17
малых предприятиях, где работает не много сотрудников, в основном кадровой
работой занимаются бухгалтера или сами руководители. При этом объем
обрабатываемой документации достаточно невелик. Относительно крупных
предприятий, то здесь необходимо отметить об организации архивного
хранения документов. Это могут специальные архивные подразделения внутри
организации. Также крупные предприятия могут передавать документы в
архивы.
3. Передача документов на постоянное (государственное) хранение. Этот
элемент подразумевает как создание перечней документов со сроками
хранения, оценка документов, идентификация и определение каждого
документа и комплексов документов. Ценность и необходимость сохранения
признается за документами, которые могут предназначаться для доказательства
происходящих сделок или для выполнения исторических исследований.
4. Управление архивами. Этот элемент подразумевает проектирование и
строительство архивохранилищ, усовершенствование методов консервации и
реставрации, систематизации и описания архивных фондов, доступа к
документам, формирования справочных средств и распространения в обществе
информации об архивах.
Управление базируется на информации. В процессе управления
возникают информационные потоки между объектом и субъектом управления
экономического объекта, а также между ним и внешней средой.
Направленность внутренних информационных потоков характеризует прямую
и обратную связь в системе управления.
Система управления, на базе информации о положении экономического
объекта и информации, прибывающей из внешней среды, устанавливает цели
функционирования экономического объекта и формирует директивы,
влияющие на объект управления (прямая связь).
Информационный процесс управления осуществляется путем исполнения
строго регламентированной совокупности процедур, ориентированных на
отображение исходной информации в результатную. Установленная
18
хронология процедур преобразования информации и совокупность методов и
способов их реализации характеризуют информационную технологию.
В итоге использования информационных технологий к информационным
ресурсам формируется некая новая информация или информация в новой
форме. Эта продукция информационной системы получает название
информационный продукт и услуга.
Информационный продукт или услуга – специфическая услуга, когда
определенное информационное заключение в виде совокупности данных,
сформированная производителем для передачи в вещественной и
невещественной форме, передается пользователю информации.
Автоматизированная информационная система — совокупность
программных и аппаратных средств, определенных для хранения и/или
управления данными и информацией и производства вычислений.
Информационная система может быть проанализирована, построена и
управляема на основе общих принципов построения системы.
Информационные системы формируются в двух направлениях:
- разработка информационной системы, в основе которой, лежит
производственный цикл;
- разработка информационной системы, в основе которой лежит цикл
принятия решения.
В процессе передачи документов решаются следующие основные задачи:
- формирование и группировка документов по маршрутам;
- контроль качества исполнения документов, исключающий случаи их
порчи или утраты;
- формирование маршрутов движения документов;
- своевременная отправка документов адресатам;
- ликвидация излишних и просроченных документов;
- контроль над возвратом документов;
- оформление документов.
19
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) –
отрасль деятельности, которая формирует документирование и организацию
работы с официальными документами, имеет особое значение для работы
каждого предприятия: в организациях формируются документы, которые
показывают результаты и осуществление производственной деятельности,
финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое
обеспечение и т.п. С помощью документов обеспечивается выполнение
управленческих функций, в них отражены планы, отражаются учетные и
отчетные показатели и прочая информация. На основании выше изложенного,
можно отметить, что от того как построена работа с документами, во многом
зависит оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их
реализации и деятельность организации в целом.
Организация работы с документами наиболее ответственная частью
процессов управления и принятия управленческих решений, оказывающая
значительное влияние на оперативность и качество управления.
Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение
информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.
Своевременность оформления кадровой документации должна
непременно занимать первое место в организации документооборота на
предприятии.
Эти составные части самым тесным образом связаны с
документационным обеспечением управления. Для получения экономического
эффекта, прежде всего, требуется соответственное качество информации,
которое выражается ее количеством, оперативностью, степенью сложности и
оценкой. Если на предприятии не построена четкая работа с документами, то,
как результат, снижается эффективность управление, так как оно зависит от
качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации,
правильной организации справочно-информационной службы, четкой
организации поиска, хранения и применения документов.
20
Классификация документов в делопроизводстве – это необходимая
система документооборота, когда всё лежит на своих местах – по срокам и
надобности. С некоторыми документами кадровик работает ежедневно,
например, с входящей-исходящей документацией, а некоторых касается
изредка. Чтобы в делах был порядок, и в случае чего не кадровик, а другой
заинтересованный сотрудник быстро смог найти нужную бумагу, все
документы нужно упорядочить
4
.
Вся кадровая документация предприятия относится к организационно-
распорядительной.
Основные подсистемы кадровой документации:
- локально-нормативные акты;
- распорядительные документы;
- документы, касающиеся трудовой деятельности сотрудников;
- информационно-расчётные документы;
- внутренняя переписка;
- журналы учёта и регистрации.
К локальным актам можно, например, отнести:
- коллективный договор;
- положение об оплате;
- положение об отделе кадров;
- должностные инструкции.
К распорядительным бумагам относятся:
- приказы по основной деятельности фирмы;
- приказы по персоналу (о приёме, переводе, по дисциплине и т.д.).
Трудовая деятельность сотрудников задокументирована:
- трудовыми книжками;
- договорами;
- справками о трудовой деятельности.
4
Основы делопроизводства: учебник и практикум для СПО / Н. Н. Шувалова, А. Ю. Иванова; под
общ.ред. Н. Н. Шуваловой. — М.: Издательство Юрайт, 2015. — 375 с.
21
Информационно-расчётные документы:
- личные карточки Т-2;
- штатное расписание;
- графики отпусков;
- табель;
- графики сменности;
- личные дела сотрудников.
К внутренней переписке можно отнести:
- служебные записки;
- докладные;
- представления (по итогам аттестации либо самостоятельные бумаги).
Кроме того по срокам хранения документы можно разделить:
- оперативного хранения;
- временного;
- постоянного.
В свою очередь оперативное хранение разделяется на подвиды:
- хранение документов на исполнении;
- хранение уже исполненных документов.
Исполненные – это значит всеми завизированные, согласованные и
зарегистрированные.
Документы, находящиеся на исполнении, в одной папке хранить
неудобно, ведь их за день-два может достаточно много накопиться.
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) –
отрасль деятельности, которая формирует документирование и организацию
работы с официальными документами, имеет особое значение для работы
каждого предприятия: в организациях формируются документы, которые
показывают результаты и осуществление производственной деятельности,
финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое
обеспечение и т.п. С помощью документов обеспечивается выполнение
управленческих функций, в них отражены планы, отражаются учетные и
22
отчетные показатели и прочая информация. На основании выше изложенного,
можно отметить, что от того как построена работа с документами, во многом
зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их
реализации и деятельность организации в целом.
Организация работы с документами наиболее ответственная частью
процессов управления и принятия управленческих решений, оказывающая
значительное влияние на оперативность и качество управления.
Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение
информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.
Эти составные части самым тесным образом связаны с
документационным обеспечением управления. Для получения экономического
эффекта, прежде всего, требуется соответственное качество информации,
которое выражается ее количеством, оперативностью, степенью сложности и
оценкой. Если на предприятии не построена четкая работа с документами, то,
как результат, снижается эффективность управление, так как оно зависит от
качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации,
правильной организации справочно-информационный службы, четкой
организации поиска, хранения и применения документов.
Служба документационного обеспечения управления ориентирована на
решение трех основных комплексов задач:
- снабжение документацией управленческую деятельность;
- организационная работа с документами в учреждении;
- совершенствование форм и методов работы с документами.
Задачи, которые стоят перед названной выше службой, исходят из ее
функций:
- разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;
- обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;
- контроль качества создания и оформления документов, соблюдение
необходимой процедуры согласования и удостоверение документов.
23
Задачи организации работы с документами на предприятиях решаются
выполнением следующих функций:
Установление единого порядка движения документов (документооборота
учреждения);
Экспедиционная обработка входящей и исходящей документации;
Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних
документов;
Контроль над исполнением документов;
Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование;
организация работы с обращениями граждан;
Обеспечение защиты информации.
Задачи совершенствования форм и методов работы с документами
содержат выполнение следующих функций:
- разработку и обработку нормативных, инструктивных, методических
документов и доведение их до сведения работников организации;
- методическое руководство и контроль над соблюдением закрепленных
правил работы с документами в структурных подразделениях организации;
- повышение квалификации работников организации и их
консультирование по вопросам работы с документами;
- упорядочение документации организации, проведение работ по
унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов,
которые применяются в деятельности организации;
- разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами,
совершенствование документооборота организации, повышение
исполнительной дисциплины;
- постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных
информационных систем и баз данных для работы с документами.
В ситуации расширения деятельности предприятия и численности его
сотрудников задача, ориентированная на достижение эффективности
документационного обеспечения управления становится все более актуальной и
24
значимой. Основные проблемы, которые могут возникнуть в процессе
деятельности, такие как:
Руководство не имеет целостной картины происходящего.
Структурные подразделения, не владея информацией о деятельности
подразделений, перестают производить свою деятельность организационно и
ответственно. Снижается качество обслуживания клиентов и способность
организации поддерживать внешние контакты.
Следствием этого происходит значительное падение производительности
труда; создается ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических,
коммуникационных и т. д.
Расширяется штат, происходит вложение средств в оборудование новых
рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение сотрудников.
Для производственных предприятий увеличение штата может повлечь
изменение технологии производства, что потребует дополнительных
инвестиций.
В ситуации неоправданного роста штата, падения производительности,
необходимости инвестиций в производство наблюдается потребность в
увеличении оборотного капитала, что, в свою очередь, приводит к снижению
прибыли.
Осознав важность совершенствования документационного обеспечения
управления, организации нередко допускают массу ошибок, пытаясь
автоматизировать документооборот, и выделить в этой ситуации проблему
выбора методов автоматизации.
В числе самых распространенных решений выступает автоматизация
отдельных рабочих мест (АРМ): секретаря-референта, менеджера, бухгалтера
или руководителя. Основными недостатками такого подхода можно назвать:
отсутствие способов организации электронного информационного обмена
между сотрудниками и подразделениями предприятий; отсутствие
функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией
делопроизводственных.
25
Основные функциональные части (компоненты) системы автоматизации
делопроизводства в управлении предприятиями и организациями:
- средства и правила создания документов,
- ведения их электронного архива,
- поддержки документооборота и при этом базироваться на программно-
технических платформах предприятия.
Чтобы организовать эффективное использование информации, все
остальные компоненты управления должны полагаться на систему ведения
делопроизводства, лишь в этом случае можно решить задачи, которые ставит
перед собой управление организацией. С точки зрения комплексной
автоматизации деятельности предприятий их прикладные информационные
системы должны полагаться на программно-технические платформы и систему
автоматизации делопроизводства.
Важнейшие процессы кадрового учета автоматизируются
соответствующим классом систем, защищенность которых достигается целым
комплексом технических и организационных мер.
В их составе антивирусная система, защита межсетевого экранирования и
электромагнитного излучения. Системы защищают информацию на
электронных носителях, передаваемые по каналам связи данные,
разграничивают доступ к разноплановым документам, создают запасные копии
и восстанавливают конфиденциальную информацию после повреждений.
Полноценное обеспечение информационной безопасности на
предприятии должно быть стандартизировано и находиться под полным
контролем круглогодично, в реальном времени в круглосуточном режиме. При
этом система учитывает весь жизненный цикл информации, начиная с момента
появления и до полного её уничтожения или потери значимости для
предприятия.
Качественные системы информационной безопасности учитывают
всевозможные объекты угроз, их источники, цели злоумышленников, способы
овладения информацией, а также варианты и средства защиты. Они
26
обеспечивают полную сохранность информационной среды, поддерживают
функционирование рабочих комплексов, усовершенствуют его в интересах
рабочего персонала.
Для сохранности и для предотвращения потери данных в индустрии
информационной безопасности разрабатываются системы защиты. Их работа
основана на сложных программных комплексах с широким набором опций,
предотвращающих любые утраты данных.
Существует пять уровней защиты информации:
- законодательный – на уровне законов, норм, актов и т. д.;
- административный – на уровне администрации предприятия;
- аппаратно-программный – на уровне специальных программ и
устройств;
- физический – на уровне электронно-механических препятствий для
проникновения нарушителей;
- морально-этический – на уровне норм поведения, престижа как одного
человека, так и целой организации;
Только комплекс таких мер, которые будут направлены на устранение
угрозы безопасности, образуют систему защиты информации.
Для всех внутренних документов должны быть установлены места и
сроки хранения, порядок утилизации. В каждом отделе должен быть назначен
ответственный по ведению архива. Нужно не забывать и про культуру работы с
документами, нужно обучать сотрудников правильному отношению к
документам. Все это должно быть отражено в должностных инструкциях. В
зависимости от важности и принадлежности документа, задается место его
хранения. Например, внутренние документы отделов могут храниться
непосредственно в отделе весь срок, а важные документы (документы расхода,
документы внутренних инвентаризаций и т.д.) в специально отведенном месте
на складе.
Деятельность компании ведется с помощью базы данных и в ней
сохраняются все рабочие документы, необходимые данные, отчеты. К