74
Любая компания, независимо от численности работников, сферы
деятельности и организационно-правовой формы, нуждается в своевременном и
качественном ведении кадровой документации. Вся текущая деятельность,
связанная с приемом, переводом или увольнением сотрудников, оформлением
отпусков, направлением работников в служебные командировки и другими
вопросами, сопровождается кадровыми документами: издаются приказы и
распоряжения по личному составу, ведутся учетные документы, вносятся
записи в трудовые книжки работников.
В ООО «АльянсПроект» служба делопроизводства и архив не
организованы, обязанность по организации документооборота на предприятии
возложена на руководителей структурных подразделений. Ведением кадрового
документооборота занимается начальник кадровой службы предприятия и его
специалисты. Отсутствие четкой системы распределения обязанностей среди
сотрудников ООО «АльянсПроект», ведущих кадровый документооборот в
компании, описание этих обязанностей «общими фразами» служат сигналом
того, что часть обязательных кадровых работ сотрудниками службы ООО
«АльянсПроект» просто не выполняется.
При изучении работы отдела кадров автор пришел к выводу, что в
организации их работы присутствует ряд недостатков. Среди них: отсутствие
некоторых НПА, отсутствие системы хранения документов, недостаточная
автоматизация работы.
Автором была поставлена цель - повысить качество управления
производством за счет автоматизации кадрового документооборота.
Исходя из требований, сформировавшихся в результате проведенного
исследования документооборота, было принято решение внедрить систему 1С:
Зарплата и управление персоналом», которая отвечает высоким критериям
работы с документами, современным стандартам делопроизводства и обладает
необходимой универсальностью.
В 1С: Зарплата и управление персоналом» 8 поддерживаются все
основные процессы управления персоналом, а также процессы кадрового учета,
75
расчета зарплаты, исчисления налогов, формирования отчетов и справок в
государственные органы и социальные фонды, планирование расходов на
оплату труда. Учтены требования законодательства, реальная практика работы
предприятий и перспективные мировые тенденции управления персоналом.
Суммарные затраты проекта ООО «АльянсПроект» составят 679,704.
Предполагаемый экономический эффект от внедрения предложенных
мероприятий составит 252,22 тыс. руб. Срок окупаемости проекта – 1 год.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В современной организации кадровый документооборот занимает
важное место в системе управления персоналом. Документы в качестве
носителей информации выступают как непременный элемент внутренней
организации любого предприятия, обеспечивая взаимодействие структурных
подразделений и отдельных работников. Они являются основанием для
принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и
источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-
поисковой работы.
Основные виды кадровой документации следующие. Комплекс
плановой документации включает в себя документы перспективного и
текущего прогнозирования и планирования в части комплектования кадрами
76
организаций, численного состава различных категорий рабочих и служащих,
нормирования труда, повышения квалификации рабочих и служащих и т.п.
Комплекс организационно-правовой документации регламентирует порядок
построения и функционирования системы управления персоналом в
конкретном учреждении, организации, предприятии или фирме. Комплекс
персональных документов служит инициативным условием возможности
установления, ведения, изменения или прекращения трудовых правоотношений
гражданина с организацией. Комплекс договорной документации по кадрам
регламентирует правовые взаимоотношения работников и работодателя в
процессе реализации различных аспектов их социального партнерства.
В комплекс распорядительной документации входит набор различных
по назначению приказов (распоряжений) по личному составу, предназначенных
для юридического оформления заключенного трудового договора гражданина с
организацией. Комплекс учетной кадровой документации выполняет функцию
персонального учета работников и является накопителем (базой) персональных
данных, получаемых при первичной регистрации и последующем обновлении
необходимых индивидуальных сведений по составу и движению кадров.
Комплекс документации по учету использования рабочего времени и расчетов с
персоналом по оплате труда информационно базируется на сведениях,
содержащихся в трудовом договоре, плановых и распорядительных
документах, например, штатном расписании и приказах по личному составу.
Комплекс отчетной и отчетно-справочной документации концентрирует
в обобщающем виде сводные, итоговые и аналитические информационные
показатели, отражающие эффективность выполнения функций управления
персоналом за определенный период времени. Чем лучше организовано
делопроизводство, тем эффективнее будет работа организации. В современных
условиях актуальным направлением повышения эффективности
документооборота предприятия выступает его автоматизация. Внедрение
системы автоматизации документооборота и делопроизводства обеспечивает:
регистрацию, учет и хранение документов; оперативный доступ к документам и
77
отчетной информации; эффективное управление процессами движения
документов; сокращение времени процедур согласования документов и
принятия решений; повышение исполнительской дисциплины; снижение
финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.
Первый шаг при оптимизации кадрового документооборота - это анализ
его реального состояния. При этом можно отталкиваться от двух исходных
точек - «от документов» или «от процессов». Для каждого из этих двух случаев
предлагается своя система оценочных показателей.
В аналитической части выпускной работы проведен анализ и дана
оценка организации кадрового документооборота на примере организации ООО
«АльянсПроект». ООО «АльянсПроект» является конкурентоспособной
организацией, имеющей хорошие перспективы и возможности роста на рынке.
Анализ организационной структуры показывает, что она позволяет
рационально сочетать линейные и функциональные взаимосвязи, однако в
полной мере не отвечает требованиям, предъявляемым к организационной
структуре современной торговой организации ввиду своей низкой
адаптивности и негибкости. Проведенный анализ позволяет охарактеризовать
состояние компании ООО «АльянсПроект» как устойчивое.
В ООО «АльянсПроект» служба делопроизводства и архив не
организованы, обязанность по организации документооборота на предприятии
возложена на руководителей структурных подразделений. Ведением кадрового
документооборота занимается начальник кадровой службы предприятия и его
специалисты. Отсутствие четкой системы распределения обязанностей среди
сотрудников ООО «АльянсПроект», ведущих кадровый документооборот в
компании, описание этих обязанностей «общими фразами» служат сигналом
того, что часть обязательных кадровых работ сотрудниками службы ООО
«АльянсПроект» просто не выполняется. Основной нормативный документ по
делопроизводству, регламентирующий организацию, правила, приемы и
процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление
78
контроля за их исполнением, - инструкция по делопроизводству – на
предприятии не разработан.
В организационно-распорядительном документе предприятия - Уставе,
закреплены все основные моменты организации предприятия. Подразделения
ООО «АльянсПроект» осуществляют свою деятельность на основе
«Положений» данных подразделений, в которых определены основные цели,
задачи, функции, обязанности и права их руководителей. В положении о
кадровой службе ООО «АльянсПроект» закреплены статус службы, ее место в
системе управления, внутреннюю организацию, задачи и функции, права и
обязанности, выполняемые в процессе ее деятельности. Несмотря на
длительную историю предприятия ООО «АльянсПроект», положения
некоторых подразделений находятся на стадии разработки. Так, разработаны
должностные инструкции не на всех сотрудников, в частности, отсутствуют
должностные инструкции младшего технического персонала.
В ООО «АльянсПроект» автоматизация документооборота
фрагментарная, кадровый документооборот слабо автоматизирован.
Действующая в ООО «АльянсПроект» система не обеспечивает возможность
ведения кадровой документации в соответствии с требованиями
Унифицированной системы организационно-распорядительной документации
(УСОРД) и Унифицированной системы первичной учетной документации
(УСПУД) (Подсистемы по учету труда и его оплаты), а также иными
нормативными требованиями действующего законодательства.
Отсутствие номенклатуры дел свидетельствует о том, что система
хранения в компании не продумана и должным образом не организована. В
ООО «АльянсПроект» дела в архив сдаются нерегулярно, описи дел
составляются сотрудниками кадровой службы, а акты о выделении документов
к уничтожению, сроки хранения которых истекли, не составляются, экспертиза
ценности документов при подготовке их к сдаче в архив не проводится.
В процессе анализа особенностей документооборота было установлено,
что наиболее актуальным направлением совершенствования в настоящий
79
момент делопроизводства ООО «АльянсПроект» является разработка и
внедрение инструкции по делопроизводству на фоне автоматизации
документооборота предприятия.
В проектной части выпускной работы представлены рекомендации по
совершенствованию кадрового документооборота и их оценка на примере
организации «АльянсПроект». В исследовании была обозначена проблема
недостаточной эффективности существующего документооборота на
предприятии «АльянсПроект», сформулирована цель - повысить качество
управления производством за счет автоматизации кадрового документооборота.
Исходя из требований, сформировавшихся в результате проведенного
исследования документооборота, было принято решение внедрить систему 1С:
Зарплата и управление персоналом», которая отвечает высоким критериям
работы с документами, современным стандартам делопроизводства и обладает
необходимой универсальностью.
Суммарные затраты проекта ООО «АльянсПроект» составят 679,704.
Предполагаемый экономический эффект от внедрения предложенных
мероприятий составит 252,22 тыс. руб. Срок окупаемости проекта – 1 год.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. «Конституция Российской Федерации» (принята всенародным
голосованием 12.12.1993)
2. "Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая)" от 30 ноября
1994 года № 51-ФЗ (ред. от 29.07.2017 № 259-ФЗ)
3. "Гражданский кодекс Российской Федерации (часть вторая)" от 26 января
1996 года № 14-ФЗ (ред. от 28.03.2017 N 39-ФЗ)
4. "Гражданский кодекс Российской Федерации (часть третья)" от 26 ноября
2001 года № 146-ФЗ (ред. 28.03.2017 № 39-ФЗ)
5. "Гражданский кодекс Российской Федерации (часть четвертая)" от 18
декабря 2006 года № 230-ФЗ (ред. от 01.07.2017 № 147-ФЗ)
6. "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от
29.07.2017)
80
7. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в
Российской Федерации»;
8. Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой
подписи»;
9. Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке
Российской Федерации»
10. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации,
информационных технологиях и о защите информации»;
11. Постановление Правительства РФ от 15.06.09 № 477 «Об утверждении
Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»
12. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во
стандартов,2013. – 177с.
13. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения.- М.: Изд-во стандартов,1998. – 154 с..
14. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования».
– М.: Стандартинформ, 2007.- 130 с.
15. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти: Утв. Приказом Минкультуры РФ от 18.11.2005 №
536 // Российская газета. № 3990. 07.02.2006.
16. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организации, с указанием сроков хранения. – М.: Росархив,
ВНИИДАД, 2008. – 152 с.
17. Разработка нормативных документов по документационному обеспечению
организации. Рекомендации. – М.: ВНИИДАД, 2007.- 264 с.
18. Основные правила работы архивов организации. – М.: 2002. .- 155 с.
19. Методические рекомендации по разработке инструкций по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утв.
Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76
20. Алавердов А.Р. Управление кадровой безопасностью организации. - Маркет
ДС, 2015. - 276 с.
21. Аширов Д. А. Управление персоналом: учеб. Пособие. // Аширов Д. А. — М
.: ТК Велби, Изд-во Проспект, - 2012. — 432 с.