14
• Управлять рисками ответственности. Правила хранения документов
употребляются при создании документов, и риск возбуждения судебного
процесса сокращается благодаря применению правил хранения
автоматизированных юридических документов.
Все предприятия, независимо от формы собственности, масштабов и
сферы деятельности, создают, обрабатывают и хранят документы. Их
движение в учреждении от даты создания или получения до даты завершения
операции или сделки.
Электронный документооборот - высокотехнологичный и
прогрессивный подход к существенному повышению эффективности работы
предприятия, который обеспечивается консолидированными
информационными ресурсами.
Гарантией успешной работы предприятия всегда эффективная
деятельность его кадров. Но для качественного обслуживания клиентов и
потребностей предприятия вчерашние методы обработки информации уже не
являются наилучшими. Поэтому сегодня необходимо иметь доступ к
информационным ресурсам и сократить временные затраты на решение задач.
Совместное использование систем электронного делопроизводства и
хранилищ данных позволяет систематизировать и объединять информацию,
что облегчает ее обработку и анализ.
Для поиска скрытых закономерностей в больших массивах данных
можно принимать более эффективные решения и действия, базирующиеся на
соответствующих технологиях извлечения информации из базы данных.
Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-
техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом
и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также
обеспечивающая контроль над потоками документов в организации
16
.
Современная система управления документами совмещает в себе
16
Электронные офисные системы. Клиенты. [Электронный ресурс]. — Режим доступа:http://www.eos.ru. (дата
обращения: 22.04.2014).
15
хранение, категоризацию, и извлечение документов, крупноформатных таблиц,
графиков, и документов-изображений (сканированных) электронными
способами. Каждому документу присваивается запись типа индексной
карточки, в которой содержится такая информация, как данные об авторе,
описание документа, дата создания и тип приложения, используемого для
данного документа. Такие документы в основном создаются для хранения на
менее дорогих пленочных или оптических дисках, с которых они могут быть
извлечены при необходимости в будущем
17
.
Современные электронные документы могут содержать
мультимедийную информацию, включая графики, аудио и видео клипы, и они
называются сложными документами. С помощью систем управления
документами, физические документы возможно отсканировать, индексировать
и сохранять в компьютерах для обеспечения быстрого к таким документам
доступа. Образы и архивированные документы можно извлечь за несколько
секунд. Распознавание оптического типа используется для «чтения»
документов и для обращения их в компьютерные текстовые файлы. Будучи
отправлен на сохранение, документ можно дублировать неограниченное
количество раз. Также, части документа можно вырезать и вставлять в другие
документы.
Система управления документами может помочь компании в
следующем
18
:
• Управлять документами, распространяемыми и хранимыми в
хранилищах по всей компании.
• Предоставлять услуги хранения, отслеживания, контроля версий,
индексирования, и поиска документов.
• Управлять проверками документов и «аудиторскими
расследованиями» для отслеживания предыдущего местонахождения
17
Храмцовская Н.А. СЭД в России: первые плоды «ползучей революции» [Электронный ресурс] // ECM-
Journal: сайт. — URL: http://ecm-journal.ru (дата обращения: 20.08.2013).
18
Aminbakhsh S., Gunduz M., Sonmez R. Safety risk assessment using analytic hierarchy process (AHP) during
planning and budgeting of construction projects // Journal of Safety Research. 2013. V. 46. P. 99-105.
16
документа.
• Открывать доступ к информации как внутри, так и вне агентства.
• Облегчать доступ к любому документу через компьютерные сети
правительства и Интернет.
• Производить запись образов документов и обработку формы.
• Обеспечивать технологии делопроизводства и программного
обеспечения для рабочих групп для совершения объединительного управления
документами, ориентированного на операции.
Таким образом, компании могут, посредством систем управления
документами, управлять электронным путем всеми, типами документов на
протяжении всего периода их существования и независимо от формата.
Процесс включает в себя прием и производство бумажных, электронных или
факсимильных документов, а также отслеживание, архивация и поиск
документов. Такая система должна объединять управление документами,
создание образов документов, и поточных рабочих процессов в единую
систему. Например, бумажный документ можно сканировать и присоединить к
электронной почте, образу или текстовому документу. Другими словами, такая
система должна быть объединенной в пакет и оборудованной рабочим столом и
сканерами рабочей группы для конвертации бумажных документов в цифровые
файлы, которые потом можно редактировать, хранить, передавать и извлекать
многократно и разными пользователями в сети агентства
19
.
Целью управления делопроизводством является автоматизация
процедур обращения с документами внутри организации путем замены
системы, основанной на использовании бумаги, электронной системой. Сеть
предоставляет систему маршрутизации, которая переносит документы в
хранилище и извлекает их оттуда, а также распространяет их среди
пользователей, которым нужно просмотреть и внести изменения в документы
или подписать их, подтверждая их аутентичность. Управление
19
Jianqing Z. The Application of Analytic Hierarchy Process in Mine Gas Prevention System // Procedia Engineering.
2011. V. 26. P. 1576-1584
17
делопроизводством способствует сотрудничеству групп путем автоматизации
процессов и устранения ручной работы.
Редактирование и публикация является типичным примером
сотрудничества, который может иметь пользу от управления
делопроизводством. Во многих правительственных организациях почти все
подразделения и ведомства выполняют редактирование и публикацию
документов. В департаменте редактирования любого парламента, например,
документы, передаются поэтапно, от составителей через редакторов и к их
изданию. Большое количество людей, включая составителей, редакторов,
других членов организаций, главных редакторов и т.п. вовлечены в процесс
издания одного документа. Используя существующую сеть и ее ресурсы, весь
процесс создания документа и финальный результат могут сохраняться в
серверной системе и печататься время от времени.
Ключевыми характеристиками управления делопроизводством является
то, что
20
:
• Документы содержат информацию о маршрутизации, которая служит
для распространения документов среди предустановленных пользователей или
устройств.;
• Документы могут иметь одновременный к себе доступ.
• Документ считается в «процессе разработки» до того времени, пока
он не выйдет из процесса делопроизводства. Авторизированные пользователи
выходят из работы на разных стадиях, закрывая доступ к дальнейшему
редактированию частей целого документа.
• Системное программное обеспечение содержит систему регистрации
документов, а также менеджера по очередизации и делопроизводству, которые
управляет ею.
С точки зрения управления, система делопроизводства может помогать
главам отделов в отслеживании потока информации и лучше им управлять.
20
Кристиан Дари, Богдан Бринзаре, Филип Черчез-Тоза AJAX и PHP. Разработка динамических веб-
приложений - Москва: Изд-во Символ-Плюс, 2009.С. 150.
18
Система управления делопроизводством может устранить много действий,
занимающих большое количество времени и средств, таких, как проведение
собраний, телефонные звонки и доставка экспресс-почты. Управление
делопроизводством также позволяет пользователям просматривать большие
файлы изображений, графиков, звуковые и видеофайлы.
Люди имеют возможность поиска информации по Интернету с разных
мест. Этот факт заставил организации поддерживать соответствующий уровень
доступа к разным документам для того, чтобы сохранить их целостность и
конфиденциальность. Таким образом, система, в которой внедрено управление
документами, должна иметь две фундаментальные характеристики
21
• Широкая доступность. Широкий уровень доступа экономит
ограниченные финансовые ресурсы, интеллектуальный капитал и ширину
полосы пропускания. Для обеспечения широкой доступности и гибкости в
предоставлении доступа, системы управления документами должны
соответствовать требованиям офисов с разными потребностями и, возможно, в
разных местах. Это часто осуществляется с помощью компакт-дисков,
ноутбуков, или пересылкой документов по электронной почте. Доступ к
документам на основе браузеров устраняет ограничения, привносимые
местонахождением и компьютерной платформой. Также, передача документов
через Интернет или локальную сеть позволяет системным администраторам
запустить систему управления документами по всей их сети или даже для
общественного использования.
• Всесторонняя безопасность. Система всесторонней безопасности
должна позволять системному администратору контролировать, какие папки
или документы может видеть пользователь, и какие действия он может
произвести с такими документами. Качественная система доступа открывает
доступ для каждого авторизированного работника, как в офисе, так и в другом
отдаленном месте или через Сетку, без нарушения безопасности системы
22
.
21
Dino Esposito Programming Microsoft ASP.NET 4 - Redmond, Washington: Microsoft Press, 2011. Р. 400.
22
СЭД // Портал ITeam [Электронный ресурс]. Режим доступа:
http://www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_2688/. (дата обращения: 22.05.2016)
19
Работа с электронными документами требует создания системы
управления документами и документооборотом в масштабе информационной
системы предприятия (ИС). Эта система охватывает все этапы жизненного
цикла документов:
- создание,
- хранение,
- поиск,
- обработку,
- сдачу в архив,
- удаление документа.
Документы в информационной системе по направлениям
информационных потоков распределяются
23
:
- входные внешние документы;
- входные внутренние документы;
- выходные документы, созданные в информационной системе
предприятия.
Входные наружные документы регистрируются, при необходимости
превращаются в электронные документы. Все входящие документы хранятся в
архиве в течение регламентированного срока. Если документ имеет
директивный характер, тогда разрабатывается план мероприятий, определяется
состав исполнителей, составляется план-график работ и сроки их выполнения, а
документ берется под контроль. Входной документ может содержать
информацию, которая является исходной для решения отдельных задач. Такие
документы подлежат обязательному введению в базу данных. Для электронных
документов используется маршрутизация: передача документа исполнителю,
введение документа в БД, отметка о передаче документа по маршруту
обработки и тому подобное.
Внутренние документы обслуживают функции управления, все формы
23
СЭД // Портал ITeam [Электронный ресурс]. Режим доступа:
http://www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_2688/. (дата обращения: 22.05.2016)
20
документов и схема документооборота регламентированы конфигурацией
информационной системы, которая используется на предприятии.
Выходные электронные документы рассылаются получателям с
помощью стандартных информационных технологий. Для рассылки может
использоваться: курьерский связь (передача печатных копий документов или
машинных носителей), электронная почта, Web-публикации
24
.
Сегодня активно внедряется класс информационных технологий,
направленных на обеспечение безбумажной информационной поддержки
жизненного цикла продукта - CALS-технологиями (от англ. Computer Aided
Acquisition and Logistic Support)
25
. Областями применения CALS-технологий
принято считать: совершенствование деятельности в области разнородных
процессов, происходящих на всех этапах жизненного цикла (ЖЦ) продукции;
управление цепочками поставок в течение всего ЖЦ продукции (от создания
концепции изделия до его утилизации); электронная интеграция организаций
(предприятий), участвующих в этих процессах на различных этапах ЖЦ;
управление поддержкой ЖЦ продукции. За прошедшие годы CALS-технология
получила широкое развитие в оборонной промышленности и военно-
технической инфраструктуре Министерства обороны США.
1.2. Информационная характеристика и классификация кадровой
документации
В современном законодательстве, научно-методической и общей
литературе нет определения понятия “делопроизводство по кадрам”. Поэтому
используется определение термина “делопроизводство”, которое дано в
государственном стандарте: “Делопроизводство – отрасль деятельности,
обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными
24
СЭД // Портал ITeam [Электронный ресурс]. Режим доступа:
http://www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_2688/. (дата обращения: 22.06.2016)
25
СЭД // Портал ITeam [Электронный ресурс]. Режим доступа:
http://www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_2688/. (дата обращения: 22.05.2016)
21
документами”(ГОСТ Р 51141-98. “Делопроизводство и архивное дело. Термины
и определения”)
26
.
Такая трактовка делопроизводства по кадрам складывалась постепенно в
течение ХХ в. До середины 1990 г. делопроизводство по кадрам
ассоциировалось с документированием кадровых задач и организацией работы
с кадровыми документами, но потом стало очевидно, что процесс
делопроизводства по кадрам надо обеспечивать
Кадровая работа. Документирование управления кадрами представляет
собой процесс создания кадровых документов по всему комплексу кадровых
задач. Организация работы с кадровыми документами – процесс обработки
этих документов.
Характерно, что в отличие от “общего делопроизводства”, где
созданием документов занимаются исполнители, а их обработкой – работники
службы делопроизводства, в делопроизводстве по кадрам исполнители
(инспекторы службы кадров) и составляют кадровые документы, и
обрабатывают их. Среди широкого спектра взаимосвязанных управленческих
функций и задач, выполняемых любой организацией в процессе своей
деятельности, особую и в то же время важную роль играет функция по
управлению кадрами (в современной интерпретации – управление
персоналом). В практической деятельности реализация этой функции
осуществляется посредством решения кадровых управленческих задач.
К наиболее важным задачам кадровой службы можно отнести
27
:
- оформление организации труда работников;
- заключение трудовых договоров (контрактов) и оформление приема на
работу;
- оформление перевода на другую работу;
- оформление предоставления отпусков работникам;
26
Шапиро С.А., Шилаев А.В. Факторы повышения эффективности труда персонала. Монография. М.: ИД
«АТИСО», 2012.
27
Шапиро С.А., Потапова Е.А. Совершенствование профессиональных компетенций, как фактор повышения
эффективности труда работников коммерческих банков. Монография. М.: РХТУ им.Д.И. Менделеева, 2012.
22
- оформление поощрения работников;
- оформление дисциплинарных взысканий работников;
- оформление аттестации работников;
- оформление учета использования рабочего времени;
- оформление привлечения работников к работе в выходные дни;
- оформление служебных командировок;
- прекращение трудового договора (контракта) и оформление
увольнения с работы;
- оформление трудовых книжек;
- ведение личных дел, составление статистической отчетности;
- учет личного состава.
Документы по оформлению процесса трудовой деятельности работников
службы кадров можно разделить на две группы: федеральные нормативные
акты и документы конкретных организаций. К первой группе относятся:
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и
других служащих, Тарифно-квалификационные характеристики
общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих
и др.
В федеральных нормативных актах, как правило, изложены сведения,
касающиеся должностных обязанностей работников, их профессиональных
знаний, требований к квалификации. На основе этих федеральных нормативных
актов в каждой организации должны разрабатываться, утверждаться и
применяться собственные организационные документы для служб кадров и ее
работников: положения и должностные инструкции. Обязательность
подготовки положений и должностных инструкций должна быть закреплена в
уставе или положении об организации
28
.
В связи с тем, что в Российской Федерации отсутствует федеральный
орган исполнительной власти, который отвечал бы за состояние системы
28
Шапиро С.А., Шилаев А.В. Развитие маркетинговых технологий на внутрифирменном рынке труда.
Монография. М.: РХТУ им.Д.И. Менделеева, 2013.
23
кадровой документации в организациях, этой документацией занимается ряд
федеральных ведомств. Например, Госкомстат России разрабатывает,
утверждает и ведет учетные и статистические формы по кадрам, Госстандарт
России и Росархив курируют организационно-распорядительные документы по
кадрам, включенные в состав Унифицированной системы организационно-
распорядительной документации (раздел 02 в Общероссийском классификаторе
управленческой документации), и др.
29
В этой ситуации нормативно-методическая база кадровой документации
и делопроизводства по кадрам крайне разнообразна и включает в себя широкий
спектр нормативных актов различного характера в сфере трудового
законодательства, статистики, стандартизации, управления, документоведения,
архивоведения и др. Такое положение создает определенные трудности в
практической работе по рационализации документации и делопроизводства по
кадрам, так как отсутствуют общие принципиальные установки и единая
методическая база в подходе к совершенствованию различных групп этой
документации
30
.
1.3. Организация кадровой деятельности
Управление персоналом на предприятии- это управленческие,
социально-экономические отношения, складывающиеся в процессе
совместного труда для достижения поставленных целей организации.
Современные человеческие ресурсы организации представляют собой
сложное многоструктурное образование, отражающее их качественные и
количественные характеристики (рисунок 1).
31
29
Шилаев А.В. Корпоративное обучение и корпоративная культура как элементы маркетинга персонала. М.:
Российская Академия предпринимательства; Агентство печати «Наука и образование». Выпуск XVIII, 2012.
30
Шилаев А.В. Маркетинговые подходы к исследованию рынка труда. М.: Российская Академия
предпринимательства; Агентство печати «Наука и образование». Ученые записки РАП, Выпуск XXX, 2012.
31
Феоктистова И., Климова О. Особенности управления персоналом инновационной организации// Сборник