57
Непрерывное формирование технологий управления документами и
системами электронного документооборота, которые направлены на
автоматизацию документооборота, вызывает инновационных подходов к
разработке и ведению процессов делопроизводства. Только при таком условии,
информационные методы работы с документацией позволят
достичьнаибольшей эффективности основных бизнес-процессов.
Понимание того, что документооборот – это, прежде всего состав
документации, во много мешает сформировать процессдокументооборота,
применяя при этомновейшие информационные технологии. Внедрение
современных процессов делопроизводства благоприятствует выведению его на
современный и высококачественный уровень. Современные методы и
инструменты процессов управления документами и система электронного
документооборота способствуетросту производительности труда и повышению
качества основных бизнес-процессов предприятия. При этом основные
направления развития систем управления документами находятся в постоянном
наблюдении управленческого состава.
С развитием информационных технологий и систем электронного
документооборота понятие «документ» эволюционировало от привычной
бумажной формы до электронных версий (файл Word, электронная таблица
Excel, презентация PowerPoint и т.п.). Однако на сегодняшний день даже эти
понятия несколько устарели. Во многих СЭД реализованы совершенно новые
форматы документов, предназначенные для определённых бизнес-процессов.
Так, например, российскаяECM-платформа bbworkspace, кроме традиционных
файлов, оперирует со специальными видами документов - Заявками и
Лимитами (для бюджетирования в визуальном слое bbbudget), учётными
карточками персонала (в визуальном слое bbstaff), учётными карточками
контрагентов (в визуальном слое bbcrm). Фактически документом становится
любая форма хранения информации, предполагающая логическое
использование контекста. Именно поэтому часть экспертов считают, что в
58
будущих технологиях управления документооборотом понимание документа
будет расширено минимум до уровня «логического хранилища информации».
Чтобы пользователь мог быстро ориентироваться в огромном массиве
информации, с которым ему приходится работать, необходимы адекватные
механизмы адаптированного поиска с учётом предполагаемого контекста. На
сегодняшний день в современные СЭД, такие, как bbworkspace, интегрирован
контекстный поиск по содержимому файлов, которые содержат кириллицу.
Такой подход позволяет быстро находить любой необходимый документ.
Скорее всего, в будущем использование новых алгоритмов предикативной
аналитики позволит ещё быстрее отыскивать информацию с заданным
контекстом.
Несмотря на усложнение функционала, разработчики СЭД постоянно
работают над упрощением их интерфейса системы. Такие программы быстрее
осваиваются сотрудниками, которые ощущают подсознательный барьер перед
большими объёмами информации и сложными алгоритмами её обработки. Так,
одним из важных преимуществ ECM-платформы bbworkspaceявляется
интуитивно понятный интерфейс: даже пользователи с начальным уровнем
подготовки легко ориентируются в программе после вводного обучения с
помощью специальных видеороликов.
И, наконец, ещё одной важной функциональной возможностью систем
электронного документооборота станет коллективная работа над документами.
На сегодняшний день разработчикиbbworkspace активно внедряют механизмы
совместного доступа к документам, который обеспечивает их быстрое
прохождение по инстанциям, своевременное согласование и сохранение в
последней актуальной версии с возможностью доступа к предыдущим
вариантам файла.
Итак, можно обобщить мероприятия по совершенствованию
организации труда аппарата управления в организации в таблице 7.
Таблица 7
59
Направления по усовершенствованию организации кадрового
документооборота
Меропри
ятие
Экономическая
эффективность
Организационны
й эффект
Социальный
эффект
Формирова
ние
состава
кадрового
подраздел
ения
Повышение
производительности
труда в результате
больше отведенного
времени для принятия
управленческих
решений
исполнительного
директора.
Эффективность
(рациональность и
упорядоченность)
процесса
формирования
персонала;
Упорядочение работы
подразделения, в
котором имелась
вакансия.
Повышение
мотивации труда
сотрудников.
Возможность
решения
вопросов
аппарата
управления а
более быстро.
Автоматиза
ция
функций
кадрового
подраздел
ения
Своевременное
выявление резервов
кадрового потенциала,
снижение затрат на
оплату труда.
Анализ и
использование
оперативной
информации в
текущей
деятельности,
эффективность
принятия
управленческих
решений.
Социальная
защищенность
персонала и
оперативное
представление
информации по
запросам
сотрудников
Развитие
персонала
Повышение
производительности
труда с одновременным
снижением затрат, в
результате полученных
знаний о постановке
кадров и
распределении
обязанностей.
Применение новых
методов и технологий
по организации
управления
персоналом.
Развитие
мотивации
достижений;
Снижение
текучести среди
молодых
специалистов;
Совершенс
твование
условий
труда
Повышение
производительности
труда
Эффективность
распределения
ресурсов кадрового
состава
Стабильность
аппарата
управления
Формирование состава кадрового подразделения. Необходимо проводить
анализ состава численности, текучесть кадров. Данные показатели влияют на
объем кадровой документации.
Усовершенствование автоматизированных операций по кадровому
делопроизводству и обмену документами с другими подразделениями.
Развитие персонала. Необходимо предоставить специалисту по кадрам
информационные ресурсы, с помощью которых ему представится возможность
изучения новых правил и требований кадрового делопроизводства.
60
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Для качественного управления делопроизводством и документооборотом
в организациях необходимо внедрение комплексной системыСЭД, которая
способна автоматизировать не только «традиционную» работу с документами,
но и прочие бизнес-процессы.
В каждой организации возникают проблемы, связанные с хранением
достаточно большого объема информации. Возникает необходимость
применения систем цифрового документооборота. Особенно важно
присоединение крупных организаций, через которые в день проходят десятки
тысяч бит разнообразных данных. Организация электронных архивов в таком
случае просто неизбежно.
Идеальным вариантом выступает хранилище, в котором будет
расположена вся документация, касающаяся деятельности предприятия. Оно
должно вмещать не только структурированные оцифрованные документы
прошлых лет, но и те, которые были сформированы сотрудниками компании
непосредственно в самой СЭДО. Цифровое хранилище в качестве элемента
инфраструктуры юридического лица обязано располагать различными
возможностями работы для своих пользователей.
Основные вопросы, которым нужно уделить максимум внимания:
- полная защита электронных документов, находящихся в папках или
файлах на физических носителях;
- создание условий для воспроизведения информации на электронных
носителях по истечении длительного периода времени с момента создания
электронного документа;
- обеспечение возможности считывания ЭД в долгосрочной перспективе.
Пути решения первой проблемы уже были найдены. Для физической
сохранности электронной информации ее необходимо размещать на нескольких
носителях. Самыми надежными считаются жесткие диски и сервера.
61
Ответы на остальные два вопроса пока остаются в подвешенном
состоянии. Этот факт связан с тем, что на данный момент еще не создан
уникальный прибор для считывания информации со всех существующих видов
носителей. Учитывая стремительное развитие компьютерных информационных
технологий, можно сказать, что на создание подобного устройства уйдет
продолжительный период времени и множество средств.
На основе рассмотренного материала, можно отметить, что управление
документацией является полноценной управленческой функцией организации,
поддержание которой необходимо на всех стадиях жизненного цикла
существования документов (от создания документов - до их ликвидации или
передачи на хранение в архив), а также для всех видов документов и систем
документации организации. Управление документацией предполагает
выполнение принципов экономичности и эффективности и на широком
применении новых информационных технологий, создающих качественный
менеджмент по отношению к документации организации как полноценному
ресурсу управления.
Организация электронного архива помогает воплотить эти мечты в
реальность, а благодаря «безбумажной» форме хранения в офисе еще и
освобождается много места.
Хранение данных не традиционным, бумажным способом, а с
использованием современных информационных технологий позволит Вам
максимально оптимизировать рабочий процесс.
Организация электронного архива на предприятии обеспечит:
Удобный и быстрый поиск нужной документации;
Упорядоченное безопасное хранение;
Коллективный доступ к работе с документами;
Ограничение несанкционированного доступа;
Высвобождение офисных площадей от накопившихся бумаг;
Защиту документации от безвозвратной утери или повреждения.
62
Основными этапами создания электронного архива документов являются:
Подготовка к сканированию и перевод в электронный вид; Настройка системы
в соответствии с бизнес-процессами организации; Разработка регламента
использования системы; Наладка процесса пополнения архива.
Причины необходимости создания электронного архива: Удобство.
Использование электронного архива документов обеспечивает эффективный и
простой доступ и управление служебной информацией.
Доступ к документам в многопользовательском режиме в электронном
виде - не проблема. Скорость. Внедрение электронного архива решает
проблему оптимизации документооборота. Главное предназначение —
сократить время поиска необходимых бумаг. В большинстве случаев
необходимые документы удается найти в автоматическом режиме поиска.
Сохранность. Электронный архив решает проблему утери важных документов
по неосторожности, при их передаче, транспортировке, либо по причине
воздействия окружающей среды (пожар, наводнение и т.п.). Распределенные
хранилища электронных данных с налаженными процедурами резервирования
надежно защищают электронные документы от потери. Безопасность.
Возможность обеспечить контроль доступа к информации в электронном
архиве, исключается потеря важных документов и их несанкционированное
изменение. Механизмы ограничения прав доступа, протоколирование действий
пользователей и автоматическое резервное копирование позволяют обеспечить
высокий уровень информационной безопасности. Логическая целостность.
Продуманная структура электронного архива документов позволит
систематизировать документацию, распределив ее относительно вида и срока
хранения, а также структурировав данные согласно любым другим критериям.
Масштабируемость. Разработка стандартов классификации документов и
введение регламентаций позволит в дальнейшем выработать подход к созданию
единой базы документации компании любого уровня. Масштабируемое
решениеможет вырасти до отраслевого уровня.
63
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Гражданский кодекс РФ. Часть первая
2. Жилищный кодекс Российской Федерации (с изменениями на 31
декабря 2017 года) (редакция, действующая с 11 января 2018 года)
3. Агарков А.П. Теория организации. Организация производства:
Интегрированное: Учебное пособие для бакалавров / А.П. Агарков, Р.С. Голов.
- М.: Дашков и К, 2015. - 272 c.
4. Альбах Е.Н. Управление муниципальными предприятиями и их
имущественными комплексами// Вопросы имущественной политики, 2016. -
№4(19). – С. 3-8
5. Андреев В.И. Саморазвитие менеджера / В.И. Андреев. - М.: Дело,
2014. – 275 с.
6. Балашов, А.П. Основы менеджмента: Учебное пособие / А.П.
Балашов. - М.: Вузовский учебник, ИНФРА-М, 2016. - 288 c.
7. Басовский, Л.Е. Менеджмент: учеб.пособие для студ. вузов, обуч.
по экон. и упр. спец. / Л.Е.Басовский. - М.: ИНФРА-М, 2014. - 214 с.
8. Быкова Т. А. Делопроизводство: Учебник / Т. А. Быкова, Л. М.
Вялова. - М.: ИНФРА-М, 2013. - 364 c.8. Веретенникова И.И. Экономика
организации (предприятия): Учебное пособие для бакалавров / И.В. Сергеев,
И.И. Веретенникова; Под ред. И.В. Сергеев. - М.: Юрайт, 2013. - 671 c.
9. Кирсанова М. В. Современное делопроизводство: Учебное пособие
/ М. В. Кирсанова. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2012. - 312 c.
10. Косьмин А.Д., Свинтицкий Н.В., Косьмина Е.А. Менеджмент. - М.:
Академия, 2014. - 208 с.
11. Кузнецов Ю.В. Теория организации: Учебник для бакалавров /
Ю.В. Кузнецов, Е.В. Мелякова. - Люберцы: Юрайт, 2015. - 365 c.
12. Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления и
делопроизводство: Учебник для бакалавров / И. Н. Кузнецов.- М.: Юрайт, ИД
Юрайт, 2013. - 576 c.