7
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ .................................................................................................................. 8
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ
КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ................................................................ 11
1.1 Понятие и значение документооборота ............................................................ 11
1.2 Информационная характеристика и классификация кадровой документации
..................................................................................................................................... 15
1.3 Организация кадровой деятельности ................................................................ 29
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ И ОЦЕНКА КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА
ПРИМЕРЕ КГБУ «КАЗАЧИНСКОЕ ЛЕСНИЧЕСТВО» ...................................... 34
2.1 Анализ деятельности предприятия .................................................................... 34
2.2 Кадровый документооборот в организации ..................................................... 42
2.3 Система электронного документооборота ....................................................... 51
ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ КАДРОВОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИХ ОЦЕНКА НА ПРИМЕРЕ КГБУ
«КАЗАЧИНСКОЕ ЛЕСНИЧЕСТВО» ..................................................................... 55
3.1 Недостатки организации кадрового документооборота организации ........... 55
3.2 Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в
организации ............................................................................................................... 56
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ......................................................................................................... 60
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ................................................. 63
ПРИЛОЖЕНИЯ...........................................................................................................................62
8
ВВЕДЕНИЕ
Успешная деятельность любого предприятия во многом зависима от
множества факторов, таких как организация производственного процесса,
подбор персонала, стиль руководства.
Важнейшая роль принадлежит делопроизводству и документообороту, на
котором, можно сказать и основывается деятельность предприятия. В каждой
организации ведется работа по сбору, обработке, накоплению, хранению,
поиску и распространению информации. При этом информация все чаще
приобретает фиксированный, документальный характер. Документ,
документированная информация представляет зафиксированную на
материальном носителе информацию с реквизитами, дающими возможность ее
идентифицировать.
В процессе деятельности на предприятии присутствует значительный
объем различных управленческих документов. Их состав основан на
компетенции и функциях организации, порядком решения вопросов, объемом и
характером взаимосвязей с другими предприятиями.
Проблема организации документационного обеспечения в управлении
состоит в том, что не всегда руководители и работники управления относятся к
этому направлению достаточно серьезно. Однако все большее значение
приобретает роль документационного обеспечения, как в краткосрочных, так и
в долгосрочных рамках деятельности предприятия.
Организация работы с документами выражает воздействие на качество
работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих
работников. От того, насколько безупречно ведется документация, зависит
успех управленческой деятельности в целом. Правильно созданное управление
делами сокращает время нужное для поиска информации, увеличивает ее
точность и актуальность.
Ввиду того, что персонал считается одним из наиболее сложных объектов
управления в организации, потому как в отличие от материальных факторов
9
производства персонал имеет возможность осуществлять решения и
критически расценивать предъявляемые к ним требования. Персонал также
имеет субъективные интересы и слишком чувствителен к управленческим
воздействиям, реакция на которые не установлена.
Актуальность представленной темы выражена необходимостью
совершенствования организации кадровогодокументооборота, ввиду того, что
от правильного ее построения во многом зависит эффективность деятельности
организации.
Целью дипломной работы является разработка мер по
совершенствованию организации кадрового делопроизводства.
Объектом работы является
КраевоеГосударственноеБюджетноеучреждение«Казачинскоелесничество»
(КГБУ «Казачинское лесничество»).
Предметом работы является организация кадрового документооборота в
КГБУ «Казачинское лесничество».
Для реализации поставленной цели необходимо решение следующих
задач:
- изложить теоретико-методологические аспекты кадрового
документооборота;
- представить информационную характеристику и классификацию
кадровой документации;
- представить характеристику деятельности КГБУ «Казачинское
лесничество»;
- рассмотреть организацию кадрового делопроизводства в КГБУ
«Казачинское лесничество»;
- сделать выводы и предложить мероприятия по усовершенствованию
организации кадрового документооборота.
Степень научной разработанности проблемы. Разработка теоретических,
методических и практических вопросов, связанных с формированием и
организацией кадрового делопроизводства предприятия, обнаружила
10
отражение в работах следующих отечественных и зарубежных ученых:
Беспалов В.А., Венделева М.А., Шеремет А. Д. и многих других.
Теоретической основой исследования стали работы российских и
зарубежных ученых в области экономики, стратегического управления и
планирования, социально-экономического развития предприятий.
В ходе выполнения исследования были применены методы системного
подхода, статистического и экономического анализа, методы оптимизации и
принятия решений.
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав,
заключения, списка использованной литературы и приложений.
11
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКАЯ
ОРГАНИЗАЦИЯ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1 Понятие и значение документооборота
Документирование представляет собой процесс отображения
информации на бумажном или ином носителе, в котором заложена ее
юридическая составляющая. Порядок и правила документирования отражены в
правовых актах государства.
Федеральным законом от 27 ноября 1994 г. «О библиотечном деле»
раскрыто определение понятия «документ», как, «материальный объект с
зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или
изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в
целях хранения и общественного использования»
1
.
Обязательным является оформление документа на бланках. Это
закреплено требованиями, которые являются стандартами. В списке
требований, которые выражают характерные признаки служебной информации,
можно назвать достоверность, актуальность, убедительность, полнота
сведений. В отличие от того, какие потребности организации (внутренние или
внешние) актуальны при движении служебной документации. Выделяют
следующие категории: документы для внутреннего применения и документы
для внешнего применения. Письменная форма - это основной и неотъемлемый,
характерный признак делового документа
2
.
Необходимость документального подтверждения фактов деятельности
организации состоит в том, чтобы правильно и четко принимать решения по
возможным ситуациям, соблюдать свои права и снижать возможность
появления конфликтных ситуаций, которые способны оказать вред репутации
предприятия.
1
Быкова Т. А. Делопроизводство: Учебник / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова. - М.: ИНФРА-М, 2013. - 364 c.
8. Веретенникова И.И. Экономика организации (предприятия): Учебное пособие для бакалавров / И.В. Сергеев,
И.И. Веретенникова; Под ред. И.В. Сергеев. - М.: Юрайт, 2013. - 671 c.
2
Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: Учебник для бакалавров / И.
Н. Кузнецов.- М.: Юрайт, ИД Юрайт, 2013. - 576 c.
12
Документы для внешнего применения часто выражены деловыми
(официальными, коммерческими) письмами. Они являются основными
средствами связи организации (предприятия, учреждения) с окружающей
внешней средой. Благодаря их существованию, организации определяют и
удерживают контакты, выстраивают отношения, меняются информацией, ведут
подготовительные переговоры, уточняют детали предполагаемой сделки,
предъявляют претензии и т. д.
К числу документов причисляют договор, доверенность, заявление,
протокол, заявка, расписка, постановление, распоряжение, автобиография, счет
и др.
Каждый документ должен отвечать следующим основным требованиям:
1)достоверность;
2)актуальность;
3)аргументированность;
4)полнота информации;
5) лаконизм (краткость) изложения.
Любому документу одновременно присуще несколько функций, что дает
основания удовлетворять различные потребности делового общения.
Определены единые и особые функции документа.
Единые функции:
1) информационная: любой документ предназначен для хранения
информации;
2) социальная: формирование документа обусловлено той или иной
социальной потребностью;
3) коммуникативная: документ считается орудием связи между
отдельными элементами общественной структуры;
4) культурная: документ - это средство закрепления и передачи
культурных традиций, отображения этапов развития цивилизации.
Специальные функции:
13
1) управленческая: документ представляет собой инструмент управления.
Это плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы.
2) правовая: документ представляет собой метод закрепления и
конфигурации правовых норм и правоотношений в обществе. Правовую
функцию помогают поддерживать законодательные и правовые нормативные
акты, а также документы, которым принадлежит правовая функция на время;
3) исторического источника: документ является источником
исторических данных о развитии общества.
Вышеназванные характеристики определяют интернациональный
характер и устанавливают единые для разных языковых культур требования к
документу.
К чертам стиля деловой переписки можно причислить нейтральность
изложения, использование сокращений, применение терминов. Соблюдение
ясности делового текста создает формирование четкости композиции,
доступность формулировок, недопущение логических ошибок.
Предварительная подготовка текста должна производиться при выполнении
следующих основных принципов: достоверность и объективность изложения,
логические, а не эмоционально-экспрессивные средства оценки событий и
фактов, развернутость информации и вместе с тем недопущение рассуждений.
Письменная форма не выступает значимым признаком делового документа. К
документированию не может быть причислена запись речей на магнитную
ленту, фотографирование объектов, киносъемка технологических процессов.
Относительно актуальности темы исследования, необходимо раскрыть
управленческую и правовую функции документов.
Управленческая функция. Основная часть документов подлежит
оформлению в сфере управления и осуществляется преимущественно в
оперативной среде.
Так как процесс управления предполагает разные формы и различные
стадии, циклы и уровни, то и документы, определяющие функцию управления
разнородны: отчетные, организационно-распорядительные, плановые и т. д.
14
Информация и документация прямо или косвенно относящаяся к
управленческой деятельности применяются в целях реализации различных
функций, препорученных на всевозможные аппараты и органы управления.
Правовая функция. Данная функция находит тесную взаимосвязь с
управленческой. Она помогает закрепить правовые нормы и правоотношения в
обществе и указывает для управленческих документов юридическую силу
3
.
К документам, которым принадлежит правовая функция, можно
причислить: правовые акты органов государственной власти; судебные,
прокурорские, нотариальные и арбитражные акты; акты управления,
вызывающие определённые юридические последствия; документы, в которых
прописаны договорные отношения, а также удостоверительные документы
(паспорта, дипломы об образовании, командировочные удостоверения и т. п.).
Помимо этого, правовую функцию на срок могут реализовывать и другие
документы, например, применяемые в качестве судебных доказательств.
Организация эффективной работы с бумагами во многом подвержена
влиянию от размеров компании и его документооборота. В небольших
организациях в основном всю работу по делопроизводству осуществляет
секретарь или офис-менеджер, так как там есть возможность обойтись без
обособленного отдела. Иногда сотрудникам позволено совмещать обязанности
по делопроизводству и кадровые обязанности.
В средних и больших организациях создается отдел, который отвечает за
делопроизводство и документооборот, - канцелярия, служба делопроизводства,
общий или административный отдел.
Основные аспекты организации делопроизводства:
1. Документы находятся в сохранности, они не должны пропадать,
поступать и быть отправлены, минуя службу документационного управления.
Любой документ должен быть своевременно предоставлен, должны легко быть
выявлены ответственный исполнитель и местонахождение документа. Для
3
Основы делопроизводства: учебник и практикум для СПО / Н. Н. Шувалова, А. Ю. Иванова; под
общ.ред. Н. Н. Шуваловой. — М.: Издательство Юрайт, 2015. — 375 с.
15
этого должна быть осуществлена регистрация входящей и исходящей
корреспонденции.
2. В организации должны быть созданы контролирующие сотрудники за
сохранность документов. Сотрудник делопроизводства должен контролировать
своевременно ли документы подлежат исполнению, как и чем, закрываются
поручения.
На основании Методических рекомендаций по разработке инструкций по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти,где одна из
основных задач службы делопроизводства в организации – надлежащее
исполнение функции контроля над движением документов.
В случае ненадлежащего исполнения документационного обеспечения, ее
необходимо правильно формировать. Если делопроизводство ведется в
основном на бумажных носителях, то необходимо вручную указывать сроки и
напоминать о них исполнителям какому-либо ответственному сотруднику. В
системе электронного документооборота контроль исполнения документов
производится автоматически, но также нужно отслеживать, чтобы документы
находились на постоянном контроле, вовремя исполнялись, поручения по
документам закрывались корректно (дата, номер ответного документа).
Структурное подразделение документационного обеспечения является
составляющиморганом управления внутри организации, который располагает
установленным набором функций. Количество и штатный состав структурных
подразделений зафиксированы в организационных и кадровых документах
компании.
1.2 Информационная характеристика и классификация кадровой
документации
Особую значимость составляет кадровая документация. Она
подразумевает обработку необходимых данных о сотруднике. Информация
кадровой документации необходима не только на протяжении того периода, в
16
течение которого сотрудник работает на предприятии, но и после того, когда он
может уволиться.
Кадровая документация должна вестись таким образом, чтобы в
кратчайшие сроки можно было извлечь максимум информации о сотруднике.
От достоверности и правильности оформления кадровой документации во
многом зависит оперативность и производительность труда.
Управление документацией представлено четырьмя основными
составляющими, которые в системе дают возможность достичь
производительности «документальной» деятельности и содействовать
расширению организации за счет систематического применения
документированной информации. Элементы управления документацией
объединяют целый жизненный цикл документов.
1. Создание документов. Этот элемент подразумевает утверждение
необходимого перечня применяемых документов, их названий и
функционального назначения, проектирование форм документов, наблюдение
за их применением, использование современных информационных технологий
для формирования документов. Создание документов подразумевает
заполнение их в ручном, автоматизированном виде. В основном кадровая
документации должна быть оформлена в соответствии с утвержденными,
унифицированными формами. Но на предприятии допускается применение
внутренних кадровых документов, которые разработаны на предприятии.
Однако, при собственной разработке кадровых документов, необходимо
придерживаться основных реквизитов заполнения.
2. Хранение и использование документированной информации. Этот
элемент подразумевает формирование дел (в российской терминологии),
формирование файлов и систем поиска документов и информации, становление
систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и
тиражирования документов; формирование центров хранения документов или
административных архивов (в российской терминологии - текущие архивы).
Хранение документов на разных предприятиях организовано по-разному. На