64
деятельность службы персонала ООО «Адривер» регламентируется и
регулируется нормативными актами РФ, кадровая документация также
оформляется в соответствии с рекомендациями нормативно-методических
указаний, утвержденных и действующих на всей территории нашей страны,
а также согласно собственному положению об организации
документооборота. Так же как и в любом кадровом делопроизводстве в
службе персонала ООО «Адривер» используются унифицированные формы
первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.
В перечень документов, функционирующих в системе службы
персонала ООО «Адривер», входят такие, как:
- Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
- Штатное расписание (ф. Т-3) (штатная расстановка);
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
- Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и
вкладышей к ним;
- Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к
ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. №
6978);
- Положение об оплате труда;
- Положение об аттестации работников;
- График отпусков;
- Трудовой договор;
- Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со
штатным расписанием;
- Приказы о приеме на работу;
- Приказы о переводе на другую работу;
- Приказы об увольнении;
- Приказы о предоставлении отпусков;
- Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения
заработной платы;
65
- Личная карточка работника (форма Т-2);
- Трудовая книжка.
Из представленного перечня кадровых документов, входящих в
систему документации службы персонала ООО «Адривер» видно, что
документы, представленные в нем, являются, во-первых, минимально
необходимыми для ведения кадрового делопроизводства, во-вторых,
обусловлены спецификой деятельности ООО «Адривер», в-третьих, связаны
с текучестью кадров в организации.
Показано очевидность преимущества внедрения электронного
документооборота в ООО «Адривер» перед бумажным. Автоматизированная
система поможет сделать их доступнее, лучше обеспечивает сохранность.
Также с ее помощью можно будет следить за статусом выставленных счетов,
подписания, получения или отправки бумажных документов.
Для решения проблем по обработки информации предприятию
ООО «Адривер» необходимо внедрить систему электронного
документооборота.
В процессе данного исследования проанализированы системы
электронного документооборота и подобрана наиболее подходящая под
условия ООО «Адривер».
Руководству компании следует обратить особое внимание на то, что
существующая система на данный момент является актуальной и достаточной
для полноценной автоматизации документооборота .
Для экономического роста предприятия необходимо использовать
современные технологии. Анализ теоретического материала позволяет
рекомендовать руководству компании новые технологии в создании и
построении системы электронного документооборота.
Также система автоматизации делопроизводства позволит снизить
трудозатраты на создание документов, их передачу, контроль исполнения,
сохранение и быстрый поиск информации.
В целом, анализируя результаты внедрения вычислительной техники в
66
организацию делопроизводственного обслуживания, можно сделать вывод о
том, что соответствующий требованиям уровень обработки больших массивов
информации, а также оперативность работ по делопроизводственному
обслуживанию возможны только при внедрении в делопроизводственную
службу современных средств быстрого обмена информации через
вычислительную технику.
На данный момент наиболее рекомендуемой системой электронного
документооборота является ЕФРАТ ДОКУМЕНТООБОРОТ (СУБД НИКА)
включающая в себя все виды компонентов требующихся для:
1) улучшения повышения исполнительской дисциплины;
2) повышения продуктивности работы отдельных сотрудников и
под
разделений в целом;
3) сокращения времени исполнения поручений;
4) оптимизации маршрутов прохождения документов;
5) повышения оперативности получения необходимой информации.
С учетом этих тенденций в системе ЕВФРАТ, кроме традиционных
функций электронного документооборота, реализованы новые возможности
по автоматизации бизнес-процессов организации, таких как: взаимодействие с
заказчиками, управление договорами, прием обращений граждан и пр.
В их основе лежат принципиально новые технологии, разработанные
специалистами Cognitive Technologies. Таким образом, использование
системы ЕВФРАТ позволяет заменить стандартные офисные программы и
средства электронной почты в несвойственных для них областях
автоматизации бизнес-процессов. При этом ЕВФРАТ интегрирована с
популярными офисными программами, что делает переход на нее удобным и
безболезненным.
Кроме того, система электронного документооборота и автоматизации
бизнес-процессов ЕВФРАТ совмещает в себе отлаженность коробочного
продукта и гибкость проектного решения.
67
Это означает что, с одной стороны, система ЕВФРАТ готова к
быстрому вводу в эксплуатацию, обеспечивая быструю отдачу от инвестиций,
а, с другой, содержит инструменты адаптации, которые позволяют в рамках
«мини-проектов» учесть специфику деятельности конкретного предприятия
и используемых им информационных систем без дополнительного
программирования.
По результатам западных исследований (данные Gartner Group), при
обычном "бумажном" документообороте цена одного документа варьируется
от 16 до 120 долларов за счет затрат на выпуск документов.
Таким образом, в работе исследованы и проанализированы
информационные потоки деятельности ООО «Адривер», а также разработан
проект по внедрению системы электронного документооборота.
68
Список использованной литературы
1. ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие
требования. - М: Стандартинформ, 2007. - 34 с.
2. Габдулхакова Н.К. АНАЛИЗ МЕТОДОВ ПРОЕКТИРОВАНИЯ
СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ДЛЯ МАЛОГО
ПРЕДПРИЯТИЯ // Материалы VI Международной студенческой электронной
научной конференции «Студенческий научный форум» URL:
<href="http://www.scienceforum.ru/2014/349/195">www.scienceforum.ru/2014/34
9/195</a> (дата обращения: 16.04.2015).</p>
3. Павлова М.Ю., Лелеко Н.Р., Кудрина О.С. О системах электронного
документооборота. 2013. С. 83-85.
4. Глущенко П.В. Актуальные аспекты формирования и применения
систем электронного документооборота в управлении. 2011 С. 111-114.
5. Свиридова О.В. Разработка автоматизированной системы управления
документооборотом на транспортном предприятии / О.В.Свиридова /
Современные наукоёмкие технологии. 2012, №9.
6. Основы информационной безопасности: учебное пособие для студ.
вузов, обуч. по спец. в области информ. безопасности: [теория и практика] /
авт.: Е. Б. Белов, В. П. Лось, Р. В. Мещеряков, А. А. Шелупанов.—М.: Горячая
линия-Телеком, 2006.—544.
7. СЭД // Портал ITeam [Электронный ресурс]. Режим доступа:
http://www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_2688/. (дата обращения:
02.12.2011)
8. Скиба, О.А. Внедрение системы электронного документооборота:
риски и способы их преодоления [Электронный ресурс] / PRO-
Делопроизводство и СЭД. — Режим доступа:
http://www.sekretariat.ru/discuss/91392 (дата обращения : 18.12.2014).
9. В чем выгода систем электронного документооборота? [Электронный
69
ресурс] / АрмаДок. — Режим доступа : http://armadoc.ru/index.php/rtl-
demos/analiticheskie-stati/83-press-tsentr/171-v-chem-vygoda-sistem-elektronnogo-
dokumentooborota (дата обращения : 17.12.2015).
10. Российский рынок СЭД/ECM [Электронный ресурс] / TAdviser. —
Режим доступа : http://www.tadviser.ru/index.php/Статья :СЭД_(рынок_России)
(дата обращения : 17.12.2014).
11. Кузнецов, С. Л. Требования к системам электронного
документооборота / С. Л. Кузнецов // Делопроизводство. — 2014. — №3
[Электронный ресурс]. — Режим доступа : http://www.top—
personal.ru/officeworkissue.html?354 (дата обращения: 16.12.2014).
12. СЭД: все ли они могут?. [Электронный ресурс]. — Режим
доступа: http://www.cnews.ru. (дата обращения: 20.06.2013).
13. Храмцовская Н.А. СЭД в России: первые плоды «ползучей
революции» [Электронный ресурс] // ECM-Journal: сайт. — URL: http://ecm-
journal.ru (дата обращения: 20.08.2007).
14. Электронные офисные системы. Клиенты. [Электронный ресурс]. —
Режим доступа:http://www.eos.ru. (дата обращения: 22.04.2014).
15. Aminbakhsh S., Gunduz M., Sonmez R. Safety risk assessment using
analytic hierarchy process (AHP) during planning and budgeting of construction
projects // Journal of Safety Research. 2013. V. 46. P. 99-105.
16. Jianqing Z. The Application of Analytic Hierarchy Process in Mine Gas
Prevention System // Procedia Engineering. 2011. V. 26. P. 1576-1584
17. Исследование российских СЭД // Портал ITeam [Электронный
ресурс]. Режим доступа:
http://www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_2886/. (дата обращения:
02.12.2011)
18. AJAX // Портал Wikipedia [Электронный ресурс]. Режим доступа:
http://ru.wikipedia.org/wiki/Ajax. (дата обращения: 03.12.2011)
19. Кристиан Дари, Богдан Бринзаре, Филип Черчез-Тоза AJAX и PHP.
Разработка динамических веб-приложений - Москва: Изд-во Символ-Плюс,
70
2009. - 336 с.
20. ASP.NET // Microsoft Technet [Электронный ресурс]. Режим доступа:
http://technet.microsoft.com/ru-ru/library/cc783228(WS.10).aspx (дата обращения:
04.12.2011)
21. Dino Esposito Programming Microsoft ASP.NET 4 - Redmond,
Washington: Microsoft Press, 2011 - 992 с
22. СЭД // Портал ITeam [Электронный ресурс]. Режим доступа:
http://www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_2688/. (дата обращения:
02.12.2011)
23. Исследование российских СЭД // Портал ITeam [Электронный
ресурс]. Режим доступа:
http://www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_2886/. (дата обращения:
02.12.2011)
24. AJAX // Портал Wikipedia [Электронный ресурс]. Режим доступа:
http://ru.wikipedia.org/wiki/Ajax. (дата обращения: 03.12.2011)
25. Кристиан Дари, Богдан Бринзаре, Филип Черчез-Тоза AJAX и PHP.
Разработка динамических веб-приложений - Москва: Изд-во Символ-Плюс,
2009. - 336 с.
25. ASP.NET // Microsoft Technet [Электронный ресурс]. Режим доступа:
http://technet.microsoft.com/ru-ru/library/cc783228(WS.10).aspx (дата обращения:
04.12.2011)
26. Феоктистова И., Климова О. Особенности управления персоналом
инновационной организации// Сборник статей по итогам Научно-практической
конференции «Инновационный потенциал российского бизнеса» - Воронеж,
2011
27. Шапиро С.А. Инновационные подходы к процессу управления
персоналом организации. Монография. М.: РХТУ им.Д.И. Менделеева, 2011.
28. Шапиро С.А. Корпоративное обучение как фактор повышения
трудового потенциала работников организации. М.: Ученые записки РАП,
ХХVIII, 2011;