
персонала
Всего
работни
ков,
чел.
Работники, прошедшие
обучение, чел.
Процент
обучившихся от всех
работников
2016г
Прогноз
ный год
Измене
ние
2016г.
Прогноз
ный год
Отдел
управления
персоналом
5
1
4
3
0,3
0,9
Секретарь
1
1
1
0,3
Другие
структурные
подразделени
я
309
14
36
22
4,4
11,4
Итого
315
15
41
26
4,7
12,6
По данным таблицы 14 можно сделать вывод, что в прогнозному году на
повышение квалификации работников следует направить 41 человек, что
составляет 12,6% от всех работников. В прогнозному году будет направлено
больше работников на 26 человек по сравнению с 2016г.
Отдел управления персоналом АО «БайкалИнвестБанк» составляет 5
человек, включая руководителя отдела. Учитывая, что руководитель отдела был
направлен на курсы повышения квалификации в 2016 году, в прогнозном году
планируется направить оставшихся сотрудников на повышение квалификации.
Также следует направить на курсы повышения квалификации секретаря
председателя правления банка, который также выполняет функции,
относящиеся к обеспечению документооборота. В других структурных
подразделениях планируется направить основных сотрудников для повышения
развития профессиональных навыков в работе.
Расходы на повышение квалификации персонала составят 5000 руб. на 1
человека. Предлагается, чтобы повышение квалификации персонала
прогнозном году прошли 41 человек или 12,6% от общей массы сотрудников.
Общие расходы на повышение квалификации составят 205 000 руб. (5000 руб. *
56
41 чел.). Также следует отметить, что на курсы повышения квалификации
следует направить за счет АО «БайкалИнвестБанк», так как это будет являться
нематериальным видом мотивации для работников, что позволить повысить
производительность труда персонала.
Расчет экономической эффективности производится сопоставлением
существующих нормативов или фактических данных трудовых, материальных
и финансовых затрат на единицу продукции до и после внедрения
мероприятий.
Исходные данные для расчета экономической эффективности
мероприятия по проведению повышения квалификации персонала приведем в
таблице 15.
Таблица 15
Данные для расчета экономической эффективности мероприятия
по проведению повышения квалификации персонала
Показатели
Обозна
чение
Значение
показателей
Охват работников мероприятием, чел.
Эч
41
Экономия времени на один час работы, мин
t
15
Годовой фонд рабочего времени на одного работника,
дни
Фг.вр.
247
Годовой фонд рабочего времени на одного работника,
час
1971
Годовой фонд зарплаты одного работника, тыс. руб.
ФОТ
480
Отчисления во внебюджетные фонды, %
Освнб
30%
Нормативный коэффициент сравнительной
экономической эффективности организационных
мероприятий
Ен
0,15
Расходы на повышение квалификации, тыс. руб.
Зд
205
Расчет экономической эффективности производится по следующим
формулам:
1) Экономия времени рассчитывается по формуле:
Эвр = (t * Чохв * Фг.вр.) / 60 (2)
где t - сокращение времени после внедрения мероприятия, мин;
Чохв - численность работников, охваченных мероприятием, чел;
Фг.вр - годовой фонд времени одного работника, дни.
Эвр = 15 * 41 * 247 / 60 = 2532 чел.∕ч.