54
(Workflow Management Coalition);
- Дружественный и интуитивно-понятный интерфейс, облегчающий
обучение и работу в системе;
- Конкурентные лицензии (нет ограничений на количество
установленных рабочих мест системы);
- Наличие базовой конфигурации, позволяющей автоматизировать
типовой комплекс документооборота в короткие сроки и с минимальными
затратами;
- Поддержка технологии workflow (управление деловыми
процессами, коллективная работа, поддержка версионности документов,
разграничение прав доступа к информации, подсистема напоминаний и
уведомлений);
- Наличие модуля «Монитор безопасности» (протоколирование,
криптографическое шифрование);
- Встроенные средства взаимодействия удаленных серверов
(возможность децентрализованного хранения документов);
- Полнофункциональный защищенный доступ к системе через
Интернет;
- Интеграция с продуктами и технологиями Microsoft, OpenOffice, 1С.
Преимущества системы ЕВФРАТ и ее позиции на российском рынке
СЭД подтверждаются высокими оценками от ведущих экспертных
организаций и СМИ.
Награды СЭД ЕВФРАТ:
- ЕВФРАТ — самая функциональная система электронного
документо оборота и автоматизации делопроизводства iXBT.com, 16 декабря
2010 г.
- Cognitive Technologies — крупнейший поставщик СЭД 2010
- РБК (CNews Analytics), ноябрь 2010 г.
- Cognitive Technologies is the largest Russian document and content
man agement services provider in 2009 IDC, 2010 r.
55
2. Адаптация выбранной оптимальной системы СЭД в условиях
ООО «Адривер».
Рассмотрим основные возможности адаптации системы «ЕФРАТ -
Документооборот» в условиях работы в ООО «Адривер».
Система «ЕФРАТ - Документооборот» обеспечивает весь жизненный
цикл электронных документов в рамках ключевых бизнес-процессов
организации ООО «Адривер».
Ввод и регистрация документов. Бумажные и электронные документы
могут быть автоматически импортированы в систему ООО «Адривер».
Технология «понимания» документов — поиск в электронном документе
реквизитов и данных — и технология Drag&Recog — распознавание
реквизитов с отсканированного документа — обеспечивают оптимальную
автоматизацию ввода и регистрации документов в системе.
Поиск документов. Возможен поиск для всех случаев деятельности ООО
«Адривер» - по документам, по поручениям, расширенный поиск, поиск по
форме. Полнотекстовый поиск с использованием морфологии русского языка.
Настройка поисковых папок.
Работа с электронными документами. Применяемая схема
документооборота ООО «Адривер» обеспечивает хранение документов всех
типов в единой базе и предоставляет такие возможности, как пакетный ввод
бумажных документов, автоимпорт и поддержка версионности документов,
создание аналитических отчетов и многое другое.
Контроль исполнения. Взаимодействие сотрудников ООО «Адривер» в
ходе бизнес-процессов поддерживается системой согласований и поручений,
гарантированно повышающей исполнительскую дисциплину. Важный
документ ООО «Адривер» никогда не потеряется в ходе согласований. Всегда
есть возможность отследить, на какой стадии работы он находится, в следствие
чего время согласования документов сокращается в десятки раз.
Оптимизация движения документов (технология Workflow). Реальные
бизнес-процессы ООО «Адривер» поддерживаются за счет использования
56
концепций WorkFlow и BPM. В визуальном редакторе можно создавать
жесткие и гибкие маршруты любой сложности, где блок-элементы схемы и
связи представлены в наглядной графической форме.
Автоматическое выполнение многих стандартизированных операций
позволяет максимально упростить и ускорить взаимодействие с системой
«ЕФРАТ - Документооборот».
Рассылка документов. Автоматическая рассылка документов ООО
«Адривер» по адресам электронной почты избавит от рутинных процессов, на
которые тратится значительная часть рабочего времени.
Хранение документов. Система «ЕФРАТ - Документооборот» позволяет
создать единый электронный архив документов ООО «Адривер» практически
неограниченного объема и эффективно управлять им. Поддержка версионности
позволяет вести всю историю изменений документа, не упустив ни малейшей
детали. Благодаря средствам оперативного поиска сотрудники ООО «Адривер»
смогут найти нужный документ за считанные секунды, а система
автоматического резервного копирования позволит сохранить целостность базы
документов.
Внутренняя и внешняя почта. Система «ЕФРАТ - Документооборот»
позволяет осуществлять внутреннюю переписку между сотрудниками с
использованием встроенного почтового клиента, обладающего всеми
функциями стандартных почтовиков, а также дублировать сообщения на
электронную почту. Таким образом, пользователи ООО «Адривер» могут
обмениваться всеми типами информации в рамках единой системы.
Настройка и кастомизация. Для удобства пользователей в системе
«ЕФРАТ - Документооборот» включен инструмент для визуального
редактирования форм документов ООО «Адривер» — графический дизайнер
форм. Пользователь ООО «Адривер» получает возможность без привлечения
программиста оперативно добавить необходимый реквизит на форму
документа или создать форму с нуля. Е1 является документо-ориентированной
системой, которая оперирует сущностью «документ», что позволяет менять,
57
добавлять, удалять реквизиты формы документа в системе без изменения
структуры базы данных. Стандартные формы документов ООО «Адривер»
могут быть созданы сотрудниками организаций пользователей системы в
течение получаса, при этом база данных автоматически формируется на
основании созданных форм.
Безопасность и отказоустойчивость. Встроенный в Е1 модуль
информационной безопасности соответствует самым высоким требованиям в
области защиты данных. Модуль обеспечивает комплексную защиту данных и
от внешнего, и от внутреннего несанкционированного доступа, а также
гарантирует сохранность и целостность документов ООО «Адривер» в случае
технических сбоев и аварий. Е1 поддерживает использование протокола SSL
для шифрования, расширенную квалифицированную электронную подпись
КриптоПро и других сертифицированных криптопровайдеров, доменную
авторизацию.
Интеграция с 1С, IBM Domino\Notes, SharePoint. Е1 в базовой версии
обладает специальным модулем, который позволяет быстро встроить систему в
любую существующую программную инфраструктуру компании ООО
«Адривер» и организовать удобную связь документов и справочников с
другими системами. Самостоятельно пользователи могут организовать
двухстороннюю интеграцию с 1С, MS SharePoint, IBM Domino\Notes, XML.
Отчёты, журналы. Е1 содержит в своём составе мощный встроенный
Менеджер отчетов, который позволяет настроить любые по сложности
шаблоны отчетов в табличной форме, в виде графиков и диаграмм, а также
выгрузить отчеты во все популярные офисные приложения: MS Word, MS
Excel, MS PowerPoint, Open Office, PDF.
Подытожив, можно сказать, что «ЕФРАТ - Документооборот» создает
единое рабочее информационное пространство на всем предприятии без
больших хлопот и финансовых затрат.
3. Использование выбранной оптимальной системы СЭД в
условиях ООО «Адривер».
58
Внедрение системы электронного документооборота позволит
компании ООО «Адривер» решить следующие задачи:
1) поддерживать бизнес-процессы. Функционально решение
обеспечивает как административный документооборот (управление
договорами, финансово-экономическими и кадровыми документами), так и
операционный (взаимоотношения с клиентами). Внедрение СЭД должно быть
также ориентировано на юридическую значимость документооборота,
которую придает электронная цифровая подпись;
2) обеспечить контроль прохождения документов между сотрудниками
и подразделениями с учетом нормативных сроков исполнения каждого этапа
бизнес-процессов, а также правомерности, полноты и правильности
заполнения контролируемых реквизитов электронных документов на каждом
этапе;
3) интегрировать документооборот на корпоративном уровне и ввести
по всей компании и ее филиалам единый порядок и регламент обмена
информацией;
4) гибко изменять бизнес-процессы с последующей автоматической
перестройкой системы. Внедрение электронного документооборота
позволяет адаптировать схему согласования документов под текущую
организационную структуру и иерархию взаимоотношений;
5).уменьшить объемы бумажного документооборота и сократить
затраты на операционную деятельность;
6).организовать защищенный обмен электронными документами с
удаленными структурными подразделениями организации и контрагентами,
подключившимися к системе;
7).обеспечить надежную защиту от различных угроз (подлог, потеря
документа, несанкционированное ознакомление или публикация документа).
На данный момент наиболее рекомендуемой системой электронного
документооборота является ЕФРАТ ДОКУМЕНТООБОРОТ (СУБД НИКА)
включающая в себя все виды компонентов требующихся для:
59
1) улучшения повышения исполнительской дисциплины;
2) повышения продуктивности работы отдельных сотрудников и
под
разделений в целом;
3) сокращения времени исполнения поручений;
4) оптимизации маршрутов прохождения документов;
5) повышения оперативности получения необходимой
информации.
В таблице 1 приведены основные затраты на внедрение системы
«ЕФРАТ - Документооборот» в ООО «Адривер».
Таблица 1ю
Основные затраты на внедрение системы «ЕФРАТ -
Документооборот» в ООО «Адривер»
Статья расходов
Сумма, руб.
Ответсвенные
Покупка системы «ЕФРАТ
- Документооборот»
100 000
Директор филиала
Обучение персонала
работе с системой
«ЕФРАТ -
Документооборот»
100 000
Офис-менеджер
200 000
Таким образом, общая сумма затрат составит 200 000 руб.
Оценим эффект внедрения системы «ЕФРАТ - Документооборот» в
ООО «Адривер» по времени обслуживания единичного документа в системе
работы ООО «Адривер» - рис. 12.
60
Рисунок 12 . Эффект внедрения системы «ЕФРАТ -
Документооборот» в ООО «Адривер» по времени обслуживания
единичного документа в системе работы ООО «Адривер»
Далее оценим эффект внедрения системы «ЕФРАТ - Документооборот»
в ООО «Адривер» по количеству операций единичному документу в системе
работы ООО «Адривер» - рис. 13.
Рисунок 13 . Эффект внедрения системы «ЕФРАТ -
Документооборот» в ООО «Адривер» по количеству операций
единичного документа в системе работы ООО «Адривер»
Время обслуживания
документов, мин
0
2
4
6
8
10
До внедрения
СЭД
После
внедрения СЭД
Время обслуживания документов, мин
Время обслуживания
документов, мин
Количество операций, шт.
0
2
4
6
До внедрения СЭД
После внедрения СЭД
Количество операций, шт.
61
И в завершении оценим общий экономический эффект внедрения
системы «ЕФРАТ - Документооборот» в ООО «Адривер» по величине
прибыли ООО «Адривер» - рис. 14.
Рисунок 14 . Эффект внедрения системы «ЕФРАТ -
Документооборот» в ООО «Адривер» по величине прибыли ООО
«Адривер»
Таким образом, в работе исследованы и проанализированы
информационные потоки деятельности ООО «Адривер», а также разработан
проект по внедрению системы электронного документооборота.
Cумма, млн. руб.
0
2
4
6
8
До внедрения СЭД
После внедрения СЭД
Cумма, млн. руб.
62
Заключение
Целью управления делопроизводством является автоматизация
процедур обращения с документами внутри организации путем замены
системы, основанной на использовании бумаги, электронной системой.
Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-
техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом
и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также
обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.
Современные электронные документы могут содержать
мультимедийную информацию, включая графики, аудио и видео клипы, и они
называются сложными документами. С помощью систем управления
документами, физические документы возможно отсканировать, индексировать
и сохранять в компьютерах для обеспечения быстрого к таким документам
доступа.
В работе были проанализированы достижения, перспективы развития в
области систем электронного документооборота. Было рассмотрено два
подхода к проектированию и созданию веб-ориентированных СЭД. Плюсами
первого подхода являются: полная поддержка кроссплатформенности,
бесплатность, простота перехода на новую версию среды. Минусы
заключаются в отсутствии четко ориентированной парадигмы
программирования, низкая производительность по сравнению с ASP.NET.
Плюсы второго подхода: высокая производительность, наличие компилятора,
широкая реализация объектной модели, встроенная поддержка AJAX.
Основной минус ASP.NET - это необходимость использования на стороне
сервера лицензионного платного программного обеспечения Microsoft.
Основываясь на этих исследованиях, можно сделать вывод о том, что выбор
того или иного подхода зависит от конкретной ситуации даже в рамках одной
и той же задачи. Но именно использование веб-технологий наиболее
оправданно для построения глобальных СЭД.
63
Основной целью написания данной работы являлся анализ
существующих систем электронного кадрового документооборота и
технологии документационного обеспечения предприятия ООО «Адривер» и
внесение предложений по оптимизации документационного обеспечения
управления путем внедрения системы электронного документооборота.
Практически любая деятельность в нынешнем обществе тесно связана с
получением, накоплением, хранением, обработкой и использованием
разнообразных информационных потоков. Целостность современного мира
как сообщества обеспечивается в основном за счет интенсивного
информационного обмена.
На современном этапе развития общества наибольшую ценность
приобретает не новый, но всегда ценный, ресурс, называемый информацией.
Информация становится сегодня главным ресурсом научно-технического и
социально-экономического развития мирового сообщества
Поэтому в новых условиях возникает потребность увеличения темпов
обработки информации.
ООО «Адривер» зарегистрировано 26 июня 2008 года по адресу 129085,
г Москва, бульв Звездный, д 21, стр. 1, офис 18. Учредителем компании
является нет данных. В соответствии с данными Росстата, главным
направлением операционной деятельности компании является
"Трудоустройство и подбор персонала".
Основные виды деятельности компании (по ОКВЭД):
– Трудоустройство и подбор персонала,
– Оптовая торговля радио- и телеаппаратурой, техническими
носителями информации (с записями и без записей),
– Оптовая торговля прочими пищевыми продуктами.
Функционирование и формирование документопотока ООО
«Адривер» имеет свои особенности, обусловленные факторами деятельности
организации, сложившимися традициями организационной структуры,
специфическими чертами закрытого акционерного общества. Однако