4
Содержание
ВВЕДЕНИЕ ................................................................................................................. 5
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ............................................................. 9
1.1. Понятие и значение документооборота ............................................................. 9
1.2. Информационная характеристика и классификация кадровой документации
..................................................................................................................................... 20
1.3. Организация кадровой деятельности ............................................................... 23
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ И ОЦЕНКА КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
НА ПРИМЕРЕ ОРГАНИЗАЦИИ ООО «АДРИВЕР» ...................................... 28
2.1. Анализ деятельности предприятия ООО «Адривер» ..................................... 28
2.2. Кадровый документооборот в организации ООО «Адривер»....................... 31
2.3. Система электронного документооборота ООО «Адривер» ......................... 34
ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ
КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИХ ОЦЕНКА НА ПРИМЕРЕ
ОРГАНИЗАЦИИ ООО «АДРИВЕР» ................................................................... 37
3.1. Недостатки организации кадрового документооборота организации ООО
«Адривер» .................................................................................................................. 37
3.2. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в
организации ООО «Адривер» .................................................................................. 46
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ....................................................................................................... 62
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ........................................... 68
5
Введение
Актуальность темы. Глобальная информатизация общества и бизнеса
способствует быстрому увеличению массивов информации. Управленческая
деятельность связана с информационным обменом между субъектами и
объектами управления. При отсутствии необходимой информации невозможно
принятие своевременных решений, определения стратегии развития
организации. Одним из основных факторов влияния научно-технического
прогресса на все сферы деятельности человека является широкое
использование информационных технологий. На современном уровне их
развития работа с информацией осуществляется быстрее, эффективнее. Под
влиянием новых информационных технологий происходят коренные
изменения в системе управления, автоматизируются процессы обоснования и
принятия решений, организация их выполнения, повышается профессионализм
специалистов, занятых в управленческой деятельности. Если раньше все
документы на предприятии велись в бумажном виде, то в настоящее время все
чаще используется электронный документооборот.
Сегодня эффективно использовать информацию могут только те
предприятия, которые оперативно реагируют на изменения и внедряют
новейшие информационные ресурсы в своей деятельности. Традиционные
процессы документационного обеспечения управления на них достаточно
сложные, масштабные, длительные и громоздкие. Поэтому возникает
необходимость в разработке и построении новой документально-
коммуникационной системы с использованием современных информационных
технологий. Основным инструментом для построения комплекса новой
документационной формации является внедрение систем электронного
документооборота, которые могут совершенно изменить его схему в компании
и значительно повысить эффективность деятельности ее работников. В связи с
этим вопрос внедрения систем электронного документооборота в деятельности
современных предприятий является актуальным и требует анализа.
6
Анализ последних исследований и публикаций. Количество научных
работ, изучающих вопросы работы с системами электронного
документооборота и их внедрения в управленческую деятельность, в
настоящее время значительно увеличилось. Сегодня существует целый ряд
работ по основам организации электронного документооборота, которые
изложили основные подходы к внедрению систем электронного
документооборота, предоставили принципы их построения и сформулировали
требования к возможностям систем. Современными, актуальными и
практически полезными являются работы А. Николашина, Ж. Кудрицкой, Г.
Охрименко и др. Сегодня много исследователей уделяют значительное
внимание вопросам внедрения и использования систем электронного
документооборота в органах государственной власти, учебных заведениях, то
есть субъектах, объединенных в единый аппарат и которые имеют общее
государственное финансирования. Однако в работе предприятий с частной
формой собственности используются совсем другие механизмы, каналы
коммуникационной связи и источники финансирования. Поэтому применение
систем электронного документооборота в их деятельности для коммуникации
как с внешней, так и с внутренне средой требует исследований. Таким
образом, можно сделать вывод, что актуальность темы, которой мы решили
посвятить данную выпускную квалификационную работу, подсказана нам и
обусловлена самой жизнью, теми экономическими и социальными
условиями, которые сложились в настоящее время в сфере бизнеса.
Целью написания выпускной квалификационной работы является
анализ и совершенствование системы управления электронным
документооборотом в организации ООО «Адривер».
Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:
- изучить сущность процесса документооборота в организации,
- провести исследование информационную характеристику и
классификацию кадровой документации,
- проанализировать организацию кадровой деятельности,
7
- провести анализ существующей системы управления кадровым
документооборотом в ООО «Адривер».
- осуществить разработку предложений по совершенствованию
системы управления электронным кадровым документооборотом в ООО
«Адривер».
Предмет исследования: система управления кадровым
документооборотом и пути повышения ее эффективности за счет
электронных технологий.
Объект исследования: ООО «Адривер».
Методы исследования: системный, комплексный и динамический
подходы, традиционный анализ документов.
Теоретической основой послужили труды отечественных и
зарубежных ученых и специалистов, посвященные проблеме внедрения
электронного документооборота и разработке различных видов
информационных систем, М.Кирпичникова, Т.В.Кузнецовой, В.И.Андреевой,
М.В.Кирсановой, М.В. Стенюкова, М.В.Ватолиной, А.В.Пшенко,
В.Ф.Янковской, Н.М.Березиной, Т.В.Сигановой и других.
В публикации Павлова М.Ю., Лелеко Н.Р., Кудрина О.С. под
заглавием «О системах электронного документооборота»
1
описаны основные
системы и параметры электронного документооборота, Глущенко П.В. в
своей работе
2
описывает актуальные аспекты формирования и применения
систем электронного документооборота в управлении, в статье Свиридова
О.В. «Разработка автоматизированной системы управления
документооборотом на транспортном предприятии»
3
изучаются отраслевые
особенности внедрения электронного документооборота, в учебном пособии
«Основы информационной безопасности авторов Е. Б. Белов, В. П. Лось, Р. В.
1
Павлова М.Ю., Лелеко Н.Р., Кудрина О.С. О системах электронного документооборота. 2013. С. 83-85.
2
Глущенко П.В. Актуальные аспекты формирования и применения систем электронного документооборота в
управлении. 2011 С. 111-114.
3
Свиридова О.В. Разработка автоматизированной системы управления документооборотом на транспортном
предприятии / О.В.Свиридова / Современные наукоёмкие технологии. 2012, №9. С. 13.
8
Мещеряков, А. А. Шелупанов
4
описываются аспекты информационной
безопасности внедрения электронного документооборота, а Скиба О.А.
затрагивает проблематику внедрения системы электронного
документооборота, их риски и способы преодоления
5
.
Дипломная работа представлена в виде введения, трех глав,
заключения и списка использованных источников.
Во введении приводиться актуальность работы, анализ последних
исследований и публикаций по ее теме, указаны цель и задачи работы, объект
и предмет ее исследования, также описаны методы исследования и и
теоретическая основа работы. Указана ее структура.
Первая глава посвящена изучению сущности процесса
документооборота в организации, проведено исследование современных
систем управления кадровым документооборотом в организации,
Во второй главе проведен анализ существующей системы управления
кадровым документооборотом в ООО «Адривер» и указаны ее недостатки.
В третьей главе осуществлены разработки предложений по
совершенствованию системы управления электронным кадровым
документооборотом в ООО «Адривер».
В заключении указаны основные результаты и выводы по проделанной
работе.
4
Основы информационной безопасности: учебное пособие для студ. вузов, обуч. по спец. в области информ.
безопасности: [теория и практика] / авт.: Е. Б. Белов, В. П. Лось, Р. В. Мещеряков, А. А. Шелупанов.—М.:
Горячая линия-Телеком, 2006. С. 44.
5
Скиба, О.А. Внедрение системы электронного документооборота: риски и способы их преодоления
[Электронный ресурс] / PRO-Делопроизводство и СЭД. — Режим доступа:
http://www.sekretariat.ru/discuss/91392 (дата обращения : 18.12.2014).
9
Глава 1. Теоретико-методологические организации
кадрового документооборота
1.1. Понятие и значение документооборота
Традиционно в экономической теории в качестве базовых ресурсов
управления рассматриваются природные, материальные, трудовые, финансовые
и информационные.
Причём в последнее десятилетие большинство специалистов в области
менеджмента постоянно подчёркивают возрастающую роль именно
информационных ресурсов, которые, с одной стороны, позволяют руководству
современных организаций получать доступ к ресурсам других видов, а, с
другой стороны, обеспечивают управление всеми организационными
ресурсами
6
Большая часть информационных потоков (около 70 %), образующихся в
системах управления, фиксируется в организационно-распорядительных
документах, которые
7
:
во-первых, являются информационной основой принятия
управленческих решений,
во-вторых, содержат в себе результаты принятия управленческих
решений,
в-третьих, представляют собой средство для практической реализации
управленческих решений.
Организационно-правовые документы (учредительный договор, устав,
структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего
трудового распорядка, положения о структурных подразделениях,
должностные инструкции и т.д.) закрепляют административно-правовые
основы деятельности организации посредством установления взаимосвязи
6
Габдулхакова Н.К. АНАЛИЗ МЕТОДОВ ПРОЕКТИРОВАНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА ДЛЯ МАЛОГО ПРЕДПРИЯТИЯ // Материалы VI Международной студенческой
электронной научной конференции «Студенческий научный форум» URL:
<href="http://www.scienceforum.ru/2014/349/195">www.scienceforum.ru/2014/349/195</a> (дата обращения:
16.04.2015).</p>
7
Dino Esposito Programming Microsoft ASP.NET 4 - Redmond, Washington: Microsoft Press, 2011. С. 66.
10
между составляющими системы её управления
8
Плановые документы (программы, планы, графики) содержат
информацию о стратегических и тактических планах менеджмента
организации
9
.
Распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания,
решения) являются средством осуществления управления оперативно-
административной деятельностью организации.
Справочно-информационные документы (докладные записки,
объяснительные записки, деловая переписка) заключают в себе информацию,
которая инициирует принятие управленческих решений менеджментом
организации.
Справочно-аналитические документы (акты, справки, сводки,
заключения, перечни, списки) содержат результаты аналитики
организационных коммуникаций и, соответственно, составляют основу для
принятия управленческих решений менеджментом организации.
Кадровые документы (резюме, приказы по личному составу, трудовые
договоры, личные карточки ф. Т-2 и т.д.) обеспечивают управление персоналом
организации
10
.
Отчётные документы (отчёты, аналитические справки) позволяют
установить соотношение между целями, запланированными менеджерами, и
итоговыми результатами деятельности организации.
Значимость документированной информации для обеспечения
управленческой деятельности придаёт ей статус менеджмент-ресурса.
А состояние организации работы с управленческими документами во
многом отражает и определяет эффективность систем управления.
Высокими показателями состояния документооборота объекта
8
Павлова М.Ю., Лелеко Н.Р., Кудрина О.С. О системах электронного документооборота. 2013. С. 83-85.
9
Основы информационной безопасности: учебное пособие для студ. вузов, обуч. по спец. в области информ.
безопасности: [теория и практика] / авт.: Е. Б. Белов, В. П. Лось, Р. В. Мещеряков, А. А. Шелупанов.—М.:
Горячая линия-Телеком, 2006. С. 78.
10
СЭД // Портал ITeam [Электронный ресурс]. Режим доступа:
http://www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_2688/. (дата обращения: 22.05.2016)
11
управления являются
11
:
1. Наличие табеля и альбома унифицированных форм организационно-
распорядительных документов;
2. Соблюдение нормативно-методических требований к оформлению
организационно-распорядительных документов;
3. Оптимальное соотношение между технологиями работы с
управленческими документами и масштабами и спецификой деятельности
организации;
4. обеспечение сохранности и хранения организационно-
распорядительных документов в соответствии с нормами, установленными
законодательством.
В том случае, если вышепредставленные показатели характерны для
системы документационного обеспечения управления, то это свидетельствует о
том, что в организации
12
:
во-первых, существуют устойчивые административно-правовые основы
для менеджмент-деятельности;
во-вторых, осуществляется продуктивное взаимодействие между всеми
ступенями управления;
в-третьих, высокий уровень исполнительской дисциплины;
в-четвёртых, созданы объективные информационные условия для
принятия и реализации управленческих решений.
Если какие-либо из отмеченных параметров позитивного состояния
системы документационного обеспечения управления нарушены, это позволяет
сделать вывод, что для объекта управления характерно
13
:
во-первых, отсутствие стратегии и тактики организационного развития;
во-вторых, непродуктивность функционального взаимодействия между
11
ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Управление документами. Общие требования. - М: Стандартинформ, 2007. С. 18.
12
Скиба, О.А. Внедрение системы электронного документооборота: риски и способы их преодоления
[Электронный ресурс] / PRO-Делопроизводство и СЭД. — Режим доступа:
http://www.sekretariat.ru/discuss/91392 (дата обращения : 18.12.2014).
13
Кузнецов, С. Л. Требования к системам электронного документооборота / С. Л. Кузнецов //
Делопроизводство. — 2014. — №3 [Электронный ресурс]. — Режим доступа : http://www.top—
personal.ru/officeworkissue.html?354 (дата обращения: 16.12.2014).
12
структурными подразделениями;
в-третьих, нерациональное использование организационного потенциала
и ресурсов.
На сегодняшний день процесс управления документами включает в себя
дополнительные функции, среди которых
14
:
• Отслеживание версий для проверки того, как изменяются документы
со временем.
• Совместное использование документов для проверки того, как
изначально и повторно используется документ в разных бизнес-процессах.
• Электронный обзор для того, чтобы предоставить пользователям
возможность добавления документов к конкретному документу без изменения
изначального документа.
• Система безопасности документов для укрепления контроля доступа
для пользователей к разным документам.
• Управление процессом опубликования для совершения контроля над
передачей документов в реестры разных публикационных процессов.
• Интеграция в производственном процессе для связи цикла
существования документов с людьми, проектами, и планами.
Нет сомнения в том, что незапланированные и неуправляемые
документы могут нанести вред коммуникациям, снизить ресурсы организации
и, что, возможно, наиболее ущербно, привести организацию к такому
положению, в котором она потеряет возможность дальнейшего развития.
Таким образом, грамотное управление документами может помочь
организации достичь качественно новых уровней контроля, понимания и
конкурентоспособных преимуществ.
Теперь организации вынуждены рассматривать свои потребности и
цели, а также проверять тип и суть информации, которую они собирают, для
того, чтобы установить процедуру пользования документами. Управление
14
В чем выгода систем электронного документооборота? [Электронный ресурс] / АрмаДок. — Режим доступа :
http://armadoc.ru/index.php/rtl-demos/analiticheskie-stati/83-press-tsentr/171-v-chem-vygoda-sistem-elektronnogo-
dokumentooborota (дата обращения : 17.12.2015).
13
документами дает возможность быстрого доступа к правильной версии какого-
либо документа организации во исполнение требований организации
касательно развития в таком богатом информационном пространстве.
Эффективная система управления документами позволяет
15
:
• Увеличить продуктивность. С помощью веб-браузера и
клиентского/сервисного доступа, можно получить мгновенный доступ к
основной информации во всей организации.
• Сократить накладные расходы. Используя возможности хранения
электронных данных всеобщих функций архивации, можно устранить затраты,
связанные с косвенными и юридическими проблемами физического хранения
бумажных документов.
• Совершать равномерный доступ к информации. Независимо от
формы, в которой сохраняется документ вся важная деловая информация
доступна присоединенным организациям через Интернет и приложения
порталов.
• Управлять всей информацией. Все типы файлов в логических
группированиях
и индексах соединены, и, таким образом, могут быть зафиксированы в
центральном электронном хранилище.
• Рационализировать бизнес-процессы. Документы могут
маршрутизироваться через сложные бизнес-процессы, сокращая количество
ошибок и потраченного времени.
• Совершать быстрый доступ к информации. Обширные базы данных
имеют систему ссылок с помощью мета-тегов, что позволяет пользователям
находить нужную информацию за несколько секунд.
• Просматривать информацию в точном виде. Документы проходят
процесс очистки и проверки, таким образом, гарантируя безусловную точность
данных.
15
СЭД: все ли они могут?. [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://www.cnews.ru. (дата обращения:
20.06.2013).