47
Нормативная база системы организации кадрового документооборота
включает:
1. Кодексы РФ: ГК РФ, НК РФ, ТК РФ;
2. Устав предприятия;
3. Положение об организационной структуре;
4. Положение об оплате труда и премировании;
5. Штатное расписание предприятия;
6. Трудовые договоры;
7. Должностные инструкции;
8. Приказы, распоряжения директора предприятия.
Структурное подразделение документационного обеспечения
выраженаорганом управления внутри организации, обладающий определенным
набором функций. Количество и штатный состав структурных подразделений
закреплены в организационных и кадровых документах компании.
Рассмотрим основные схемы кадровых операций.
Прием на работу в КГБУ «Казачинское лесничество» происходит по
следующей схеме.
1. Подготовительные мероприятия.
Получение документов, необходимых для оформления на работу.
Направление на предварительный медицинский осмотр.
2. Прием заявление о приеме на работу
Ознакомление работника с локальными нормативными актами и
коллективным договором под роспись в Журнале ознакомления с ЛНА.
3. Заключение трудового договора
Заполнение шаблона трудового договора.
Подписание трудового договора работодателем и работником.
Регистрация трудового договора в Журнале регистрации трудовых
договоров и соглашений к ним.
Вручение одного экземпляра трудового договора работнику.
4. Заключение договор о полной материальной ответственности.
48
Заполнение шаблона договора.
Подписание договора работодателем и работником.
Регистрация договора в Журнале регистрации договоров о материальной
ответственности.
Вручение одного экземпляра трудового договора работнику.
5. Подготовка приказа о приеме на работу.
Составление приказа по унифицированным формам Т-1 и Т-1а.
Подписание приказа у руководителя.
Регистрация приказа в Журнале регистрации приказов.
Ознакомление работника с приказом под роспись в трехдневный срок со
дня фактического начала работы.
6. Внесение записи в трудовую книжку.
7. Внесение сведений в Книгу учета движения трудовых книжек и
вкладышей к ним.
8. Оформление личной карточки.
Составление по унифицированной форме Т-2.
Ознакомление работника под роспись со сведениями, внесенными в
трудовую книжку и в личную карточку.
Увольнение сотрудника по собственному желанию — наиболее часто
встречающийся способ прекращения трудовых отношений. Работнику нужно
написать заявление на имя руководителя не позднее, чем за две недели до даты
предполагаемого увольнения (ст. 80 ТК РФ). Однако если увольняется
руководитель, срок составляет месяц. А вот сотруднику, находящемуся на
испытательном сроке, подать заявление о своем увольнении можно за три дня
(ст. 71 ТК РФ). Также за три дня оформить заявление могут лица, с которыми
трудовой договор заключен на срок менее двух месяцев (ст. 292 ТК РФ), а
также те, кто занят на сезонных работах (ст. 296 ТК РФ).
Увольнение сотрудников проходит в следующем порядке.
Уволить работника можно только при наличии документов,
подтверждающих основание увольнения, например (ст. ст. 78, 79, 80 ТК РФ):
49
- заявления об увольнении (см. образец 1), если работник увольняется по
собственному желанию;
- соглашения о расторжении трудового договора (см. образец 2), если вы
расстаетесь с работником по соглашению сторон;
- уведомления об истечении срока действия трудового договора (см.
образец 3), если работник трудился по срочному трудовому договору.
Далее для увольнения работника производятся следующие действия:
- издается приказ об увольнении (форма N Т-8 или Т-8а) (см. образец 4).
В этом приказе обязательно указываются:
- основание увольнения;
- пункт, часть и статья ТК РФ, в соответствии с которой работник
увольняется.
На приказе работник должен поставить свою подпись о том, что он с ним
ознакомлен.
На основании приказа делается запись об увольнении в трудовой книжке
работника.
Оформляется записка-расчет (форма № Т-61) с указанием всех
причитающихся работнику выплат.
Сделать запись об увольнении в личной карточке работника (форма N Т-
2) и ознакомить работника с внесенными в нее данными под роспись (ст. 84.1
ТК РФ).
Ввиду того, что характер данной отрасли требует постоянных
перемещений сотрудников, особый акцент необходимо уделить кадровой
документации, фиксирующей направления сотрудников на места работы,
совещания, конференции. Специалист кадрового отдела получает задание от
руководителя на оформление сотрудников в командировки. Специалист
кадрового отдела должен подготовить список документов и ознакомить
сотрудника о времени, дате его отправления в командировку. Также специалист
по кадрам должен проконтролировать сроки выбытия и прибытия сотрудника.
50
В результате работы проведен анализ организации кадровой работы
КГБУ «Казачинское лесничество» и выделены ее характерные особенности
(Таблица 5).
Таблица5
Анализ организации кадровой работы КГБУ «Казачинское
лесничество»
№
п
/
п
Направление УП
Состояние
1
Кадровая политикаи
кадровое планирование:
формализация,
соответствие целям и
задачам организации,
информированность
персонала,
мотивирующий эффект
Формализована частично в документах:
- Положение об оплате труда;
- Правила внутреннего трудового
распорядка;
- Коллективный договор.
В целом кадровая работа проводится в
соответствии с текущими задачами организации,
принимаются во внимание долгосрочные
перспективы. Информация закрыта для
персонала. Мотивация выше среднего –
производительность труда растет. Текучесть
имеет тенденцию к снижению.
2
Кадровое
подразделение
Исполнение кадровых вопросов возложено
специалиста по кадрам
3
Организация
работ:
регламенты;
рабочие
места;
условия труда
Должностные инструкции имеются для всех
сотрудников, рабочие места оснащены всем
необходимым. Условия труда нормальные.
Проведена аттестация рабочих мест.
4
Подбор
персонала:
как часто и на какие
должности подбирают
сотрудников, почему, кто
отвечает
Проводится по мере необходимости. За подбор
претендентов отвечает исполнительный
директор. Директор утверждает кандидатов.
5
Введение в работу:из
каких этапов состоит,
существуют ли в вашей
фирме и в каком виде
специальные программы
введения в работу, как и
кто оценивает результаты
испытательного срока
Состоит в знакомстве новичка с коллективом и
передаче ему нормативно-методических
материалов.
51
7
Обучение:
кого обучают, какие
формы обучения
применяются, как часто
проводится обучение, кто
его проводит
По необходимости, чаще всего в треннинговых
компаниях, результаты обучения не всегда
приводят к улучшению работы
8
Продвижение:
как происходит
назначение на
должности, как отбирают
кандидатов и т.д.
Назначение на должность происходит по
представлению Генерального директора, если
увольняются руководящие работники.
9
Компенсация труда:
формы и системы оплаты
труда, порядок
премирования,
соцпакет
Применяется повременная система оплаты труда
на основе должностных окладов. Ежемесячное
премирование в размере от 10-50 % от оклада
для всех категорий персонала.
10
Трудовые
Есть коллективный договор. Отношения найма
оформляются и реализуются в строгом
соответствии с требованиями ТК РФ.
2.3 Система электронного документооборота
Изучение движения внутренней документации в КГБУ «Казачинское
лесничество» дает основание отметить, что на предприятии отсутствует
регистрация движения документов из подразделения в подразделение. Ввиду
этого обстоятельства наблюдаются потери документов на бумажных носителях,
а также затягиваются сроки прохождения документов по назначению.
Работа с внутренней документацией производится в КГБУ «Казачинское
лесничество» как в электронном виде и с электронными файлами документов,
так и на бумажных носителях, и начинается с момента получения указания на
разработку документа или в случае возникновения необходимости в ответе на
полученную корреспонденцию.
6
Оценка:
какие категории
персонала участвуют, что
оценивается (результаты,
достижение целей,
квалификация и т.д.),
какова ее периодичность;
какие применяются
методы; кто в ней
участвует и т.д.
Проводится аттестация на соответствие
сотрудника занимаемой должности 1 раз в 3 года
52
В деятельности КГБУ «Казачинское лесничество» активно используются
компьютеры. С помощью компьютеров подразделения обмениваются
информацией между собой, используя местную базу данных и сеть для поиска
информации.
В настоящее время обмен документами между хозяйствующими
субъектами и физическими лицами постепенно переходит с бумажного
носителя на электронный носитель. Система электронного документооборота
имеет ряд преимуществ перед простой бумагой - она позволяет сэкономить
время и увеличить эффективность принимаемых решений.
Система электронного документооборотаможет быть построена как
внутри компании, так и между разными фирмами через сеть Интернет.
Электронный документооборот - это система процессов по обработке
документов в электронном виде. Большинство современных бухгалтерских и
кадровых программ умеют формировать электронные документы в
стандартном установленном на законодательном уровне формате. Но чтобы
такой документ обладал юридическим весом, он должен быть подписан обеими
сторонами электронной подписью. Электронный документооборот можно
разделить на два больших вида - обмен документами внутри фирмы либо
между разными компаниями по каналам связи. Допускается объединить эти две
системы в одну глобальную. Использование электронного документооборота
внутри компании требует приобретения необходимого программного пакета
(платформы ЭДО), а также оборудования для его функционирования (сетевого
оборудования, сервера и т. д.). Для того чтобы произвести обмен документами
между двумя компаниями необходим оператор электронного
документооборота. Он гарантирует доставку сообщений, контролирует формат
пересылаемых документов, требует заверки работы с данными электронной
подписью, хранить архив документов.
Электронный документооборот обладает неоспоримыми преимуществами
перед бумажным носителем:
53
- упорядочивание делопроизводства - система не даст присвоить один и
тот же номер разным документам, поскольку это будет происходить по порядку
и автоматически;
- отслеживание положения каждого документа - в любой момент времени
можно будет узнать, кто именно работает с документом. Сотрудник не сможет
его испортить или потерять. Удаленный случайно или специально документ все
равно можно восстановить;
- ускорение обработки документов - если отделы компании разбросаны
по нескольким зданиям, то бумажный документ необходимо лично нести туда
для согласования. При ЭДО необходимый документ попадает к работнику за
доли секунды;
- удобная работа с версиями - при редактировании система сохраняет
каждую версию. При необходимости можно проследить, кто и когда вносил в
документ изменения;
- круглосуточный удаленный доступ - при необходимости, доступ к
системе ЭДО можно организовать через интернет с любого компьютера
земного шара. Работник может работать с документами, находясь в
командировке, в отпуске или больничном;
- планирование работы - благодаря указанию даты создания и срока
исполнения, можно планировать исполнение поступающих документов
согласно очереди;
- поиск документов - можно произвести поиск в общей базе документов
по ключевым словам и выражениям;
- экономия бумаги - нет необходимости распечатывать все документы в
необходимом количестве.
Несмотря на явные достоинства, у систем ЭДО есть и недостатки,
которые могут остановить фирму от внедрения.
К ним относятся:
- нужно затратить денежные средства на приобретение системы, которые
в зависимости от количества пользователей могут составлять до 100 тыс. руб.;
54
-после покупки длительное время занимает ее установка, внедрение и
отладка;
- необходимо провести обучение всех пользователей, которые будут в ней
задействованы;
- обеспечение безопасности системы - разграничение доступа между
пользователями, выпуск необходимых электронных подписей, защита от
проникновения извне;
- в штате фирмы должен быть администратор, который будет следить за
функционированием системы, выполнять сервисные действия, решать вопросы
пользователей;
- в целях сохранности информации необходимо выполнять резервное
копирование базы с документами;
- если ЭДО отсутствует у фирм-партнеров, необходимо обеспечить
существование и электронной, и бумажной системы.
55
ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ КАДРОВОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИХ ОЦЕНКА НА ПРИМЕРЕ КГБУ
«КАЗАЧИНСКОЕ ЛЕСНИЧЕСТВО»
3.1 Недостатки организации кадрового документооборота
организации
На основании проведенного анализа организации документооборота
исследуемого предприятия выявлен ряд недостатков системы кадрового
делопроизводства (Таблица 6).
Таблица 6
Выявленные недостатки кадровой работы КГБУ «Казачинское
лесничество»
№
п
/
п
Направление УП
Описание
1
Кадроваяполитика
Руководители не располагают
регламентами по УП, поэтому действуют по
собственному усмотрению и инициативе.
Работники не имеют информации о
возможностях обучения, продвижения и
т.п.
2
Кадровое
подразделение
Избыточная загруженность специалиста по
кадрам, в основном работой с документами.
3
Организация
работ:
регламенты;
рабочие
места;
условия труда
Должностные инструкции составлены по
шаблонам, не прописаны некоторые
особенности деятельности.
4
Подбор
персонала:
как часто и на какие должности
подбирают сотрудников,
почему, кто отвечает
Отбор сотрудника основан на субъективных
оценках его личности будущим
руководителем, поэтому результаты
процесса не всегда удовлетворительны –
новые сотрудники не выдерживают
испытательный срок.
5
Введение
в работу:
из каких этапов состоит,
существуют ли в вашей фирме
и в каком виде специальные
программы введения в работу,
как и кто, оценивает
результаты испытательного
срока
При ознакомлении с вакансией мало кто
сразу заинтересовывается работой.
Кандидаты ведут себя пассивно.
56
6
Оценка:
какие категории персонала
участвуют, что оценивается
(результаты, достижение
целей, квалификация и т.д.),
какова ее периодичность;
какие применяются методы; кто
в ней участвует и т.д.
Проводится аттестация на соответствие
сотрудника занимаемой должности 1 раз в
3 года
7
Обучение:
кого обучают, какие формы
обучения применяются, как
часто проводится обучение, кто
его проводит
Если отсутствуют средства на обучение, его
проведение откладывается. Слабо
учитывается реальная потребность
организации в подготовке сотрудников,
которая проводится при наличии проблем в
выполнении работы. Ориентация на
внешнее обучение не дает возможности в
полной мере учесть специфику конкретной
деятельности. Внешнее обучение стоит
дорого.
8
Продвижение:
как происходит назначение на
должности, как отбирают
кандидатов и т.д.
Застой в развитии персонала. Отсутствие
реальных перспектив развития снижает
мотивацию молодых специалистов и
опытных сотрудников, способствуя росту
текучести квалифицированного персонала.
9
Компенсация труда:
формы и системы оплаты труда,
порядок премирования,
соцпакет
Премиальные выплаты не стимулируют рост
продуктивности труда, т.к. нацелены на
удержание персонала, а не улучшение
работы.
Трудовые
отношения:
легитимность, наличие
коллективного договора, формы
и виды занятости и т.д.
Загруженность некоторых штатных
сотрудников недостаточна или
неравномерна в течение рабочего дня,
месяца, года (из-за сезонности работ).
Поэтому высоки затраты на заработную
плату, фактически не отработанную.
3.2 Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота в организации
В целях осуществления простотыдействий в организации
делопроизводства необходимопредварительнопроизвести подготовку шаблонов
некоторых документов. К примеру, оформитьобразцы заявлений, приказов и
актов, которые в случае потребности можно будет оформить в части
меняющейся информации и распечатать. Это во многом поможетснять нагрузку
со специалиста по кадровой работе и упорядочит процесс оформления
внутренней документации.